Как сформировать отчет в 1С по поставщикам

Отчеты по поставщикам в 1С нужны для контроля задолженности, сверки взаиморасчетов, анализа закупок и подготовки данных к закрытию периода. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация) такие отчеты уже встроены — достаточно знать, где они находятся и как их настроить под конкретную задачу.

Набор доступных отчетов зависит от конфигурации и версии программы, но логика везде одинаковая: вы выбираете период, организацию и контрагента, при необходимости добавляете отборы и группировки, затем формируете отчет и проверяете результат. Ниже разобраны основные сценарии — от простой ведомости расчетов до акта сверки и анализа закупок.

Перед формированием любого отчета убедитесь, что в базу введены все документы за период: поступления товаров и услуг, оплаты, корректировки и возвраты. Отчет строится по данным учета, поэтому непроведенный документ или незакрытый месяц дадут искаженную картину.

Какие отчеты по поставщикам есть в типовых конфигурациях

В 1С:Бухгалтерии расчеты с поставщиками отражаются на счетах 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 76.05 «Расчеты с прочими поставщиками». Основные отчеты: «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», «Анализ счета», «Обороты между субконто», «Акт сверки расчетов с контрагентом» и «Задолженность поставщикам по срокам долга».

В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP акцент смещен на управленческий учет: здесь доступны «Ведомость расчетов с партнерами», «Карточка расчетов с партнером», «Задолженность поставщикам», «Анализ закупок», «Оценка рентабельности закупок» и отчеты по выполнению условий договоров. Эти отчеты показывают не только суммы, но и сроки оплаты, отсрочки, плановые платежи.

Если в компании ведется и бухгалтерский, и управленческий учет, суммы в бухгалтерских и управленческих отчетах могут отличаться — это нормально при разных правилах признания операций. Важно понимать, какой отчет для какой цели используется: для сверки с поставщиком — акт сверки, для налоговой отчетности — регистры бухгалтерского учета, для управления закупками — управленческие ведомости.

Как сформировать ведомость расчетов с поставщиками

Ведомость расчетов — базовый отчет, который показывает остатки и обороты по каждому поставщику: сколько поставлено, сколько оплачено, какой долг на начало и конец периода. В 1С:Бухгалтерии аналогом служит оборотно-сальдовая ведомость по счету 60, в торговых конфигурациях — «Ведомость расчетов с партнерами».

1. 1
   Откройте раздел «Отчеты» (или «Покупки» → «Отчеты по закупкам» в торговых конфигурациях) и выберите ведомость расчетов с контрагентами/партнерами.
2. 2
   Укажите период отчета и организацию, если в базе ведется учет по нескольким юрлицам.
3. 3
   При необходимости установите отбор по конкретному поставщику или группе контрагентов через кнопку «Настройки».
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте колонки: сальдо на начало, обороты по дебету и кредиту, сальдо на конец.
5. 5
   Сохраните вариант настроек под понятным именем, чтобы не настраивать отчет заново.

Обратите внимание на знак сальдо: дебетовое сальдо по счету 60 означает переплату поставщику (аванс выдан), кредитовое — задолженность перед поставщиком за поставленные товары или услуги. Если в отчете одновременно видны и дебетовые, и кредитовые остатки по одному контрагенту, проверьте, не заведены ли на него несколько договоров с незакрытыми расчетами.

Для детализации до документов раскройте группировку по субконто «Документы расчетов» или сформируйте «Карточку счета 60» с отбором по контрагенту. Так вы увидите каждую накладную и платеж и сможете найти незакрытую пару «поступление — оплата».

Как сделать акт сверки с поставщиком

Акт сверки — документ, который стороны подписывают для подтверждения состояния расчетов. В 1С:Бухгалтерии он формируется из раздела «Покупки» → «Акты сверки расчетов» (или «Продажи» → тот же пункт для покупателей). В торговых конфигурациях — «Сверка взаиморасчетов» в разделе расчетов с партнерами.

Создайте новый акт, укажите организацию, контрагента, договор (или оставьте пустым для сверки по всем договорам) и период. Нажмите «Заполнить» — программа подтянет все документы расчетов за период: поступления, оплаты, корректировки, возвраты. Проверьте итоговое сальдо и расхождения, если они показаны.

Печатная форма акта выводится по кнопке «Печать». Если типовая форма не устраивает контрагента (например, требуется разбивка по договорам или валютам), ее можно доработать, но это уже задача для специалиста по конфигурированию — менять макеты самостоятельно без опыта не стоит.

Как проанализировать задолженность и сроки оплаты

Отчет «Задолженность поставщикам по срокам долга» (в бухгалтерии) или «Задолженность поставщикам» (в торговых конфигурациях) показывает, какие долги просрочены и на сколько дней. Это ключевой инструмент для планирования платежей и избежания пеней по договорам.

В настройках отчета задайте интервалы просрочки (например, до 7 дней, 7–30, свыше 30) и дату, на которую анализируется долг. Срок оплаты программа берет из договора с поставщиком или из условий, указанных в документе поступления. Если сроки в договорах не заполнены, отчет не сможет корректно определить просрочку — проверьте карточки договоров.

Контрольные точки

Как проверить корректность отчета по задолженности

Итоговое сальдо по отчету о задолженности

Норма

Совпадает с кредитовым сальдо счета 60.1 на ту же дату

Тревожный признак

Суммы расходятся — возможны незакрытые авансы или развернутое сальдо

Сроки оплаты в договорах

Норма

В карточке договора указан срок оплаты или условия расчетов

Тревожный признак

Поле пустое — просрочка считается неверно или не считается вовсе

Просроченные суммы

Норма

Соответствуют реальной картине платежей

Тревожный признак

Просроченными показаны давно оплаченные документы — не закрыты расчеты по документам

Если отчет показывает долг по документу, который точно оплачен, откройте карточку расчетов с этим контрагентом и найдите, к какому документу привязана оплата. Частая причина — платеж отнесен на другой договор или зачтен как аванс без указания документа расчетов.

Как сформировать анализ закупок и обороты по поставщику

Для оценки объемов закупок используйте отчеты «Анализ закупок», «Закупки по поставщикам» или «Обороты между субконто» с отбором по счету 60. Они показывают, сколько товаров и услуг приобретено у каждого поставщика за период, в суммовом и количественном выражении.

В настройках добавьте группировку по номенклатуре, если нужно увидеть, какие именно позиции закупаются у конкретного поставщика. Это полезно при переговорах о скидках за объем и при поиске альтернативных источников поставок. Для сравнения периодов включите показатели «Прошлый период» или сформируйте отчет дважды с разными датами.

Какой отчет выбрать под задачу

ОСВ по счету 60

Для бухгалтерской проверки остатков и оборотов. Не показывает сроки оплаты и управленческую аналитику.

Ведомость расчетов с партнерами

Для ежедневного контроля расчетов в торговых конфигурациях. Требует корректного ведения соглашений и договоров.

Акт сверки

Для официального подтверждения расчетов с контрагентом. Отражает только данные вашей базы.

Анализ закупок

Для оценки объемов и структуры закупок. Не заменяет расчетные отчеты по задолженности.

Настройка отборов и сохранение вариантов отчета

Почти все отчеты в современных конфигурациях 1С построены на системе компоновки данных, поэтому настройки у них единообразны. Кнопка «Настройки» (или «Показать настройки») открывает закладки «Отбор», «Группировка», «Показатели», «Оформление». Отбор ограничивает данные (например, одним поставщиком), группировка определяет структуру строк отчета.

Типовая ошибка — отбор, заданный в быстрой панели над отчетом, конфликтует с отбором в расширенных настройках, и отчет выводит неожиданно мало или много данных. Если результат выглядит странно, откройте полные настройки и проверьте оба отбора, а также период: иногда в расширенных настройках задан свой период, который перекрывает быстрый.

Настроенный вариант сохраните командой «Сохранить вариант отчета» — он появится в списке отчетов и будет доступен другим пользователям, если при сохранении отметить соответствующий флаг. Это избавляет от повторной настройки и снижает риск того, что разные сотрудники сформируют «один и тот же» отчет с разными результатами.

Если данных нет или отчет формируется с ошибкой

Пустой отчет при наличии документов обычно означает одно из трех: неверный период, лишний отбор или документы не проведены. Проверьте журнал документов поступления за период — непроведенные документы выделены особым значком. Также убедитесь, что у вашей учетной записи есть права на просмотр данных по выбранной организации.

В торговых конфигурациях управленческие отчеты зависят от механизма расчета расчетов с партнерами: если он выполняется регламентным заданием, свежие документы могут попасть в отчет с задержкой. В этом случае выполните актуализацию расчетов вручную (раздел настроек расчетов или команда «Выполнить отложенные расчеты») и сформируйте отчет повторно.

Частые вопросы

Почему сальдо в отчете по поставщику не совпадает с оборотно-сальдовой ведомостью?

Чаще всего причина в развернутом сальдо: ОСВ по счету 60 без детализации по субконто сворачивает авансы и долги, а отчет по расчетам показывает их отдельно. Сформируйте ОСВ по счету с группировкой по контрагентам и договорам — суммы сойдутся. Также проверьте, не попали ли операции на счет 76.05, который в отчет по счету 60 не входит.

Как выгрузить отчет по поставщикам в Excel?

После формирования отчета используйте команду «Сохранить» (иконка дискеты или меню «Файл» → «Сохранить как») и выберите формат табличного документа Excel (.xlsx). Структура строк и группировок сохранится. Для регулярной выгрузки настройте рассылку отчетов, если она доступна в вашей конфигурации.

Можно ли сформировать отчет сразу по всем поставщикам с разбивкой по договорам?

Да. Уберите отбор по контрагенту, а в настройках группировки последовательно добавьте «Контрагенты» и «Договоры». Отчет покажет каждого поставщика с раскрытием по его договорам. При большом объеме данных такой отчет формируется дольше — ограничьте период, если программа работает медленно.

Почему в акте сверки не хватает части документов?

Акт заполняется по документам расчетов выбранного договора и организации. Проверьте, к какому договору привязаны «пропавшие» накладные и платежи, и не отражены ли они по другой организации базы. Также убедитесь, что документы проведены и попадают в указанный период сверки.

Как увидеть, какие накладные поставщика не оплачены?

Сформируйте карточку расчетов с контрагентом (в бухгалтерии — «Анализ счета 60» с отбором по контрагенту и группировкой по документам расчетов). Незакрытые кредитовые остатки по конкретным документам поступления — это и есть неоплаченные накладные. Если расчеты ведутся по договорам в целом, точную привязку оплат к накладным программа не покажет.

Отчет формируется долго — что можно сделать?

Сократите период, уберите лишние группировки и показатели, сузьте отбор до нужных контрагентов. В клиент-серверной базе длительное формирование может указывать на необходимость обновления статистики и обслуживания СУБД — это задача администратора. Самостоятельно менять настройки сервера не следует.