Торговля и Склад · 12 мин
Как отменить акт расхождения в ЕГАИС в 1С:Розница
Пошаговая инструкция, как отменить акт расхождения по накладной ЕГАИС в 1С:Розница: статусы, отказ от акта, повторная приемка, типичные ошибки и проверка результата.
При приемке алкогольной продукции в 1С:Розница магазин подтверждает или оспаривает товаросопроводительную накладную (ТТН) из ЕГАИС. Если фактическое количество не совпадает с данными накладной, формируется акт расхождения — и поставщик получает его в свою систему. Но акт мог быть отправлен ошибочно: пересчитали товар, нашли «недостающие» бутылки, либо кладовщик указал неверное количество. В такой ситуации нужно понимать, как отменить или скорректировать акт, чтобы остатки в ЕГАИС и учет остались корректными.
Важно сразу разделить две ситуации. Первая — акт расхождения уже отправлен в ЕГАИС, и поставщик его получил: отменить его «задним числом» напрямую нельзя, можно только договориться с поставщиком об отказе от акта и провести приемку заново. Вторая — акт создан в 1С, но еще не передан в ЕГАИС: тогда его можно просто удалить или пометить на удаление и сформировать правильный ответ на накладную.
Ниже разобраны оба сценария с конкретными действиями в типовой 1С:Розница (редакция 2.3/3.0), а также способы проверить результат и типичные ошибки, из-за которых накладная «зависает» в непонятном статусе.
Как устроен обмен по ТТН и почему акт нельзя просто удалить
Обмен с ЕГАИС в 1С:Розница работает через УТМ (универсальный транспортный модуль). Когда поставщик отгружает продукцию, ваша база получает входящую ТТН. На ее основании создается документ «ТТН ЕГАИС (входящая)», и вы отправляете один из трех ответов: акт подтверждения, акт расхождения или акт отказа от накладной.
Ключевой момент: ответ на ТТН — это юридически значимое сообщение в ЕГАИС. После передачи акта расхождения накладная переходит в статус, при котором расхождение фиксируется у обеих сторон, и спорное количество «зависает» до решения поставщика. ЕГАИС не предусматривает команды «отменить отправленный акт» со стороны получателя — поэтому в 1С такой кнопки тоже нет.
Зато пока акт не ушел в УТМ, он существует только внутри вашей базы как документ или как запись обмена. На этом этапе все исправляется легко. Поэтому первое, что нужно сделать, — определить, где сейчас находится акт: в 1С или уже в ЕГАИС.
Шаг 1. Определяем статус акта: в 1С или уже в ЕГАИС
Откройте раздел «Закупки» (или «Склад» в зависимости от настройки интерфейса) → «ТТН ЕГАИС (входящие)» и найдите нужную накладную по номеру, дате или поставщику. В списке виден статус обмена по накладной: «Принята», «Расхождения», «Отказ», «Ожидается подтверждение поставщиком» и т.п.
Дополнительно проверьте очередь исходящих сообщений: «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → журнал обмена с ЕГАИС (в разных версиях путь может отличаться: «Обмен с ЕГАИС» → «Исходящие документы»). Если акт числится в очереди на отправку или в статусе «К передаче» — он еще не ушел, и ситуация решается внутри базы.
Если же в журнале обмена акт имеет статус «Передан в УТМ» или «Доставлен», а накладная в списке ТТН показывает, что расхождение зафиксировано, — акт уже в ЕГАИС. Дальнейшие действия зависят от этого разделения.
Можно удалить акт в 1С и сформировать новый ответ на ТТН
Отмена только через отказ поставщика от акта
Ждите решения поставщика: подтверждение или отказ от акта
Можно сразу отправить корректный ответ, старый акт удалить
Шаг 2. Отменяем акт, который еще не отправлен в ЕГАИС
Это самый простой сценарий. Откройте входящую ТТН и перейдите по связанным документам: обычно это «Акт расхождения по ТТН ЕГАИС (входящей)» или ответ формируется прямо из карточки накладной. Если акт создан отдельным документом — пометьте его на удаление стандартной командой.
Если акт уже стоит в очереди на отправку в УТМ, сначала удалите его из очереди исходящих сообщений, иначе он уйдет в ЕГАИС, несмотря на пометку удаления в 1С. В журнале обмена выделите сообщение по этому акту и отмените/удалите его из очереди.
После этого вернитесь к накладной и отправьте правильный ответ: если товар фактически весь принят — акт подтверждения на полное количество; если расхождение есть, но с другими цифрами — новый акт расхождения с корректными данными. Проверьте, что в ответе количество по каждой позиции соответствует фактическому пересчету.
- 1Откройте список входящих ТТН ЕГАИС и найдите накладную
- 2Проверьте журнал обмена: акт не должен быть в статусе «Передан в УТМ»
- 3Удалите акт из очереди исходящих сообщений, если он там есть
- 4Пометьте на удаление документ акта расхождения в 1С
- 5Сформируйте новый ответ на ТТН: подтверждение или корректный акт расхождения
- 6Проверьте в журнале обмена, что новый ответ передан в УТМ без ошибок
Шаг 3. Что делать, если акт уже ушел поставщику
Отправленный в ЕГАИС акт расхождения получатель отменить не может — таково ограничение протокола. Дальше схема такая: вы связываетесь с поставщиком и просите его отклонить акт расхождения. Поставщик в своей учетной системе отправляет отказ от акта, и накладная возвращается в состояние, при котором вы можете ответить заново.
После того как поставщик отклонил акт, ваша 1С получит соответствующее сообщение через УТМ, и статус ТТН изменится. Тогда вы формируете новый ответ: полное подтверждение, если товар нашелся, или новый акт с исправленными количествами. Не забудьте дождаться фактической загрузки входящего сообщения — иногда УТМ обменивается с задержкой.
Альтернативный вариант — поставщик подтверждает акт расхождения. Тогда расхождение считается согласованным: недостающее количество не ставится вам на баланс в ЕГАИС, а вопрос денег или допоставки решается договорными документами (возврат, корректировка). Этот путь подходит, если расхождение реальное, а ошибка была только в деталях, которые стороны готовы зафиксировать как есть.
Как выбрать действие
Шаг 4. Исправляем учетные документы в 1С
Отмена акта в обмене с ЕГАИС — только половина задачи. В базе уже могли быть созданы «Поступление товаров» на фактическое количество и связанные документы. Если акт был ошибочным, проверьте, какие документы сформированы на основании ТТН, и приведите их в соответствие с реальным результатом.
Типовая схема: после корректного подтверждения накладной создайте (или перезаполните) документ «Поступление товаров» на полное количество по ТТН и проведите сопоставление номенклатуры со справкой 2 (алкогольной продукцией ЕГАИС). Если ранее поступление было проведено на уменьшенное количество — скорректируйте его, иначе складской учет разойдется с остатками ЕГАИС.
Отдельно проверьте остатки на регистрах ЕГАИС в 1С: после подтверждения накладной продукция должна встать на остаток первого регистра (склад в ЕГАИС). Если по ошибочному акту часть продукции «зависла», после нового подтверждения остатки должны выровняться. Сверьте их через отчет по остаткам ЕГАИС или запрос остатков из УТМ.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — попытка найти в 1С кнопку «Отменить акт» после его отправки. Ее нет ни в одной типовой конфигурации, потому что протокол ЕГАИС этого не позволяет. Время, потраченное на поиск, лучше потратить на звонок поставщику.
Вторая ошибка — удаление акта из 1С без очистки очереди УТМ. Документ помечен на удаление, но сообщение уже сформировано и уходит в ЕГАИС при следующем сеансе обмена. Всегда проверяйте исходящую очередь после удаления.
Третья — расхождение между складским учетом и ЕГАИС после всех манипуляций. Бухгалтер исправил акт, но забыл перепровести поступление, и в 1С товара больше, чем в ЕГАИС (или наоборот). Завершайте любую корректировку сверкой остатков.
Проверка результата после отмены или исправления акта
После завершения всех действий убедитесь, что цепочка закрыта корректно. В списке входящих ТТН накладная должна иметь финальный статус: «Принята» (при полном подтверждении) или «Расхождения, согласованные поставщиком». Промежуточные статусы «зависших» накладных — сигнал, что обмен не завершен.
Проверьте журнал обмена: последнее исходящее сообщение по накладной должно быть в статусе «Передан в УТМ» / «Доставлен» без ошибок, а последнее входящее — квитанция о приеме вашего ответа ЕГАИС.
Финальная сверка — остатки. Запросите остатки по регистру №1 из ЕГАИС и сравните с учетными остатками по алкогольной продукции в 1С. Совпадение по ключевым позициям накладной означает, что отмена прошла корректно.
Как проверить результат
Финальный статус: «Принята» или согласованные расхождения
Накладная «висит» в промежуточном статусе несколько дней
Последний ответ передан, есть квитанция о приеме
Сообщение в очереди или с ошибкой доставки
Остатки по позициям накладной совпадают
Расхождения по количеству между 1С и ЕГАИС
Проведен на корректное фактическое количество
Поступление на старое (неверное) количество или не проведено
Перед отправкой акта расхождения полезно ввести внутреннее правило: акт отправляет не тот сотрудник, который принимал товар, а второй человек после повторного пересчета. Значительная часть «ошибочных» актов — это банально не найденный вовремя товар на складе или пересчет по неверной единице (короб вместо бутылок).
Частые вопросы
Можно ли отменить акт расхождения в ЕГАИС самостоятельно через УТМ?
Нет. Протокол ЕГАИС не предусматривает отзыв отправленного акта со стороны получателя. Единственный путь — поставщик отклоняет акт в своей системе, после чего накладная возвращается в работу и вы отправляете новый ответ.
Акт висит в очереди УТМ и не отправляется — можно ли его просто удалить?
Да. Удалите сообщение из очереди исходящих документов, пометьте сам акт на удаление в 1С и сформируйте новый ответ на накладную. После этого проверьте, что в очереди осталось только корректное сообщение.
Поставщик отказался отклонять акт расхождения. Что делать?
Если поставщик подтвердит акт, расхождение считается согласованным: недостающее количество не встанет вам на остаток в ЕГАИС. Если товар фактически был принят полностью, фиксируйте ситуацию перепиской и актом сверки с поставщиком — для учета это основание корректировки расчетов, а не остатков ЕГАИС.
Нужно ли сообщать в Росалкогольрегулирование об ошибочном акте?
Отдельного уведомления не требуется: корректная цепочка сообщений в ЕГАИС (отказ поставщика от акта и ваш новый ответ) сама фиксирует итоговое состояние накладной. Главное — чтобы финальный статус ТТН и остатки соответствовали фактической приемке.
После исправления акта остатки в 1С и ЕГАИС не совпадают. Где искать причину?
Проверьте три точки: проведено ли поступление на правильное количество, выполнено ли сопоставление номенклатуры со справками ЕГАИС, нет ли непроведенных документов списания или продажи по этой продукции. Чаще всего причина — старое поступление на уменьшенное количество, которое забыли скорректировать.
Можно ли вместо отмены акта провести недостающий товар отдельной накладной?
Да, это рабочая практика: если поставщик довез недостающее количество, он оформляет новую ТТН, и вы принимаете ее обычным порядком. Старый акт расхождения при этом остается согласованным, а отменять его не нужно.
Что важно запомнить
Неотправленный акт расхождения отменяется внутри 1С: удаление из очереди УТМ, пометка на удаление и новый ответ на ТТН. Отправленный акт отменяет только поставщик своим отказом — после этого вы подтверждаете накладную заново. Завершайте любую корректировку сверкой остатков ЕГАИС и складского учета.