Справочники и Данные · 11 мин
Как правильно забивать товар в 1С
Как правильно заводить товар в 1С: карточка номенклатуры, характеристики, штрихкоды, цены и единицы измерения. Пошаговая инструкция и типичные ошибки.
Корректное заполнение номенклатуры — фундамент всего учёта в 1С. От того, как заведён товар, зависят правильность остатков на складе, себестоимость в отчётах, печать ценников и работа со штрихкодами на кассе. Ошибки на этапе создания карточки товара потом приходится исправлять через перепроведение документов и корректировку регистров, что занимает в разы больше времени, чем аккуратный ввод с первого раза.
Порядок действий немного различается между конфигурациями — Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP и Розница имеют похожую, но не идентичную логику. Ниже разобран универсальный подход, который работает в типовых конфигурациях на управляемых формах, с указанием различий там, где они существенны.
Что подготовить перед заведением товара
Прежде чем создавать первую карточку, проверьте базовые настройки справочников. В разделе «НСИ и администрирование» (в УТ 11 и ERP) или в настройках параметров учёта убедитесь, что включены нужные опции: характеристики номенклатуры, упаковки, серии, несколько складов — если вы планируете их использовать. Включить опцию позже можно, но часть данных придётся дозаполнять вручную.
Определите структуру групп номенклатуры заранее. Папки вида «Обувь → Женская → Ботинки» упрощают поиск, а также позволяют настраивать отчёты и права доступа по группам. Не создавайте слишком глубокую иерархию — трёх уровней обычно достаточно, а избыточная вложенность замедляет работу менеджеров.
Проверьте классификатор единиц измерения (ОКЕИ). Базовые единицы — штука, килограмм, метр, литр — обычно уже есть в типовой поставке. Если торгуете коробами и упаковками, они настраиваются отдельно на уровне карточки товара или вида номенклатуры.
Создание карточки номенклатуры: пошагово
Откройте раздел «НСИ и администрирование → Номенклатура» (в УТ 11) или «Справочники → Номенклатура» (в Бухгалтерии предприятия) и нажмите «Создать». Заполните обязательные поля: рабочее наименование, вид номенклатуры, единицу измерения. Рабочее наименование — это то, что видят пользователи в документах; наименование для печати формируется автоматически, но его можно отредактировать.
Выбор вида номенклатуры — ключевой шаг. Вид определяет тип учёта: товар, услуга, работа, набор. Для товара, который хранится на складе и перепродаётся, выбирайте тип «Товар». Услуги не имеют складского учёта, и если ошибочно завести товар как услугу, он не попадёт в остатки.
- 1Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид номенклатуры с типом «Товар»
- 3Заполните наименование и наименование для печати
- 4Укажите единицу измерения и ставку НДС
- 5При необходимости включите характеристики и добавьте их варианты
- 6Внесите штрихкод и упаковки
- 7Установите цены через документ «Установка цен номенклатуры»
- 8Проверьте товар в тестовом документе поступления
Ставка НДС задаётся в карточке и подставляется в документы по умолчанию. Если товар облагается по льготной ставке или без НДС, укажите это сразу — иначе в каждом документе придётся исправлять вручную, а ошибка в НДС влияет на отчётность.
Характеристики, серии и упаковки
Когда нужны характеристики
Характеристики используются, когда один товар существует в нескольких вариантах: размер, цвет, объём. Вместо создания отдельных карточек «Футболка белая 46» и «Футболка белая 48» создаётся одна номенклатура «Футболка» с характеристиками «Белый / 46», «Белый / 48». Это уменьшает размер справочника и упрощает аналитику по товарной группе.
Характеристики включаются на уровне вида номенклатуры: в карточке вида установите режим «Индивидуальные для номенклатуры» или «Общие для вида». Индивидуальные удобны, когда набор вариантов у каждого товара свой; общие — когда вся группа использует один список, например единую размерную сетку.
Серии и сроки годности
Серии нужны для товаров с учётом по партиям: продукты питания, косметика, лекарства, товары с номерами партий. Учёт по сериям включается в виде номенклатуры и требует дисциплины: каждое поступление и продажа должны указывать серию. Если серии включены, но сотрудники их не заполняют, остатки «зависают» и отчёты показывают расхождения.
Упаковки и единицы измерения
Если товар приходит коробами, а продаётся поштучно, настройте упаковки: базовая единица «шт», упаковка «короб (12 шт)». В документах поступления можно будет указывать короба, а остатки и продажи будут вестись в штуках с автоматическим пересчётом. Коэффициент упаковки должен быть точным — ошибка в нём искажает остатки кратно.
Штрихкоды и работа со сканером
Штрихкод вносится в карточку товара на закладке или через команду «Штрихкоды» (в зависимости от конфигурации). Если у товара есть заводской EAN-13 — внесите его, не создавая внутренний: касса и сканер будут находить товар по оригинальному коду с упаковки.
Для товара без заводского штрихкода 1С может сгенерировать внутренний код (обычно с префиксом 2xx). Внутренние коды печатаются на этикетках через обработку «Печать этикеток и ценников». Для весового товара настраивается отдельный префикс и выгрузка в весы с печатью этикеток.
Для товара с характеристиками штрихкод привязывается к конкретной комбинации «номенклатура + характеристика + упаковка». Проверьте, что каждый вариант имеет свой код, иначе на кассе будет подставляться не тот размер или цвет.
Как проверить результат
Сканер находит товар в документе продажи с первого считывания
Товар не находится или подставляется другая позиция
Отчёт «Остатки товаров на складах» показывает верное количество
Остатки дублируются или уходят в минус
Цена подставляется автоматически по виду цен
Цена нулевая или требует ручного ввода каждый раз
Установка цен на товар
Цена в карточке номенклатуры не хранится напрямую — она фиксируется документом «Установка цен номенклатуры» (в УТ 11, ERP, Рознице) или регистром цен (в Бухгалтерии). Создайте документ, выберите вид цен (закупочная, розничная, оптовая), добавьте товары и укажите значения. Цена действует с даты документа.
Настройте виды цен заранее: например, «Розничная» с наценкой от закупочной. В УТ 11 доступен расчёт цен по формулам — процент наценки от другого вида цен. Это удобно при массовом обновлении: меняете закупочную, розничная пересчитывается по правилу.
Признак правильной настройки: при создании документа продажи цена подставляется автоматически. Если поле цены пустое — либо не установлена цена на текущую дату, либо в соглашении с клиентом указан другой вид цен, по которому цена не задана.
Массовый ввод и загрузка из Excel
Когда товаров десятки или сотни, ручной ввод неэффективен. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» или встроенный помощник загрузки номенклатуры из файла. Подготовьте Excel-файл с колонками: наименование, артикул, штрихкод, единица измерения, цена.
Перед загрузкой сделайте копию базы или загрузите сначала 5–10 строк и проверьте результат. Частая проблема — дубли: если в файле товар встречается дважды с разным написанием наименования, создадутся две карточки. Включите в обработке поиск по артикулу или штрихкоду, чтобы существующие позиции обновлялись, а не дублировались.
Альтернатива — обмен с сайтом или поставщиком через CommerceML/CSV. Для регулярных загрузок это надёжнее ручного копирования, но требует первичной настройки соответствия полей.
Способы заведения товара
Подходит для единичных позиций и нестандартных товаров; медленно при большом ассортименте
Оптимально для первичного наполнения базы; требует подготовленного файла и проверки дублей
Подходит для регулярных обновлений каталога; требует настройки и контроля соответствия полей
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — дубли номенклатуры. Один и тот же товар заводится дважды с разным написанием («Кофе Арабика 1кг» и «Кофе арабика, 1 кг»), остатки расползаются, и отчёты становятся недостоверными. Перед созданием новой карточки ищите по артикулу и штрихкоду. Для поиска существующих дублей используйте обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе администрирования.
Вторая группа ошибок — неверный вид номенклатуры и единицы измерения. Товар, заведённый как услуга, не попадает на склад; неверная единица измерения ломает пересчёт в документах. Исправление возможно, пока по позиции нет движений; после этого потребуется помощь специалиста по 1С.
Третья группа — работа с ценами в обход документа установки цен. Если менеджеры правят цену прямо в реализации, в базе нет единой истории цен, и анализ маржинальности становится невозможным. Закройте права на ручное изменение цен в документах для рядовых пользователей, если конфигурация это позволяет.
Что важно запомнить
Сначала настройте виды номенклатуры, единицы измерения и виды цен, затем заводите товары. Проверяйте каждую новую позицию в тестовом документе. Избегайте дублей, не включайте лишние опции учёта и фиксируйте цены только через документ установки цен.
Частые вопросы
Можно ли изменить вид номенклатуры у товара, по которому уже есть документы?
Штатно — нет, если новый вид отличается по настройкам учёта (характеристики, серии, тип). Безопасный путь: создать новую карточку с правильным видом, переместить остатки документом «Перемещение товаров» или оприходованием/списанием и пометить старую карточку на удаление после закрытия периода.
Как найти и объединить дубли товаров?
Используйте типовую обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование → Обслуживание»). Она ищет совпадения по наименованию, артикулу, штрихкоду и позволяет заменить все ссылки на один элемент с автоматической перепривязкой документов. Перед запуском сделайте резервную копию базы.
Почему цена не подставляется в документ продажи?
Проверьте три вещи: есть ли документ «Установка цен номенклатуры» с датой не позже даты продажи; совпадает ли вид цен в установке с видом цен в соглашении или документе; не установлена ли цена на другую характеристику или упаковку. Чаще всего проблема в несовпадении вида цен.
Нужно ли заводить отдельную карточку для каждого размера одежды?
Нет, если конфигурация поддерживает характеристики. Создайте одну карточку и включите характеристики «размер» и «цвет» в виде номенклатуры. Отдельные карточки оправданы только если размеры имеют разные артикулы поставщика, цены или условия хранения.
Как завести товар, которого ещё нет в наличии, но он уже в заказе поставщику?
Карточку номенклатуры создавайте сразу — наличие остатка для этого не требуется. Товар появится на складе только после проведения документа поступления. Заказ поставщику можно оформить сразу после создания карточки.
Что делать, если по ошибке провели поступление не на ту карточку?
Если ошибка в текущем периоде — распроведите документ, исправьте позицию и проведите заново. Если период закрыт, оформите корректировку поступления или документы списания/оприходования с указанием причины. Не правьте движения документа вручную через регистры — это нарушает целостность учёта.