Как сделать выплату зарплаты в 1С: Зарплата и управление персоналом

Выплата зарплаты в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) оформляется отдельным документом — ведомостью. Именно ведомость фиксирует, кому, сколько и каким способом выплачено, и именно она формирует проводки по выплате и удержанию НДФЛ. Без корректно проведённой ведомости программа будет считать долг организации перед сотрудниками невыплаченным, а суммы НДФЛ — неудержанными.

Перед выплатой в базе должны быть начислены зарплата и взносы за месяц (документ «Начисление зарплаты и взносов»), а также проверены удержания, если они есть: исполнительные листы, займы, авансы. Ведомость подтягивает суммы автоматически по остаткам задолженности, поэтому ошибки на этапе начисления неизбежно перетекут в выплату.

Ниже разобран полный цикл: подготовка, выбор типа ведомости, заполнение, проверка сумм, проводки и контроль результата. Инструкция ориентирована на актуальные релизы 1С:ЗУП 3.1; в более старых версиях названия кнопок могут незначительно отличаться.

Подготовка: что должно быть сделано до выплаты

Первое условие — начисление зарплаты за расчётный месяц. Откройте раздел «Зарплата» и убедитесь, что документ «Начисление зарплаты и взносов» создан и проведён за нужный период. Если выплачиваете аванс, убедитесь, что настроен способ расчёта аванса (фиксированной суммой или за первую половину месяца) в настройках учётной политики и штатном расписании.

Второе условие — актуальные данные о способах выплаты. У каждого сотрудника в карточке (или через документы об изменении мест выплаты) должен быть указан способ: касса, зарплатный проект банка или лицевой счёт. Если у части сотрудников способ не задан, ведомость в банк их не подберёт, и суммы «повиснут».

Третье — проверка остатков. Откройте отчёт «Анализ зарплаты по сотрудникам» или «Расчётный листок» и сверьте задолженность на конец месяца. Именно эта сумма должна попасть в ведомость. Расхождения на этом этапе — сигнал искать ошибку в начислениях, а не править ведомость вручную.

Какой тип ведомости выбрать

В 1С:ЗУП существует несколько видов ведомостей, и выбор зависит от реального способа выплаты денег сотрудникам. Все они находятся в разделе «Выплаты» (в некоторых релизах — «Зарплата» → «Ведомости...»).

На практике чаще всего используются первые два варианта. Если в организации часть сотрудников получает деньги на карты зарплатного проекта, а часть — в кассу, создаются две отдельные ведомости одной датой.

Сравнение вариантов

Ведомость в банк

Подходит при зарплатном проекте. Позволяет выгрузить реестр для банка, но требует заполненных лицевых счетов у всех сотрудников.

Ведомость на счета

Подходит без зарплатного проекта, каждому сотруднику указывается свой счёт. Реестр формируется в свободной форме.

Ведомость в кассу

Подходит для наличной выдачи. Требует последующего оформления кассового документа и контроля депонирования.

Создание и заполнение ведомости по шагам

Рассмотрим самый распространённый сценарий — выплату зарплаты за месяц через банк. Последовательность для других типов ведомостей аналогична, отличается только документ и детали заполнения.

Откройте раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» и нажмите «Создать». Укажите организацию, дату выплаты и месяц, за который выплачивается зарплата. В поле «Выплачивать» выберите «Зарплату за месяц» — от этого зависит, какие суммы подберутся. Затем нажмите кнопку «Заполнить»: программа автоматически подберёт всех сотрудников с задолженностью и проставит суммы к выплате и НДФЛ к перечислению.

1. 1
   Проверьте, что проведено начисление зарплаты за месяц и нет незакрытых удержаний
2. 2
   Создайте ведомость нужного типа в разделе «Выплаты»
3. 3
   Укажите организацию, дату выплаты, месяц и вид выплаты («Зарплата за месяц»)
4. 4
   Нажмите «Заполнить» и сверьте список сотрудников с ожидаемым
5. 5
   Откройте расшифровку сумм по 2–3 сотрудникам и сверьте с расчётными листками
6. 6
   Проверьте колонку НДФЛ — она должна соответствовать удержанному налогу
7. 7
   Проведите документ и сформируйте реестр в банк или РКО
8. 8
   Сверьте остаток задолженности после выплаты — он должен обнулиться

Если нужно выплатить не всем, а выборочно (например, уволенному сотруднику), используйте кнопку «Подбор» вместо «Заполнить» и добавьте нужных людей вручную. Программа подтянет их задолженность автоматически.

Проверка сумм и НДФЛ перед проведением

Не проводите ведомость сразу после автозаполнения. Откройте расшифровку суммы по нескольким сотрудникам (двойной щелчок по сумме или кнопка расшифровки) и сверьте состав выплаты с расчётным листком: начислено минус НДФЛ минус удержания должно равняться сумме к выплате.

Отдельно проверьте колонку «НДФЛ к перечислению». При выплате зарплаты налог считается удержанным, и ведомость формирует обязанность перечислить его в бюджет. Если сумма НДФЛ в ведомости меньше удержанного за месяц — возможно, часть налога относится к невыплаченным суммам или есть ошибки в учёте доходов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма к выплате по сотруднику

Норма

Совпадает с расчётным листком: начислено минус НДФЛ и удержания

Тревожный признак

Расходится с расчётным листком — есть ошибка в начислениях или удержаниях

Список сотрудников в ведомости

Норма

Все, кому начислена зарплата, присутствуют

Тревожный признак

Кого-то нет — проверьте способ выплаты в карточке сотрудника

Остаток задолженности после проведения

Норма

Отчёт «Анализ зарплаты» показывает нулевой долг за месяц

Тревожный признак

Остался долг — часть сумм не вошла в ведомость

НДФЛ к перечислению

Норма

Равен удержанному налогу по выплачиваемым суммам

Тревожный признак

НДФЛ нулевой или занижен при наличии дохода

Проводки и обмен с бухгалтерией

После проведения ведомости в самой ЗУП проводки не видны — они формируются при синхронизации с 1С:Бухгалтерией. В бухгалтерской программе ведомость создаёт записи по дебету счёта 70 и кредиту 50 или 51 (в зависимости от способа выплаты), а также по удержанию НДФЛ: дебет 70, кредит 68.01.

Если обмен настроен, убедитесь, что ведомость отражена в учёте (флаг «Отражено в бухучёте» или соответствующий статус появляется после синхронизации). Если обмена нет и учёт ведётся вручную, сформируйте отчёт по проводкам и перенесите суммы самостоятельно.

При выплате через банк из ведомости можно сформировать реестр для загрузки в клиент-банк: кнопка «Обмен с банком» или «Выгрузить реестр» в форме документа. Формат файла зависит от банка зарплатного проекта и настраивается в карточке проекта.

Особые ситуации: аванс, увольнение, депонирование

Выплата аванса

Для аванса создаётся та же ведомость, но в поле «Выплачивать» выбирается «Аванс». Сумма подбирается по настройке расчёта аванса: фиксированная сумма, процент от оклада или расчёт за первую половину месяца. НДФЛ при выплате аванса в ведомости обычно не удерживается — налог удерживается при окончательном расчёте за месяц.

Выплата уволенному

Если сотрудник уволен и расчёт при увольнении проведён, задолженность подберётся в обычную ведомость через «Подбор». Можно также создать ведомость прямо из документа «Увольнение» по кнопке «Выплатить». Важно провести выплату в срок, указанный в приказе об увольнении.

Депонирование

Если часть наличных не выдана в срок, оформляется документ «Депонирование зарплаты» (раздел «Выплаты»). Невыданные суммы переводятся на депонентский учёт, и при обращении сотрудника выплата оформляется отдельной ведомостью с видом «Депонированные суммы».

Контроль после выплаты

После проведения всех ведомостей за месяц сформируйте отчёт «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)» и убедитесь, что колонка «Долг за организацией» на конец периода равна нулю (или равна известным вам невыплаченным суммам). Это главный признак того, что выплата прошла корректно.

Дополнительно сверьте регистр учёта НДФЛ: отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» покажет, весь ли удержанный налог связан с выплатами. Если есть удержанный, но не связанный с выплатой налог — ищите ведомость с ошибкой или непроведённый документ.

Частые вопросы

Почему ведомость заполняется пустой?

Чаще всего причина в том, что не проведено начисление зарплаты за выбранный месяц, дата ведомости раньше даты начисления или выбран неверный вид выплаты. Также проверьте, не выплачена ли уже эта задолженность другой ведомостью — повторно программа суммы не подберёт.

Как выплатить зарплату только одному сотруднику?

Создайте ведомость нужного типа, не нажимайте «Заполнить», а используйте кнопку «Подбор» и выберите сотрудника. Программа подтянет его задолженность автоматически. Для уволенного можно создать ведомость прямо из документа «Увольнение».

Чем отличается ведомость в банк от ведомости на счета?

Ведомость в банк работает в рамках зарплатного проекта: все сотрудники получают деньги через один банк, формируется реестр по формату банка. Ведомость на счета используется, когда у сотрудников счета в разных банках и зарплатного проекта нет.

Когда перечислять НДФЛ после выплаты зарплаты?

По действующим правилам срок перечисления НДФЛ зависит от периода удержания и действующего порядка уплаты единого налогового платежа. Актуальные сроки уточняйте в действующей редакции Налогового кодекса или у бухгалтера — программа формирует обязанность по налогу в момент проведения ведомости.

Что делать, если после выплаты остался долг по сотруднику?

Откройте расчётный листок сотрудника и сравните с ведомостью: какая составляющая не вошла в выплату. Типичные причины — сумма появилась после даты ведомости, другой способ выплаты в карточке сотрудника или долг прошлых периодов. Создайте дополнительную ведомость на остаток.

Можно ли изменить проведённую ведомость?

Да, документ можно распровести, исправить и провести заново, если по нему ещё не выполнена синхронизация с бухгалтерией и не сдана отчётность. Если обмен уже прошёл, исправление потребует повторной выгрузки. При сданной отчётности по НДФЛ корректировки делаются с учётом влияния на уведомления и расчёты.