Как распечатать книгу доходов и расходов в 1С

Книга учёта доходов и расходов (КУДиР) обязательна для организаций и ИП на упрощённой системе налогообложения, а также для ИП на патенте и общем режиме в части учёта доходов. В 1С книга формируется автоматически на основе введённых документов, но перед печатью её нужно правильно сформировать и проверить — иначе в отчёт могут попасть лишние операции или, наоборот, не попасть нужные.

Порядок действий зависит от конфигурации: в «1С: Бухгалтерии 8» книга формируется через раздел отчётности, в «1С: Управление нашей фирмой» — через раздел «Деньги» или «Налоги». Ниже разобраны оба варианта, а также типичные проблемы: пустая книга, неверные суммы, ошибки при выводе на печать.

Что нужно проверить перед формированием книги

Книга строится не по первичным документам напрямую, а по записям специальных регистров — например, «Книга учёта доходов и расходов (раздел I)» в типовой бухгалтерской конфигурации. Если документ проведён, но в регистр записи не попали, в печатной форме их не будет. Поэтому первый шаг — убедиться, что за отчётный период проведены все документы: поступления, реализации, кассовые и банковские операции.

Проверьте настройки учётной политики: объект налогообложения («Доходы» или «Доходы минус расходы») влияет на то, какие разделы книги будут заполнены. При объекте «Доходы» расходные графы остаются пустыми — это нормально, а не ошибка. Также убедитесь, что в карточке организации указаны верные реквизиты: они выводятся на титульный лист книги.

Полезно выполнить «Закрытие месяца» или хотя бы перепровести документы за период через обработку «Групповое перепроведение» (раздел «Операции»). Это исключит ситуацию, когда документ помечен как проведённый, но движения по регистрам устарели после исправлений.

Формирование книги в 1С: Бухгалтерии 8

Откройте меню «Отчёты» и выберите пункт «Книга учёта доходов и расходов (УСН)». Если организация на патенте, используйте отдельный отчёт «Книга учёта доходов (патент)» — у каждого патента своя книга, и формировать её нужно по конкретному патенту.

В шапке отчёта укажите организацию и период. Для годовой книги выберите период с 1 января по 31 декабря, для промежуточной проверки — квартал или месяц. Нажмите кнопку «Сформировать». Программа построит табличный документ с титульным листом и разделами: графы доходов, расходов (при соответствующем объекте), справочные разделы.

Если книга формируется впервые или учёт вёлся частично, отчёт может оказаться пустым либо неполным. В этом случае сначала запустите обработку заполнения записей книги — в типовой конфигурации записи создаются автоматически при проведении документов, но при переносе данных из других программ их может не быть.

1. 1
   Откройте «Отчёты → Книга учёта доходов и расходов (УСН)»
2. 2
   Укажите организацию и отчётный период
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчёта
4. 4
   Сверьте итоги с оборотами по счетам 50, 51, 62
5. 5
   Нажмите «Печать» или сохраните в PDF через «Файл → Сохранить как»

Печать и сохранение в электронном виде

После формирования нажмите кнопку «Печать» на панели отчёта. Откроется стандартное окно предварительного просмотра: здесь можно выбрать принтер, диапазон страниц, ориентацию и масштаб. Книга обычно занимает много страниц, поэтому перед выводом на бумагу имеет смысл сохранить её в PDF — через «Файл → Сохранить как» или виртуальный PDF-принтер. Электронная копия пригодится для архива и для отправки по запросу налоговой.

Обратите внимание на настройки полей и масштаба: если таблица не помещается по ширине, включите альбомную ориентацию или уменьшите масштаб в настройках печати табличного документа. Обрезанные графы в распечатке — частая причина замечаний.

Сдавать книгу в налоговую на бумаге сейчас не требуется — её хранят и предъявляют по требованию. Если вы всё же распечатываете книгу, пронумеруйте и прошнуруйте страницы, заверьте подписью руководителя или ИП. Прошивка и заверение остаются актуальными для бумажного экземпляра.

Формирование книги в 1С: Управление нашей фирмой (УНФ)

В УНФ книга находится в разделе «Налоги» (в некоторых версиях — «Деньги» или «Отчёты») под названием «Книга учёта доходов и расходов». Принцип тот же: выберите организацию и период, нажмите «Сформировать». Конфигурация строит книгу по данным регистров УСН, которые заполняются документами оплаты, поступлений и расходов.

Особенность УНФ — доходы и расходы признаются по оплате, поэтому если накладная проведена, а оплата не отражена, сумма в книгу не попадёт. Это соответствует кассовому методу УСН, но при сверке с управленческими отчётами по продажам суммы будут различаться — это нормальное поведение, а не ошибка программы.

Сравнение вариантов

Печать напрямую из 1С

Быстро, нумерация страниц выставляется автоматически. Ограничение: нельзя гибко менять оформление без доработки макета.

Сохранение в PDF или Excel

Удобно для архива, отправки и проверки перед печатью. Ограничение: при редактировании в Excel можно случайно изменить данные, и распечатка разойдётся с учётом.

Выгрузка через отчётность 1С-Отчётность

Подходит, если книга запрашивается в электронном виде по требованию ФНС. Ограничение: требуется подключённая и настроенная служба сдачи отчётности.

Проверка книги перед печатью

Сверьте итоговые суммы книги с оборотно-сальдовой ведомостью: доходы по книге должны соответствовать оплатам от покупателей по счетам 51, 50, а расходы (при объекте «Доходы минус расходы») — принятым и оплаченным затратам. Полное совпадение с оборотами по счёту 62 не обязательно, так как авансы и неоплаченные отгрузки учитываются по-разному.

Проверьте хронологию записей: даты в книге должны идти последовательно, без пропусков и «вставок» задним числом в середине списка. Если документ провели поздним числом с датой в прошлом периоде, книгу за этот период нужно сформировать заново.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог доходов за год

Норма

Совпадает с суммой оплат от покупателей и прочих налогооблагаемых поступлений

Тревожный признак

Расхождение с банковскими выписками без объяснимой причины

Титульный лист

Норма

Верные ИНН, наименование, объект налогообложения и период

Тревожный признак

Пустые поля, старые реквизиты после смены адреса или названия

Раздел расходов (при объекте «Доходы минус расходы»)

Норма

Включены только оплаченные и принятые расходы из закрытого перечня

Тревожный признак

Присутствуют неоплаченные счета или расходы вне перечня

Типичные проблемы и их решение

Самая частая жалоба — «книга пустая». Причины: не проведены документы за период, не заполнены регистры УСН после переноса данных, либо в учётной политике не указана упрощённая система. Проверьте настройки налогов в карточке организации и перепроведите документы.

Вторая проблема — в книгу попадают лишние операции, например возвраты или внутренние перемещения. Такие записи обычно вызваны некорректно заполненными документами: неверный вид операции, неправильно указанное отражение в УСН. Исправлять нужно документ-источник, а не саму книгу — ручная правка печатной формы не меняет учётные данные.

Частые вопросы

Можно ли распечатать книгу за прошлый год, если период уже закрыт?

Да. Закрытие периода не блокирует формирование отчётов. Откройте книгу, укажите нужный год и сформируйте. Если после закрытия периода вносились исправления, книга покажет актуальные данные — сравните её с ранее распечатанным экземпляром.

Почему при объекте «Доходы» графы расходов пустые?

Это норма: при объекте «Доходы» расходы в книге не учитываются для целей налога, и типовая форма их не заполняет. Пустые графы в этом случае не являются ошибкой и не требуют исправления.

Нужно ли распечатывать книгу, если учёт ведётся электронно?

Обязанности распечатывать нет: книгу допускается вести в электронном виде и представлять по требованию налоговой. Бумажный экземпляр делают по желанию — для внутреннего архива или привычки. Если печатаете, прошнуруйте и заверьте книгу.

Как распечатать книгу по патенту, если патентов несколько?

Для каждого патента формируется отдельная книга. В отчёте «Книга учёта доходов (патент)» выберите конкретный патент в отборе и сформируйте отчёт, затем повторите для остальных. Сводить доходы по разным патентам в одну книгу нельзя.

Что делать, если книга не помещается на страницу по ширине?

В окне предварительного просмотра переключите ориентацию на альбомную и при необходимости уменьшите масштаб в настройках печати табличного документа. Также проверьте, что в настройках принтера не задано обрезание полей.

Можно ли изменить состав граф печатной формы?

Типовая форма соответствует утверждённому формату, и менять её состав не рекомендуется. При необходимости нестандартного оформления макет дорабатывается программистом через механизм внешних печатных форм, но для представления в налоговую используйте утверждённый вариант.