Как вбить номенклатуру в 1С

Номенклатура — это базовый справочник 1С, в котором хранятся товары, материалы, услуги и работы. От корректности его заполнения зависит почти всё: проводки по бухгалтерскому и налоговому учёту, складские остатки, цены в документах продажи, корректность отчётности. Ошибки, допущенные при создании карточки, потом «всплывают» в виде неверных счетов учёта, незакрытых регистров и расхождений инвентаризации.

Процедура создания номенклатуры похожа в большинстве типовых конфигураций — «1С:Бухгалтерия 8», «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», «ERP». Отличаются в основном расположение меню и состав реквизитов. Ниже разобран ручной ввод карточки, настройка счетов учёта, массовая загрузка из файла и контроль результата.

Перед началом работы проверьте права доступа: пользователю должны быть доступны справочник «Номенклатура» и связанные объекты (единицы измерения, ставки НДС, счета учёта). Если часть полей не видна или недоступна для редактирования — это ограничение роли, а не ошибка программы.

Где находится справочник номенклатуры в разных конфигурациях

В «1С:Бухгалтерии 8.3» справочник открывается через раздел «Справочники» → «Номенклатура». В «Управлении торговлей 11» путь другой: «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» либо раздел «Закупки» / «Продажи» с переходом к списку товаров. В «1С:ERP» номенклатура находится в разделе «НСИ и администрирование» → «Номенклатура».

Если справочника нет в меню, воспользуйтесь поиском: в большинстве конфигураций работает строка поиска в правом верхнем углу или команда «Все функции» (открывается через главное меню при включённом режиме технического специалиста). В списке функций найдите «Номенклатура» в разделе «Справочники».

Создание карточки номенклатуры вручную

Откройте список номенклатуры и нажмите кнопку «Создать». В типовых конфигурациях программа может предложить выбрать вид номенклатуры до открытия карточки — от этого выбора зависит набор реквизитов и счета учёта по умолчанию. Если выбрали не тот вид, в большинстве конфигураций его можно сменить позже, но уже введённые документы это не перепишет.

Минимальный набор полей, который нужно заполнить:

• Наименование — рабочее название, которое видно в документах и отчётах;
• Полное наименование — печатное название для документов; если не заполнено, обычно подставляется рабочее;
• Вид номенклатуры — определяет тип (товар, услуга, материал) и настройки учёта;
• Единица измерения — шт., кг, м и т.д.; выбирается из классификатора единиц;
• Ставка НДС — влияет на налоговый учёт и печатные формы;
• Артикул и код — код часто формируется автоматически, артикул заполняется при необходимости.

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры (товар, услуга, материал)
3. 3
   Заполните наименование, единицу измерения и ставку НДС
4. 4
   Проверьте счета учёта на соответствующей закладке
5. 5
   Запишите карточку и проверьте её в тестовом документе

Виды номенклатуры и почему их нельзя выбирать наугад

Вид номенклатуры — это не просто группировка, а шаблон настроек. В «1С:Бухгалтерии» от вида зависят счета учёта по умолчанию: для товаров — счёт 41, для материалов — 10, для услуг — счета затрат. В торговых конфигурациях вид определяет тип номенклатуры, правила хранения, использование характеристик и серий.

Типичная ситуация: услугу завели как товар. В результате программа требует склад в документах реализации, позиция попадает в складские отчёты, а инвентаризация показывает фиктивные остатки. Обратная ошибка — товар заведён как услуга — приводит к тому, что продажа не списывает остатки со склада.

Сравнение вариантов

Товар

Учитывается на складе, списывается при продаже, участвует в инвентаризации. Подходит для всего, что физически хранится.

Материал

Списывается в производство или на затраты. Не предназначен для перепродажи.

Услуга

Не имеет складского учёта, реализуется актами. Не подходит для позиций с остатками.

Счета учёта и дополнительные реквизиты

В «1С:Бухгалтерии» счета учёта задаются либо в самой карточке (гиперссылка «Счета учёта»), либо централизованно через регистр «Счета учёта номенклатуры» — для вида номенклатуры или всей организации. Приоритет у более конкретной настройки: счёт в карточке важнее счёта вида, счёт вида важнее общего.

Проверьте как минимум три счета: счёт учёта остатков (10, 41, 43), счёт доходов от продажи (90.01) и счёт НДС (90.03). Если оставить настройки пустыми, при проведении документа программа либо подставит счета по умолчанию, либо выдаст ошибку «не заполнен счёт учёта» — зависит от конфигурации и релиза.

В торговых конфигурациях вместо бухгалтерских счетов настраиваются другие параметры: группа финансового учёта, правила ценообразования, использование характеристик (размеры, цвета) и серий. Если товар имеет модификации, включите характеристики на уровне вида номенклатуры до ввода остатков — перестроить учёт задним числом сложнее.

Массовая загрузка номенклатуры из Excel

Когда нужно вбить десятки или сотни позиций, ручной ввод неэффективен. В типовых конфигурациях есть встроенная обработка загрузки: в «Управлении торговлей 11» — «Загрузка данных из файла» (раздел «Закупки» или «НСИ и администрирование»), в «1С:Бухгалтерии» — аналогичная обработка через «Справочники» → «Номенклатура» → кнопка «Загрузить» (в свежих релизах) или внешние обработки.

Общий принцип одинаков: готовите файл Excel или таблицу с колонками (наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, цена), открываете обработку, вставляете или выбираете данные, сопоставляете колонки реквизитам справочника и запускаете загрузку. Программа показывает, какие строки будут созданы, а какие сопоставлены с существующими позициями.

Критичный момент — контроль дублей. Обработка обычно ищет совпадения по наименованию или артикулу, но если в базе «Гвоздь 5х120», а в файле «Гвоздь 5×120 мм», совпадение не найдётся и появится дубль. Перед загрузкой приведите файл к единому формату написания и проверьте первые 10–20 позиций вручную.

Как проверить, что номенклатура заведена правильно

Самый надёжный способ — создать тестовый документ. Для товара: документ поступления на склад, затем реализацию. Проверьте, что количество встало на остаток, при продаже списалось, а в проводках (кнопка «Дт/Кт» в «1С:Бухгалтерии») счета соответствуют ожиданиям. Для услуги достаточно документа реализации — склад в нём фигурировать не должен.

Дополнительно откройте отчёт по складским остаткам и карточку счёта учёта. Если позиция — товар, она должна быть видна в остатках; если услуга — её там быть не должно. Расхождение означает ошибку в виде номенклатуры или настройках счетов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проведение документа поступления

Норма

Документ проводится, остаток появляется на складе

Тревожный признак

Ошибка «не заполнен счёт учёта» или требование склада у услуги

Проводки по реализации

Норма

Счета 41/90.01/90.03 соответствуют настройкам

Тревожный признак

Пустые субконто или неожиданные счета

Складской отчёт

Норма

Товары видны, услуги отсутствуют

Тревожный признак

Услуга висит в остатках с нулевым количеством

Печатная форма

Норма

Полное наименование и ставка НДС корректны

Тревожный признак

Обрезанное название или неверный НДС

Частые вопросы

Можно ли изменить единицу измерения после ввода документов?

Технически в некоторых конфигурациях можно, но делать это небезопасно: уже проведённые документы хранят старую единицу и количество, поэтому отчёты до и после изменения будут несопоставимы. Корректный путь — создать новую позицию с нужной единицей и перенести остатки документом оприходования/списания.

Что делать, если в базе появились дубли номенклатуры?

Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» (в большинстве конфигураций — раздел «Администрирование»). Она находит похожие элементы и заменяет ссылки в документах на выбранный «правильный» элемент. Перед запуском сделайте копию базы, потому что объединение необратимо.

Обязательно ли заполнять артикул и штрихкод?

Нет, это необязательные реквизиты. Артикул удобен для поиска и обмена с поставщиками, штрихкод нужен при работе со сканером и маркировкой. Если торговля ведётся без сканирования, можно ограничиться наименованием.

Как вбить номенклатуру с характеристиками (размер, цвет)?

Сначала в виде номенклатуры включите использование характеристик, затем создайте карточку товара и на закладке «Характеристики» добавьте нужные варианты. В документах позиция выбирается вместе с характеристикой, и остатки ведутся по каждому варианту отдельно.

Почему при проведении документа ошибка «не заполнен счёт учёта»?

Значит, ни в карточке, ни в виде номенклатуры, ни в общих настройках не задан соответствующий счёт. Откройте регистр «Счета учёта номенклатуры» и задайте счета хотя бы для вида номенклатуры — это закроет проблему для всех позиций этого вида сразу.