Как в 1С сделать пересорт товаров: пошаговая инструкция

Пересорт — это ситуация, когда на складе фактически лежит один товар, а по учёту числится другой. Чаще всего причина в ошибке при приёмке, отгрузке или пересорте номенклатуры со схожими характеристиками: разный вкус, цвет, жирность, фасовка одного и того же продукта. В 1С такие расхождения нельзя «просто поправить» руками в остатках — нужны корректные документы, чтобы складской и бухгалтерский учёт сошлись.

Порядок действий зависит от того, когда вы обнаружили пересорт. Если расхождение вскрылось при инвентаризации — используется связка документов «Пересчёт товаров» и «Пересортица товаров» (в 1С: Управление торговлей) или «Инвентаризация товаров на складе» с последующими списанием и оприходованием (в 1С: Бухгалтерии). Если ошибка найдена вне инвентаризации, пересорт оформляется отдельным документом напрямую.

Ниже разобраны оба сценария для типовых конфигураций: 1С: Управление торговлей 11, 1С: Комплексная автоматизация / ERP и 1С: Бухгалтерия 8.3. Названия пунктов меню в вашей версии могут немного отличаться, но логика документов одинаковая.

Что такое пересорт и когда он возникает

Пересортица — это одновременная недостача одного товара и излишек другого, как правило, сопоставимых по цене и виду. Классический пример: поставщик отгрузил 10 коробов сока «яблоко» вместо «мультифрукт», кладовщик принял по накладной, а расхождение выяснилось только при продаже или ревизии.

Типичные причины пересорта:

• ошибка при приёмке — приняли не ту номенклатуру, что в документах;
• ошибка при отгрузке — покупателю ушёл не тот товар, а остаток «повис» на другой позиции;
• перепутанные штрихкоды или артикулы у похожих товаров;
• неправильный выбор номенклатуры в документе оператором.

Важно понимать: пересорт — это не самостоятельная хозяйственная операция, а способ урегулировать уже существующее расхождение. Поэтому в учёте всегда участвуют две позиции: одна списывается (недостача), вторая приходуется (излишек).

Подготовка: что проверить перед оформлением

Прежде чем создавать документы, убедитесь, что расхождение — именно пересорт, а не обычная недостача или неучтённое поступление. Для этого сверьте фактические остатки с учётными по обеим позициям: у одной должна быть недостача, у другой — излишек примерно на то же количество.

Проверьте движения по обоим товарам через отчёт «Ведомость по товарам на складах» (в УТ) или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41» с детализацией по номенклатуре (в Бухгалтерии). Часто оказывается, что «пересорт» на самом деле — непроведённая реализация или ошибочный приход, и правильнее исправить исходный документ, а не создавать новый.

Контрольные точки

Как проверить ситуацию перед оформлением

Остатки по двум позициям

Норма

По одной позиции недостача, по другой — излишек примерно в том же количестве

Тревожный признак

Расхождение только по одной позиции — это недостача или излишек, а не пересорт

Документы движения

Норма

Все приходы и расходы по позициям проведены и корректны

Тревожный признак

Есть непроведённые или ошибочные документы — сначала исправьте их

Цены позиций

Норма

Стоимость списываемого и оприходуемого товара сопоставима

Тревожный признак

Большая разница в цене — потребуется отразить разницу в доходах или расходах

Пересорт в 1С: Управление торговлей 11 через инвентаризацию

Если пересорт выявлен при ревизии, штатный путь — через пересчёт товаров. Откройте раздел «Склад и доставка» → «Пересчёты товаров» и создайте новый документ. Укажите склад, при необходимости — отбор по номенклатуре, и заполните фактическое количество по позициям, где есть расхождение.

После проведения пересчёта программа покажет расхождения. На основании документа создаются документы «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров». Если конфигурация настроена на использование документа «Пересортица товаров», расхождения по взаимозаменяемым позициям можно закрыть одним документом: в списке документов склада выберите «Пересортица товаров» и создайте его на основании пересчёта.

В документе «Пересортица товаров» в табличной части каждая строка содержит две позиции: «Номенклатура» (списываемая, по которой недостача) и «Номенклатура оприходование» (излишек), а также количество. Проверьте, чтобы количество списания и оприходования совпадало, если товары взаимозаменяемы один к одному.

1. 1
   Создайте «Пересчёт товаров» по складу и зафиксируйте фактические остатки
2. 2
   Проведите документ и проверьте список расхождений
3. 3
   На основании пересчёта создайте «Пересортицу товаров» (или пару «Списание» + «Оприходование»)
4. 4
   Заполните пары номенклатуры: что списываем и что оприходуем, укажите количество
5. 5
   Проведите документ и сверьте остатки отчётом по складу

Пересорт в УТ 11 без инвентаризации

Когда ошибка обнаружена вне ревизии — например, покупатель вернул товар и выяснилось, что отгрузили не ту позицию — документ «Пересортица товаров» создаётся самостоятельно, без пересчёта. Перейдите в «Склад и доставка» → «Излишки, недостачи и порчи товаров» (или «Пересортицы товаров» в журнале складских документов) и создайте новый документ.

Укажите склад, организацию и заполните табличную часть: в каждой строке — списываемая номенклатура, оприходуемая номенклатура и количество. Если используются характеристики, серии или упаковки, заполните их для обеих позиций — это частая причина ошибок проведения.

После проведения откройте отчёт «Остатки товаров на складах» и убедитесь, что остатки по обеим позициям сошлись с фактом. Если по позициям ведётся партионный учёт, проверьте также себестоимость: при пересорте стоимость списываемой позиции переносится на оприходуемую, либо разница относится на прочие доходы/расходы — в зависимости от настроек учётной политики.

Пересорт в 1С: Бухгалтерии 8.3

В Бухгалтерии нет отдельного документа «Пересортица» — расхождение оформляется через инвентаризацию и два документа: списание и оприходование. Откройте раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров», создайте документ, заполните фактические остатки по кнопке «Заполнить» с последующей ручной корректировкой количества и проведите.

Затем на основании инвентаризации создайте «Списание товаров» — туда попадёт позиция с недостачей. В документе укажите статью затрат: если виновник не установлен, недостача относится на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с последующим списанием по результатам разбирательства. Затем создайте «Оприходование товаров» для позиции с излишком — излишки приходуются по рыночной стоимости на счёт 91.01 «Прочие доходы».

Если пересорт выявлен между схожими товарами одного наименования и стоимость их равна, в бухгалтерском учёте допустимо отразить взаимозачёт: недостача перекрывается излишком без возникновения дохода или расхода. Порядок такого зачёта и его отражения в налоговом учёте согласуйте с бухгалтером — при разной стоимости позиций возникает разница, которую нужно корректно показать в учёте.

Способы оформления пересорта

Документ «Пересортица товаров» (УТ 11, КА, ERP)

Один документ закрывает и списание, и оприходование. Подходит для складского учёта, быстро и наглядно. Ограничение: доступен не во всех конфигурациях.

Пара «Списание» + «Оприходование»

Универсальный вариант для Бухгалтерии и случаев, когда нужны разные статьи доходов и расходов. Требует двух документов и контроля проводок.

Исправление исходного документа

Если пересорт — следствие ошибки в конкретном приходе или реализации текущего периода, правильнее исправить его. Не подходит для закрытых периодов.

Возврат поставщику и отражение разницы в цене

Частая ситуация: пересорт обнаружен сразу при приёмке и товар фактически не ваш — его нужно вернуть поставщику. В этом случае пересортица не нужна: оформляется «Возврат товаров поставщику» по фактически полученной позиции и корректировка поступления (или новое поступление) по правильной позиции. Если товар ещё не оприходован, он числится за балансом как принятый на ответственное хранение.

Если списываемый и оприходуемый товары имеют разную себестоимость, при проведении пересортицы возникает разница. В УТ 11 она относится на прочие доходы или расходы — статья указывается в документе или подставляется из настроек. Проверьте проводки и финансовый результат после проведения, особенно если суммы значительны.

Когда стоимость переносится полностью

Если товары взаимозаменяемы и их учётная стоимость совпадает (например, одна закупочная цена у поставщика), финансового результата не возникает: стоимость списанной позиции просто переносится на оприходованную. Это самый простой и самый частый случай на практике.

Когда возникает доход или расход

При разной себестоимости разница признаётся прочим доходом (если оприходованный товар дороже) или прочим расходом (если дешевле). Сумму разницы программа рассчитает автоматически при расчёте себестоимости, но в периоде проведения документа она может быть видна только после закрытия месяца — учитывайте это при контроле.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — оформление пересорта вместо исправления первичного документа. Если менеджер просто выбрал не ту номенклатуру в реализации текущего дня, перепроведите реализацию с правильной позицией, а не создавайте лишние складские документы.

Вторая частая проблема — несовпадение аналитики: в строке пересортицы указаны разные характеристики, серии или упаковки, и документ либо не проводится, либо создаёт остатки по неверной аналитике. Всегда сверяйте, по какой именно аналитике числится недостача и излишек в отчёте.

Как проверить результат после проведения

После проведения всех документов сформируйте отчёт по остаткам склада и сравните учётные остатки с фактическими по обеим позициям — они должны совпасть. В УТ 11 используйте «Остатки и доступность товаров» или «Ведомость по товарам на складах», в Бухгалтерии — ОСВ по счёту 41 с субконто «Номенклатура».

Дополнительно проверьте движения документа пересортицы (кнопка «Дт/Кт» или «Отчёт по движениям документа»): должны быть движения по списанию одной позиции и оприходованию другой на одном складе. Если ведётся управленческий и регламентированный учёт параллельно, убедитесь, что оба контура закрыты корректно — в УТ 11 финансовый результат по пересорту виден в отчёте «Финансовые результаты» после закрытия месяца.

Частые вопросы

Можно ли оформить пересорт между товарами с разными единицами измерения?

Да, если количество корректно пересчитывается через упаковки. В УТ 11 укажите упаковку для каждой позиции — программа пересчитает в базовые единицы. Главное, чтобы списываемое и оприходуемое количество отражало реальный физический объём товара.

Что делать, если пересорт обнаружен в прошлом закрытом периоде?

Документ оформляется текущей датой, а выявленное расхождение отражается как результат инвентаризации текущего периода. Корректировка закрытого периода требуется только если ошибка существенна для отчётности — этот вопрос решает главный бухгалтер.

Нужен ли приказ или акт для пересортицы?

Для внутреннего документооборота достаточно инвентаризационной описи и сличительной ведомости (ИНВ-19), на основании которых оформляется зачёт пересортицы. В 1С печатные формы инвентаризации доступны из документа пересчёта или инвентаризации.

Почему документ «Пересортица товаров» не проводится?

Чаще всего причины: недостаточный остаток списываемой позиции по указанной аналитике (характеристике, серии), отрицательные остатки в контролируемом периоде или незаполненные обязательные поля. Откройте сообщение об ошибке — программа указывает конкретную позицию и причину.

Влияет ли пересорт на НДС?

Сама пересортица не является реализацией, поэтому НДС не начисляется. Но если недостача списывается сверх норм естественной убыли и виновник не установлен, вопрос восстановления ранее принятого к вычету НДС спорный — его следует обсудить с бухгалтером с учётом позиции вашей организации.