Серии в 1С: что это такое и как работать с учётом по сериям

Серия в 1С — это характеристика партии товара, которая позволяет вести учёт не просто по номенклатуре, а по отдельным партиям или экземплярам: с номером серии, сроком годности, датой производства. Если в магазин поступили две поставки одного йогурта с разными сроками годности, без серий программа видит только общий остаток, а с сериями — две отдельные партии, каждую из которых можно отгрузить, списать или зарезервировать отдельно.

Учёт по сериям применяется в конфигурациях «1С:Управление торговлей», «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Розница» и отраслевых решениях. Механизм востребован там, где товар имеет срок годности (продукты, косметика, лекарства), подлежит обязательной маркировке или прослеживаемости, либо где важно отслеживать конкретные экземпляры — например, технику по заводским номерам.

Важно понимать: серия — это не отдельный товар и не характеристика номенклатуры вроде цвета или размера. Это атрибут движения товара по складу. Один и тот же товар может храниться на складе сразу в нескольких сериях, и остатки по каждой из них учитываются раздельно.

Что такое серия и чем она отличается от характеристик номенклатуры

Серия описывает партию или экземпляр конкретного товара. Типичный состав серии: номер серии, срок годности, дата производства. В зависимости от политики учёта серия может быть справочной (просто фиксируется в документах) или влиять на остатки — тогда программа контролирует, чтобы отгрузка не превышала остаток по конкретной серии.

Характеристика номенклатуры — это вариант самого товара: размер, цвет, комплектация. Характеристика задаётся один раз и переиспользуется, а серия создаётся при каждом поступлении новой партии. Например, футболка размера M — это характеристика, а партия футболок из поставки от конкретной даты — серия.

Путаница между этими механизмами — частая причина ошибок в настройке. Если по товару нужно различать варианты, которые покупатель выбирает при покупке, используйте характеристики. Если нужно отслеживать партии, сроки годности или заводские номера — серии.

В каких случаях учёт по сериям действительно нужен

Включение серий усложняет работу: в каждом документе появляется дополнительное поле, которое нужно заполнять. Поэтому механизм стоит применять только там, где есть практическая необходимость. Типичные сценарии:

• товары с ограниченным сроком годности — продукты питания, косметика, медикаменты, химия;
• обязательная маркировка и прослеживаемость — обувь, шины, молочная продукция, вода;
• учёт техники по заводским серийным номерам для гарантийного обслуживания;
• прослеживаемые товары, по которым нужно отчитываться в РНПТ;
• отгрузка по принципу FEFO — сначала партии с ближайшим окончанием срока годности.

Если товар не имеет срока годности и не требует прослеживаемости, серии только замедлят оформление документов. Для обычного хозяйственного инвентаря или канцелярии раздельный учёт партий обычно избыточен.

Сравнение вариантов

Учёт без серий

Подходит для товаров без срока годности и прослеживаемости. Минимум действий в документах, но нет контроля партий.

Справочное указание серий

Серия фиксируется в документах, но не влияет на остатки. Подходит, когда партии нужны только для аналитики.

Учёт остатков по сериям

Полный контроль: программа не даст отгрузить больше, чем есть по серии. Обязателен для сроков годности, FEFO и прослеживаемости.

Как включить учёт по сериям в 1С

Механизм включается в два шага: сначала глобально в настройках учёта, затем для конкретных видов номенклатуры. Порядок в «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» схожий.

1. 1
   Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» и включите флажок «Серии номенклатуры».
2. 2
   Перейдите в справочник «Виды номенклатуры» и откройте вид, для которого нужен учёт по сериям.
3. 3
   Включите использование серий и выберите политику учёта серий: справочное указание или учёт остатков по сериям, с FEFO при необходимости.
4. 4
   Сохраните настройки и проверьте, что в документе поступления появилось поле «Серия».
5. 5
   Оформите тестовое поступление с серией и убедитесь, что остаток отражается по ней в отчёте по остаткам на складах.

Если в настройках вида номенклатуры пункт про серии недоступен, проверьте, что глобальный флажок серий включён и что у пользователя есть права на изменение настроек НСИ. В типовых конфигурациях это права администратора или роли настройки параметров учёта.

Настройка политики серий: что выбрать

Политика серий определяет, насколько строго программа контролирует серии. От выбора зависит, будет ли система проверять остатки по сериям при отгрузке и как будет работать подбор партий.

Основные варианты политик: справочное указание серий (серия просто записывается в документ), учёт остатков по сериям (контроль при отгрузке и списании) и учёт по сериям с отбором по FEFO (программа предлагает сначала партии с ближайшим сроком годности). Для продуктов и медикаментов почти всегда нужен третий вариант, для техники по заводским номерам — учёт остатков по сериям с указанием серии при каждом движении.

Отдельно настраивается, где указывается серия: в документе поступления, в складском ордере или в обоих. Если склад работает с ордерной схемой, серии обычно указываются в ордерах — это нужно учесть при настройке, иначе документы и ордера разойдутся по остаткам.

Работа с сериями в документах

При поступлении товара серия создаётся прямо в документе: в табличной части заполняется колонка «Серия», где можно выбрать существующую серию или создать новую с номером и сроком годности. Если поставка содержит несколько партий одного товара, строку разбивают: отдельная строка на каждую серию.

При отгрузке серию можно подобрать вручную или автоматически. В типовых конфигурациях есть команда подбора серий по остаткам: программа сама распределит количество по партиям с учётом политики FEFO. Ручной подбор нужен, когда склад отгружает конкретную партию по указанию кладовщика.

Списание, перемещение и инвентаризация также работают с сериями: в каждом документе серия указывается в строке товара. При инвентаризации пересчёт ведётся по сериям, поэтому излишки и недостачи фиксируются по конкретным партиям.

Как проверить, что учёт по сериям работает правильно

После настройки и первых документов результат проверяют отчётами. Основной инструмент — отчёт по остаткам товаров на складах с группировкой по сериям: каждая партия должна отображаться отдельной строкой с корректным сроком годности.

Дополнительно полезен отчёт по товарам с истекающим сроком годности — он показывает, какие партии нужно продать или списать в первую очередь. Если такой отчёт пуст при наличии остатков с сериями, скорее всего, в сериях не заполнен срок годности.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки по сериям в отчёте

Норма

Каждая партия видна отдельной строкой, сумма по сериям равна общему остатку

Тревожный признак

Есть остатки с пустой серией или отрицательные остатки по серии

Отгрузка с контролем

Норма

Программа не даёт отгрузить больше, чем есть по выбранной серии

Тревожный признак

Документ проводится при любом количестве — контроль остатков по сериям не включён

Сроки годности

Норма

В сериях заполнен срок годности, отчёт по истекающим срокам показывает партии

Тревожный признак

Сроки пустые, FEFO-подбор не работает

Типичные ошибки и ограничения

Ещё одно ограничение: серии усложняют обмен данными между конфигурациями. Если учёт ведётся в связке «1С:Управление торговлей» + «1С:Бухгалтерия», проверьте, что правила обмена корректно переносят серии, — в противном случае в бухгалтерии остатки могут сворачиваться без партий.

Для маркированных товаров серии часто дополняются кодами маркировки из «Честного ЗНАКа». Это отдельный механизм: серия идентифицирует партию, а код маркировки — конкретную единицу товара. Не пытайтесь заменить одно другим, если действует обязательная маркировка.

Частые вопросы о сериях в 1С

Чем серия отличается от партии в 1С?

В старших конфигурациях (УТ, ERP) «серия» — это штатный механизм учёта партий по номеру и сроку годности. В «1С:Бухгалтерии» аналогичную роль играет субконто «Партии» — документ поступления. Функционально задачи схожи, но серии дают более гибкий контроль остатков и FEFO.

Можно ли включить серии только для части товаров?

Да. Учёт по сериям настраивается для каждого вида номенклатуры отдельно. Товары без срока годности оставьте без серий, а для продукции и маркированных товаров создайте отдельный вид номенклатуры с нужной политикой.

Что делать, если при отгрузке программа не находит серию?

Проверьте остатки по сериям на складе отгрузки: скорее всего, по выбранной серии остаток нулевой или товар оприходован без серии. Также убедитесь, что политика серий на складе отгрузки совпадает с политикой на складе поступления.

Обязательно ли заполнять срок годности в серии?

Если политика предполагает FEFO или контроль сроков — да, иначе подбор партий и отчёты по истекающим срокам работать не будут. Для техники по заводским номерам срок годности обычно не нужен и поле можно оставить пустым.

Как исправить остатки, если серии завели неправильно?

Проведите инвентаризацию на складе с пересчётом по сериям, затем оформите оприходование излишков и списание недостач с корректными сериями. Альтернатива — документ «Пересортица товаров», если ошибка в том, что одна серия записана вместо другой.

Переносятся ли серии при обмене между конфигурациями?

В типовых правилах обмена между УТ/ERP и Бухгалтерией серии переносятся, но в бухгалтерском учёте они обычно не влияют на остатки — там действует учёт по партиям-документам. Перед запуском обмена проверьте на тестовой копии, как отражаются документы с сериями.