Почему в табель 1С попадают не все сотрудники

В табель учёта рабочего времени в 1С:ЗУП не попадают сотрудники, у которых нет действующего документа приёма на работу, не назначен график работы, оформлено увольнение или отсутствие на период формирования отчёта. Поэтому первым делом проверьте кадровые документы и настройки отбора в самом отчёте: в большинстве случаев причина кроется в данных, а не в ошибке программы.

Табель в 1С формируется автоматически на основании кадровых документов и производственного календаря. Если на каком-то этапе цепочки данных есть разрыв — сотрудник просто не попадает в выборку. Поэтому поиск проблемы стоит вести последовательно: от карточки сотрудника к настройкам отчёта.

Ниже разобраны основные причины, по которым сотрудники не попадают в табель, и конкретные действия для каждой ситуации. Инструкции актуальны для типовых конфигураций 1С:ЗУП; в доработанных решениях названия реквизитов могут отличаться.

Проверьте документ приёма на работу

Первая и самая частая причина — сотрудник заведён в справочник, но документ «Приём на работу» не создан или не проведён. Справочник «Сотрудники» и кадровые документы в 1С — разные вещи: запись в справочнике сама по себе не даёт права сотруднику попасть в табель.

Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке на кадровые документы. Убедитесь, что приём на работу проведён (не помечен на удаление, не сохранён как черновик) и дата приёма не позже начала периода, за который формируете табель. Если сотрудник принят 20-го числа, а табель формируется с 1-го — он появится только с даты приёма, это нормальное поведение.

Отдельный случай — приём оформлен, но задним числом после того, как табель уже сформировали. Табель не пересчитывается автоматически: его нужно перезаполнить или сформировать заново.

1. 1
   Откройте карточку сотрудника в справочнике «Сотрудники»
2. 2
   Перейдите к списку кадровых документов сотрудника
3. 3
   Убедитесь, что «Приём на работу» проведён и дата корректна
4. 4
   Проверьте, что нет пометки на удаление у документа
5. 5
   Перезаполните табель после исправления данных

Убедитесь, что сотруднику назначен график работы

Табель заполняется по графику работы сотрудника. Если график не указан в приёме на работу или в кадровом переводе, программе нечем заполнять строки — сотрудник либо не попадает в документ, либо его строки остаются пустыми.

Проверьте: в документе приёма на вкладке с условиями труда должно быть заполнено поле «График работы». Также сам график в справочнике «Графики работы сотрудников» должен быть заполнен на нужный период — если график заполнен только на прошлый год, табель за текущий месяц по этому сотруднику будет пустым.

Типичная ситуация: график создан, но в нём не нажата кнопка заполнения по шаблону или не обновлены данные после смены года. Откройте график и убедитесь, что на нужный месяц проставлены рабочие и выходные дни.

Проверьте кадровое состояние: увольнения, отпуска и переводы

Сотрудник не попадёт в табель, если на момент формирования он уволен — даже если увольнение оформлено последним днём месяца, в табеле он отобразится только до даты увольнения. Если увольнение проведено ошибочно, отмените его проведение и перезаполните табель.

Кадровый перевод в середине месяца тоже может стать причиной «потери» сотрудника: если табель формируется с отбором по подразделению, сотрудник попадёт в табель только того подразделения, где числится на момент формирования, либо разобьётся на две строки — зависит от настроек отчёта и версии конфигурации.

Длительные отсутствия (отпуск без сохранения, отпуск по уходу за ребёнком, прогул) не удаляют сотрудника из табеля — он должен отображаться с соответствующими кодами. Если сотрудник в таком отпуске вообще не виден, проверьте, проведён ли документ отсутствия и не ошиблись ли вы периодом отчёта.

Проверьте настройки и отборы отчёта Т-13

Если вы формируете унифицированную форму Т-13 через отчёт, а не документ «Табель», причина чаще всего в отборах. В настройках отчёта может стоять отбор по конкретному подразделению, организации или группе сотрудников — всё, что не подпадает под условие, отсекается молча.

Откройте настройки отчёта (кнопка «Настройки» или «Расширенные настройки») и проверьте вкладку «Отбор». Уберите лишние условия или убедитесь, что отбор соответствует вашей задаче. Также проверьте правильность организации: в базе с несколькими организациями сотрудник, принятый в другую организацию, в вашем отчёте не появится.

Обратите внимание на период формирования. Табель за первую половину месяца и за целый месяц — разные выборки: сотрудник, принятый 16-го числа, в отчёт за первую половину не попадёт, и это корректно.

Особые случаи: совместители, ГПХ и работающие по договорам

Внутренние совместители в 1С — это отдельные записи в справочнике сотрудников. Если совместитель не попадает в табель, проверяйте именно его карточку: отдельный приём на работу, отдельный график. Часто график совместителю назначают, но забывают заполнить его на новый период.

Работники по договорам ГПХ в табель учёта рабочего времени по умолчанию не включаются — это соответствует логике учёта, так как для них табель не ведётся в классическом смысле. Если в вашей организации принято отражать их в табеле, потребуется настройка конфигурации или отдельный порядок заполнения.

Сотрудники, для которых зарплата рассчитывается в другой программе или которые переведены на обособленный учёт, также могут исключаться настройками. В этом случае проверяйте параметры учётной политики и доработки конфигурации.

Как исправить и проверить результат

После исправления данных обязательно перезаполните табель: в документе «Табель» нажмите «Заполнить», в отчёте Т-13 — «Сформировать». Программа не отслеживает изменения кадровых документов автоматически в уже созданном табеле.

Для контроля полноты сверьте количество строк в табеле со списочной численностью: сформируйте отчёт «Штатная расстановка» или «Список сотрудников» за тот же период и сравните составы. Расхождение покажет, кого именно не хватает, и сузит поиск причины.

Если сотрудник появился, но время по нему не заполнено, вернитесь к графику работы: либо график пуст на этот месяц, либо у сотрудника зарегистрировано отсутствие, перекрывшее весь период.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состав табеля

Норма

Совпадает со списком работающих сотрудников за период

Тревожный признак

Есть расхождения со штатной расстановкой

Заполнение строк

Норма

По каждому сотруднику проставлены коды явок и отсутствий

Тревожный признак

Строки пустые или заполнены частично

Даты приёма и увольнения

Норма

Сотрудник отображается с даты приёма до даты увольнения

Тревожный признак

Период в табеле не совпадает с кадровыми документами

Часто задаваемые вопросы

Сотрудник принят в середине месяца, а в табеле его нет вообще. Это нормально?

Нет. Он должен отображаться с даты приёма. Проверьте, проведён ли документ приёма, назначен ли график и не стоит ли в отчёте отбор, исключающий его подразделение.

Почему после нового года из табеля пропали почти все сотрудники?

Наиболее вероятная причина — графики работы не заполнены на новый год. Откройте справочник «Графики работы сотрудников», проверьте заполнение и при необходимости заполните графики по шаблону на текущий период, затем перезаполните табель.

Уволенный сотрудник должен быть в табеле за месяц увольнения?

Да, до даты увольнения включительно. Если его нет, проверьте дату увольнения в документе и период формирования табеля. Если увольнение проведено ошибочно — отмените его и перезаполните документ.

Внутренний совместитель не попадает в табель, хотя основное место работы отображается. Что делать?

Совместитель — отдельный сотрудник в базе. Проверьте его карточку: наличие проведённого приёма на работу по совместительству и назначенного ему графика. Чаще всего проблема именно в незаполненном графике совместителя.

Табель заполнен вручную, а после перезаполнения правки пропали. Как этого избежать?

Кнопка «Заполнить» заменяет содержимое документа данными учёта. Если нужно сохранить ручные корректировки, вносите их после заполнения и не перезаполняйте документ, либо исправляйте первичные данные (отсутствия, графики), чтобы табель заполнялся корректно автоматически.