Что делают кладовщики в 1С: обязанности и порядок работы

Кладовщик в 1С — это пользователь, который отражает в программе физические операции склада: приёмку, размещение, отбор, отгрузку и списание товара. В зависимости от конфигурации (чаще всего это «1С:Управление торговлей», «1С:ERP» или «1С:Комплексная автоматизация») набор документов отличается, но логика одна: каждое движение товара на полке должно иметь отражение в учёте.

Главная задача кладовщика — чтобы данные в программе совпадали с фактическим положением дел на складе. Если товар приехал, но не оприходован, менеджер не сможет его продать. Если отгрузка ушла, а документ не проведён, остатки завышаются, и следующий заказ будет обещан клиенту «из воздуха». Поэтому работа кладовщика в 1С — это не бухгалтерия, а оперативный складской учёт, влияющий на продажи и закупки.

Объём обязанностей зависит от схемы учёта. При ордерной схеме кладовщик работает отдельно от менеджеров: менеджер создаёт «Приобретение товаров и услуг» или «Заказ клиента», а кладовщик на их основании оформляет приходные и расходные ордера. При упрощённой схеме один сотрудник может делать всё сам, но принцип проверки «документ — факт» сохраняется.

Какие документы использует кладовщик ежедневно

Основной рабочий набор кладовщика — складские документы. Их список невелик, и освоить его можно за несколько дней практики.

• Приходный ордер на товары — факт приёмки поставки на склад. Создаётся на основании документа закупки или самостоятельно.
• Расходный ордер на товары — факт отгрузки товара покупателю или со склада. Оформляется по заказу клиента или реализации.
• Перемещение товаров — движение между складами, магазинами или зонами хранения внутри предприятия.
• Пересчет товаров — документ инвентаризации: фиксирует фактические остатки и показывает расхождения с учётными.
• Списание товаров / оприходование излишков — оформление результатов инвентаризации, боя, порчи.

В конфигурациях с адресным хранением добавляются задания на размещение, отбор и перемещение между ячейками. Там кладовщик работает не с документами напрямую, а со списком заданий, которые программа формирует автоматически на основании распоряжений.

Приёмка товара: как кладовщик оформляет поступление

Приёмка начинается с того, что кладовщик находит в программе распоряжение — документ «Приобретение товаров и услуг» или «Заказ поставщику», по которому ожидается поставка. На его основании создаётся приходный ордер: программа подставляет номенклатуру и количество автоматически.

Дальше кладовщик пересчитывает товар физически и сверяет с данными в ордере. Если всё совпадает — ордер проводится, и остатки на складе увеличиваются. Если привезли меньше, больше или не ту позицию, количество в ордере корректируется под факт, а расхождение фиксируется: программа покажет разницу между распоряжением и ордером, и её разбирает менеджер по закупкам.

Типичная ошибка на этом этапе — проводить ордер «как в накладной», не пересчитывая товар. Тогда недостача обнаружится только при инвентаризации, а предъявить претензию поставщику будет уже сложно. Правильный порядок: сначала фактический пересчёт, потом проведение документа.

1. 1
   Откройте распоряжение (приобретение товаров или заказ поставщику) по номеру накладной
2. 2
   Создайте на его основании приходный ордер на товары
3. 3
   Пересчитайте товар физически и сверьте с количеством в документе
4. 4
   Исправьте количество в ордере по факту, если есть расхождения
5. 5
   Проведите ордер и убедитесь, что товар появился в остатках склада

Отгрузка: отбор и оформление расходного ордера

Отгрузка строится похожим образом. Менеджер оформляет заказ клиента и реализацию; кладовщик видит в рабочем месте список распоряжений к отгрузке и создаёт расходный ордер. В крупных складах отбор идёт по отборочным листам или заданиям на ТСД: сотрудник собирает товар по ячейкам, сканирует штрихкоды, и программа контролирует, что взята именно та позиция в нужном количестве.

После сборки заказ передаётся в зону отгрузки, расходный ордер проводится — остатки уменьшаются. Важно проводить ордер только после фактической отгрузки: если товар собран, но машина не ушла, а документ проведён, остатки уже не отражают реальность, и при срыве отгрузки придётся делать корректировку.

Перемещения и внутрискладские операции

Когда товар нужно перевезти на другой склад, в розничный магазин или в зону брака, кладовщик оформляет «Перемещение товаров». При ордерной схеме между складами используется пара документов: расходный ордер на складе-отправителе и приходный ордер на складе-получателе. Это позволяет видеть товар «в пути» и фиксировать потери при транспортировке.

На складах с адресным хранением к перемещениям относятся и операции внутри одного склада: пополнение зоны отбора из зоны хранения, перенос товара в ячейку брака, консолидация остатков. Такие операции кладовщик выполняет по заданиям, которые формирует программа или старший смены.

Инвентаризация: роль кладовщика в пересчёте остатков

При инвентаризации кладовщик — главный исполнитель: он физически пересчитывает товар и вносит фактические количества в документ «Пересчет товаров». Программа сравнивает факт с учётными остатками и показывает отклонения по каждой позиции.

На время пересчёта склад или конкретную зону блокируют для отгрузок и приёмок, иначе остатки «плывут» прямо во время счёта. После завершения пересчёта расхождения анализируются: излишки оприходуются, недостачи списываются отдельными документами — обычно уже не кладовщиком, а ответственным за склад или бухгалтерией.

Контрольные точки

Как проверить результат инвентаризации

Статус документа пересчёта

Норма

Все строки заполнены, документ проведён

Тревожный признак

Есть строки без фактического количества — пересчёт не завершён

Остатки после инвентаризации

Норма

Учётные остатки совпадают с фактом, отклонений нет

Тревожный признак

Остались расхождения — не оформлены списания или оприходования

Движения во время пересчёта

Норма

В период пересчёта по зоне нет проведённых ордеров

Тревожный признак

Приёмки или отгрузки проводились параллельно со счётом

Работа со штрихкодами и ТСД

На большинстве складов кладовщик работает со сканером штрихкодов или терминалом сбора данных. Сканирование ускоряет приёмку и отбор и снижает ошибки: программа сверяет отсканированный товар с документом и сигнализирует, если позиция не та или количество превышено.

Если у товара нет штрихкода или он не читается, кладовщик распечатывает этикетку из 1С и клеит на упаковку. Важно следить, чтобы один штрихкод не был привязан к разным позициям номенклатуры — это частая причина пересортицы при сканировании.

Отчёты, которыми кладовщик проверяет свою работу

Для самоконтроля кладовщику достаточно нескольких отчётов. «Остатки товаров на складах» показывает текущее количество по позициям — по нему сверяют факт с учётом. «Товары к отгрузке» и «Товары к поступлению» отображают незакрытые распоряжения: если в конце дня там висят строки по уже выполненным операциям, значит, ордера не проведены или проведены не полностью.

Полезная привычка — в конце смены открывать список распоряжений и убеждаться, что по всем завершённым операциям документы оформлены. Это занимает несколько минут, но избавляет от накопления расхождений, которые потом приходится разбирать инвентаризацией.

Самый надёжный контроль на складе — разделение ролей: менеджер не может провести ордер, а кладовщик не может изменить распоряжение. Если в вашей базе один пользователь делает всё, расхождения будут находиться поздно и разбирать их будет сложнее.

Возможные вопросы по работе кладовщика в 1С

Может ли кладовщик сам создавать приходный ордер без распоряжения?

Да, в большинстве конфигураций ордер можно создать вручную, но это приводит к «бесхозным» поступлениям, которые не связаны с закупкой. Такой режим допустим как исключение, но в штатной работе ордер должен создаваться на основании распоряжения — тогда программа контролирует соответствие количества.

Что делать, если товар привезли, а документ закупки ещё не оформлен?

Товар физически размещается в зоне приёмки, но ордер не проводится до появления распоряжения. Как только менеджер оформит поступление, кладовщик создаёт ордер на его основании и вводит фактически принятое количество. Проводить ордер «в воздух» не следует — остатки увеличатся без основания.

Как исправить ошибочно проведённый расходный ордер?

Если отгрузка не состоялась, документ отменяют (помечают на удаление или отменяют проведение) — остатки вернутся. Если ошибка в количестве, оформляется корректировка по правилам вашей конфигурации. Самостоятельно править проведённые документы задним числом без согласования с учётной службой не стоит.

Нужен ли кладовщику доступ к ценам и суммам?

Обычно нет. Кладовщику достаточно количественного учёта: номенклатура, количество, ячейки, статусы документов. Доступ к закупочным ценам и финансовым данным ограничивают настройкой прав — это снижает риск утечки коммерческой информации и случайных правок в финансовых документах.

Чем отличается работа кладовщика на складе с адресным хранением?

Вместо свободного выбора позиций в документах кладовщик выполняет задания: программа указывает, из какой ячейки взять товар и в какую положить. Учёт ведётся с точностью до ячейки, поэтому произвольное перемещение товара без задания недопустимо — оно сразу создаёт расхождение между учётным и фактическим размещением.

Как часто нужно проводить инвентаризацию?

Обязательные инвентаризации определяются учётной политикой и законодательными требованиями, но на практике склады дополнительно делают выборочные пересчёты по ходовым позициям или по зонам. Частые короткие пересчёты выявляют ошибки быстрее, чем одна большая инвентаризация.