Справочники и Данные · 9 мин
Как завести новый договор в 1С
Как завести новый договор в 1С: создание карточки договора с контрагентом, выбор вида, валюты, счетов учета и проверка результата в типовых конфигурациях.
Договор в 1С — это элемент справочника, который связывает контрагента с условиями расчетов: валютой, видом договора, счетами учета и порядком оплаты. Без корректно заведенного договора невозможно оформить реализацию, поступление, акт или счет-фактуру — программа либо не даст провести документ, либо подставит неверные данные в учет.
В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:ERP) логика создания договора одинакова: сначала заводится контрагент, затем в его карточке создается договор с нужными параметрами. Отличия касаются в основном названий кнопок и набора реквизитов.
Ниже разобран пошаговый порядок заведения договора, выбор вида и валюты, настройка счетов учета, а также типичные ошибки, из-за которых договор «не виден» в документах или проводки формируются неверно.
Где находится справочник договоров
Договоры в 1С подчинены контрагентам: у каждого контрагента может быть несколько договоров, но договор не существует без контрагента. Поэтому путь к справочнику всегда начинается со справочника «Контрагенты» (раздел «Справочники» или «Покупки»/«Продажи» в зависимости от конфигурации).
Открыть список договоров можно двумя способами:
- через карточку контрагента — ссылка «Договоры» или одноименная вкладка;
- через общий список — раздел «Справочники» → «Договоры контрагентов» (в некоторых конфигурациях пункт называется «Договоры»).
Если контрагента еще нет в базе, его нужно создать первым. При создании контрагента в типовых конфигурациях часто автоматически формируется договор «с покупателем» или «с поставщиком» с наименованием по умолчанию — его можно отредактировать, а не создавать новый.
Создание договора пошагово
Рассмотрим стандартный сценарий на примере 1С:Бухгалтерии 8. В других конфигурациях последовательность аналогична, отличаются только названия кнопок.
- 1Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и найдите нужного контрагента
- 2В карточке контрагента перейдите по ссылке «Договоры» и нажмите «Создать»
- 3Заполните вид договора, наименование, организацию и валюту расчетов
- 4Укажите номер и дату договора, при необходимости — счета учета и срок оплаты
- 5Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что договор выбирается в тестовом документе
Наименование договора формируется автоматически из вида, номера и даты, но его можно изменить вручную. Практичный формат — «Поставка № 15 от 12.03», чтобы в документах было сразу понятно, о каком договоре идет речь, особенно когда с одним контрагентом заключено несколько договоров.
Поле «Организация» обязательно, если в базе ведется учет по нескольким юрлицам. Договор привязывается к конкретной организации, и в документах другой организации он не отобразится — это частая причина вопроса «почему договор не подставляется».
Выбор вида договора
Вид договора определяет, в каких документах он будет доступен и какие счета учета подставятся по умолчанию. Ошибка в виде — одна из главных причин, почему договор «не виден» при оформлении реализации или поступления.
| Вид договора | Когда используется | Типовые документы |
|---|---|---|
| С покупателем | Продажа товаров, работ, услуг | Реализация, счет покупателю, акт |
| С поставщиком | Закупка товаров и услуг | Поступление, счет поставщика |
| С комиссионером / агентом | Передача товара на комиссию, агентские схемы | Передача на комиссию, отчет комиссионера |
| С комитентом / принципалом | Реализация товара комитента | Отчет комитенту |
| Прочее | Депозиты, кредиты, аренда и иные расчеты | Операции, платежные документы |
Если деятельность облагается НДС по-разному (например, есть операции по ставке 0% или без НДС), по одному контрагенту обычно заводят отдельные договоры под разные налоговые режимы — так проще контролировать учет и формировать декларацию.
Валюта, номер, дата и срок оплаты
Валюта расчетов задает, в чем будут оформляться документы по договору. Для рублевых расчетов выбирается RUB, для валютных — соответствующая валюта, при этом программа автоматически начнет вести курсовые разницы. Смена валюты после проведения документов приведет к некорректным данным, поэтому проверьте этот реквизит до начала работы.
Номер и дата договора используются в печатных формах счетов, актов и УПД. Если номер не заполнен, в документах может выводиться пустая строка или наименование по умолчанию — для первичных документов это замечание при проверке.
Срок оплаты (в днях) влияет на автоматический расчет даты оплаты в счетах и на отчеты по дебиторской и кредиторской задолженности. Заполните его, если планируете контролировать просрочки по договору.
Счета учета и налоговые параметры
В карточке договора можно переопределить счета расчетов: например, вместо стандартных 62.01/62.02 использовать счета для расчетов в валюте или с комиссионерами. Если поля не заполнять, программа берет счета из настроек по умолчанию для вида договора.
Для договоров с особыми условиями проверьте дополнительные параметры: признак агентского договора, порядок регистрации счетов-фактур по авансам, расчеты в условных единицах. Эти настройки напрямую влияют на книгу покупок и книгу продаж.
Проверка результата и частые проблемы
После записи договора убедитесь, что он корректно работает в документах. Создайте черновик реализации или поступления (проводить не обязательно), выберите контрагента и проверьте, что нужный договор доступен в списке выбора и подставляется автоматически.
Как проверить результат
Договор виден и подставляется при выборе контрагента
Договора нет в списке — проверьте вид договора и организацию
Подставились ожидаемые счета расчетов
Счета не соответствуют — проверьте настройки в карточке договора
Номер и дата договора выводятся корректно
Поля пустые — заполните номер и дату в карточке договора
Если договор не отображается в документе, проверьте три вещи: совпадает ли вид договора с типом документа, та ли организация указана в договоре и документе, не помечен ли договор на удаление. Эти три причины покрывают подавляющее большинство случаев.
Особые сценарии
Несколько договоров с одним контрагентом
Когда с контрагентом несколько действующих договоров, задайте один из них основным — он будет подставляться в документы автоматически. В 1С:Бухгалтерии для этого в списке договоров есть команда установки основного договора. Остальные договоры выбираются вручную в каждом документе.
Договор в валюте или условных единицах
Для валютного договора дополнительно проверьте, что валюта загружена в справочник валют и курсы обновляются. При расчетах в у.е. включите соответствующий признак в договоре, чтобы программа корректно пересчитывала рублевую сумму по курсу на дату оплаты и отгрузки.
Автоматическое создание договора при загрузке документов
При обмене с банком-клиентом или загрузке документов из других систем 1С может создавать договоры автоматически с наименованием по умолчанию. Периодически проверяйте список договоров на такие «автоматические» элементы и приводите их к единому формату, иначе справочник быстро засоряется дублями.
Что важно запомнить
Договор создается из карточки контрагента: вид, организация и валюта — ключевые реквизиты, которые определяют доступность договора в документах. После проведения документов эти параметры не меняют, а заводят новый договор. Проверка — выбор договора в черновике документа и контроль счетов учета.
Частые вопросы
Почему договор не отображается в документе реализации?
Чаще всего вид договора не соответствует документу (например, заведен «с поставщиком», а оформляется продажа) либо в договоре указана другая организация. Также проверьте, что договор не помечен на удаление.
Можно ли изменить вид договора после проведения документов?
Технически программа может позволить, но делать этого не стоит: уже сформированные проводки и регистры не пересчитаются, возникнут расхождения. Правильный путь — создать новый договор с нужным видом и оформлять дальнейшие операции по нему.
Обязательно ли заполнять номер и дату договора?
Для проведения документов — нет, но без номера и даты печатные формы счетов, актов и УПД будут содержать пустые или некорректные реквизиты договора, что вызовет вопросы у контрагентов и при проверках.
Как закрыть договор, по которому расчеты завершены?
В типовых конфигурациях договор можно пометить как недействительный или исключить из активного использования (в зависимости от версии — флаг в карточке или пометка на удаление). Перед этим убедитесь, что по договору нет остатков взаиморасчетов в отчете «Анализ субконто» или «Задолженность покупателей».
Что делать, если по одному контрагенту скопилось много дублей договоров?
Определите действующие договоры, по которым есть остатки и движения, установите основной, а лишние пометьте на удаление после проверки, что по ним нет незакрытых расчетов. Для поиска дублей удобно отсортировать список договоров по наименованию внутри карточки контрагента.