Как создать организацию в 1С 8: пошаговое руководство

Карточка организации — базовый элемент любой конфигурации 1С 8: без неё невозможно оформить ни один документ, провести оплату или сформировать отчётность. Программа подставляет реквизиты организации в счета, накладные, акты и декларации автоматически, поэтому ошибка на этом этапе размножится по всем документам базы.

Создание организации занимает несколько минут, если под рукой есть выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, реквизиты расчётного счёта и данные о системе налогообложения. Основная сложность не в самом вводе, а в корректном заполнении взаимосвязанных блоков: учётной политики, банковских счетов и подписантов.

Инструкция ниже применима к типовым конфигурациям на платформе 1С:Предприятие 8.3 — «Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Управление нашей фирмой», «Зарплата и управление персоналом». Названия пунктов меню могут немного отличаться, но логика везде одинаковая.

Что подготовить перед созданием организации

Прежде чем открывать справочник, соберите исходные данные. Это избавит от ситуации, когда карточка заполнена наполовину, а документы уже начали вводить. Минимальный набор: полное и сокращённое наименование, ИНН, КПП (для юридических лиц), ОГРН, юридический и фактический адреса, данные руководителя.

Дополнительно понадобятся: реквизиты расчётного счёта (номер, БИК банка, корсчёт), система налогообложения (ОСНО, УСН и её вариант, патент), а для работодателей — регистрационные номера в СФР и ФНС. Если организация плательщик НДС, уточните, применяется ли раздельный учёт.

Где находится справочник организаций в разных конфигурациях

В «1С:Бухгалтерии 8» путь такой: раздел «Главное» → «Организации». В «1С:Управление торговлей 11» и «Управление нашей фирмой» справочник находится в «НСИ и администрирование» → «Организации» либо в разделе «Компания». В «Зарплате и управлении персоналом» — «Настройка» → «Организации».

Если база новая и пустая, многие конфигурации предлагают создать первую организацию через стартового помощника при первом запуске. Это удобно: помощник последовательно запросит основные реквизиты и сразу создаст учётную политику. Но проверить и дополнить карточку вручную всё равно придётся.

Создание карточки организации: пошаговый порядок

Откройте справочник организаций и нажмите кнопку «Создать». В типовых конфигурациях появится выбор вида организации: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. От этого выбора зависит набор полей: у ИП нет КПП и должности руководителя, зато есть свидетельство о регистрации физлица как предпринимателя.

Заполните поля последовательно. Самый быстрый способ — ввести ИНН и нажать кнопку автозаполнения (в «Бухгалтерии» она так и называется — «Заполнить по ИНН»): программа подтянет наименование, КПП, ОГРН и адрес из сервиса 1С:Контрагент при наличии действующей подписки ИТС. Без подписки данные вводятся вручную.

1. 1
   Откройте «Главное» → «Организации» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель
3. 3
   Введите ИНН и используйте автозаполнение либо внесите реквизиты вручную
4. 4
   Укажите адреса, контакты и данные руководителя
5. 5
   Добавьте банковский счёт по ссылке «Банковские счета»
6. 6
   Перейдите в «Учётная политика» и настройте её на текущий период
7. 7
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте карточку на полноту

Заполнение реквизитов и кодов

Помимо ИНН и КПП, в карточке есть блок кодов статистики: ОКПО, ОКВЭД, ОКАТО/ОКТМО. Они нужны для статотчётности и некоторых форм. ОКТМО критичен для платёжных поручений и деклараций — ошибка в нём приведёт к уточнениям платежей. Коды берите из уведомления Росстата или выписки.

Поле «Префикс» определяет, с каких символов будут начинаться номера документов этой организации. Если в базе работает несколько организаций, задайте каждой уникальный префикс — иначе возможны конфликты нумерации и путаница при синхронизации с другими программами.

Банковские счета и касса

Расчётный счёт добавляется из карточки организации по ссылке «Банковские счета» → «Создать». Укажите номер счёта и БИК — банк подставится из классификатора автоматически. Проверьте корреспондентский счёт: именно он попадёт в платёжные поручения, и ошибка в нём означает, что деньги уйдут не туда.

Если счётов несколько, один из них отметьте основным — он будет подставляться в документы по умолчанию. Касса организации в типовых конфигурациях обычно создаётся автоматически, но в торговых решениях кассы заводятся отдельно с привязкой к подразделениям.

Настройка учётной политики

Учётная политика создаётся по ссылке из карточки организации и привязывается к периоду. Укажите систему налогообложения, способ оценки МПЗ (по средней или ФИФО), порядок признания расходов. Для УСН дополнительно выберите объект налогообложения — «доходы» или «доходы минус расходы»: от этого зависят все налоговые расчёты.

Ключевой момент: учётная политика действует с начала указанного года. Если вы вводите данные задним числом, создайте политику с начала того года, с которого начинается учёт в программе. Изменение политики в середине года оформляется новой записью, а не правкой старой — иначе пересчитаются уже проведённые документы.

Подписанты, ответственные лица и печать

Данные руководителя и главного бухгалтера вводятся в блоке «Подписи» или «Ответственные лица». В «Бухгалтерии» подписанты привязываются к физическим лицам из соответствующего справочника, поэтому сначала создайте физлицо, затем назначьте его руководителем с указанием даты начала полномочий.

Эти данные попадают в печатные формы счетов, актов, приказов и доверенностей. Если директор сменился, добавьте новую запись с датой, а не перезаписывайте старую: документы прошлых периодов должны печататься с подписью того, кто реально занимал должность на момент их оформления.

Факсимиле и логотип для печатных форм загружаются в карточку организации как изображения. Это необязательно, но удобно для счетов и коммерческих предложений.

Частая ситуация: организацию завели, документы вводят, а в печатных формах пустая подпись. Причина почти всегда в том, что физлицо создано, но не назначено ответственным лицом с датой. Проверяйте блок подписантов сразу после создания карточки — через печатную форму любого счёта.

Если организаций несколько: особенности учёта

В одной информационной базе можно вести сколько угодно организаций — это стандартный сценарий для холдингов и бухгалтерий на аутсорсе. Каждая карточка независима: свои счета, учётная политика, подписанты и нумерация документов.

Обратите внимание на организации со взаимозависимостью: если между вашими компаниями идут операции, в «Бухгалтерии» есть механизм «Интеркампани», а в УНФ и УТ — документы передач между организациями. Для них важно, чтобы обе карточки были заполнены корректно и у каждой был свой префикс нумерации.

Способы заполнения карточки

Автозаполнение по ИНН

Быстро и без опечаток, но требует подписки ИТС и доступа в интернет

Ручной ввод

Работает всегда, но выше риск опечаток в адресе и кодах — сверяйте с выпиской

Стартовый помощник

Подходит для новой пустой базы, но заполняет только базовый минимум

Проверка результата и типичные ошибки

После сохранения карточки выполните контрольную проверку: создайте тестовый счёт покупателю или платёжное поручение и откройте печатную форму. Все реквизиты — наименование, ИНН, КПП, адрес, банк, подписант — должны подставиться корректно. Если какое-то поле пустое, вернитесь в карточку и заполните соответствующий блок.

Дополнительно проверьте, что организация доступна для выбора в документах и что учётная политика действует на нужную дату. Для этого откройте «Главное» → «Учётная политика» и убедитесь, что запись существует и её период покрывает текущую дату.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма счёта

Норма

Все реквизиты и подписант заполнены

Тревожный признак

Пустые поля адреса, банка или подписи

Учётная политика

Норма

Запись действует с нужного года, выбрана система налогообложения

Тревожный признак

Записи нет или период не покрывает дату документов

Банковский счёт

Норма

Счёт подставляется в платёжку, БИК и корсчёт верные

Тревожный признак

Счёт не выбирается или банк не найден по БИК

Частые вопросы

Можно ли создать организацию в 1С без подписки ИТС?

Да. Подписка ИТС нужна только для автозаполнения реквизитов по ИНН через сервис 1С:Контрагент. Без неё все данные вводятся вручную — на создание карточки и работу программы это не влияет.

Как добавить вторую организацию в ту же базу?

Точно так же: откройте справочник «Организации» и нажмите «Создать». Задайте новой организации отличный префикс нумерации документов, заведите её банковский счёт и учётную политику — настройки первой организации не наследуются автоматически.

Что делать, если организация сменила юридический адрес?

Не перезаписывайте адрес в карточке без даты. В типовых конфигурациях адреса хранятся с историей: откройте блок адресов, добавьте новое значение и укажите дату, с которой оно действует. Тогда документы прошлых периодов сохранят старый корректный адрес.

Почему в документах не подставляется созданная организация?

Чаще всего карточка не записана (нажмите «Записать и закрыть») либо в настройках пользователя задана другая основная организация. Проверьте раздел персональных настроек: там может быть установлена организация по умолчанию, которая и подставляется в новые документы.

Можно ли удалить ошибочно созданную организацию?

Если по ней нет ни одного документа — да, через «Удалить» или пометку на удаление с последующим удалением помеченных объектов. Если документы есть, удаление невозможно: пометьте карточку на удаление, чтобы она не мешала в списках, либо переименуйте её, добавив пометку «не используется».

Нужно ли создавать обособленные подразделения отдельными организациями?

Нет. Обособленные подразделения, не выделенные на отдельный баланс, заводятся в справочнике «Подразделения», а не как новые организации. Отдельной карточкой оформляется только самостоятельное юридическое лицо или филиал, выделенный на отдельный баланс, если конфигурация это поддерживает.