Как сделать заявку покупателя в 1С

Заявка покупателя в 1С — это документ, который фиксирует намерение клиента приобрести товары или услуги и служит основой для дальнейших операций: отгрузки, выставления счёта и оплаты. В конфигурациях «Управление торговлей» и «Комплексная автоматизация» этот документ называется «Заказ покупателя», в «Бухгалтерии предприятия» аналогичную роль часто выполняет «Счёт на оплату покупателю».

Корректно оформленная заявка позволяет резервировать товар на складе, контролировать сроки отгрузки, отслеживать оплату и строить отчёты по незакрытым заказам. Если документ заполнен с ошибками, дальнейшая цепочка — реализация, счёт-фактура, кассовые документы — унаследует их автоматически, и исправлять придётся уже несколько документов.

Ниже разобран полный порядок создания заявки покупателя на примере типовой «1С:Управление торговлей 11»: от открытия списка документов до проверки результата и типовых ошибок. Шаги во многом совпадают с «Комплексной автоматизацией» и «ERP», отличаются только названия отдельных пунктов меню.

Где находится документ и какие права нужны

В «1С:Управление торговлей 11» заявки покупателей расположены в разделе «Продажи» → «Заказы покупателей». Если в меню этого пункта нет, проверьте, включён ли функциональный опциональный признак работы с заказами: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» → «Заказы покупателей». Без включённой опции документ недоступен, и вводить заявки придётся сразу через реализацию.

Для создания и проведения документа пользователю нужны права на добавление и редактирование заказов покупателей, а также доступ к справочникам «Контрагенты», «Номенклатура» и «Склады». Если при проведении появляется сообщение о недостатке прав, обратитесь к администратору — самостоятельно расширять свои роли небезопасно, так как это может открыть доступ к данным, не предназначенным для вашей роли.

Если заявок много и они приходят из внешних источников (сайт, личный кабинет, EDI), имеет смысл настроить автоматическую загрузку заказов вместо ручного ввода. Это отдельная задача интеграции, но базовый принцип тот же: внешняя заявка превращается в документ «Заказ покупателя» через обмен данными.

Подготовка справочников перед созданием заявки

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе заведены все используемые данные. Потребуется карточка контрагента с заполненным ИНН и, желательно, договором или соглашением об условиях продаж: именно из соглашения в заказ подставляются цены, условия оплаты и организация-продавец. Если соглашения нет, программа предложит создать типовое при выборе клиента, но условия придётся проверять вручную.

Также проверьте номенклатуру: каждая позиция должна иметь корректный вид номенклатуры (товар или услуга), единицу измерения и ставку НДС. Ошибка в ставке НДС на карточке товара автоматически перетянется в заказ, реализацию и счёт-фактуру, а исправление после отгрузки потребует корректировочных документов.

Отдельно проверьте склад: если ведётся учёт по нескольким складам, в заказе указывается конкретный склад отгрузки, от которого зависит резервирование и доступность остатков. Согласуйте с руководителем, какой склад используется по умолчанию для вашего направления продаж.

Создание заявки покупателя: пошаговый порядок

Откройте «Продажи» → «Заказы покупателей» и нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа. Номер и дата проставляются автоматически; дату при необходимости можно изменить, но не ставьте её задним числом без необходимости — это влияет на последовательность проведения и отчёты.

Заполните поле «Клиент» (контрагент) — после выбора программа автоматически подставит соглашение, организацию, валюту и условия оплаты. Если у клиента несколько договоров или соглашений, выберите нужное вручную в поле «Соглашение». Затем укажите склад и при необходимости менеджера — по этому полю строятся отчёты по продажам сотрудников.

Перейдите на вкладку «Товары» и добавьте позиции кнопкой «Добавить» или через подбор (кнопка «Заполнить» → «Подобрать товары»). Для каждой строки укажите номенклатуру, количество и проверьте цену — она подставляется из соглашения или вида цен, но может быть скорректирована вручную при наличии прав. Сумма и НДС рассчитаются автоматически.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Заказы покупателей» → «Создать»
2. 2
   Выберите клиента и проверьте автоматически подставленное соглашение
3. 3
   Укажите склад отгрузки и менеджера
4. 4
   Добавьте товары через «Добавить» или «Подобрать товары»
5. 5
   Проверьте цены, количество и ставки НДС в каждой строке
6. 6
   Установите статус «К отгрузке» и приоритет при необходимости
7. 7
   Нажмите «Провести и закрыть»
8. 8
   Проверьте резерв в отчёте «Остатки и доступность товаров»

Статусы заказа и резервирование товара

Типовой заказ покупателя работает со статусами: «К согласованию», «К отгрузке» (или «К обеспечению»), «Готов к закрытию», «Закрыт». Статус определяет, какие действия доступны с документом: отгрузка по заказу возможна только после перевода в статус «К отгрузке». Если в компании используется согласование, новый заказ сначала проходит этап проверки руководителем или коммерческим отделом.

Резервирование включается в настройках обеспечения потребностей. В строке заказа можно указать действие «Резервировать» или «Отгрузить» — тогда программа зарезервирует свободный остаток под конкретную заявку. Это защищает от ситуации, когда один и тот же товар обещан двум клиентам одновременно. Однако резерв уменьшает свободный остаток для других заказов, поэтому резервировать следует только подтверждённые заявки.

Если товара нет в наличии, строке присваивается действие «К обеспечению», и заказ попадает в механизм обеспечения потребностей — на его основании формируются заказы поставщикам. Это удобно для работы «под заказ», но требует дисциплины: необеспеченные строки нужно регулярно просматривать, иначе заявка зависнет без движения.

Документы на основании заявки

Основная ценность заявки покупателя — в цепочке связанных документов. На основании заказа создаются: «Реализация товаров и услуг» (отгрузка), «Счёт на оплату покупателю» (если используется), приходный кассовый ордер или эквайринговая операция (оплата), а также счёт-фактура. Все они создаются кнопкой «Создать на основании» прямо из формы заказа.

При вводе реализации на основании заказа табличная часть заполняется автоматически с учётом уже отгруженного количества — можно отгружать заявку частями. Программа контролирует, чтобы суммарная отгрузка не превысила заказанное количество, если включён соответствующий контроль в соглашении. Оплата также распределяется на конкретный заказ, что позволяет видеть задолженность по каждой заявке отдельно.

Когда все строки отгружены и оплачены, заказ следует перевести в статус «Закрыт» (или установить состояние закрытия вручную). Незакрытые заказы засоряют отчёты по задолженности и резервам, поэтому раз в неделю или месяц полезно просматривать список «зависших» заявок и закрывать отменённые клиентами.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проведение документа

Норма

Заказ проведён без сообщений об ошибках, статус «К отгрузке»

Тревожный признак

Ошибки проведения: не заполнено соглашение, склад или нет прав

Резерв товара

Норма

В отчёте «Остатки и доступность» количество в резерве соответствует заказу

Тревожный признак

Товар не зарезервирован или зарезервирован под другой заказ

Связь документов

Норма

Реализация создана на основании заказа, количество совпадает

Тревожный признак

Реализация создана вручную без заказа — заявка не закрывается

Отчёт «Заказы покупателей»

Норма

Заявка видна в отчёте с корректной суммой и состоянием оплаты

Тревожный признак

Заказ не отображается или сумма не совпадает с документом

Типичные ошибки при оформлении заявки

Больше всего проблем возникает из-за невнимательности при заполнении шапки и попыток редактировать уже отгруженные документы. Ниже — ошибки, которые чаще всего приводят к расхождениям в учёте.

Если ошибка обнаружена до отгрузки, заказ можно просто отменить проведение, исправить и провести заново. Если реализация уже создана, действуйте через корректировку или возврат — прямое редактирование основания приведёт к тому, что программа перестанет корректно рассчитывать остаток к отгрузке.

Частые вопросы по заявкам покупателей

Чем заказ покупателя отличается от счёта на оплату?

Счёт на оплату — это предложение оплатить, он не резервирует товар и не управляет отгрузкой. Заказ покупателя — полноценный учётный документ: резервирует остатки, контролирует отгрузку и оплату, участвует в обеспечении потребностей. В торговых конфигурациях счёт обычно создаётся на основании заказа, а не вместо него.

Можно ли изменить заказ после того, как по нему была отгрузка?

Напрямую редактировать не рекомендуется — нарушится связь с реализацией. Используйте документ «Корректировка заказа покупателя»: он фиксирует изменения количества, цен или состава с сохранением истории. Если клиент отказался от части товара, корректировка уменьшит остаток к отгрузке без ручных правок.

Почему товар не резервируется по заказу?

Чаще всего в строке заказа не установлено действие «Резервировать» или «Отгрузить» — проверьте колонку «Действие» в табличной части. Также резервирование может быть отключено в настройках обеспечения или на складе нет свободного остатка: проверьте отчёт «Остатки и доступность товаров».

Как отгрузить заказ частями?

Создайте реализацию на основании заказа и в табличной части оставьте только отгружаемое количество. Программа запомнит, сколько уже отгружено, и при следующем создании реализации подставит остаток. Текущий остаток к отгрузке виден в отчёте по заказам покупателей.

Что делать, если клиент отменил заявку?

Установите в заказе статус/состояние «Закрыт» с отменой неотгруженных строк — в УТ 11 для этого есть команда отмены строк. Резервы по отменённым позициям освободятся автоматически. Просто помечать документ на удаление не стоит: потеряется история, а при наличии связанных документов удаление будет невозможно.

Можно ли загрузить заявку из Excel или с сайта?

Да, типовые конфигурации поддерживают загрузку заказов через обработку загрузки данных из табличного документа или через механизмы обмена с сайтом (CommerceML). Для разовой загрузки подойдёт вставка таблицы из Excel в табличную часть заказа; для регулярного обмена лучше настроить автоматическую интеграцию.