Справочники и Данные · 9 мин
Как ввести контрагента в 1С Казахстан
Как завести контрагента в 1С Казахстан: заполнение БИН/ИИН, РНН, адреса и банковских счетов, проверка дублей, типичные ошибки и FAQ.
Контрагент — один из базовых элементов справочников в 1С: без корректно заведённой карточки нельзя оформить счёт, накладную, акт выполненных работ или электронный счёт-фактуру (ЭСФ). В казахстанских конфигурациях (например, «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана») карточка контрагента содержит специфические реквизиты — БИН/ИИН, РНН, признак резидентства, — и от правильности их заполнения зависит корректность налоговой отчётности и обмена с ИС ЭСФ.
Завести контрагента можно несколькими способами: вручную через справочник, из документа «на лету», загрузкой из ИС ЭСФ или по данным электронного счёта-фактуры. Ниже разобраны все рабочие сценарии, проверка результата и типичные ошибки, которые приводят к дублям и отказам при выгрузке ЭСФ.
Где находится справочник контрагентов
В типовой «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» справочник открывается через раздел Справочники → Покупатели и поставщики → Контрагенты. В некоторых интерфейсах (например, «Такси») тот же справочник доступен из разделов «Продажи» и «Покупки» — это один и тот же справочник, просто ссылки на него продублированы.
Перед созданием нового элемента воспользуйтесь строкой поиска: введите БИН или фрагмент наименования. Поиск по БИН надёжнее — наименования часто вводят с сокращениями, лишними пробелами и кавычками, из-за чего визуально дубль не заметен.
Создание контрагента вручную: заполнение карточки
Нажмите кнопку Создать. Откроется форма нового контрагента. Порядок заполнения:
- БИН/ИИН. Введите 12-значный БИН для юридического лица или ИИН для физического лица и индивидуального предпринимателя. Программа проверяет контрольный разряд: при опечатке появится предупреждение.
- Наименование. После ввода БИН полное наименование часто подставляется автоматически (если настроен сервис заполнения реквизитов). Иначе введите официальное название в соответствии с учредительными документами.
- Полное наименование — для печатных форм документов. Обычно совпадает с рабочим наименованием.
- Юр./физ. лицо и признак резидента. Укажите, является ли контрагент юридическим лицом, ИП или физическим лицом, а также резидентом или нерезидентом РК. От этого зависят налоговые реквизиты в документах.
- РНН — регистрационный номер налогоплательщика. Заполняется, если указан в документах контрагента; для новых организаций РНН может отсутствовать, это не ошибка.
- КБЕ и КБК (при необходимости) — коды бенефициара, используются в платёжных документах.
После заполнения основных реквизитов нажмите Записать, а затем добавьте связанные данные: адрес, банковский счёт и договор.
- 1Откройте Справочники → Контрагенты и проверьте поиском по БИН, нет ли уже такого элемента
- 2Нажмите «Создать» и введите БИН или ИИН
- 3Проверьте автоматически подставившееся наименование или введите его вручную
- 4Укажите вид контрагента и признак резидента/нерезидента
- 5Заполните РНН, адрес и контактные данные
- 6Запишите карточку, добавьте банковский счёт и договор
Адрес, банковский счёт и договор
Адрес и контактная информация
На закладке Адреса, телефоны (или в поле «Юридический адрес» в зависимости от версии) укажите юридический адрес. Он выводится в печатные формы счетов и актов. Фактический адрес заполняйте, если он отличается от юридического.
Банковский счёт
Ссылка Банковские счета открывает подчинённый справочник. Создайте новый счёт: укажите банк (выбором из справочника банков — тогда БИК подставится автоматически) и номер счёта в формате IBAN (начинается с KZ, 20 символов). Проверка контрольной суммы IBAN выполняется программой — при ошибке в номере сохранение будет заблокировано или выдано предупреждение.
Договор
Для проведения документов обычно требуется договор. В карточке контрагента перейдите по ссылке Договоры, создайте новый элемент, укажите вид договора (с покупателем, с поставщиком и т.д.), номер и дату. Валюта и порядок взаиморасчётов подставятся по умолчанию, но их стоит проверить.
Альтернативные способы завести контрагента
Создание из документа
При вводе счёта, накладной или акта в поле «Контрагент» можно ввести новое наименование или БИН и нажать Enter — программа предложит создать новый элемент. Это быстрый способ, но карточка получится неполной: адрес, счёт и договор придётся дозаполнить позже. Подходит для разовых операций.
Загрузка из электронного счёта-фактуры
Если вы получаете ЭСФ через встроенный обмен с ИС ЭСФ, программа может создать контрагента автоматически по данным входящего документа: БИН, наименование и адрес подставятся из электронного документа. Это снижает риск опечаток в ключевых реквизитах.
Загрузка из файла или из другой базы
При первоначальном заполнении базы или переходе с другой программы контрагентов загружают пакетно — штатной загрузкой из табличного документа (Excel) или переносом данных. Для разового ввода одного-двух контрагентов этот способ избыточен.
Сравнение вариантов
Полный контроль над реквизитами; подходит для постоянных партнёров. Требует внимательности при вводе БИН и счёта.
Быстро, но карточка неполная — адрес, счёт и договор нужно дозаполнить позже.
Реквизиты берутся из официального источника, минимум опечаток. Работает только при настроенном обмене с ИС ЭСФ.
Оправдана при старте учёта или миграции. Для единичных карточек не используется.
Проверка результата
После сохранения убедитесь, что карточка заполнена корректно и готова к использованию в документах:
- БИН/ИИН состоит из 12 цифр, программа не выдаёт предупреждений о контрольном разряде;
- признак резидента установлен верно — для нерезидентов иначе формируются налоговые реквизиты;
- банковский счёт в формате IBAN сохранён без ошибок;
- создан договор с нужным видом;
- при вводе тестового документа контрагент выбирается, реквизиты подставляются в печатную форму.
Как проверить результат
12 цифр, нет предупреждений программы
Сообщение о неверном контрольном разряде или пустое поле
IBAN начинается с KZ, сохраняется без ошибок
Отказ в сохранении или предупреждение о формате
Наименование, БИН, РНН и адрес выводятся полностью
Пустые строки реквизитов в печатной форме
По БИН находится ровно одна карточка
Два и более элемента с одинаковым БИН
Типичные ошибки при вводе контрагента
Большинство проблем с контрагентами возникает не на этапе ввода, а позже — при выписке ЭСФ или сверке. Знание типовых ошибок помогает избежать переделок.
Если дубль всё же появился, используйте штатную обработку Поиск и замена дублей (раздел «Администрирование» → «Обслуживание» в типовых конфигурациях): она объединит карточки и перенесёт ссылки в документах. Перед этим сделайте резервную копию информационной базы.
Частые вопросы
Что делать, если программа не принимает БИН контрагента?
Проверьте, что введено ровно 12 цифр без пробелов и букв. Если предупреждение о контрольном разряде сохраняется — сверьте БИН с документами контрагента: вероятна опечатка в исходных данных. Для иностранных нерезидентов БИН может отсутствовать — в этом случае корректно установите признак нерезидента.
Обязательно ли заполнять РНН?
Нет. У организаций, зарегистрированных после введения БИН как основного идентификатора, РНН может отсутствовать. Заполняйте поле, только если РНН указан в документах контрагента — он выводится в печатные формы и ЭСФ.
Как завести физическое лицо — через справочник «Контрагенты» или «Физические лица»?
Если физическое лицо выступает стороной сделки (покупатель, поставщик, подрядчик), его заводят в справочнике «Контрагенты» с видом «Физическое лицо» и ИИН. Справочник «Физические лица» используется в основном для сотрудников организации в кадровом учёте.
Можно ли изменить БИН у уже созданного контрагента?
Да, карточку можно отредактировать в любой момент — документы хранят ссылку на элемент справочника, а не на сам БИН. Однако реквизиты в уже проведённых и отправленных ЭСФ не изменятся задним числом: исправленные данные попадут только в новые документы.
Почему контрагент не выбирается в документе?
Чаще всего элемент помечен на удаление или создан в другой группе с ограничением видимости. Снимите пометку удаления в справочнике. Также проверьте, нет ли в документе отбора по виду договора — тогда нужно создать договор подходящего вида.
Нужен ли отдельный контрагент для каждого филиала одной компании?
Если у филиала собственный БИН — да, это отдельный контрагент. Если филиал использует БИН головной организации, заводят одну карточку, а разные адреса доставки или счета добавляют внутри неё как дополнительные элементы подчинённых справочников.
Что важно запомнить
Перед созданием контрагента ищите его по БИН, заполняйте карточку полностью — БИН/ИИН, резидентство, адрес, счёт в формате IBAN и договор. Дубли и опечатки в БИН — главные источники ошибок в ЭСФ и взаиморасчётах, поэтому проверяйте результат сразу после сохранения.