Торговля и Склад · 9 мин
Что должен делать кладовщик в 1С
Обязанности кладовщика в 1С: приёмка, отгрузка, перемещения, инвентаризация, работа с документами. Конкретные действия, проверки и типичные ошибки.
Кладовщик в 1С — это не просто человек, который «принимает и выдаёт» товар на физическом складе. В конфигурациях вроде «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» или «1С:ERP» он закрывает складской контур учёта: отражает приход, отгрузку, перемещения и возвраты, а также участвует в инвентаризации. От точности его действий зависят остатки, по которым менеджеры продают, а бухгалтерия формирует отчётность.
Конкретный набор операций зависит от конфигурации и от того, как в компании разделены роли: где-то кладовщик сам создаёт документы, где-то только подтверждает фактическую приёмку по ордеру, созданному менеджером. Ниже разобран универсальный круг задач, который встречается в большинстве торговых и производственных компаний.
Приёмка товара: от поставки до оприходования
Первая и самая ответственная операция — приёмка. Кладовщик получает товар физически, пересчитывает его, сверяет с сопроводительными документами поставщика (накладная, УПД) и только после этого отражает поступление в 1С. Последовательность важна: сначала фактическая сверка, потом документ в базе.
При ордерной схеме склада менеджер заранее создаёт документ «Приобретение товаров и услуг» (или «Поступление товаров и услуг» в УТ 10.3), а кладовщик на его основании оформляет «Приходный ордер на товары», указывая фактически принятое количество. Если поставщик привёз меньше или часть товара повреждена — в ордере фиксируется реальное количество, а расхождение оформляется отдельным документом о расхождениях.
При неордерной схеме кладовщик либо сам создаёт документ поступления, либо проверяет и проводит документ, созданный менеджером. В любом случае его зона ответственности — соответствие количества в документе фактическому остатку на полках.
Отгрузка и выдача товара со склада
Отгрузка зеркальна приёмке. Кладовщик получает распоряжение — расходный документ (реализация, заказ клиента, заявка на внутреннее перемещение), собирает товар по нему и оформляет факт отгрузки. При ордерной схеме он создаёт «Расходный ордер на товары» на основании реализации и указывает фактически отобранное количество.
Ключевое правило: отгружать можно только то, что есть в наличии и что указано в распоряжении. Если товара на полке меньше, чем в документе, кладовщик не «дописывает» отгрузку, а фиксирует фактический отбор и передаёт информацию менеджеру для корректировки реализации. Самовольное изменение количества в документе продажи — типичный источник расхождений остатков.
При работе с сериями и сроками годности кладовщик обязан отбирать товар по принципу FEFO (первым уходит товар с меньшим сроком годности) и указывать в расходном ордере конкретные серии. Это критично для продуктов питания, лекарств и косметики.
Перемещения между складами и ячейками
Когда товар перемещается между складами компании (например, с оптового на розничный) или между зонами хранения, кладовщик оформляет документ «Перемещение товаров». На отпускающем складе он подтверждает фактическую отгрузку, на принимающем — фактическое поступление.
Тонкий момент: пока товар в пути, он может висеть на специальном складе «в пути» или быть списанным с одного склада, но ещё не принятым на другом. Кладовщик принимающей стороны обязан пересчитать поступившее и зафиксировать расхождения, возникшие при транспортировке, — иначе недостача «повиснет» на его складе.
При адресном хранении перемещения между ячейками также оформляются документами отбора и размещения. Пропуск этих операций приводит к тому, что система показывает товар в одной ячейке, а физически он лежит в другой — и сборка заказов растягивается.
Возвраты: от покупателей и поставщикам
Возврат от покупателя кладовщик принимает особенно внимательно: товар мог быть в употреблении, с нарушенной упаковкой или не той комплектации. В 1С оформляется документ «Возврат товаров от покупателя» (или приходный ордер на его основании), при этом возвращённый товар часто принимается на отдельный склад или в отдельное качество — «некондиция», чтобы не смешиваться с новым.
Возврат поставщику оформляется документом «Возврат товаров поставщику»: кладовщик собирает забракованный или излишний товар, формирует отгрузку и передаёт его перевозчику вместе с документами. До момента фактического вывоза товар должен числиться на складе — преждевременное списание создаёт риск потери без следа в учёте.
Инвентаризация и сверка остатков
Периодически кладовщик участвует в инвентаризации: пересчёт фактических остатков и их сличение с данными 1С. Типовая схема: создаётся документ «Инвентаризационная опись» (или «Пересчёт товаров»), в который подтягиваются учётные остатки, затем вносятся фактические количества по результатам пересчёта.
Во время инвентаризации склад обычно «замораживается»: приёмка и отгрузка приостанавливаются, иначе цифры будут плясать. По итогам расхождений излишки приходуются, недостачи списываются — но это уже зона ответственности руководителя и бухгалтерии. Задача кладовщика — честный пересчёт и корректное внесение фактических данных.
Между полными инвентаризациями полезны выборочные пересчёты по ходовым позициям: они выявляют ошибки отбора и пересортицу раньше, чем они превратятся в крупную недостачу.
Как проверить результат
Учётное количество совпадает с фактическим на полках
Систематические расхождения по отдельным позициям
Все ордера за смену проведены, статусы закрыты
Висят ордера прошлых дат — товар ушёл, а в учёте не отражён
Отсутствуют
Минуса по позициям — отгрузки проведены раньше поступлений
Контроль остатков и отчёты кладовщика
Ежедневный минимум кладовщика — сверка по итогам смены. В 1С для этого используются отчёты «Остатки товаров на складах», «Товары на складах по срокам годности», а при ордерной схеме — «Оформление накладных и ордеров», который показывает расхождения между распоряжениями и фактически оформленными ордерами.
Особое внимание — отрицательным остаткам. Они возникают, когда расход проведён раньше прихода или по другому складу/серии, и искажают себестоимость и доступность товара для продаж. Кладовщик должен находить причину минуса (непроведённое поступление, ошибка в серии, пересортица) и инициировать исправление, а не оставлять «как есть».
Разграничение прав: что кладовщик делать не должен
Грамотная настройка ролей в 1С ограничивает кладовщика складским контуром. Обычно ему не дают права на создание и изменение документов закупки и продажи, изменение цен, работу с взаиморасчётами и кассовыми операциями. Это не недоверие, а защита и сотрудника, и компании: при разделении полномочий проще найти источник ошибки и сложнее скрыть злоупотребление.
Если кладовщику приходится править чужие документы, чтобы «сошлись остатки» — это симптом неправильно выстроенного процесса, а не его обязанность. Корректное решение — донести проблему до руководителя и администратора 1С, чтобы расхождения исправлялись на уровне первичных документов.
Частые вопросы
Должен ли кладовщик сам создавать документ поступления от поставщика?
Зависит от принятой в компании схемы. Чаще документ закупки создаёт менеджер, а кладовщик оформляет приходный ордер по факту приёмки. Если кладовщик создаёт поступление сам, ему нужны соответствующие права и понимание цен и поставщиков — обычно это расширенная роль.
Что делать, если поставщик привёз товара больше, чем в заказе?
Излишек нельзя оприходовать «молча». Принимается количество по распоряжению, а об излишке сообщается менеджеру по закупкам: он либо оформляет дополнительное поступление, либо организует возврат излишка поставщику.
Кто виноват в отрицательных остатках — кладовщик или менеджер?
Минуса чаще возникают из-за нарушения хронологии документов: расход проведён раньше прихода. Причина может быть на обеих сторонах. Кладовщик обязан выявлять минуса по отчёту и сообщать о них, а исправлять хронологию должен тот, кто работает с первичными документами.
Нужно ли кладовщику работать с ТСД (терминалом сбора данных)?
Если склад оснащён ТСД, работа через сканирование штрихкодов снижает ошибки отбора и ускоряет приёмку и инвентаризацию. Документы при этом создаются на ТСД и выгружаются в 1С, где кладовщик их проверяет и проводит.
Как часто нужно проводить инвентаризацию?
Полная инвентаризация проводится по графику компании и перед годовой отчётностью. Практически полезны еженедельные или ежемесячные выборочные пересчёты по самым ходовым и дорогим позициям — они позволяют ловить ошибки до того, как те накопятся.
Что важно запомнить
Кладовщик в 1С отвечает за соответствие учётных остатков фактическим: принимает и отгружает товар по распоряжениям, оформляет ордера и перемещения, участвует в инвентаризациях и ежедневно контролирует расхождения и отрицательные остатки. Главные правила — не проводить документы без фактической сверки, не менять чужие документы и фиксировать любые расхождения сразу, а не «потом».