Торговля и Склад · 11 мин
Где заполнять ГТД в 1С: полное руководство по учету импортных товаров
Разбираем, где заполнять ГТД в 1С: справочник номеров ГТД, поступление товаров, счет-фактура, реализация. Пошаговые инструкции для УТ, КА и ERP с проверкой ошибок.
Номер ГТД (грузовой таможенной декларации) — обязательный реквизит при учете импортных товаров в 1С. Он указывается при оприходовании товара, в счете-фактуре на поступление и автоматически подставляется в документы реализации. Ошибка в заполнении ГТД приводит к расхождениям в НДС-учете, проблемам при вычете таможенного НДС и вопросам со стороны налоговой инспекции.
Место заполнения ГТД зависит от конфигурации: в «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» используется справочник «Номера ГТД», а в «1С:Бухгалтерии 8» номер вводится непосредственно в документе поступления и счете-фактуре. Ниже разберем все сценарии с конкретными путями по меню.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть роль с правами на ввод документов поступления и работу со справочниками, а также что в настройках учета включен учет импортных товаров — без этого часть реквизитов ГТД может быть скрыта.
Что такое номер ГТД и когда он обязателен в 1С
Номер ГТД — регистрационный номер таможенной декларации, подтверждающий законный ввоз товара на территорию ЕАЭС. Формат номера: код таможни / дата / порядковый номер (например, 10002010/150123/0001234). Для товаров, ввезенных из стран ЕАЭС, вместо ГТД применяется заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов.
Указывать ГТД в 1С обязательно, если организация покупает импортный товар напрямую у иностранного поставщика или у российского посредника, а также при дальнейшей реализации импортного товара — номер ГТД должен попасть в счет-фактуру на продажу (строка с кодом страны происхождения и номером ГТД). Для товаров российского производства поля ГТД оставляют пустыми.
Признак того, что товар требует учета по ГТД: в карточке номенклатуры заполнена страна происхождения, отличная от России, либо поставщик передал вам документы с указанием номера декларации. Если поставщик не сообщил ГТД, запросите у него УПД или счет-фактуру — там этот реквизит обязателен для импортных позиций.
Включение учета импортных товаров в настройках
В «1С:Управление торговлей 11», «Комплексной автоматизации» и ERP проверьте настройку: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Закупки». Опция «Импортные товары» (или «Товары, импортируемые по таможенной декларации») должна быть включена. После включения в документах поступления появятся поля для ввода номера ГТД и страны происхождения, а в справочниках — регистр «Номера ГТД».
В «1С:Бухгалтерии 8» отдельной опции обычно нет — поле «ГТД» доступно в табличной части поступления по умолчанию. Если колонка не видна, проверьте, что в документе выбран вид операции «Товары (накладная)» или «Товары, услуги, комиссия», а не «Услуги».
Дополнительно в карточке номенклатуры полезно заполнить поле «Страна происхождения» — тогда при подстановке товара в документы программа корректно сформирует данные для счета-фактуры, а в отчетах по импорту товар будет попадать в нужные выборки.
Заполнение ГТД в справочнике «Номера ГТД» (УТ 11, КА, ERP)
В конфигурациях на базе ERP-ядра номера ГТД хранятся централизованно. Откройте раздел «Нормативно-справочная информация» → «См. также» → «Номера ГТД». Если справочник пуст, создайте новый элемент кнопкой «Создать» и внесите номер декларации в точности как в таможенном документе — с разделителями-слешами, без пробелов.
Элемент справочника связывается с конкретной номенклатурой и, при необходимости, с серией и характеристикой товара. Это позволяет вести партионный учет: один и тот же товар, ввезенный по разным декларациям, учитывается как разные партии с разными номерами ГТД, что критично для точного списания при реализации.
Обратите внимание: справочник «Номера ГТД» в этих конфигурациях часто заполняется автоматически при проведении документа поступления — если вы ввели номер в табличной части, программа сама создаст элемент справочника. Ручное предварительное заполнение имеет смысл при первичной загрузке остатков или миграции данных.
- 1Откройте «Нормативно-справочная информация» → «Номера ГТД»
- 2Нажмите «Создать» и введите номер декларации в формате код таможни/дата/порядковый номер
- 3Укажите номенклатуру и при необходимости характеристику или серию
- 4Запишите элемент и проверьте, что номер не содержит пробелов и лишних символов
- 5Проверьте, что при подборе товара в поступление номер подставляется корректно
Указание ГТД в документе поступления товаров
Основная точка ввода — документ поступления. В УТ 11 / КА / ERP это «Закупки» → «Документы закупки» → «Приобретение товаров и услуг». В табличной части «Товары» для каждой импортной позиции заполните колонки «Номер ГТД» и «Страна происхождения». Если колонки не видны, используйте кнопку «Еще» → «Изменить форму» или настройку видимости колонок списка.
В «1С:Бухгалтерии 8» откройте «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)», создайте документ с видом операции «Товары (накладная)». В табличной части заполните колонку «ГТД» — выберите номер из справочника или создайте новый. Колонка «Страна происхождения» заполняется из карточки номенклатуры, но ее можно изменить вручную для конкретной партии.
Если товар поступает от российского поставщика, который сам импортировал его, номер ГТД возьмите из УПД или счета-фактуры поставщика — он обязан указать этот реквизит. Вводить «свой» или произвольный номер нельзя: при реализации вы передадите покупателю именно тот номер, который указан в ваших входящих документах.
ГТД в счете-фактуре и таможенной декларации на импорт
При прямом импорте счет-фактура от иностранного поставщика отсутствует — вместо него в 1С оформляется документ «Таможенная декларация на импорт» (в УТ 11: «Закупки» → «Таможенные декларации на импорт»; в Бухгалтерии: «Покупки» → «ГТД по импорту»). В этом документе указывается номер декларации, суммы таможенных пошлин и НДС, уплаченного на таможне.
Документ формирует записи в книге покупок — именно на его основании принимается к вычету таможенный НДС. Проверьте, что номер ГТД в документе совпадает с реальным номером декларации и что суммы НДС соответствуют платежным документам. Расхождение — частая причина отказа в вычете при камеральной проверке.
Если товар куплен у российского поставщика, счет-фактура на поступление создается на основании поступления — номер ГТД подтянется из табличной части автоматически. Откройте сформированный счет-фактуру и убедитесь, что в графах «Страна происхождения» и «Номер ГТД» данные присутствуют по каждой импортной строке.
Прослеживаемость: ГТД при реализации импортного товара
При продаже импортного товара номер ГТД должен попасть в счет-фактуру на реализацию. В УТ 11 / ERP при включенном партионном учете программа подставляет номер ГТД из списываемой партии автоматически. Если по одной позиции списывается несколько партий с разными декларациями, в счете-фактуре формируется несколько строк — по числу номеров ГТД.
Для товаров, включенных в перечень прослеживаемых (постановление о национальной системе прослеживаемости), в 1С дополнительно используется РНПТ — регистрационный номер партии товара. Он заполняется в тех же документах, в отдельных колонках «РНПТ», и его отсутствие по прослеживаемому товару делает счет-фактуру недействительным для вычета у покупателя.
Проверить корректность списания можно отчетом: в УТ 11 — «Остатки и доступность товаров» с детализацией по номерам ГТД, либо специализированными отчетами по импорту в разделе «Закупки». Если отчет показывает остатки по товару без номера ГТД, а товар импортный — где-то при поступлении номер не был указан.
Как проверить результат
Графы «Страна происхождения» и «Номер ГТД» заполнены по всем импортным строкам
Пустые графы или прочерк по импортному товару
Таможенный НДС отражен с номером и датой декларации
Запись без номера ГТД или с несовпадающей суммой
Номер ГТД подставлен из списанной партии
Номер отсутствует или не совпадает с входящим документом
Импортный товар числится с номером ГТД
Остатки «без ГТД» по импортной номенклатуре
Типичные ошибки и их последствия
Самая распространенная ошибка — ввод номера ГТД с пробелами, в другом регистре или без разделителей. Программа может принять такой номер, но при выгрузке счета-фактуры в электронном формате (УПД) оператор ЭДО или ФНС отклонит документ из-за нарушения формата. Исправляйте номер до проведения документа.
Вторая ошибка — смешение партий: товар по новой декларации оприходовали на старый номер ГТД. В результате при реализации покупателю уйдет неверный номер, а при инвентаризации остатков по ГТД возникнут расхождения. Каждая новая декларация — новый элемент справочника и новая партия.
Третья группа проблем — ручное исправление проведенных документов задним числом без перепроведения связанных счетов-фактур. После изменения номера ГТД в поступлении обязательно перепроведите счет-фактуру и проверьте записи книги покупок, иначе данные учета разойдутся.
Часто задаваемые вопросы
Где в 1С:Бухгалтерии 8.3 находится справочник номеров ГТД?
В Бухгалтерии 8 номера ГТД хранятся в справочнике «Номера ГТД», доступном через раздел «Справочники» → «Покупки и продажи» → «Номера ГТД». Однако создавать элементы заранее необязательно: при вводе номера в колонке «ГТД» документа поступления программа предложит создать новый элемент автоматически.
Что делать, если поставщик не указал номер ГТД в документах?
Запросите у поставщика корректный УПД или счет-фактуру: для импортного товара графы «Страна происхождения» и «Номер ГТД» обязательны к заполнению. Без этих данных вы не сможете корректно оформить поступление и передать реквизиты своим покупателям. Проводить документ с пустым номером «временно» не рекомендуется.
Чем номер ГТД отличается от РНПТ?
ГТД — номер таможенной декларации, подтверждающий факт импорта. РНПТ — регистрационный номер партии товара, применяемый только для товаров из перечня прослеживаемых. По прослеживаемым товарам в 1С заполняются оба реквизита: ГТД — для истории импорта, РНПТ — для текущего учета и отчетности в системе прослеживаемости.
Нужно ли указывать ГТД для товаров из Беларуси и Казахстана?
Нет. Товары из стран ЕАЭС ввозятся без таможенной декларации. Вместо ГТД в учете используется заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, а НДС отражается в специальном разделе декларации. В документах 1С поле «Номер ГТД» по таким позициям оставляют пустым.
Почему при реализации в счет-фактуру попадает несколько номеров ГТД по одной строке товара?
Это нормальная ситуация: списываемое количество набралось из нескольких партий, оприходованных по разным декларациям. Программа разбивает позицию на строки по числу задействованных номеров ГТД — так требуют правила заполнения счета-фактуры. Объединять их вручную в одну строку нельзя.
Как исправить ошибочный номер ГТД в уже проведенном периоде?
Если период закрыт и отчетность сдана, оформите корректировку поступления с правильным номером ГТД и корректировочный счет-фактуру, а при необходимости — уточненную декларацию по НДС. Прямое редактирование проведенных документов закрытого периода без корректировочных документов приведет к расхождению учета с поданной отчетностью.
Что важно запомнить
Номер ГТД заполняется в справочнике «Номера ГТД» и в табличной части документа поступления, затем автоматически попадает в счета-фактуры и книгу покупок. Вводите номер точно в формате декларации, заводите отдельную партию на каждую декларацию и проверяйте заполнение граф в счетах-фактурах до сдачи отчетности.