Как открыть отчет о розничных продажах в 1С

Отчет о розничных продажах — один из основных инструментов контроля выручки в торговых конфигурациях 1С. Он показывает, какие товары продавались через розничные точки, в каком количестве, по каким ценам и через какие кассы. В зависимости от конфигурации (1С:Розница, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) путь к отчету немного отличается, но логика везде одинаковая: выбрать раздел продаж, найти нужный отчет, задать период и сформировать.

Чаще всего сложности возникают не с самим открытием отчета, а с тем, что он «не показывает данные» — причина обычно в неверно выбранном периоде, отсутствии проведенных документов «Отчет о розничных продажах» или ограничениях прав пользователя. Ниже разобраны конкретные пути к отчету в разных конфигурациях, настройка отборов и проверка результата.

Где находится отчет в разных конфигурациях 1С

В 1С:Розница 2.3 отчеты по продажам сгруппированы в разделе «Маркетинг» или «Продажи» — в зависимости от настроек интерфейса. Путь: раздел «Маркетинг» → «Отчеты» → «Анализ продаж» или «Розничные продажи». Также быстрый доступ есть из раздела «Продажи» → «Отчеты по продажам».

В 1С:Управление торговлей 11 откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам». Здесь доступны «Валовая прибыль», «Анализ розничных продаж», «Продажи по категориям» и другие варианты. В 1С:Комплексная автоматизация и ERP структура аналогична УТ 11, так как торговый блок у них общий.

В 1С:Розница 8 базовых и старых редакций раздел может называться «Отчеты» напрямую в главном меню. Если вы не находите нужный пункт, воспользуйтесь поиском по меню: в большинстве конфигураций на платформе 8.3 работает сочетание клавиш Ctrl+F в панели навигации или поле поиска команд в правом верхнем углу.

Пошаговое открытие отчета в 1С:Розница

Откройте программу под пользователем с правами на просмотр отчетов по продажам. В панели разделов выберите «Продажи». В панели навигации найдите группу «Отчеты» и пункт «Розничные продажи» или «Анализ продаж». Если панель навигации скрыта, разверните её кнопкой в верхней части окна.

После открытия формы отчета задайте период: укажите дату начала и окончания в полях периода или выберите стандартный вариант («Сегодня», «Вчера», «Месяц»). Затем нажмите кнопку «Сформировать». Через несколько секунд на экране появится таблица с данными по продажам.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» (или «Маркетинг») в панели разделов
2. 2
   Выберите в группе «Отчеты» пункт «Розничные продажи» или «Анализ продаж»
3. 3
   Установите период отчета — даты начала и окончания
4. 4
   При необходимости добавьте отбор по магазину, кассе или товару через кнопку «Настройки»
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения таблицы
6. 6
   Проверьте итоговые суммы и при необходимости сохраните вариант настроек

Настройка отборов: период, магазин, касса, товар

Базовая настройка — период. Ошибка в датах — самая частая причина «пустого» отчета: например, выбран текущий день, а смена еще не закрыта, или выбран прошлый месяц вместо текущего. Всегда сверяйте период в шапке отчета с тем, который вам нужен.

Для детализации нажмите «Настройки» (или «Показать настройки»). Здесь можно добавить отбор по складу/магазину, кассе ККМ, организации, номенклатуре или группе товаров. Например, чтобы посмотреть продажи только одной торговой точки, добавьте отбор «Склад равно [нужный магазин]». В УТ 11 и КА структура настроек строится на СКД (системе компоновки данных), поэтому доступны группировки по любым полям: по дням, по кассирам, по видам оплаты.

Полезная практика — сохранить настроенный вариант отчета кнопкой «Сохранить вариант» или «Сохранить настройки». Тогда в следующий раз отчет откроется уже с нужными отборами, и не придется настраивать заново.

Если отчетом пользуются несколько сотрудников с разными задачами (директор смотрит итоги по магазинам, товаровед — по группам товаров), сохраните отдельные именованные варианты для каждой роли. Это исключает ситуацию, когда один пользователь перенастраивает отчет, а второй потом не понимает, почему цифры изменились.

Документ «Отчет о розничных продажах»: где посмотреть список

Иногда под «открыть отчет о розничных продажах» подразумевают именно документ, а не аналитическую форму. Документ формируется при закрытии кассовой смены и содержит перечень проданных товаров, суммы наличной и безналичной оплаты, возвраты.

Список документов находится в разделе «Продажи» → «Отчеты о розничных продажах» (в УТ 11 — «Продажи» → «Розничные продажи» → «Отчеты о розничных продажах»). Откройте журнал, установите отбор по дате или кассе и двойным щелчком откройте нужный документ. Внутри видны табличная часть с товарами, итоги по оплатам и связанные документы (например, эквайринговые операции).

Если документа нет в журнале, хотя продажи были, проверьте, закрыта ли кассовая смена в разделе «Продажи» → «Кассовые смены». Незакрытая смена означает, что документ еще не сформирован и данные в отчеты не попадут.

Контрольные точки

Как проверить результат

Наличие документов за период

Норма

В журнале «Отчеты о розничных продажах» есть проведенные документы за нужные даты

Тревожный признак

Журнал пуст или документы не проведены — отчет будет пустым

Статус кассовых смен

Норма

Смены за период имеют статус «Закрыта»

Тревожный признак

Смена в статусе «Открыта» — данные не списаны

Итоговая сумма в отчете

Норма

Сумма совпадает с Z-отчетом кассы или данными эквайринга

Тревожный признак

Расхождения — ищите незакрытые смены, возвраты или ручные корректировки

Что делать, если отчет пустой или показывает не все данные

Первая проверка — период. Убедитесь, что даты охватывают нужные продажи, и попробуйте сознательно расширить период, например, на весь месяц. Вторая проверка — права пользователя: если под вашей учетной записью отчет пуст, а под учетной записью администратора данные есть, проблема в ограничении прав (RLS) по организациям или складам.

Третья причина — непроведенные или помеченные на удаление документы. Откройте журнал «Отчеты о розничных продажах» и проверьте, что документы проведены (без красной пометки удаления). Четвертая — отборы: сбросьте все настройки кнопкой «Стандартные настройки» и сформируйте заново. Если данные появились — проблема была в одном из отборов.

Реже встречается ситуация рассинхронизации при обмене между РМК (рабочим местом кассира) и центральной базой: чеки пробиты, но еще не загружены. В этом случае выполните обмен данными и дождитесь загрузки чеков, затем закройте смену.

Расшифровка и выгрузка результатов

В отчетах на СКД (УТ 11, КА, ERP, Розница 2.x) работает расшифровка: двойной щелчок по ячейке показывает, из каких документов сложилась сумма. Это удобно при сверке — можно спуститься от итога по магазину до конкретного чека или документа.

Для передачи данных руководству или в бухгалтерию используйте сохранение в файл: «Файл» → «Сохранить как» (или кнопка сохранения табличного документа) — доступны форматы MXL, Excel, PDF. Также в большинстве отчетов есть кнопка «Отправить» для вывода на печать или отправки по почте прямо из программы.

Частые вопросы

Почему в отчете нет продаж за сегодня, хотя касса работала?

Продажи попадают в отчет только после закрытия кассовой смены и проведения документа «Отчет о розничных продажах». Проверьте статус смены в разделе «Продажи» → «Кассовые смены» и закройте её, если она открыта.

Как посмотреть продажи конкретного кассира?

Откройте настройки отчета и добавьте группировку или отбор по полю «Кассир» (в некоторых конфигурациях — «Ответственный» или «Пользователь»). После формирования данные будут разбиты по сотрудникам.

Отчет пустой только у одного пользователя — в чем причина?

Скорее всего, у пользователя ограничены права на уровне записей (RLS) по организации или складу. Проверьте под учетной записью администратора: если данные видны, настройте права в разделе администрирования.

Чем отличается «Анализ розничных продаж» от «Валовой прибыли»?

«Анализ розничных продаж» показывает количество и суммы продаж по товарам и точкам. «Валовая прибыль» дополнительно рассчитывает себестоимость и маржу — для него нужны корректные данные о себестоимости товаров.

Можно ли выгрузить отчет в Excel?

Да. Сформируйте отчет, затем через «Файл» → «Сохранить как» выберите формат листа Excel (.xlsx) или используйте кнопку сохранения табличного документа на панели инструментов формы.

Продажи за вчера попали в сегодняшний отчет — это ошибка?

Нет, если смена была закрыта после полуночи: документ «Отчет о розничных продажах» датируется моментом закрытия смены. Это штатное поведение, при сверке ориентируйтесь на дату смены, а не только на дату документа.