1С Зарплата и управление персоналом: как работать в программе

1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — конфигурация, которая закрывает два смежных контура: кадровый учёт и расчёт зарплаты с налогами и взносами. Кадровики ведут в ней приёмы, переводы, увольнения и отпуска, а расчётчики — начисления, удержания, НДФЛ и страховые взносы. Программа построена так, что кадровые документы автоматически влияют на расчёт: принятый сотрудник попадает в начисление зарплаты, а оформленный больничный исключает дни из табеля.

Главная сложность для новичка — понять последовательность: сначала настраивается организация и графики работы, затем оформляются сотрудники, в течение месяца регистрируются отклонения (отпуска, больничные, командировки), и только после этого выполняется итоговое начисление. Нарушение этой цепочки — самая частая причина ошибок в расчёте.

Материал ориентирован на пользователей редакции 3.1 — именно она актуальна для большинства организаций. Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от настроек интерфейса и версии платформы, но логика работы сохраняется.

Начальная настройка: организация, графики и учётная политика

Перед приёмом первого сотрудника заполните карточку организации: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации». Проверьте ИНН, КПП, регистрационные номера в СФР и налоговой, ставку взносов на травматизм и код ОКВЭД — от этих данных зависит корректность отчётности. Ошибку в регистрационном номере фонд отклонит ещё на этапе отправки.

Далее настройте учётную политику: порядок расчёта аванса (фиксированной суммой, процентом или за фактически отработанное время), даты выплаты аванса и зарплаты, признаки применения районного коэффициента. Эти параметры находятся в разделе «Настройка» → «Расчёт зарплаты» и в карточке организации на закладке «Учётная политика».

Графики работы сотрудников создаются в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Для стандартной пятидневки укажите способ заполнения «По дням недели» и проверьте, что производственный календарь заполнен на нужный год — без него программа не определит норму рабочего времени. Для сменных графиков задайте шаблон чередования смен.

Кадровые операции: приём, перевод, увольнение

Приём сотрудника оформляется документом «Приём на работу» из раздела «Кадры». Обязательный минимум: дата приёма, подразделение, должность, график работы и вид начисления с размером оплаты (оклад, тариф). На закладке «Оплата труда» проверьте, что начисление назначено именно с даты приёма — если поле пустое, сотрудник не попадёт в расчёт зарплаты.

Перевод на другую должность или подразделение делается документом «Кадровый перевод». В нём можно изменить и оплату труда — для этого включите флажок изменения начислений и укажите новые условия. Увольнение оформляется одноимённым документом: программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск и начислит окончательный расчёт, если включить соответствующую настройку.

Для каждого сотрудника ведите личные данные в карточке: ФИО, СНИЛС, ИНН, паспорт, адрес. Эти сведения попадают в отчётность, и расхождение даже в одной букве фамилии приведёт к ошибкам при сдаче персонифицированных сведений.

1. 1
   Создайте элемент справочника «Сотрудники» и заполните личные данные
2. 2
   Оформите документ «Приём на работу» с датой, должностью и подразделением
3. 3
   На закладке «Оплата труда» назначьте начисление и размер оклада
4. 4
   Укажите график работы сотрудника
5. 5
   Проверьте, что сотрудник появился в документе «Начисление зарплаты и взносов» при автозаполнении

Отпуска, больничные и другие отклонения

Отпуск оформляется документом «Отпуск» из раздела «Кадры» или «Зарплата». Программа рассчитывает средний заработок автоматически на основании начислений за расчётный период. Если сотрудник отработал меньше года, проверьте, что в базе есть все месяцы расчётного периода — при переходе с другой программы их нужно ввести вручную через документ «Данные для расчёта зарплаты» или в карточке сотрудника.

Больничный лист регистрируется документом «Больничный лист» в разделе «Зарплата». Укажите номер электронного больничного или период нетрудоспособности, процент оплаты по стажу программа определит сама, если стаж заполнен в карточке сотрудника. При активном обмене с СФР данные по ЭЛН подтягиваются автоматически.

Командировки, прогулы, отсутствия с сохранением оплаты оформляются соответствующими документами из раздела «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» или «Зарплата» → «Все начисления». Общий принцип: любое отклонение от графика должно быть зарегистрировано документом до итогового начисления зарплаты, иначе программа посчитает месяц как полностью отработанный.

Начисление зарплаты, НДФЛ и взносов

Итоговый расчёт месяца выполняется документом «Начисление зарплаты и взносов» из раздела «Зарплата». Нажмите «Заполнить» — программа подтянет всех работающих сотрудников, рассчитает начисления по отработанному времени, удержит НДФЛ и начислит страховые взносы. Каждую строку можно раскрыть и проверить детализацию: сколько дней учтено, какая база взята для среднего, какие вычеты применены.

Перед проведением документа сверьте три вещи: состав сотрудников (нет ли уволенных или забытых), суммы начислений по сравнению с прошлым месяцем (резкие отклонения — повод проверить отклонения и переводы), итог НДФЛ. Если сотруднику положены вычеты на детей, заявление и вычет должны быть введены документом «Заявление на вычеты по НДФЛ» — иначе налог будет удержан полностью.

Аванс рассчитывается отдельным документом «Начисление за первую половину месяца», если в настройках выбран расчёт за отработанное время. При авансе фиксированной суммой или процентом отдельный расчёт не нужен — сумма задаётся прямо в ведомости на выплату.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Норма времени в строке сотрудника

Норма

Совпадает с производственным календарём за вычетом отпусков и больничных

Тревожный признак

Полный месяц у сотрудника, который был в отпуске

НДФЛ по сотруднику

Норма

Около 13% (или иной применимой ставки) от налогооблагаемой базы с учётом вычетов

Тревожный признак

НДФЛ заметно больше — не применены вычеты; равен нулю при большом доходе — возможна ошибка статуса нерезидента

Страховые взносы

Норма

Начислены на все выплаты, входящие в базу

Тревожный признак

Взносы отсутствуют по части сотрудников — проверьте вид дохода в начислениях

Выплата зарплаты и ведомости

Выплата оформляется ведомостями: «Ведомость в банк» (на зарплатные карты), «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика». Создайте ведомость из раздела «Выплаты», выберите дату и способ выплаты, нажмите «Заполнить» — программа подставит суммы к выплате с учётом уже выданного аванса и удержанного НДФЛ.

При выплате на карты формируется реестр в банк — выгрузка доступна из самой ведомости, если настроен обмен с банком, либо через универсальный формат. После реальной выплаты подтвердите ведомость: пока она не проведена, долг перед сотрудником остаётся открытым, а НДФЛ не считается удержанным.

Дата выплаты в ведомости критична для НДФЛ: именно она определяет дату получения дохода и срок перечисления налога. Ставить в ведомости дату «на всякий случай» нельзя — при расхождении с фактической выплатой отчёт 6-НДФЛ будет содержать недостоверные сведения.

Отчётность в СФР и налоговую

Регламентированные отчёты формируются из раздела «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность». Основной набор: расчёт по страховым взносам, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения о физлицах, ЕФС-1 (разделы по кадровым событиям и стажу) в СФР. Программа заполняет их автоматически на основании проведённых документов.

Перед отправкой используйте встроенную проверку: кнопка «Проверить» в форме отчёта выявит несоответствия контрольных соотношений и ошибки в персональных данных. Типичная проблема — расхождение базы взносов с базой НДФЛ из-за необлагаемых выплат; это не всегда ошибка, но каждое расхождение нужно уметь объяснить.

Если обнаружили ошибку в уже сданном периоде, не редактируйте документы прошлых месяцев напрямую. В ЗУП предусмотрен механизм перерасчётов и уточнённых отчётов: исправление вносится документом «Перерасчёт» или корректировкой текущим периодом, после чего сдаётся уточнённая форма.

Полезная привычка — ежемесячно после расчёта формировать отчёт «Анализ НДФЛ» и «Свод начислений и удержаний» и сохранять их вместе с расчётными листками. При любой проверке или вопросе сотрудника вы восстановите картину за минуты, а не за часы.

Типичные проблемы и как их избежать

Большинство сбоев в ЗУП связано не с программой, а с нарушением последовательности работы. Отрицательные суммы в расчёте появляются, когда документ-отклонение введён задним числом после начисления зарплаты. Лечение: распроведите начисление, введите отклонение, проведите начисление заново — программа выполнит перерасчёт корректно.

Вторая группа проблем — устаревшие данные. Не заполнен производственный календарь на новый год, не обновлены значения МРОТ и предельных баз взносов, не установлены обновления конфигурации. Обновления ЗУП выходят регулярно и содержат изменения законодательства — работать на релизе годичной давности означает считать налоги по старым правилам.

Третья группа — права доступа. Если кадровик и расчётчик работают в одной базе, разграничьте роли: кадровик не должен видеть суммы, расчётчик — редактировать личные данные без контроля. Настройка выполняется через профили групп доступа в разделе «Администрирование».

Частые вопросы

Можно ли вести в 1С:ЗУП несколько организаций одновременно?

Да, программа поддерживает учёт нескольких юридических лиц в одной базе. Каждая организация заводится в справочнике «Организации» со своими настройками учётной политики, а в документах выбирается нужная. Отчётность формируется раздельно по каждой организации.

Сотрудник принят, но не попадает в начисление зарплаты. Что проверить?

Откройте документ приёма и убедитесь, что он проведён, на закладке «Оплата труда» назначено плановое начисление, а в карточке сотрудника указан график работы. Также проверьте, что дата приёма попадает в расчётный месяц и по сотруднику нет увольнения той же датой.

Как исправить ошибку в уже выплаченной зарплате прошлого месяца?

Не редактируйте старый документ напрямую. Введите исправление текущим периодом: документ «Перерасчёт» (доступен при включённой настройке доначислений и перерасчётов) или сторнирующий документ. После перерасчёта сформируйте уточнённые отчёты за затронутый период.

Нужно ли отдельно вести табель учёта рабочего времени?

По умолчанию программа считает отработанное время по графику с учётом документов-отклонений, и отдельный табель не требуется. Документ «Табель учёта рабочего времени» нужен, когда фактическое время отличается от графика без кадровых документов — например, при почасовом учёте явок и неявок вручную.

Почему средний заработок для отпуска посчитан неверно?

Чаще всего в расчётный период попали не все начисления или не исключены периоды отсутствия. Проверьте, что премии зарегистрированы правильными видами начислений с признаком учёта в среднем заработке, а больничные и отпуска прошлых периодов оформлены документами, а не ручными корректировками.

Обязательно ли подключать обмен с СФР для больничных?

Нет, больничный можно ввести вручную по данным электронного листка нетрудоспособности. Но обмен заметно упрощает работу: программа сама получает сведения об открытых и закрытых ЭЛН и отвечает на запросы фонда о проактивных выплатах, что снижает риск пропустить срок.