Где в 1С ЗУП внести данные о зарплате от предыдущего работодателя для расчета больничного

Когда сотрудник приносит справку о заработке от прежнего работодателя (форма 182н), её данные нужно отразить в 1С:ЗУП, иначе пособие по больничному рассчитается только из доходов на текущем месте работы — и, скорее всего, окажется заниженным. Программа позволяет внести эти сведения как в личную карточку сотрудника, так и непосредственно в документ «Больничный лист», причём результат в обоих случаях попадает в расчёт среднего заработка.

Ключевой объект — документ «Входящая справка о заработке для расчёта пособий». Именно он хранит суммы заработка за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая, и количество исключаемых дней (периоды больничных, отпусков по беременности и уходу за ребёнком). Без этих данных расчёт среднедневного заработка будет неполным.

Ниже разобраны оба способа ввода, проверка корректности расчёта, типичные ошибки и ситуации, когда справку вводить не нужно.

Когда данные из справки 182н действительно нужны

Справка о сумме заработка (форма по приказу Минтруда № 182н) выдаётся работнику при увольнении и содержит сведения о выплатах, облагаемых взносами, за два предшествующих года и текущий год. В расчёте пособия участвуют суммы только за те годы, которые входят в расчётный период — два календарных года до года наступления нетрудоспособности.

Вносить справку в ЗУП имеет смысл, если сотрудник в расчётном периоде работал у других работодателей и принёс от них справки. Если сотрудник трудится у вас давно и весь расчётный период отработал в вашей организации, справка не требуется — средний заработок программа посчитает по начислениям в базе. Также справка не нужна, когда пособие рассчитывается из МРОТ (страховой стаж менее полугода или заработок заведомо ниже минимального).

Обратите внимание: сотрудник может принести справку и после того, как больничный уже рассчитан и оплачен. В этом случае пособие нужно пересчитать — законодательство допускает перерасчёт за период не более чем за три года, предшествующих дню представления справки.

Способ 1: ввод справки из карточки сотрудника

Этот способ удобен, когда справку принесли заранее — при приёме на работу или до наступления страхового случая. Данные будут храниться в базе и подтянутся в любой будущий больничный автоматически.

Порядок действий: откройте справочник «Сотрудники», найдите нужного сотрудника и перейдите по ссылке «Страхование» или через меню «Зарплата» (в разных релизах ЗУП 3.1 путь может отличаться: карточка сотрудника → «См. также» → «Входящие справки о заработке»). Создайте новый документ «Входящая справка о заработке для расчёта пособий».

В документе заполните реквизиты прежнего работодателя (наименование, ИНН, КПП — эти данные есть на самой справке), затем в табличной части укажите по каждому году: сумму заработка и количество календарных дней, приходящихся на исключаемые периоды (болезнь, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком). Исключаемые дни важны для расчёта пособий по беременности и родам — для обычного больничного по болезни они не вычитаются из 730 дней.

После заполнения проведите документ. С этого момента суммы будут участвовать в расчёте всех пособий сотрудника, у которых расчётный период захватывает указанные годы.

1. 1
   Откройте справочник «Сотрудники» и найдите нужного сотрудника
2. 2
   Перейдите по ссылке «См. также» → «Входящие справки о заработке»
3. 3
   Создайте документ и заполните реквизиты прежнего работодателя
4. 4
   Внесите суммы заработка и исключаемые дни по каждому году
5. 5
   Проведите документ и проверьте его появление в списке

Способ 2: ввод справки прямо из больничного листа

Если больничный уже создан, а справку принесли в момент расчёта, вводить её можно не выходя из документа. Откройте «Больничный лист» сотрудника, перейдите на вкладку «Оплата» (в некоторых релизах — «Главное» или «Расчёт среднего заработка»). Рядом с показателем среднего заработка есть ссылка, открывающая форму расчёта среднего.

В форме расчёта среднего заработка есть кнопка или ссылка «Добавить справку с предыдущего места работы» (в ЗУП 3.1 — ссылка «Ввести справку о заработке» рядом с таблицей заработка). По ней открывается тот же документ «Входящая справка о заработке», который после записи автоматически связывается с расчётом.

После ввода справки пересчитайте документ: суммы из справки добавятся к заработку расчётного периода, среднедневной заработок вырастет, и сумма пособия пересчитается. Убедитесь, что в таблице расчёта среднего появились строки с указанием прежнего работодателя — это признак того, что данные учтены.

Если больничный уже проведён и выплачен, после ввода справки документ нужно отменить проведение, пересчитать и провести заново, а разницу доплатить сотруднику отдельной ведомостью. В ЗУП 3.1 для этого удобно использовать механизм доначисления — программа сама создаст документ-исправление.

Как проверить, что данные попали в расчёт

После ввода справки обязательно убедитесь, что расчёт изменился. Откройте больничный лист и нажмите кнопку печати — форма «Расчёт среднего заработка» покажет помесячную или погодовую расшифровку: там должны быть строки с заработком у прежнего работодателя отдельно от заработка в вашей организации.

Сравните среднедневной заработок до и после ввода справки. Он должен увеличиться (либо остаться прежним, если заработок превысил предельную базу или пособие ограничено максимумом). Если сумма не изменилась — проверьте, проведён ли документ справки и совпадают ли годы в справке с расчётным периодом больничного.

Дополнительно проверьте, не сработали ли ограничения: пособие не может быть ниже расчёта из МРОТ и выше предельной величины среднедневного заработка. Программа отображает применённые ограничения в форме расчёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строки в печатной форме расчёта среднего

Норма

Есть отдельные строки с заработком прежнего работодателя

Тревожный признак

Виден только заработок текущей организации

Среднедневной заработок

Норма

Увеличился после ввода справки или ограничен максимумом

Тревожный признак

Не изменился при низком заработке в базе

Годы в справке

Норма

Совпадают с расчётным периодом больничного

Тревожный признак

Справка введена за годы вне расчётного периода

Особые ситуации: несколько работодателей и замена лет

Если сотрудник в расчётном периоде работал у нескольких работодателей, справки вносятся по каждому из них отдельными документами. Программа просуммирует заработок по всем справкам и текущему месту работы, применив общий лимит предельной базы за год.

Отдельный случай — замена лет расчётного периода. Если в одном или обоих расчётных годах сотрудница была в отпуске по беременности или по уходу за ребёнком, она вправе написать заявление о замене лет на предшествующие. В ЗУП замена выполняется в форме расчёта среднего заработка (флажок «Заменить годы»), и тогда справку нужно вводить уже за те годы, на которые произведена замена.

Для совместителей действует правило: пособие по месту работы рассчитывается из заработка у этого работодателя плюс заработок по справкам с других мест, где сотрудник уже не работает. Учтите это, чтобы не задвоить суммы, если сотрудник принёс справку от работодателя, у которого продолжает работать — такая справка в расчёт у вас не берётся.

Типичные ошибки при вводе справки

Самая неприятная ошибка — завышение пособия из-за двойного учёта. Если справка введена документом, вручную добавлять те же суммы в таблицу расчёта среднего не нужно. Переплату по больничному удержать с сотрудника сложно, а ФСС (СФР) может отказать в зачёте завышенной суммы.

Другая сторона риска — занижение: если сотрудник принёс справку после расчёта, а бухгалтер не сделал перерасчёт, сотрудник недополучает законную часть пособия. Заведите правило фиксировать дату получения справки и проверять ранее рассчитанные больничные.

Что делать, если справки нет

Если сотрудник не может получить справку 182н (прежний работодатель ликвидирован, находится в другом регионе), пособие рассчитывается только по имеющимся данным — из заработка в вашей организации или из МРОТ. При этом по заявлению сотрудника вы вправе направить запрос в Пенсионный фонд (ныне Социальный фонд России) о сведениях о заработке.

В ЗУП для этого предусмотрен документ «Запрос в ПФР о заработке» (раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или «Пособия» в зависимости от релиза). После получения ответа данные из него используются для перерасчёта пособия. Формально ввод ответа выполняется той же «Входящей справкой о заработке» с указанием, что данные получены из фонда.

Учтите, что перерасчёт по данным фонда выполняется за весь прошедший период, но не более чем за три года до дня обращения. Поэтому откладывать запрос надолго не стоит.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник принёс справку 182н до расчёта больничногоВведите «Входящую справку о заработке» из карточки сотрудника — данные подтянутся автоматически

Больничный уже рассчитан, справку принесли позжеВведите справку, отмените проведение больничного, пересчитайте и доплатите разницу

Справки нет, прежний работодатель недоступенРассчитайте пособие по имеющимся данным и направьте запрос о заработке в СФР по заявлению сотрудника

Сотрудник весь расчётный период работал у васСправка не нужна — средний заработок считается по начислениям в базе

Частые вопросы

Можно ли внести справку без документа, просто суммой в больничном?

Технически в форме расчёта среднего можно скорректировать суммы вручную, но правильный способ — документ «Входящая справка о заработке». Только он сохраняет реквизиты прежнего работодателя, исключаемые дни и позволяет обосновать расчёт при проверке фонда.

Нужно ли вводить справку, если сотрудник работает по совместительству у нас и ещё где-то?

Справку от работодателя, у которого сотрудник продолжает работать, в расчёт у вас не включают — он получит пособие там отдельно. Вносятся только справки от работодателей, у которых сотрудник уже не работает.

Что указывать в поле «исключаемые дни», если сотрудник не болел?

Оставьте ноль. Исключаемые дни заполняются только по периодам временной нетрудоспособности, отпусков по беременности и родам и по уходу за ребёнком — они перечислены в самой справке 182н.

Справка принесена через год после больничного — можно ли пересчитать?

Да, перерасчёт допускается, если с даты выплаты пособия прошло не более трёх лет. Введите справку, пересчитайте документ и доплатите разницу ближайшей выплатой.

Почему после ввода справки сумма пособия не выросла?

Проверьте три вещи: проведён ли документ справки, совпадают ли годы справки с расчётным периодом больничного и не сработало ли ограничение максимального среднедневного заработка. Также убедитесь, что больничный пересчитан после ввода справки, а не остался со старым расчётом.

Где в ЗУП посмотреть все введённые справки по сотруднику?

В карточке сотрудника по ссылке «См. также» → «Входящие справки о заработке» открывается список всех документов. Также их видно в журнале документов по пособиям с отбором по сотруднику.