Как в 1С сформировать акт сверки по всем контрагентам

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который бухгалтерия формирует перед закрытием периода, годовой отчётностью или при урегулировании споров с контрагентами. Когда контрагентов десятки или сотни, формировать акт по каждому вручную долго, поэтому в 1С:Бухгалтерии 8.3 предусмотрен механизм группового создания актов сверки.

Массовое формирование доступно из журнала актов сверки: программа сама находит всех контрагентов с ненулевыми остатками взаиморасчётов за выбранный период и создаёт по каждому отдельный документ «Акт сверки взаиморасчётов». Дальше остаётся проверить расхождения, распечатать или отправить акты контрагентам.

Ниже — полный порядок действий: от подготовки данных до проверки результата, а также типичные ошибки, из-за которых акты формируются пустыми или с неверными суммами.

Где находится акт сверки и что нужно подготовить

В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 журнал актов сверки расположен в разделе «Покупки» → «Акты сверки расчётов». Тот же журнал доступен из раздела «Продажи» — это один и тот же список документов, просто ссылки на него продублированы для удобства.

Перед массовым формированием убедитесь, что в базе проведены все первичные документы за период сверки: поступления, реализации, оплаты, корректировки долга. Акт сверки строится по данным бухгалтерского учёта (счета расчётов 60, 62, 66, 67, 76 и другие, указанные в настройках), поэтому непроведённые документы в него не попадут.

Также проверьте, что у пользователя есть права на создание и проведение документов «Акт сверки взаиморасчётов», а в справочнике контрагентов заполнены наименования и реквизиты — они выводятся в печатную форму.

Массовое формирование актов по всем контрагентам

Основной сценарий — групповое создание актов через специальную команду журнала. Программа сама анализирует остатки по счетам расчётов и создаёт документы только по тем контрагентам, с которыми были взаиморасчёты в выбранном периоде.

1. 1
   Откройте «Покупки» → «Акты сверки расчётов»
2. 2
   Нажмите кнопку «Создать по расчётам с контрагентами» (в некоторых релизах — «Создать» → «По расчётам с контрагентами»)
3. 3
   Укажите организацию и период сверки
4. 4
   При необходимости ограничьте список: по группе контрагентов, договору или счетам расчётов
5. 5
   Нажмите «Создать» и дождитесь окончания обработки
6. 6
   Проверьте список созданных документов в журнале

В форме группового создания укажите период сверки — обычно это квартал, полугодие или год. Организация подставляется по умолчанию, но при ведении нескольких юрлиц в одной базе проверьте её вручную: акты создаются отдельно по каждой организации.

После нажатия кнопки создания программа формирует документы в фоновом режиме. По завершении в журнале появятся акты по всем контрагентам с ненулевыми остатками или оборотами за период. Документы создаются проведёнными, их можно сразу печатать.

Настройка счетов расчётов и отборов

По умолчанию акт сверки включает стандартные счета расчётов: 60 «Расчёты с поставщиками», 62 «Расчёты с покупателями», 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами». Если ваша организация использует счета 66 и 67 (кредиты и займы) или специальные субсчета, их нужно добавить в настройках документа.

В самом документе «Акт сверки взаиморасчётов» на закладке «Дополнительно» или в форме настройки счетов можно отметить, какие счета участвуют в сверке. Это важно, когда с одним контрагентом есть и торговые расчёты, и заёмные средства — иначе часть задолженности не попадёт в акт.

При групповом создании можно ограничить круг контрагентов отбором: например, сформировать акты только по группе «Покупатели» или только по конкретному договору. Это удобно, когда полная сверка не нужна, а требуется подтвердить расчёты по отдельному направлению.

Проверка расхождений перед отправкой

После формирования откройте несколько актов и сверьте итоговое сальдо с отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» по соответствующему контрагенту. Сумма на конец периода в акте должна совпадать с сальдо по счету расчётов в разрезе контрагента и договора.

Если контрагент прислал свой акт и в нём расхождения, используйте в документе механизм отражения данных контрагента: в табличной части можно ввести суммы по данным контрагента, и программа покажет разницу построчно. Это ускоряет поиск непроведённого счёта-фактуры или оплаты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговое сальдо в акте

Норма

Совпадает с сальдо по счетам расчётов в ОСВ

Тревожный признак

Сумма отличается — ищите непроведённые документы или лишние счета в настройках

Количество созданных актов

Норма

Акты есть по всем контрагентам с оборотами за период

Тревожный признак

Часть контрагентов отсутствует — проверьте отборы и наличие остатков

Данные контрагента в акте

Норма

Заполнены наименование, ИНН, адрес

Тревожный признак

Пустые реквизиты — дозаполните карточку контрагента

Печать и отправка актов

Печатная форма вызывается из документа кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов». Если актов много, выделите их в журнале списком (через Ctrl или Shift) и используйте команду печати из меню «Ещё» — 1С сформирует печатные формы по всем выделенным документам одним пакетом.

Для отправки по электронной почте доступна команда «Отправить» → «По электронной почте»: акт прикрепляется в формате PDF. Если с контрагентом настроен электронный документооборот (ЭДО), акт сверки можно отправить через оператора ЭДО прямо из документа — это быстрее и юридически надёжнее при использовании квалифицированной подписи.

Перед массовой рассылкой сохраните акты в PDF и вложите в архив по папкам контрагентов. Если позже возникнет спор, у вас будет точная копия отправленной формы — данные в базе могли измениться после перепроведения документов.

Альтернативные способы и ограничения

Если типовая обработка группового создания недоступна (например, конфигурация сильно доработана или используется старый релиз), акты формируются по одному: «Создать» → заполнить контрагента, договор и период → «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учёта». Это дольше, но даёт контроль над каждым документом.

Для внутренней сверки без официального документа подойдут отчёты: «Анализ расчётов с контрагентами», «Обороты между субконто» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с группировкой по контрагентам. Они показывают те же остатки, но не являются подписываемым документом.

Сравнение вариантов

Групповое создание актов

Подходит для массовой сверки за период; ограничение — создаёт акты только по контрагентам с остатками или оборотами

Ручное создание по одному

Подходит для точечной сверки или нестандартных настроек счетов; требует больше времени

Отчёты по расчётам

Подходят для внутреннего контроля; не заменяют подписанный акт сверки

Учтите ограничение: акт сверки в 1С — учётный документ, он не имеет утверждённой обязательной формы. Организация вправе доработать печатную форму под свои требования, но обе стороны должны согласовать формат, иначе контрагент может отказаться подписывать документ.

Частые вопросы

Почему акт сверки сформировался пустым?

Чаще всего по контрагенту нет остатков и оборотов за выбранный период по счетам расчётов из настроек. Проверьте период, организацию и список счетов в документе. Также убедитесь, что документы за период проведены, а не помечены на удаление.

Можно ли сформировать акт сверки по конкретному договору?

Да. В документе «Акт сверки взаиморасчётов» заполните поле «Договор» — тогда в акт попадут только операции по этому договору. При групповом создании тоже можно задать отбор по договору, если нужны акты в таком разрезе.

Как сверить расчёты, если контрагент прислал свой акт с расхождениями?

Откройте свой акт и введите суммы по данным контрагента в соответствующие колонки табличной части — программа покажет разницу построчно. Дальше найдите документ, которого нет у одной из сторон: обычно это непроведённая оплата или поздно полученная накладная.

Входит ли в акт сверки задолженность по кредитам и займам?

Только если счета 66 и 67 добавлены в список счетов расчётов в настройках документа. По умолчанию в акт включаются счета 60, 62 и 76, поэтому заёмные средства нужно подключать вручную.

Можно ли отправить акты всем контрагентам одной рассылкой?

Массовой автоматической рассылки в типовой конфигурации нет: отправка выполняется из каждого документа командой «Отправить» → «По электронной почте». Для большого числа контрагентов удобнее настроить ЭДО или выгрузить пакет PDF-файлов и разослать через почтовый клиент.

Что делать, если акт нужен в валюте или с расчётами в у.е.?

Акт сверки формируется в валюте регламентированного учёта (рублях). Если договор в у.е., в документе можно указать валюту взаиморасчётов — тогда суммы будут показаны в валюте договора, но итоговое сальдо всё равно сверяйте с рублёвым сальдо по счёту в ОСВ.