Как ввести номенклатуру в 1С 8

Номенклатура — это базовый справочник в любой конфигурации 1С 8, без которого невозможно оформить ни один документ: ни поступление товаров, ни реализацию, ни счёт на оплату. Прежде чем проводить первую накладную, нужно завести карточки товаров, услуг или материалов и правильно заполнить их реквизиты.

Работа с номенклатурой в типовых конфигурациях (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия 3.0) устроена похожим образом: есть справочник «Номенклатура», карточка элемента с набором реквизитов и связанные механизмы — единицы измерения, цены, характеристики, серии. Отличия касаются в основном состава полей и названий разделов.

Ошибки на этапе ввода номенклатуры дорого обходятся: дубли позиций засоряют отчёты, неверный вид номенклатуры ломает проводки и расчёт себестоимости, а неправильная ставка НДС приводит к расхождениям в декларациях. Поэтому справочник стоит заполнять осознанно, а не «лишь бы быстрее».

Где находится справочник номенклатуры

В Управлении торговлей 11 и ERP справочник открывается через раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» или через раздел «Закупки» / «Продажи» → «Номенклатура». В Бухгалтерии предприятия 3.0 путь короче: раздел «Справочники» → «Номенклатура».

Перед массовым заведением позиций полезно проверить настройки учёта: включены ли характеристики, серии, упаковки. Эти опции находятся в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура». Если включить их после того, как часть товаров уже заведена и по ним есть движения, дорабатывать карточки придётся вручную.

Если у вас нет прав на добавление элементов (кнопка «Создать» неактивна), обратитесь к администратору — нужны права на редактирование справочника. В типовых конфигурациях это роли «Добавление и изменение базовой нормативно-справочной информации» или профиль менеджера по закупкам/продажам.

Создание карточки номенклатуры вручную

Откройте справочник и нажмите «Создать». В типовых конфигурациях программа может предложить выбрать вид номенклатуры сразу — от него зависит набор полей карточки и счета учёта. Заполните обязательные реквизиты:

• Наименование — рабочее название, которое будет видно в документах и отчётах. Формулируйте единообразно: например, «Кабель ВВГнг 3х2,5», а не «кабель 3х2.5 ввг».
• Наименование для печати — полное название для документов, часто с характеристиками и ГОСТом.
• Артикул — внутренний код товара, удобен для поиска и сверки с прайсами поставщиков.
• Единица измерения — выбирается из классификатора (штуки, килограммы, метры и т.д.).
• Ставка НДС — влияет на налоговые документы, проверяйте особенно внимательно.

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Карточка сохранится, и позицию можно будет подбирать в документы. Если товар учитывается по характеристикам (размеры, цвета), сначала включите эту опцию в карточке, а затем заведите характеристики по ссылке в форме элемента.

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» через раздел «НСИ и администрирование» или «Справочники»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите вид номенклатуры (товар, услуга, материал)
3. 3
   Заполните наименование, артикул, единицу измерения и ставку НДС
4. 4
   При необходимости включите характеристики, серии или упаковки
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте позицию в списке справочника

Виды номенклатуры и зачем они нужны

Вид номенклатуры — это не просто группировка, а настройка, определяющая поведение позиции в учёте. В Управлении торговлей вид задаёт тип (товар, услуга, работа), шаблон наименования, настройки серий и характеристик. В Бухгалтерии 3.0 за видом номенклатуры закрепляются счета учёта: счёт запасов, счёт доходов, счёт НДС.

Типичная ошибка новичков — заводить всё в один вид «Товары», включая услуги. В результате услуга попадает в складские отчёты, а в бухгалтерии проводки формируются неверно. Потратьте десять минут на создание нужных видов до начала ввода позиций: «Товары на складе», «Услуги», «Материалы», «Комплектующие».

Сменить вид у уже используемой позиции можно, но с осторожностью: если по ней есть проведённые документы, счета учёта в старых документах не перезапишутся автоматически, и отчётность за прошлые периоды останется прежней.

Загрузка номенклатуры из Excel и прайсов

Когда позиций десятки или сотни, ручной ввод нерационален. В Управлении торговле 11 есть встроенная обработка «Загрузка данных из файла» (кнопка в списке справочника или раздел «Закупки» → «Сервис»). Она принимает файлы Excel и CSV: вы сопоставляете колонки файла реквизитам справочника и загружаете данные пакетом.

Порядок работы такой: подготовьте файл с колонками «Наименование», «Артикул», «Единица измерения», «Цена»; откройте обработку загрузки; укажите файл; сопоставьте колонки реквизитам; запустите загрузку и проверьте протокол. Строки с ошибками (не найдена единица измерения, дубль артикула) обработка покажет отдельно — их нужно исправить и загрузить повторно.

В Бухгалтерии 3.0 аналогичная функция называется «Загрузка данных из табличного документа» и находится в списке номенклатуры по кнопке «Ещё». Для нестандартных конфигураций существует универсальная обработка с диска ИТС, но её применение требует аккуратности и тестирования на копии базы.

Цены, единицы измерения и упаковки

Сама карточка номенклатуры в торговых конфигурациях цену не хранит — цены устанавливаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг» или «Закупки»). После заведения позиций создайте этот документ, добавьте товары и укажите цены по нужным видам цен: закупочная, оптовая, розничная.

Если товар закупается упаковками, а продаётся поштучно, заведите упаковки в карточке номенклатуры: укажите наименование упаковки, коэффициент пересчёта и базовую единицу. Например, базовая единица — штука, упаковка «коробка» = 24 штуки. Тогда в документах можно будет указывать и коробки, и штуки с автоматическим пересчётом.

Контроль дублей и проверка результата

Дубли номенклатуры — главная болезнь справочника: один и тот же товар заводится как «Гвоздь 100 мм», «Гвозди 100мм» и «ГВОЗДЬ 100». Остатки и продажи расползаются по разным карточкам, отчёты становятся недостоверными. Чтобы этого избежать, перед созданием новой позиции ищите её по справочнику — по наименованию и артикулу.

Для поиска уже существующих дублей в типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). Она находит похожие элементы и позволяет объединить их с заменой ссылок во всех документах. Перед объединением обязательно проверьте, что объединяете действительно одинаковые товары.

Контрольные точки

Как проверить результат

Позиция в списке справочника

Норма

Карточка открывается, реквизиты заполнены, вид номенклатуры корректный

Тревожный признак

Позиция есть, но вид не указан или единица измерения пустая

Подбор в документ

Норма

Номенклатура выбирается в документе, цена и ставка НДС подставляются

Тревожный признак

Позиция не находится поиском или цена не подтягивается

Отчёт по остаткам

Норма

После проведения поступления товар виден в отчёте по складу

Тревожный признак

Остаток не появляется или завис на неверном счёте/складе

Типичные ошибки при вводе номенклатуры

Отдельная группа проблем — работа в распределённой базе или при обмене с интернет-магазином: там дубли и расхождения реквизитов возникают из-за одновременного ввода в разных узлах. Назначьте ответственного за ведение номенклатуры и договоритесь о едином стандарте наименований.

Частые вопросы

Можно ли удалить позицию номенклатуры, если она ошибочная?

Если по позиции нет ни одного документа, её можно пометить на удаление и затем удалить через «Удаление помеченных объектов». Если документы есть, удалить не получится — только пометить на удаление, чтобы позиция не мешалась в подборе. Для полного исключения используйте объединение дублей с заменой ссылок.

Чем отличается группа номенклатуры от вида номенклатуры?

Группа — это просто папка для удобной навигации по справочнику, она ни на что в учёте не влияет. Вид номенклатуры — функциональная настройка: от него зависят тип позиции, счета учёта, использование характеристик и серий.

Как завести услугу, чтобы она не попадала в складские отчёты?

Создайте вид номенклатуры с типом «Услуга» (или «Работа») и заводите позицию с этим видом. Для услуг складской учёт не ведётся, и в отчёты по остаткам они не попадут. В Бухгалтерии 3.0 дополнительно проверьте, что у вида указаны счета доходов и расходов, а не счёт запасов.

Почему при подборе в документ не подставляется цена?

Цена хранится не в карточке, а в регистре, который заполняется документом «Установка цен номенклатуры». Проверьте, что создан такой документ, он проведён, цена указана для нужного вида цен, а в документе продажи выбран именно этот вид цен. Также убедитесь, что дата установки цен не позже даты документа.

Как перенести номенклатуру из старой базы 1С 7.7?

Используйте типовые правила переноса данных, которые поставляются с конфигурацией, или обработку «Универсальный обмен данными в формате XML». Проще всего выгрузить из 7.7 справочник в табличный документ и загрузить через обработку загрузки из файла, предварительно приведя наименования и единицы измерения к единому виду.

Что делать, если один и тот же товар поставляется под разными артикулами поставщиков?

Заведите одну карточку номенклатуры, а артикулы поставщиков регистрируйте в специальном механизме «Номенклатура поставщиков» (в Управлении торговле 11 он есть в разделе закупок). Это позволит находить свой товар по артикулу из прайса поставщика, не плодя дубли в основном справочнике.