Отчеты и Аналитика · 12 мин
Как сделать отчет по списанию в 1С
Как сформировать отчет по списанию товаров и материалов в 1С: документы списания, акты, типовые отчеты, проверка остатков и типичные ошибки.
Списание в 1С — это операция выбытия товаров, материалов или основных средств с учета: из-за порчи, истечения срока годности, передачи в производство, недостачи по итогам инвентаризации или использования на собственные нужды. Чтобы отчет по списанию показывал корректные данные, важно понимать, что сам отчет — это только «окно» в учет: он собирает информацию из проведенных документов списания, и если документы оформлены с ошибками, отчет эти ошибки просто отразит.
Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии 8.3, 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP разделы и названия документов отличаются, но логика одна — сначала оформляется документ выбытия (списание товаров, требование-накладная, акт списания), затем на его основе строится отчет. Ниже разобраны оба этапа и способы проверить результат.
Перед массовым списанием убедитесь, что у вас есть права на создание и проведение соответствующих документов, а в базе сделана резервная копия, если планируется групповая обработка. Ошибочно проведенное списание искажает остатки склада, себестоимость и данные бухгалтерского учета, и отменять его сложнее, чем оформить правильно с первого раза.
Разберитесь, какие документы формируют данные для отчета
Отчет по списанию не существует отдельно от первичных документов. В типовых конфигурациях списание оформляется несколькими видами документов, и выбор зависит от причины выбытия. В 1С:Бухгалтерии это «Списание товаров» (раздел «Склад»), «Требование-накладная» для передачи материалов в производство и «Списание ОС» для основных средств. В 1С:Управление торговлей — «Списание товаров» и «Списание недостач товаров» по итогам пересчета.
Каждый документ при проведении формирует проводки или движения по регистрам: уменьшает остаток на складе, относит стоимость на счета затрат или прочих расходов. Именно эти движения потом видны в отчетах. Если документ создан, но не проведен, в отчет он не попадет — это частая причина «пустого» отчета.
Отдельный случай — списание по результатам инвентаризации. Здесь сначала создается документ инвентаризации (приказ и пересчет товаров), система сравнивает учетные и фактические остатки, а документ списания формируется автоматически на сумму недостачи. Вручную дублировать такое списание нельзя — получите двойное уменьшение остатков.
Оформите документ списания товаров
В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Склад» → «Списание товаров» и создайте новый документ. Укажите склад, с которого списываются позиции, дату и счет затрат, на который будет отнесена стоимость (например, 91.02 для порчи и недостач, 44 для торговых расходов, счет затрат производства — для передачи в работу). Заполните табличную часть номенклатурой и количеством, затем проведите документ.
В 1С:Управление торговлей путь похожий: раздел «Склад и доставка» → «Списания товаров». Здесь дополнительно указывается причина списания и статья расходов — от этого зависит, в какие аналитические разрезы попадет сумма в управленческих отчетах. Если причина — недостача по инвентаризации, используйте именно цепочку документов инвентаризации, а не ручное списание.
При заполнении количества система не всегда блокирует списание сверх фактического остатка — зависит от настроек контроля остатков. Если контроль отключен, можно уйти в отрицательные остатки, что исказит себестоимость всех последующих операций. Перед проведением сверьте количество с отчетом «Остатки товаров на складах».
- 1Откройте раздел «Склад» и создайте документ «Списание товаров»
- 2Укажите склад, дату и счет (статью) списания, соответствующий причине выбытия
- 3Заполните табличную часть номенклатурой и количеством, сверив с фактическими остатками
- 4Проведите документ и проверьте проводки через кнопку «Дт/Кт» или «Движения документа»
- 5Сформируйте отчет по остаткам склада и убедитесь, что позиции уменьшились корректно
Сформируйте отчет по списанию типовыми средствами
Самый универсальный способ — оборотно-сальдовая ведомость по счету. В 1С:Бухгалтерии откройте «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», выберите счет учета (например, 41 «Товары» или 10 «Материалы») и период. В колонке кредитового оборота будут все выбытия, включая списания. Через «Показать настройки» добавьте группировку по документам или по субконто, чтобы видеть, каким именно документом и на какую статью списана каждая позиция.
Для детализации по конкретной операции подойдут отчеты «Карточка счета» и «Анализ счета»: они показывают каждую проводку с указанием документа-регистратора, количества и суммы. Из карточки счета можно провалиться в сам документ списания двойным щелчком — это удобно при поиске ошибок.
В 1С:Управление торговлей и ERP есть специализированные отчеты: «Списание товаров», «Движения товаров», «Ведомость по товарам на складах». Они находятся в разделе «Склад и доставка» → «Отчеты по складу» и позволяют отобрать данные по виду операции «Списание», складу, номенклатуре и периоду. В отчете «Ведомость по товарам» установите отбор по виду движения «Расход», чтобы увидеть только выбытия.
Какой отчет выбрать
Подходит для бухгалтерской картины по счету за период; не показывает причины списания без настройки группировок
Для проверки конкретных проводок и перехода в документы; неудобен для больших объемов
Для складского учета в УТ и ERP с отбором по виду движения; требует корректной настройки отборов
Гибкий отбор по регистрам и документам; требует понимания структуры данных
Настройте отборы и сохраните вариант отчета
Чтобы отчет показывал именно списания, а не все выбытия (продажи, перемещения, возвраты), используйте отборы. В ОСВ по счету добавьте отбор по корреспондирующему счету: например, все обороты 41-го счета в корреспонденции с 94-м — это недостачи и потери. В складских отчетах УТ отберите по типу документа-регистратора «Списание товаров».
Если отчет нужен регулярно — например, ежемесячный актуальный реестр списаний для руководства, — сохраните настройки как вариант отчета через кнопку «Сохранить вариант отчета» (в режиме «Ещё»). Сохраненный вариант появится в панели отчетов, и настраивать отборы заново не придется. Вариант можно сделать доступным другим пользователям, если у вас есть права настройки.
Для выгрузки в Excel или печати используйте стандартные кнопки «Сохранить» и «Печать» в форме отчета. Учтите, что табличный документ с большим объемом данных формируется медленно — ограничивайте период и отборы, если база крупная.
Проверьте корректность данных в отчете
Главная проверка — сверка остатков. Сформируйте отчет по остаткам склада (или ОСВ по счету) на начало периода, прибавьте поступления, вычтите продажи и списания — результат должен сойтись с остатком на конец периода. Расхождение означает, что часть документов не проведена, проведена дважды или оформлена неверным типом операции.
Вторая проверка — отрицательные остатки. Если после списания какая-то позиция ушла в минус, значит, списано больше, чем числилось на складе, либо поступление оформлено позже списания по времени. Включите в отчете по остаткам показ отрицательных значений и разберите каждую позицию: чаще всего помогает перепроведение документов в хронологическом порядке или восстановление последовательности.
Третья проверка — соответствие сумм в бухгалтерском и складском учете. В конфигурациях с раздельным учетом (УТ, ERP) управленческие и регламентированные данные могут расходиться из-за незакрытого месяца: расчет себестоимости выполняется регламентным заданием при закрытии периода. Если отчет по списанию показывает нулевые или предварительные суммы, проверьте, выполнено ли закрытие месяца.
Как проверить результат
Уменьшился ровно на списанное количество, без отрицательных значений
Позиция ушла в минус или остаток не изменился — документ не проведен или списано лишнее
Дт счета затрат/расходов — Кт счета товаров, сумма соответствует себестоимости
Неверный счет дебета или пустая сумма — ошибка в настройках или не рассчитана себестоимость
Стоимость списания заполнена и совпадает с данными ОСВ
Нулевые суммы — закрытие месяца не выполнено или есть ошибки расчета себестоимости
Учтите типичные ошибки и ограничения
Самая распространенная ошибка — ручное списание недостачи при уже оформленной инвентаризации. Документ инвентаризации сам создает списание, и дублирование приводит к двойному уменьшению остатков. Перед ручным списанием проверьте журнал документов за период: возможно, операция уже проведена.
Вторая ошибка — неверный счет или статья списания. Порча товара, списанная на расходы по обычной деятельности вместо прочих расходов, исказит и бухгалтерскую отчетность, и налоговый учет: для налога на прибыль часть потерь нормируется (например, естественная убыль), и неверная аналитика приведет к проблемам при проверке. Согласуйте с бухгалтером, на какие счета и статьи относить каждый вид списания.
Третья группа проблем — права доступа. Если кнопка создания документа недоступна или отчет показывает не все склады, причина обычно в настройках ролей и групп доступа. Это решается администратором, а не обходом через другие документы: списание через «Оприходование» с минусом или корректировки регистров ломает логику учета и усложняет аудит.
Часто задаваемые вопросы
Почему отчет по списанию пустой, хотя документы созданы?
Чаще всего документы созданы, но не проведены — в отчеты попадают только проведенные. Также проверьте период отчета, отборы по складу и организации и дату документов: документ, проведенный задним числом вне выбранного периода, в отчет не попадет.
Как вывести в отчет только списания, без продаж и перемещений?
В оборотно-сальдовой ведомости добавьте отбор по корреспондирующему счету (например, 94 или 91.02). В складских отчетах УТ и ERP установите отбор по типу документа-регистратора «Списание товаров» или по виду операции.
Что делать, если сумма списания в отчете равна нулю?
Это признак того, что себестоимость еще не рассчитана. В УТ и ERP выполните закрытие месяца (расчет себестоимости), в Бухгалтерии — операцию закрытия месяца по списанию стоимости. Если после этого суммы нет, проверьте, были ли положительные остатки на момент списания.
Можно ли отменить ошибочное списание?
Да, если период открыт: пометьте документ на удаление или распроведите его, при необходимости создайте корректирующий документ. Если затронуты остатки, после отмены проверьте отчет по остаткам склада и при необходимости перепроведите зависимые документы в хронологическом порядке.
Каким отчетом показать списания для налоговой проверки?
Обычно готовят оборотно-сальдовую ведомость или анализ счета 94 с расшифровкой до документов, плюс сами акты списания с печатными формами. Для нормируемых потерь дополнительно прикладывают расчет естественной убыли — его 1С типовыми средствами не формирует, расчет делается отдельно.
Чем списание отличается от перемещения в отчетах?
Перемещение не уменьшает общий остаток организации — товар лишь переходит между складами, и в ОСВ по счету в целом обороты перемещения взаимно закрываются. Списание уменьшает остаток безвозвратно и формирует расход. В отчете «Ведомость по товарам» оба вида видны как расход по складу-отправителю, поэтому для анализа списаний нужен отбор по типу документа.
Что важно запомнить
Отчет по списанию строится на проведенных документах: сначала корректно оформите списание с верным счетом и причиной, затем используйте ОСВ по счету, карточку счета или складские отчеты с отборами. Результат проверяйте сверкой остатков и сумм после закрытия месяца, а документы закрытых периодов не изменяйте без согласования с бухгалтерией.