Справочники и Данные · 10 мин
Как перенести справочники из СБИС в 1С
Перенос справочников контрагентов, номенклатуры и цен из СБИС в 1С через Excel и XML: пошаговая инструкция, обработка дублей, проверка результата и типичные ошибки.
Перенос справочников — первый этап миграции с СБИС на 1С. Без контрагентов, номенклатуры, складов и единиц измерения невозможно вести документы: накладные, счета и акты создаются только на основе заполненных справочников. Поэтому справочники переносят до документов и остатков, а не после.
Универсального штатного механизма «СБИС → 1С» не существует, поэтому перенос выполняется через промежуточные файлы: Excel, CSV или XML. СБИС позволяет выгрузить основные справочники в табличном виде, а на стороне 1С данные загружаются типовой обработкой «Загрузка данных из табличного документа» (в конфигурациях на управляемых формах) или через «Универсальный обмен данными в формате XML» для Enterprise Data.
Объём и сложность работы зависят от количества справочников и качества исходных данных. Если в СБИС номенклатура велась с дублями, без артикулов и с произвольными наименованиями, сначала потребуется чистка — иначе все проблемы переедут в 1С вместе с данными.
Какие справочники нужно переносить и в каком порядке
Переносят не всё подряд, а только то, что реально используется в учёте. Стандартный минимальный набор: контрагенты, договоры, номенклатура, единицы измерения, склады, банковские счета, сотрудники (если кадровый учёт вёлся в СБИС). Цены и штрихкоды обычно переносят отдельными этапами после загрузки номенклатуры.
Порядок загрузки важен из-за связей между объектами. Сначала загружают независимые справочники: единицы измерения, склады, валюты. Затем контрагентов, после них — договоры и банковские счета (они ссылаются на контрагентов). Номенклатуру загружают после единиц измерения, а цены и штрихкоды — в последнюю очередь, поскольку они привязываются к уже созданным элементам номенклатуры.
Если справочник в СБИС содержит устаревшие или неиспользуемые записи, имеет смысл переносить только актуальные позиции. Архивные контрагенты и снятая с продажи номенклатура обычно не нужны в новой базе и только замедляют работу.
Выгрузка справочников из СБИС
В СБИС справочники выгружаются через печатные формы и механизм экспорта списков. Для контрагентов откройте раздел «Компании» (или «Контрагенты»), настройте отображение нужных колонок — наименование, ИНН, КПП, адрес, телефон, email — и используйте команду экспорта списка в Excel. Аналогично выгружается номенклатура из раздела «Каталог»: наименование, артикул, единица измерения, цена, штрихкод, группа.
Перед выгрузкой выведите в список максимум колонок: то, что не попало в файл, придётся добивать вручную. Особенно важны ключевые поля для поиска дублей — ИНН у контрагентов и артикул или штрихкод у номенклатуры.
Сохраните файлы в формате XLSX или CSV. Проверьте, что в файле нет объединённых ячеек, многострочных шапок и итоговых строк внизу — обработка загрузки в 1С воспринимает каждую строку как отдельный элемент, и служебные строки превратятся в «мусорные» элементы справочника.
Подготовка файла: чистка дублей и нормализация данных
Это самый недооценённый этап. В СБИС справочники часто ведутся годами без контроля: один и тот же контрагент заведён трижды с разными написаниями, у номенклатуры пустые артикулы, единицы измерения указаны текстом в произвольной форме. Если загрузить это как есть, в 1С появятся дубли, которые потом испортят отчёты и документы.
Минимальная подготовка в Excel: удалите пустые строки и строки-итоги, приведите наименования к единому виду, проверьте ИНН на дубли через условное форматирование или «Условное форматирование → Правила выделения ячеек → Повторяющиеся значения». Для номенклатуры убедитесь, что у каждой позиции заполнена единица измерения и она совпадает по написанию с классификатором единиц в 1С (шт, кг, м и т.д.).
Телефоны и адреса желательно разнести по отдельным колонкам, если в СБИС они хранились одной строкой. В 1С контактная информация структурирована: отдельно телефон, отдельно email, отдельно юридический и фактический адрес.
Загрузка в 1С через обработку «Загрузка данных из табличного документа»
В конфигурациях на управляемых формах (1С:Бухгалтерия 8, Управление торговлей 11, ERP, УНФ) есть встроенная обработка загрузки из Excel. Обычно она находится в разделе «Администрирование» или прямо в списке справочника: например, в 1С:Бухгалтерии — «Справочники → Номенклатура → Загрузить из Excel» либо через «Все функции → Обработки». В некоторых конфигурациях обработку нужно открыть через «Файл → Открыть», если она поставляется на диске ИТС.
Общий порядок действий одинаковый: откройте обработку, укажите файл, выберите вид загружаемого справочника, настройте соответствие колонок реквизитам 1С. Колонку «ИНН» сопоставьте реквизиту «ИНН», «Наименование» — «Наименованию» и так далее. Для колонок, которым нет соответствия, либо задайте значение по умолчанию, либо пропустите.
Обратите внимание на режим поиска существующих элементов. По умолчанию поиск обычно идёт по наименованию — это ненадёжно. Для контрагентов настройте поиск по ИНН (или ИНН+КПП), для номенклатуры — по артикулу или штрихкоду. Тогда повторная загрузка не создаст дубли, а обновит существующие элементы.
- 1Сделайте резервную копию базы 1С
- 2Выгрузите номенклатуру из СБИС в Excel со всеми нужными колонками
- 3Почистите файл: дубли, пустые строки, итоговые строки, единое написание единиц измерения
- 4Откройте в 1С обработку загрузки из табличного документа и укажите файл
- 5Сопоставьте колонки реквизитам справочника, настройте поиск по артикулу
- 6Загрузите сначала 10–20 строк в тестовом режиме и проверьте результат
- 7Загрузите полный файл и сверьте количество созданных элементов с количеством строк в файле
Альтернатива: обмен через XML и Enterprise Data
Если объём данных большой или перенос регулярный (например, временная параллельная работа в двух системах), табличная загрузка неудобна. В этом случае используют обмен в формате Enterprise Data (ED) — универсальный XML-формат фирмы «1С». Для него пишется или настраивается конвертер, который преобразует выгрузку СБИС в XML нужной структуры, а в 1С данные принимаются штатной обработкой «Универсальный обмен данными в формате XML».
Этот путь требует участия специалиста: нужно описать правила конвертации, сопоставить поля и типы данных. Зато он позволяет переносить не только простые реквизиты, но и табличные части, иерархию групп, дополнительные реквизиты и сведения, которые через Excel передаются с трудом.
Сравнение способов переноса
Подходит для разового переноса простых справочников. Не требует программиста, но ограничена плоской структурой данных и чувствительна к качеству файла
Подходит для больших объёмов и сложных структур. Требует настройки правил конвертации и участия специалиста 1С
Оправдан только при малом количестве записей (десятки позиций) или когда исходные данные настолько грязные, что проще завести заново
Проверка результата после загрузки
После загрузки сверьте количество элементов в справочнике 1С с количеством строк в исходном файле — они должны совпадать за вычетом осознанно исключённых записей. Затем откройте несколько случайных элементов и проверьте, что реквизиты попали в правильные поля: ИНН не оказался в поле адреса, цена — в артикуле.
Проверьте связи: у договоров заполнен владелец-контрагент, у номенклатуры — единица измерения и группа. Создайте тестовый документ (например, поступление товаров) с загруженным контрагентом и номенклатурой — это быстрый способ убедиться, что справочники пригодны для работы, а не просто «лежат в базе».
Как проверить результат
Совпадает с числом строк исходного файла за вычетом исключённых
Элементов больше (дубли) или меньше (часть строк не загрузилась)
ИНН, адреса, артикулы стоят в своих полях
Данные смещены — колонки сопоставлены неверно
Один ИНН — один контрагент
Несколько элементов с одинаковым ИНН
Проводится, все поля подставляются
Не заполняются реквизиты, ошибки при проведении
Когда перенос лучше доверить специалисту
Самостоятельная загрузка оправдана при простых плоских справочниках и объёме до нескольких тысяч записей. Признаки того, что нужен специалист 1С: иерархические справочники со сложной структурой групп, дополнительные реквизиты и сведения, перенос цен и остатков вместе со справочниками, необходимость регулярного обмена между СБИС и 1С, объёмы в десятки тысяч позиций.
Частые вопросы
Можно ли перенести справочники из СБИС в 1С напрямую, без файлов?
Штатной прямой интеграции между СБИС и 1С для справочников нет. Стандартный путь — выгрузка из СБИС в Excel/CSV и загрузка в 1С обработкой. Для регулярного обмена разрабатывают интеграцию через API СБИС, но это уже проект для программиста.
Что делать, если в 1С нет обработки загрузки из Excel?
В большинстве типовых конфигураций на управляемых формах она встроена, но может быть скрыта: поищите через «Все функции → Обработки» или кнопку загрузки в списке справочника. Для старых конфигураций на обычных формах используется обработка «Загрузка данных из табличного документа» с диска ИТС.
Как не создать дублей при повторной загрузке?
Настройте в обработке поиск существующих элементов по уникальному ключу: для контрагентов — по ИНН и КПП, для номенклатуры — по артикулу или штрихкоду. Поиск по наименованию ненадёжен, так как написания в СБИС и 1С могут отличаться.
Переносятся ли цены и остатки вместе с номенклатурой?
Нет, это отдельные этапы. Цены загружаются документом «Установка цен номенклатуры» или через ту же обработку загрузки, остатки — документами ввода начальных остатков. Сначала должна быть загружена сама номенклатура, к которой привязываются цены и остатки.
Сколько времени занимает перенос справочников?
Зависит от объёма и состояния данных. Чистые справочники на несколько тысяч позиций реально перенести за один рабочий день вместе с проверкой. Большую часть времени обычно занимает не сама загрузка, а чистка дублей и нормализация исходных файлов.
Можно ли загрузить контактную информацию контрагентов из Excel?
Да, обработка загрузки позволяет заполнять контактную информацию (телефоны, email, адреса), но для этого данные в файле должны быть разнесены по отдельным колонкам, а в настройках сопоставления указан вид контактной информации для каждой колонки.
Что важно запомнить
Перенос справочников из СБИС в 1С выполняется через выгрузку в Excel и загрузку типовой обработкой, либо через XML-обмен для больших объёмов. Ключевые условия успеха: резервная копия перед загрузкой, чистка дублей в исходном файле, правильный порядок загрузки (сначала независимые справочники, потом связанные), поиск элементов по ИНН или артикулу и обязательная проверка результата на тестовом документе.