Как в 1С сформировать реестр приходных накладных

Реестр приходных накладных нужен бухгалтеру и менеджеру по закупкам для сверки с поставщиками, подготовки документов к сдаче отчётности и контроля поступлений товаров за период. В типовых конфигурациях 1С такой реестр можно получить несколькими способами: через стандартный список документов с отбором, через универсальный отчёт или через специализированные отчёты вроде «Реестр документов». Выбор зависит от конфигурации и от того, какие данные должны попасть в итоговую таблицу.

Ниже разобраны рабочие способы для 1С:Бухгалтерии 8.3 и 1С:Управление торговлей 11, а также вариант с консолью отчётов для нетиповых требований. Все действия выполняются штатными средствами, без доработки конфигурации.

Что считать реестром приходных накладных и какие данные в него включать

Под реестром обычно понимают таблицу, где каждая строка — один документ поступления, а колонки содержат номер и дату накладной, контрагента, договор, сумму, склад и ответственного. Иногда требуется добавить номер входящего документа поставщика, состояние оплаты или признак проведения. Состав колонок стоит определить заранее: от этого зависит, каким инструментом формировать реестр.

Важно различать внутренний номер документа в 1С и входящий номер накладной поставщика. Для сверки с контрагентом нужен именно входящий номер — он хранится в реквизитах «Номер входящего документа» и «Дата входящего документа». Стандартный список документов их показывает, а вот не все отчёты выводят по умолчанию.

Способ 1. Отчёт «Реестр документов» в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии есть готовый отчёт, который выводит список документов выбранного вида за период. Откройте раздел «Отчёты» → «Реестр документов». В настройках укажите вид документа «Поступление (акт, накладная, УПД)», задайте период и при необходимости отбор по организации и контрагенту. Нажмите «Сформировать» — получите таблицу с номерами, датами, контрагентами и суммами.

Если отчёта нет в меню, проверьте, включён ли он в командном интерфейсе: «Главное меню» → «Настройка навигации» либо доступ через «Все функции» → «Отчёты» → «Реестр документов». В некоторых версиях конфигурации отчёт доступен только пользователям с полными правами или правами бухгалтера.

Результат можно сразу распечатать или сохранить в Excel через «Файл» → «Сохранить как». Для передачи аудитору или в архив лучше сохранять в формате Excel — там удобно фильтровать и подводить итоги.

1. 1
   Откройте «Отчёты» → «Реестр документов»
2. 2
   Выберите вид документа «Поступление (акт, накладная, УПД)»
3. 3
   Укажите период и организацию, при необходимости добавьте отбор по контрагенту
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговую сумму и количество строк
5. 5
   Сохраните результат в Excel или распечатайте

Способ 2. Список документов с отбором и выгрузкой

Если нужен простой реестр без оформления, откройте журнал документов: в 1С:Бухгалтерии «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)», в УТ 11 — «Закупки» → «Документы закупки (все)». Установите отбор по периоду через кнопку «Ещё» → «Установить период» и при необходимости по контрагенту через поле быстрого отбора.

Настройте видимые колонки: «Ещё» → «Изменить форму» (или «Настройка списка») и добавьте входящий номер, договор, склад. Затем выведите список в табличный документ: «Ещё» → «Вывести список». В диалоге отметьте нужные колонки — 1С сформирует табличный документ, который сохраняется в Excel или печатается.

Этот способ удобен для разовой сверки, но у него есть ограничение: выводятся только документы, попавшие в отбор текущего списка, и нет автоматического подсчёта итогов. Итоги придётся считать уже в Excel.

Способ 3. Универсальный отчёт по документам

Когда стандартного реестра не хватает — например, нужны колонки «Склад», «Договор», «Сумма НДС» в одной таблице — используйте универсальный отчёт. В 1С:Бухгалтерии он находится в разделе «Отчёты» → «Универсальный отчёт». Выберите тип данных «Документы», объект «Поступление товаров и услуг», укажите период.

Через «Настройки» (режим «Расширенный») добавьте нужные поля в структуру отчёта: номер, дата, контрагент, входящий номер, сумма документа, сумма НДС, склад, договор. Порядок колонок меняется перетаскиванием. Сформированный вариант можно сохранить под понятным именем, например «Реестр приходных накладных за месяц», чтобы в дальнейшем формировать его в два клика.

Универсальный отчёт работает и в УТ 11 («Отчёты» → «Универсальный отчёт»), но там часто удобнее готовые отчёты по закупкам. Если в вашей конфигурации универсальный отчёт недоступен, уточните у администратора права — отчёт может быть скрыт настройкой функциональности.

Сравнение способов

Реестр документов (стандартный отчёт)

Быстро и без настройки. Подходит для типовой сверки, но состав колонок ограничен.

Список документов с выгрузкой

Гибкий отбор прямо в журнале. Нет итогов, подходит для разовых задач.

Универсальный отчёт

Любые колонки и сохранённые варианты. Требует однократной настройки структуры.

Консоль отчётов / СКД

Максимальная гибкость, включая группировки по поставщикам. Требует навыков настройки СКД.

Настройка отборов: период, организация, поставщик

Корректность реестра на 90% определяется отборами. Период задавайте по дате документа поступления, а не по дате входящей накладной — именно дата документа влияет на учёт. Если сверка идёт с конкретным поставщиком, добавьте отбор «Контрагент = ...», иначе в реестр попадут все поступления за период.

В многофирменной базе обязательно проверяйте отбор по организации. Частая ситуация: реестр сформирован по всем организациям, а сверяется с оборотами одной — суммы не сходятся. Также обратите внимание на вид операции: если в реестр не должны попадать услуги, отберите только операции «Товары» или «Товары, услуги, комиссия» с нужным составом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в реестре

Норма

Совпадает с количеством проведённых документов поступления за период в журнале

Тревожный признак

Строк больше или меньше — проверьте отборы по периоду и организации

Итоговая сумма реестра

Норма

Совпадает с оборотом по поступлениям в оборотно-сальдовой ведомости или отчёте по закупкам

Тревожный признак

Сумма отличается — вероятно, в реестр попали непроведённые документы или возвраты

Входящие номера

Норма

У каждой строки заполнены номер и дата накладной поставщика

Тревожный признак

Пустые входящие номера — документы введены без реквизитов поставщика

Выгрузка реестра в Excel и печать

Любой табличный документ в 1С сохраняется через «Файл» → «Сохранить как» (или «Сохранить копию») с выбором формата XLSX. Перед сохранением убедитесь, что в таблице нет объединённых ячеек в области данных — они мешают фильтрации в Excel. Стандартные отчёты обычно формируются без лишних объединений, а вот шапку с параметрами отчёта в Excel лучше удалить.

Для печати используйте предварительный просмотр: проверьте ориентацию листа (для широкого реестра удобнее альбомная) и масштаб. Если реестр передаётся поставщику или аудитору, добавьте в шапку период и название организации — в универсальном отчёте это делается через настройки оформления, в списке документов — вручную после выгрузки.

Если реестр формируется регулярно (например, ежемесячно для сверки), сохраните настроенный вариант отчёта и зафиксируйте состав колонок в регламенте. Это избавит от ситуации, когда разные сотрудники присылают реестры в разном виде и сверка занимает лишнее время.

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — расхождение реестра с данными учёта из-за непроведённых или помеченных на удаление документов. Помеченные документы стандартные отчёты обычно не показывают, а список документов — показывает. Перед формированием итогового реестра выполните проверку проведения и при необходимости удалите помеченные объекты штатной обработкой.

Вторая ошибка — смешение возвратов и поступлений. Возвраты поставщику оформляются отдельным видом документов и в реестр приходных накладных попадать не должны. Если сверка идёт с актом сверки поставщика, возвраты нужно учитывать отдельной строкой или отдельным реестром.

Ограничение стандартных средств: они не группируют данные по номенклатуре внутри реестра документов. Если нужен реестр с расшифровкой по товарам каждой накладной, потребуется отчёт по движениям регистра или настройка СКД — это уже задача для специалиста по 1С.

FAQ: частые вопросы о реестре приходных накладных в 1С

Как вывести в реестр номер и дату накладной поставщика?

В универсальном отчёте добавьте поля «Номер входящего документа» и «Дата входящего документа» через настройки структуры. В списке документов эти колонки включаются через «Изменить форму». Если реквизиты не заполнены в самих документах, в реестре они будут пустыми — сначала внесите их в карточки поступлений.

Почему сумма реестра не совпадает с оборотно-сальдовой ведомостью?

Чаще всего причины: в реестр попали непроведённые документы, не совпадает отбор по организации или периоду, либо в ОСВ вы смотрите сумму без НДС, а в реестре сумма документа с НДС. Сверяйте итог реестра с отчётом по поступлениям за тот же период и с теми же отборами.

Можно ли сформировать реестр только по одному складу?

Да. В универсальном отчёте добавьте отбор «Склад = ...». В стандартном отчёте «Реестр документов» такого отбора может не быть — тогда используйте универсальный отчёт или отбор в списке документов, если колонка «Склад» выведена.

Как сделать реестр с расшифровкой по товарам внутри накладных?

Стандартные реестры показывают документы целиком. Для расшифровки по номенклатуре используйте отчёт по движениям регистра накопления (например, «Товары на складах» в УТ) с группировкой «Документ — Номенклатура» или настройку на СКД. При отсутствии навыков эту задачу лучше поручить специалисту по 1С.

Как автоматизировать ежемесячное формирование реестра?

Сохраните настроенный вариант универсального отчёта под понятным именем — тогда реестр формируется выбором варианта и сменой периода. Полностью автоматическая рассылка настраивается через регламентные задания или подсистему рассылки отчётов, если она есть в вашей конфигурации; для этого нужны права администратора.

Что делать, если отчёта «Реестр документов» нет в меню?

Откройте его через «Все функции» (Shift+Alt+F или через главное меню) → «Отчёты». Если функция «Все функции» недоступна или отчёта нет в списке, обратитесь к администратору: либо ограничены права, либо в вашей конфигурации отчёт называется иначе — тогда используйте универсальный отчёт.