Торговля и Склад · 9 мин
Как включить учет по складам в 1С Бухгалтерии
Пошаговая инструкция, как включить учет по складам в 1С Бухгалтерии 8.3: настройка функциональности, справочник складов, счета учета, проверка остатков и типичные ошибки.
Учет по складам в 1С Бухгалтерии позволяет видеть остатки товаров и материалов в разрезе мест хранения: основной склад, розничный магазин, склад готовой продукции. Без этой настройки программа ведет только суммовой и количественный учет по номенклатуре в целом по организации, и понять, где физически лежит конкретный товар, невозможно.
Включение складского учета выполняется в два этапа: сначала активируется сама функциональность в настройках программы, затем создается справочник складов и настраиваются счета учета. Вся работа занимает 10–15 минут и не требует программирования, но есть важные нюансы, если в базе уже есть проведенные документы.
Ниже разобран порядок действий для типовой 1С Бухгалтерии 8.3 (режим «Такси»), различия для учета в рознице, проверка результата и типичные ошибки, которые приводят к расхождениям в отчетах.
Проверьте, нужен ли вам учет по складам
Прежде чем включать настройку, определите, какой вариант учета соответствует вашей ситуации. В 1С Бухгалтерии есть три уровня: учет без складов (одно обобщенное место хранения), учет по нескольким складам только количественно и полноценный количественно-суммовой учет по складам.
Если у организации одно помещение, где хранятся все товары и материалы, включать учет по складам не обязательно — программа и без этого корректно посчитает себестоимость и остатки. Складская аналитика нужна, когда материально ответственные лица различаются, товары физически разделены или розничная торговля ведется через несколько точек.
Как выбрать вариант учета
Шаг 1. Включите функциональность складского учета
Откройте раздел Администрирование → Параметры учета и перейдите по ссылке «Склады». Установите флаг «Учет по нескольким складам» (в некоторых релизах формулировка — «Ведется учет по складам»). В альтернативном пути: Главное → Функциональность, закладка «Склад», где отмечается тот же признак.
После установки флага в документах поступления, перемещения, реализации и инвентаризации появится поле «Склад», а в справочниках станет доступен раздел «Склады». Если флаг неактивен или скрыт, проверьте права пользователя — изменять функциональность может только пользователь с правами администратора или полными правами.
- 1Откройте Администрирование → Параметры учета → Склады
- 2Установите флаг учета по нескольким складам и сохраните настройку
- 3Проверьте, что в разделе Справочники появился пункт «Склады»
- 4Откройте любой документ поступления и убедитесь, что появилось поле «Склад»
Шаг 2. Заполните справочник «Склады»
Перейдите в Справочники → Склады и создайте элементы для каждого места хранения. Для каждого склада укажите наименование и тип: «Оптовый склад», «Розничный магазин» или «Неавтоматизированная торговая точка». Тип влияет на доступные счета учета и поведение документов розничной продажи.
Наименования давайте так, чтобы их нельзя было перепутать: не «Склад 1» и «Склад 2», а «Основной склад (ул. Ленина)» и «Магазин на Садовой». При инвентаризации и сверках это избавит от ошибок в распределении ответственности между кладовщиками.
Если склад один, но флаг учета включен, все равно создайте один элемент справочника и укажите его как склад по умолчанию в настройках пользователя — тогда программа будет подставлять его в документы автоматически.
Шаг 3. Настройте счета учета номенклатуры
По умолчанию счета учета (41 «Товары», 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция») подставляются из настроек по умолчанию. Чтобы аналитика по складам работала корректно, проверьте, что на счетах учета включен субконто «Склады». В типовой конфигурации субконто «Склады» на счетах 10, 41, 43 присутствует изначально, но признак количественного учета по нему можно проверить в плане счетов: Главное → План счетов бухгалтерского учета.
Для розничного магазина с продажной оценкой используется счет 41.11 «Товары в розничной торговле (в АТТ по продажной стоимости)» с оборотом по счету 42 «Торговая наценка». Для неавтоматизированной точки — счет 41.12. Выбор счета выполняется в документе поступления или в регистре «Счета учета номенклатуры» (Справочники → Номенклатура → Счета учета).
Если для разных складов нужны разные счета, задайте правила в регистре счетов учета с отбором по конкретному складу. Без такой настройки программа применит общее правило ко всем складам.
Шаг 4. Разберитесь с уже введенными документами
Самый рискованный момент — включение учета по складам в базе, где уже есть проведенные документы. Старые документы останутся без указания склада, и в отчетах по складам их остатки отобразятся с пустым значением склада или не отобразятся вовсе, в зависимости от отчета.
Безопасный порядок: сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 10 и 41 до включения настройки, затем включите учет, введите документы «Перемещение товаров» или «Оприходование товаров» с указанием склада для распределения существующих остатков и сверьте итоговые сальдо. Общая сумма по организации не должна измениться — меняется только распределение по складам.
Шаг 5. Проверьте результат в отчетах
Главный инструмент проверки — оборотно-сальдовая ведомость по счету (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету) для счетов 10, 41, 43. В настройках отчета добавьте группировку по субконто «Склады». Если настройка выполнена верно, остатки разворачиваются по складам, и сумма по всем складам равна общему сальдо счета.
Дополнительно используйте отчет «Остатки товаров» (если доступен в вашей редакции) или универсальный отчет по регистру. Проверьте новый документ: создайте тестовое поступление на конкретный склад, проведите и убедитесь, что остаток появился именно на этом складе, а не на пустом значении.
Как проверить результат
Остатки разложены по складам, итог равен сальдо счета
Вся сумма висит на пустом складе или группировка недоступна
Поле видно, обязательно к заполнению, склад подставляется по умолчанию
Поля нет — функциональность не включена или нет прав
Совпадает с общей суммой по счету
Есть разница — часть документов проведена без склада
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — включить флаг, но не заполнить справочник складов: пользователи продолжают проводить документы без склада, и аналитика остается пустой. Вторая ошибка — смешение типов складов: розничный магазин создан как оптовый, из-за чего отчет «Розничные продажи» и учет наценки работают некорректно.
Также учитывайте ограничение: 1С Бухгалтерия не заменяет полноценную складскую систему. В ней нет адресного хранения, ордерной схемы и резервирования товара — для этого предназначены 1С:Управление торговлей или ERP. Если нужен только количественно-суммовой учет по местам хранения, возможностей Бухгалтерии достаточно.
Частые вопросы
Можно ли включить учет по складам в середине года?
Можно, но потребуется распределить текущие остатки по складам документами перемещения или оприходования. Старые документы останутся без склада, поэтому отчеты за прошлые периоды в разрезе складов будут неполными. Перед изменениями сделайте резервную копию базы.
Почему поле «Склад» не появилось в документах после включения настройки?
Проверьте, что флаг установлен именно в вашей информационной базе, а не в другой. Затем убедитесь, что у пользователя есть права на просмотр справочника «Склады». Иногда помогает обновление интерфейса: закройте и откройте форму документа заново.
Как указать склад по умолчанию, чтобы не выбирать его каждый раз?
Откройте персональные настройки пользователя (Главное → Персональные настройки или через подстановку основных значений) и задайте основной склад. Программа будет автоматически подставлять его в новые документы, а при необходимости склад можно изменить вручную.
Чем отличается оптовый склад от розничного магазина в справочнике?
Тип склада определяет доступные счета учета и сценарии продажи. Для розничного магазина применяется учет по продажным ценам с наценкой на счете 42 и документ «Отчет о розничных продажах», а для оптового склада — учет по покупной стоимости и реализация через счета-фактуры.
Влияет ли учет по складам на расчет себестоимости?
Да, если в настройках учетной политики и счетах включена складская аналитика, себестоимость списания может рассчитываться отдельно по каждому складу. При перемещении товара между складами его стоимость переносится, поэтому важно не допускать перемещений без документов — иначе возникнут расхождения.
Нужно ли включать учет по складам, если склад один?
Не обязательно. С одним местом хранения программа корректно ведет учет и без складской аналитики. Включать настройку стоит, если в перспективе планируется открытие второго склада или нужно формально закрепить материально ответственное лицо в документах.
Что важно запомнить
Учет по складам включается в Администрирование → Параметры учета → Склады, затем заполняется справочник складов с правильными типами. Старые остатки распределяйте по складам документами только после резервного копирования, а результат проверяйте оборотно-сальдовой ведомостью с группировкой по складам — сумма по складам должна равняться сальдо счета.