Как выгрузить КУДиР из 1С

Книга учёта доходов и расходов (КУДиР) — обязательный регистр налогового учёта для организаций и ИП на УСН, а также для ИП на патенте и общем режиме. В программах 1С книга формируется автоматически на основе введённых документов, и выгрузить её можно несколькими способами: распечатать, сохранить в Excel или подготовить файл в электронном формате для сдачи в налоговую инспекцию.

Выбор способа зависит от цели: для внутренней проверки достаточно таблицы Excel, для представления по требованию ФНС нужен файл установленного формата, а для прошивки и хранения — подписанная печатная форма. Ниже разобраны все варианты на примере «1С:Бухгалтерии 8», а также особенности для «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Зарплата и управление персоналом» там, где это применимо.

Что проверить перед выгрузкой КУДиР

Книга формируется на основании проведённых документов, поэтому любые пропуски в учёте напрямую попадут в выгрузку. Прежде чем формировать отчёт, убедитесь, что за выбранный период введены все кассовые и банковские документы, проведены поступления и реализации, а остатки по расчётам с контрагентами сходятся.

Для корректного формирования записей о расходах выполните регламентную операцию «Закрытие месяца» за весь отчётный период. Именно при закрытии месяца в «1С:Бухгалтерии» рассчитываются и признаются расходы УСН — без этого книга может содержать только доходы или неполные суммы расходов.

Контрольные точки

Как проверить готовность данных

Закрытие месяца

Норма

Все операции за период отмечены зелёным, ошибок нет

Тревожный признак

Операции «Признание расходов при УСН» не выполнены или с ошибками

Банковские выписки

Норма

Загружены все выписки за период, суммы сходятся с банком

Тревожный признак

Есть незагруженные дни или непроведённые документы оплаты

Настройка налога

Норма

В учётной политике указан верный объект УСН (доходы или доходы минус расходы)

Тревожный признак

Объект налогообложения не задан или выбран неверно

Как сформировать КУДиР в 1С:Бухгалтерии 8

Основной путь к отчёту: меню «Отчёты» → раздел «УСН» → «Книга учёта доходов и расходов (УСН)». В открывшейся форме укажите организацию и период — квартал, полугодие, девять месяцев или год. Книга формируется нарастающим итогом с начала года, поэтому для годовой выгрузки выбирайте период с 1 января по 31 декабря.

Нажмите кнопку «Сформировать». Программа построит книгу с разделами: I — доходы и расходы, II — расчёт расходов на основные средства (если применимо), III — расчёт убытков, а также справочную часть к разделу I. Каждая запись содержит дату и номер первичного документа, содержание операции и суммы.

Если книга пустая, хотя обороты были, чаще всего причина в том, что в учётной политике не настроен налог УСН или документы введены от другой организации в той же базе. Проверьте отбор по организации в шапке отчёта.

Как сохранить КУДиР в Excel или PDF

После формирования отчёта нажмите кнопку «Сохранить» (значок дискеты) или используйте меню «Файл» → «Сохранить копию». В диалоге сохранения выберите формат: лист Excel (XLSX), PDF, табличный документ 1С (MXL) или HTML. Для анализа и фильтрации данных удобнее Excel, для передачи контрагентам или архива — PDF.

При сохранении в Excel структура книги переносится как таблица: колонки «Дата и номер первичного документа», «Содержание операции», «Доходы», «Расходы». Высокие строки с длинными наименованиями операций могут отображаться не полностью — перед печатью из Excel проверьте ширину столбцов.

1. 1
   Сформируйте КУДиР за нужный период через «Отчёты» → «Книга учёта доходов и расходов (УСН)»
2. 2
   Нажмите «Сохранить» на панели отчёта и выберите формат «Лист Excel (*.xlsx)»
3. 3
   Укажите папку и имя файла, дождитесь завершения сохранения
4. 4
   Откройте файл и сверьте итоговые суммы доходов и расходов с отчётом «Анализ налоговой базы по УСН»

Как выгрузить КУДиР в электронном формате для ФНС

Если налоговая инспекция запросила книгу в рамках проверки или при применении АУСН, потребуется файл в утверждённом электронном формате (XML). В «1С:Бухгалтерии» такая выгрузка доступна из формы книги: кнопка «Выгрузить» или через «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность», если книга запрашивается в составе требования.

Если у вас подключена «1С-Отчётность», ответ на требование ФНС формируется прямо из входящего сообщения: откройте требование, выберите «Создать ответ» и прикрепите выгруженную книгу. Программа сама сформирует XML-файл нужной версии формата. При ручной выгрузке проверяйте актуальность формата — он периодически обновляется приказами ФНС, и старые релизы конфигурации могут выгружать устаревшую версию.

Особенности выгрузки в других конфигурациях

В «1С:Управление нашей фирмой» книга находится в разделе «Деньги» или «Отчёты» → «Книга учёта доходов и расходов». Механика аналогична: выбор периода, формирование, сохранение в Excel или печать. Для ИП на патенте там же доступна отдельная книга учёта доходов по патенту — она выгружается тем же способом.

В «1С:Бухгалтерии» для ИП на общем режиме вместо КУДиР УСН формируется «Книга учёта доходов и расходов (ИП)» — она также доступна в меню «Отчёты» и выгружается в Excel и XML. Не путайте эти два отчёта: у них разные формы и разные правила заполнения.

Способы выгрузки КУДиР

Excel (XLSX)

Подходит для внутреннего анализа, сверки и передачи бухгалтеру. Не принимается ФНС как официальный документ.

PDF

Удобен для архива и печати с последующей прошивкой. Сохраняет оформление, но не редактируется.

XML (электронный формат)

Обязателен при представлении по требованию ФНС. Требует актуального релиза конфигурации для соответствия формату.

MXL (табличный документ)

Для передачи между базами 1С или хранения внутри экосистемы 1С. Вне программы открывается с трудом.

Как проверить выгруженную книгу

После выгрузки сверьте итоги книги с данными учёта. Основной контрольный отчёт — «Анализ налоговой базы по налогу при УСН» (раздел «Отчёты»): суммы доходов и расходов в нём и в КУДиР должны совпадать до копейки. Расхождение обычно означает, что после формирования книги документы перепроводили или закрытие месяца выполнялось не полностью.

Также сверьте строку «Всего доходов» с оборотами по кассе и расчётному счёту за вычетом невходящих поступлений (возвраты, займы, пополнение собственными средствами). Если в доходы попали займы или возвраты, проверьте настройку вида движения денежных средств в документах поступления.

Частые вопросы

Почему КУДиР формируется пустой, хотя обороты есть?

Наиболее частые причины: не настроен налог УСН в учётной политике организации, отчёт сформирован по другой организации в этой же базе или документы введены, но не проведены. Проверьте раздел «Главное» → «Налоги и отчёты» и отбор по организации в шапке отчёта.

Можно ли выгрузить КУДиР только за один квартал?

Штатно книга формируется нарастающим итогом с начала года — так требует форма. Для внутренних целей можно сформировать годовую книгу и выделить нужный период в Excel либо использовать настройки отчёта, но для официальных целей корректна книга с начала года.

Чем отличается выгрузка КУДиР для ИП на патенте?

ИП на патенте ведёт книгу учёта доходов по каждому патенту отдельно. В 1С это отдельный отчёт «Книга учёта доходов (патент)», который формируется и выгружается аналогично: через раздел отчётов с выбором периода и сохранением в Excel или PDF.

Нужно ли сдавать КУДиР в налоговую каждый год?

Нет, сдавать книгу ежегодно не требуется. Её представляют только по требованию ФНС в рамках проверок — в электронном виде по утверждённому формату или на бумаге, если книга велась в бумажном виде.

Как выгрузить КУДиР, если база на поддержке не обновлялась?

Для Excel и PDF обновление не критично — печатная форма меняется редко. Для XML-выгрузки по требованию ФНС релиз должен поддерживать актуальную версию формата, иначе файл не пройдёт форматный контроль. Обновите конфигурацию перед выгрузкой.