Как в 1С сделать отчет о розничных продажах

Отчет о розничных продажах — базовый инструмент контроля выручки в розничной точке: он показывает, какие товары проданы, за какой период, через какие кассы и с какой суммой скидок. В 1С такой отчет можно сформировать штатными средствами без программирования — в конфигурациях «1С:Розница», «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» есть готовые варианты, которые достаточно правильно настроить.

Главная сложность обычно не в самом отчете, а в подготовке данных: если чеки не загружены с касс, смены не закрыты или возвраты оформлены некорректно, цифры в отчете не сойдутся с фактической выручкой. Поэтому работа строится в два этапа: сначала проверяется полнота данных, затем настраивается и формируется отчет.

Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций, варианты отчетов под разные задачи, способы проверки результата и типичные ошибки, из-за которых суммы расходятся.

Какие отчеты о розничных продажах есть в 1С

В типовых конфигурациях доступно несколько отчетов, которые закрывают разные задачи. Выбор зависит от того, что именно нужно увидеть: выручку, себестоимость, скидки или движение товара.

Основные варианты:

• «Продажи» (или «Анализ продаж») — обороты по товарам, группам, магазинам и кассирам с суммами и количеством;
• «Валовая прибыль» — выручка минус себестоимость, показывает маржинальность по позициям;
• «Продажи по дисконтным картам» / «Скидки» — анализ предоставленных скидок и работы программы лояльности;
• Товарный отчет (ТОРГ-29) — регламентированная форма для материально ответственных лиц, строится по документам поступления и реализации;
• «Отчет о розничных продажах» как документ — в некоторых конфигурациях это не отчет, а документ, который списывает товар со склада по итогам продаж.

Важно различать документ «Отчет о розничных продажах» и аналитический отчет. Документ нужен для проведения продаж по учету (списание товара, формирование выручки), а отчет — для анализа. Если в базе продажи идут через чеки ККМ, документ обычно формируется автоматически при закрытии кассовой смены.

Подготовка данных перед формированием отчета

Отчет строится по проведенным документам, поэтому любой «провисший» чек или незакрытая смена исказит результат. Перед формированием выполните проверку:

• все кассовые смены за период закрыты (в 1С:Розница — раздел «Продажи» → «Кассовые смены», статус «Закрыта»);
• чеки с касс загружены в базу — при работе с обменом данными проверьте, что обмен выполнен без ошибок;
• возвраты оформлены документами «Возврат товаров от покупателя» или чеками возврата, а не ручными корректировками;
• документы «Отчет о розничных продажах» проведены за весь период.

Отдельно проверьте период: распространенная ситуация — отчет строится за месяц, а последняя смена закрыта уже в следующем месяце, и часть продаж «уезжает». Сверьтесь с Z-отчетами касс по датам.

Контрольные точки

Как проверить готовность данных

Статус кассовых смен за период

Норма

Все смены в статусе «Закрыта», чеки загружены

Тревожный признак

Есть открытые смены или смены с ошибками загрузки

Сумма по отчету и фактическая выручка

Норма

Совпадает с Z-отчетами касс с точностью до копеек

Тревожный признак

Расхождение — есть непроведенные чеки или ручные правки

Возвраты в отчете

Норма

Возвраты уменьшают продажи соответствующих дней

Тревожный признак

Возвраты отсутствуют или удвоены

Формирование отчета в 1С:Розница

В конфигурации «1С:Розница» основной отчет по продажам находится в разделе «Продажи» → «Отчеты по продажам». Порядок действий:

1. Откройте раздел «Продажи» и выберите нужный отчет, например «Валовая прибыль предприятия» или «Анализ продаж».
2. Установите период через кнопку выбора дат — стандартные варианты (день, неделя, месяц) или произвольный интервал.
3. Нажмите «Настройки» и добавьте отборы: по магазину, складу, организации, кассиру или группе товаров.
4. При необходимости измените группировки строк: по товарам, по дням, по кассирам.
5. Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговые суммы.

Для регулярного использования сохраните настройки кнопкой «Сохранить вариант отчета» — тогда не придется каждый раз заново выставлять отборы. Сохраненный вариант можно вывести на начальную страницу или в панель отчетов.

Если нужен именно учетный документ «Отчет о розничных продажах», он создается в разделе «Продажи» → «Отчеты о розничных продажах». При работе с ККТ документ формируется автоматически при закрытии смены; вручную его создают только если продажи вводятся итогом без чеков.

1. 1
   Проверьте, что все кассовые смены за период закрыты и чеки загружены
2. 2
   Откройте раздел «Продажи» → нужный отчет по продажам
3. 3
   Установите период и отборы по магазину, кассиру или товару
4. 4
   Сформируйте отчет и сверьте итог с Z-отчетами касс
5. 5
   Сохраните вариант отчета для повторного использования

Формирование отчета в 1С:Управление торговлей и ERP

В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» отчеты по розничным продажам собраны в разделе «Продажи» → «Отчеты по продажам». Чаще всего используются «Валовая прибыль предприятия», «Анализ причин отмены заказов» и «Продажи по категориям», но для розницы ключевой — «Валовая прибыль» с отбором по типу продаж.

Чтобы выделить именно розничные продажи, добавьте в настройках отбор по полю «Подразделение» (розничный магазин) или по складу розничной точки. Если в базе ведется и опт, и розница, без такого отбора отчет покажет сводные цифры по всем каналам.

Документ «Отчет о розничных продажах» в этих конфигурациях находится в разделе «Продажи» → «Отчеты о розничных продажах». Он формируется автоматически при закрытии кассовой смены, если настроена работа с ККТ, либо создается вручную кнопкой «Создать» с заполнением табличной части проданными товарами.

Настройка отборов и группировок под задачу

Типовые отчеты построены на системе компоновки данных, поэтому их можно гибко перенастраивать без доработок конфигурации. Полезные сценарии:

• Продажи по кассирам — добавьте группировку «Кассир» или «Менеджер»; позволяет оценить выработку каждого сотрудника;
• Продажи по часам или дням недели — группировка по периодичности помогает планировать график работы точки;
• Продажи по группам товаров — группировка по иерархии номенклатуры показывает структуру выручки;
• Анализ скидок — отбор по виду скидки или дисконтной карте выявляет, какие акции реально работают.

Изменения вносятся через кнопку «Настройки» → вкладки «Отбор», «Группировка», «Показатели». Не забудьте после настройки сохранить вариант, иначе при закрытии отчета параметры сбросятся к стандартным.

Если штатной аналитики не хватает — например, нужна выручка по конкретному реквизиту товара, которого нет в типовых полях, — потребуется либо расширение конфигурации, либо построение отчета через консоль отчетов СКД. Это уже работа для специалиста по 1С.

Маршрут решения

Какой отчет выбрать

Нужна выручка и количество по товарам за периодИспользуйте отчет «Продажи» / «Анализ продаж» с группировкой по номенклатуре

Нужна прибыльность розничной точкиФормируйте «Валовую прибыль» с отбором по магазину или складу

Нужна форма для материально ответственного лицаСтройте товарный отчет ТОРГ-29 за отчетный период

Нужно списать товар по итогам продаж без чековСоздайте документ «Отчет о розничных продажах» вручную

Выгрузка и печать отчета

Сформированный отчет можно распечатать или сохранить в файл. Кнопка с изображением дискеты (или «Файл» → «Сохранить как») позволяет выгрузить результат в форматы MXL, XLSX, PDF, HTML и другие. Для передачи в Excel выбирайте XLSX — структура таблицы сохранится, и данные можно будет доработать формулами.

Для регулярной отправки руководству удобно настроить рассылку отчетов (в УТ 11 и ERP — раздел «Администрирование» → «Рассылки отчетов»): система сама сформирует отчет по расписанию и отправит на указанные адреса. Это снимает рутинную операцию ежедневного формирования.

Перед выгрузкой в Excel сверните лишние группировки: чем меньше уровней иерархии в таблице, тем удобнее файл для дальнейшей обработки. Полную детализацию оставляйте в самой 1С, а наружу отдавайте агрегированные цифры.

Типичные ошибки и расхождения сумм

Самая частая жалоба — «отчет не сходится с выручкой». Причины почти всегда в данных, а не в самом отчете:

• Незакрытые смены — чеки за последний день не попали в учет, сумма занижена;
• Непроведенные документы — документы в статусе черновика не участвуют в отчетах;
• Ручные корректировки — исправления напрямую в регистрах или удаление чеков ломают связность данных;
• Неверный период — границы периода не совпадают с границами кассовых смен;
• Отсутствие отбора по рознице — в отчет попали оптовые реализации.

Если расхождение найти не удается, сформируйте отчет с детализацией до документа (расшифровка по регистраторам) и сравните по дням с Z-отчетами — так локализуется проблемная дата, а дальше проверяются смены и чеки этого дня.

Часто задаваемые вопросы

Почему в отчете о розничных продажах не видно сегодняшних продаж?

Скорее всего, текущая кассовая смена еще открыта и чеки не переданы в учетную систему. Закройте смену на кассе, дождитесь загрузки данных в базу и сформируйте отчет заново. Также проверьте, что в настройках отчета период включает сегодняшнюю дату.

Как посмотреть продажи конкретного кассира?

Откройте отчет по продажам, перейдите в «Настройки», добавьте группировку по полю «Кассир» (или «Менеджер») либо установите отбор по конкретному сотруднику. Сформируйте отчет — продажи будут развернуты по кассирам с суммами и количеством чеков.

Чем отличается документ «Отчет о розничных продажах» от аналитического отчета?

Документ — это учетная операция: он списывает товар со склада и регистрирует выручку в учете. Аналитический отчет только показывает данные, ничего не изменяя. При работе с ККТ документ создается автоматически при закрытии смены, а отчет формируется по уже проведенным документам.

Можно ли настроить автоматическую отправку отчета по продажам на почту?

Да, в «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» есть механизм рассылки отчетов: раздел «Администрирование» → «Рассылки отчетов». Настраивается расписание, получатели и формат файла. В «1С:Рознице» возможность зависит от редакции — при ее отсутствии отчет формируют вручную и сохраняют в файл.

Сумма в отчете не совпадает с Z-отчетом кассы. С чего начать проверку?

Сначала проверьте, что все смены за период закрыты и чеки загружены без ошибок обмена. Затем сформируйте отчет с расшифровкой по дням и найдите дату расхождения. По проблемной дате сверьте список чеков в базе с лентой кассы — обычно находится незагруженный, дублированный или отмененный чек.

Как увидеть прибыль, а не только выручку по рознице?

Используйте отчет «Валовая прибыль»: он показывает выручку минус себестоимость проданных товаров. Учтите, что корректность прибыли зависит от правильного расчета себестоимости — проверьте, что регламентные операции расчета себестоимости за период выполнены.