Документы и Печать · 11 мин
Как выписать доверенность в 1С:Предприятие
Как выписать доверенность в 1С:Предприятие: заполнение карточки контрагента, создание документа, печать формы М-2, регистрация и типичные ошибки при оформлении.
Доверенность в 1С — это печатный документ, который оформляется на сотрудника организации для получения товарно-материальных ценностей от поставщика. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация) для этого предусмотрен отдельный документ «Доверенность», который автоматически подставляет реквизиты организации, сотрудника и контрагента в унифицированную форму М-2 или произвольную форму, утверждённую учётной политикой.
Главное преимущество оформления доверенности именно в программе, а не в Word или вручную, — автоматическая нумерация, журнал учёта выданных доверенностей и контроль сроков действия. Бухгалтер в любой момент может проверить, какие доверенности выданы, кому, на какие ценности и не истёк ли срок их действия.
Ниже разобран полный цикл работы: подготовка справочников, создание документа, печать, учёт и типичные ошибки. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8 ред. 3.0, но логика в других конфигурациях аналогична — отличается только расположение пунктов меню.
Подготовка справочников перед выпиской доверенности
Корректная печатная форма собирается из справочников, поэтому сначала проверьте исходные данные. Если какого-то реквизита нет в базе, на бумаге останется пустое поле, и поставщик вправе отказать в отпуске ценностей по такой доверенности.
Откройте карточку сотрудника (справочник «Сотрудники» или «Физические лица») и убедитесь, что заполнены: ФИО полностью, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан), должность. В 1С:Бухгалтерии паспортные данные хранятся в карточке физического лица по гиперссылке «Личные данные» или «Паспортные данные» — именно оттуда они попадают в форму М-2.
Далее проверьте карточку собственной организации: полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес. Эти реквизиты формируют «шапку» доверенности. Если организаций в базе несколько, убедитесь, что документ будет создан от имени нужной.
Наконец, найдите в справочнике «Контрагенты» поставщика, у которого сотрудник будет получать ценности. Наименование контрагента попадёт в поле «поставщик» доверенности, поэтому оно должно совпадать с данными договора или счёта.
Создание документа «Доверенность»
В 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0 документ находится в разделе «Покупки» → «Доверенности» (в некоторых релизах — «Склад» → «Доверенности»). В 1С:Управление торговлей путь аналогичный: «Закупки» → «Доверенности на получение ТМЦ». Нажмите «Создать» — откроется форма нового документа.
Заполните поля последовательно. В поле «Организация» выберите свою организацию, «Сотрудник» — лицо, которому выдаётся доверенность, «Контрагент» — поставщика. Поле «Дата» определяет дату выдачи, номер присваивается автоматически при записи, но его можно изменить вручную, если ведётся сквозная нумерация с бумажным журналом.
Отдельно укажите срок действия доверенности. По общему правилу срок действия доверенности не ограничен законом, но внутренними регламентами компаний его обычно ограничивают (например, 10–15 днями на разовое получение). В программе срок задаётся датой окончания — просроченная доверенность в журнале подсвечивается как недействительная.
В поле «На получение от» или «Основание» укажите документ-основание: номер и дату договора, счёта или заказа поставщику, по которому получаются ценности. Эта формулировка обязательна в форме М-2 — без неё доверенность считается оформленной неполностью.
- 1Проверьте паспортные данные сотрудника и реквизиты организации в справочниках
- 2Откройте «Покупки» → «Доверенности» и нажмите «Создать»
- 3Заполните организацию, сотрудника, контрагента и срок действия
- 4Укажите основание — договор, счёт или заказ
- 5Заполните табличную часть с перечнем ценностей
- 6Запишите документ и распечатайте форму М-2
- 7Проверьте распечатку: все поля заполнены, номер и дата корректны
Заполнение перечня товарно-материальных ценностей
Табличная часть документа — это перечень ценностей, которые сотрудник вправе получить. В типовых конфигурациях есть два режима заполнения: подбором из номенклатуры с указанием количества и единицы измерения либо произвольным текстом, если перечень формулируется свободно («материалы по счёту № 45»).
Подбор из номенклатуры предпочтительнее: наименования и единицы измерения попадут в печатную форму без опечаток, а количество будет соответствовать заказу. В 1С:Бухгалтерии для этого в табличной части нажмите «Добавить» и выберите позиции из справочника «Номенклатура».
Если точный перечень заранее неизвестен (например, сотрудник получает материалы по открытому счёту), допустимо указать обобщённую формулировку. Учтите, что некоторые поставщики не отпускают ценности по доверенностям с «размытым» перечнем — уточните требования контрагента заранее.
Печать доверенности: форма М-2 и альтернативы
После записи документа нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму. В типовой конфигурации доступны формы М-2 и М-2а — унифицированные бланки, утверждённые для учёта доверенностей на получение материальных ценностей. Форма М-2 применяется при разовой выдаче, М-2а — при массовой выдаче с ведением журнала регистрации.
С 2013 года унифицированные формы первичных документов не обязательны к применению — организация вправе утвердить собственную форму доверенности в учётной политике. Если у компании есть свой бланк, его можно подключить как внешнюю печатную форму через механизм «Дополнительные отчеты и обработки» (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки»).
Перед выводом на принтер откройте предварительный просмотр и сверьте каждое поле: ФИО и паспортные данные сотрудника, наименование поставщика, основание, перечень ценностей, срок действия, подписи руководителя и главного бухгалтера. Подписи в печатной форме подставляются из данных об ответственных лицах организации — если они не заполнены, поля останутся пустыми.
Как проверить результат
Серия, номер, кем и когда выдан — все поля заполнены
Пустые поля или данные старого паспорта
ФИО ответственных лиц подставлены автоматически
Пустые строки подписей — не заполнены ответственные лица организации
Указан договор/счёт и конкретный перечень или понятная формулировка
Поле основания пустое, перечень отсутствует
Дата окончания позже даты выдачи и соответствует регламенту
Срок истёк или не указан
Учёт выданных доверенностей и контроль сроков
Все созданные документы сохраняются в журнале «Доверенности» — это и есть электронный аналог журнала регистрации выданных доверенностей. Журнал поддерживает отборы по сотруднику, контрагенту, организации и периоду, что упрощает поиск при инвентаризации или претензионной работе.
Периодически сверяйте выданные доверенности с фактическим поступлением ценностей. Если по доверенности ценности получены, в учёте должно отразиться поступление товаров или материалов от того же контрагента. Доверенность, по которой поступления не было, — сигнал уточнить у сотрудника судьбу документа: неиспользованные доверенности должны быть возвращены и погашены.
Для погашения неиспользованной доверенности в 1С нет отдельного статусного механизма в типовой поставке — на практике документ либо помечают на удаление (если он создан ошибочно и не выдавался), либо оставляют в журнале с комментарием. Помечать на удаление выданную и использованную доверенность нельзя: это нарушит непрерывность нумерации и историю учёта.
Особые сценарии и ограничения
Доверенность на получение денежных средств
Документ «Доверенность» в типовых конфигурациях предназначен для получения товарно-материальных ценностей. Доверенность на получение денег (например, из банка) оформляется отдельно — в произвольной форме или через внешнюю печатную форму. Не используйте форму М-2 для денежных операций: её реквизиты рассчитаны на материальные ценности.
Электронная доверенность и машиночитаемые доверенности
Для взаимодействия с государственными системами и в электронном документообороте применяются машиночитаемые доверенности (МЧД) — они оформляются в формате XML, подписываются усиленной квалифицированной подписью и при необходимости регистрируются в распределённом реестре ФНС. Типовой документ «Доверенность» в 1С такую задачу не решает: для МЧД используются сервисы электронного документооборота (например, 1С-ЭДО) и отдельные механизмы работы с доверенностями в формате ФНС.
Доверенность от имени нескольких организаций
Если в базе ведётся учёт по нескольким организациям, доверенность всегда выписывается от имени одной конкретной организации. Общей доверенности «на группу компаний» в программе нет — для каждого юридического лица создаётся отдельный документ со своей нумерацией.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Где в 1С:Бухгалтерии 8.3 находится документ «Доверенность»?
В разделе «Покупки» → «Доверенности». Если пункта нет в меню, проверьте настройки видимости разделов (кнопка настройки панели разделов) или воспользуйтесь поиском «Доверенности» в строке поиска по функциям — в некоторых релизах документ доступен также через «Склад».
Почему в печатной форме пустые паспортные данные сотрудника?
Паспортные данные подставляются из карточки физического лица, а не из документа. Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке на личные данные физического лица и заполните документ, удостоверяющий личность. После сохранения перепечатайте доверенность — данные подтянутся автоматически.
Можно ли изменить номер доверенности вручную?
Можно, если в настройках пользователя разрешено ручное изменение номеров. Однако делать это стоит только для синхронизации с бумажным журналом: произвольная смена номеров приводит к дублям и разрывам в нумерации, что вызовет вопросы при проверках.
Обязательно ли использовать форму М-2?
Нет. Унифицированные формы первичных документов не являются обязательными — организация может утвердить собственную форму доверенности в учётной политике. При этом сама доверенность как письменное полномочие должна содержать все существенные реквизиты: дату выдачи, данные представляемого, объём полномочий и подпись руководителя.
Что делать, если доверенность выписана ошибочно?
Если документ не распечатывался и не выдавался — пометьте его на удаление. Если доверенность была выдана сотруднику, удалять её нельзя: запросите возврат бланка, сделайте отметку о погашении (в комментарии к документу или на самом бланке) и сохраните документ в журнале для истории учёта.
Подходит ли документ «Доверенность» для машиночитаемой доверенности (МЧД)?
Нет. Типовой документ формирует только бумажную печатную форму. Машиночитаемая доверенность создаётся в формате XML, подписывается квалифицированной электронной подписью и при необходимости регистрируется в реестре ФНС — для этого используются сервисы электронного документооборота, например 1С-ЭДО.
Что важно запомнить
Доверенность в 1С создаётся одноимённым документом из раздела «Покупки» или «Склад»: заполните сотрудника, контрагента, основание, срок и перечень ценностей, затем распечатайте форму М-2. Качество печатной формы зависит от полноты справочников — паспортных данных сотрудника и реквизитов организации. Использованные доверенности не удаляйте, а храните в журнале для контроля и сверки с поступлениями.