Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как в 1С посмотреть продажи сотрудников
Как в 1С посмотреть продажи сотрудников: стандартные отчёты по менеджерам в УТ 11, КА и ERP, настройка отборов, типичные ошибки и проверка результата.
Чтобы оценить работу продавцов и менеджеров, в 1С не нужно писать собственные запросы — в типовых конфигурациях уже есть готовые отчёты, которые группируют выручку, маржу и количество документов по сотрудникам. Главное — понимать, какое поле в документах отвечает за «сотрудника»: в одних случаях это менеджер, в других — кассир ККМ или физическое лицо из штатного расписания. От этого зависит, какой отчёт покажет корректную картину.
В статье разобраны способы для конфигураций «Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация» и «ERP», а также вариант для «Розницы», где продажи привязаны к кассирам. Отдельно описан универсальный метод через отчёт «Анализ продаж» и консоль отчётов, когда стандартных вариантов не хватает.
Прежде чем смотреть цифры, убедитесь, что в документах продажи поле «Менеджер» (или «Кассир») заполняется. Если документы проводятся без указания ответственного, отчёт по сотрудникам покажет пустую строку или одну общую сумму «без менеджера», и анализ потеряет смысл.
Как 1С связывает продажу с конкретным сотрудником
В типовых конфигурациях 1С продажа привязывается к сотруднику через реквизит документа, а не через пользователя, который его создал. В документе «Реализация товаров и услуг» это поле «Менеджер», в розничных продажах — «Кассир» или «Продавец», в заказах клиентов — снова «Менеджер». Именно по этим реквизитам строятся все отчёты по эффективности персонала.
Это принципиальный момент: один и тот же человек может быть заведён в базе трижды — как пользователь информационной базы, как физическое лицо и как элемент справочника «Сотрудники». Отчёты по продажам опираются на реквизит «Менеджер» документа, который обычно ссылается на физическое лицо или пользователя в зависимости от настроек конфигурации. Если в отделе продаж принято оставлять поле пустым или подставлять руководителя «по умолчанию», персональная статистика будет искажена.
Проверьте настройку подстановки менеджера: в УТ 11 она задаётся в карточке соглашения с клиентом или в персональных настройках пользователя. Когда менеджер подставляется автоматически из соглашения, риск ошибок при ручном оформлении документов заметно снижается.
Отчёт «Продажи по менеджерам» в УТ 11, КА и ERP
Самый прямой способ — стандартный отчёт, который уже входит в поставку «Управления торговлей 11», «Комплексной автоматизации» и «1С:ERP». Откройте раздел «Продажи» → «Отчёты по продажам» и найдите в списке «Продажи по менеджерам» (в некоторых версиях — «Валовая прибыль по менеджерам» или аналогичный вариант в подсистеме «Маркетинг и планирование»).
Укажите период анализа и нажмите «Сформировать». Отчёт покажет по каждому менеджеру сумму выручки, себестоимость, валовую прибыль и рентабельность. Если нужны не все сотрудники, а конкретный отдел, добавьте отбор по подразделению через кнопку «Настройки» (или «Ещё» → «Изменить вариант отчёта»).
Для детализации до документов откройте расширенные настройки и добавьте в структуру отчёта группировку «Документ» или «Номенклатура» под группировкой «Менеджер». Так вы увидите, из каких именно продаж сложилась сумма по каждому сотруднику, и сможете перейти в конкретную реализацию двойным щелчком.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Отчёты по продажам»
- 2Выберите отчёт «Продажи по менеджерам»
- 3Задайте период и при необходимости отбор по организации или подразделению
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте, что все менеджеры присутствуют в списке
- 5При пустых строках проверьте заполнение поля «Менеджер» в документах за период
Универсальный способ: «Анализ продаж» и произвольная группировка
Если стандартный отчёт не подходит по составу колонок — например, нужно видеть количество отгрузок, средний чек или сравнение с планом — используйте отчёт «Анализ продаж» (в УТ 11 он находится там же, в «Отчётах по продажам», либо в разделе «Бюджетирование и планирование» как «План-фактный анализ продаж»).
Откройте настройки варианта отчёта и в поле «Группировка» первой строкой укажите «Менеджер», второй — «Период» или «Клиент». В показателях оставьте нужные ресурсы: сумму выручки, количество, вес, прибыль. Такой вариант гибче: его можно сохранить под своим именем и открывать в один клик вместо повторной настройки.
Для сравнения сотрудников между собой удобно добавить диаграмму: в настройках отчёта перейдите на закладку «Диаграмма» и выберите тип «Гистограмма». Руководитель отдела продаж получит наглядный рейтинг без выгрузки в Excel.
Продажи кассиров в «1С:Розница»
В «Рознице» логика другая: продажа оформляется чеком ККМ, и сотрудник определяется по кассиру, который пробил чек. Откройте раздел «Продажи» → «Отчёты» и сформируйте отчёт «Продажи по кассирам» либо «Анализ продаж» с группировкой по кассиру. Также полезен отчёт «Товарный отчёт (ТОРГ-29)», если нужна сверка с выручкой по кассе.
Учтите ограничение: если на одной кассе под одним пользователем работают посменно несколько продавцов, вся выручка смены ляжет на одного кассира. Чтобы статистика была честной, каждому продавцу нужен свой пользователь и вход в РМК под своей учётной записью. Это же требование защищает от спорных ситуаций при недостачах.
Как проверить корректность данных перед анализом
Перед тем как делать выводы по отчёту, сверьте его итог с контрольной цифрой — например, с общей выручкой из отчёта «Валовая прибыль предприятия» за тот же период. Если сумма по менеджерам меньше общей, значит, часть документов проведена без менеджера. Найдите их: сформируйте тот же отчёт с группировкой «Менеджер» и посмотрите строку с пустым значением.
Второй источник расхождений — возвраты. В типовых отчётах возвраты от клиентов уменьшают продажи менеджера, но только если в документе возврата тоже указан менеджер. Проверьте несколько возвратов за период вручную.
Третья типичная причина искажений — документы, проведённые задним числом после формирования отчёта. Если цифры «поплыли», просто пересформируйте отчёт: данные в регистрах обновляются при проведении документов, а не по расписанию.
Как проверить результат
Суммы совпадают или различаются на документы, осознанно исключённые отбором
Разница без объяснения — ищите документы с пустым полем «Менеджер»
Строки нет или сумма по ней нулевая
Значительная сумма «без менеджера» — документы оформляются неправильно
В документах возврата указан тот же менеджер
Возвраты без менеджера завышают чужие показатели
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — путать «менеджера» и «автора документа». Пользователь, который внёс реализацию в базу (например, операционист), не обязательно является продавцом. Отчёты по менеджерам смотрят на реквизит сделки, и это правильно, но в спорных ситуациях сотрудники иногда ссылаются на поле «Ответственный» — объясните коллективу разницу заранее.
Второе ограничение — права доступа. Если пользователю не доступен раздел «Продажи» или сами отчёты, он увидит пустой список. Доступ к отчётам настраивается в профилях групп доступа (раздел «Настройки» → «Пользователи и права» в режиме тонкого клиента с правами администратора).
Третья проблема — многофирменный учёт. Если в базе несколько организаций, а отбор по организации не установлен, отчёт суммирует продажи менеджера по всем юрлицам. Для расчёта премий это может быть как раз нужно, но для управленческой отчётности по одной компании — ошибка.
Когда стандартных отчётов не хватает
Если нужна нестандартная аналитика — например, продажи сотрудника в разрезе категорий клиентов с расчётом конверсии из заказов в реализации — потребуется доработка. Два безопасных пути: создать собственный вариант существующего отчёта через «Изменить вариант отчёта» (это не требует снятия конфигурации с поддержки) или заказать внешний отчёт на СКД у специалиста.
Первый вариант доступен любому пользователю с правами на сохранение вариантов и решает большинство задач: другие колонки, дополнительные отборы, свои формулы ресурсов в пределах схемы компоновки. Внешний отчёт оправдан, когда нужны данные из нескольких подсистем сразу — например, продажи плюс начисленная премия из зарплатного модуля.
Как выбрать действие
FAQ
Почему в отчёте по менеджерам не хватает части продаж?
Чаще всего причина в документах с незаполненным полем «Менеджер» — они попадают в строку с пустым значением или исключаются отбором. Сформируйте отчёт с группировкой по менеджеру без отборов и найдите пустую строку, затем откройте список реализаций за период и отфильтруйте документы без менеджера для исправления.
Можно ли посмотреть продажи сотрудника по конкретному складу или магазину?
Да. В настройках отчёта добавьте отбор по складу или подразделению, а при необходимости — группировку «Склад» после группировки «Менеджер». Так вы увидите, где именно продавал каждый сотрудник, что удобно для сети торговых точек.
Как выгрузить отчёт по продажам сотрудников в Excel?
Сформируйте отчёт и сохраните его через «Файл» → «Сохранить как» в формате MXL или листа Excel. В большинстве версий также работает кнопка «Ещё» → «Сохранить вариант» для повторного использования и команда отправки по почте прямо из формы отчёта.
Отчёт показывает менеджера, который уже уволен. Это ошибка?
Нет. Отчёт строится по историческим документам: если за выбранный период уволенный сотрудник проводил продажи, они корректно отобразятся на его имени. Чтобы убрать его из текущих рейтингов, сузьте период или добавьте отбор по списку действующих менеджеров.
Можно ли настроить автоматическую рассылку отчёта руководителю?
Да, в конфигурациях на управляемых формах отчёты поддерживают рассылку: сохраните нужный вариант и настройте расписание в механизме рассылки отчётов (доступно администратору или пользователю с соответствующими правами). Отчёт будет приходить на почту в заданное время.
Чем отличается «Продажи по менеджерам» от «Валовой прибыли по менеджерам»?
Первый отчёт фокусируется на выручке и объёмах продаж, второй — на маржинальности: выручка минус себестоимость. Для расчёта премий обычно используют валовую прибыль, так как большой оборот с нулевой наценкой не должен поощряться наравне с прибыльными продажами.
Что важно запомнить
Продажи сотрудников в 1С смотрят через отчёт «Продажи по менеджерам» или «Анализ продаж» с группировкой по менеджеру, в «Рознице» — по кассирам. Корректность данных зависит от заполнения поля «Менеджер» в документах: перед анализом сверьте итог отчёта с общей выручкой и проверьте строку с пустым менеджером. Нестандартные разрезы решаются сохранённым вариантом отчёта без доработки конфигурации.