Документы и Печать · 11 мин
Как в 1С сделать счет с факсимиле подписи и печати
Как добавить факсимиле подписи и печати в счет на оплату в 1С: настройка логотипа и подписей, макеты, типовые и нетиповые способы, проверка печатной формы.
Факсимиле — это графическое изображение подписи руководителя и печати организации, которое подставляется в печатную форму документа автоматически. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, Управление нашей фирмой) счет на оплату формируется по встроенному макету, и вывод факсимиле в нем зависит от настроек организации и самого макета.
Сразу важное уточнение: счет на оплату — не первичный учетный документ, а приглашение к оплате, поэтому подпись и печать на нем не обязательны. Однако многие контрагенты и банки привыкли к «подписанному» виду счета, и факсимиле избавляет от ручной работы: не нужно печатать документ, подписывать, сканировать и отправлять покупателю. Документ сразу уходит по email или в ЭДО в готовом виде.
Способ добавления факсимиле зависит от конфигурации. В «1С:Бухгалтерии 8» и «1С:Управление нашей фирмой» есть штатный механизм подстановки факсимильной подписи и печати в печатные формы. В «1С:Управление торговлей 11» и некоторых других конфигурациях штатной картинки в счете может не быть — тогда макет дорабатывают. Ниже разобраны оба пути.
Подготовка изображений подписи и печати
До настройки 1С подготовьте файлы. Подпишите чистый белый лист, отсканируйте или сфотографируйте подпись и оттиск печати при хорошем освещении. Затем обрежьте изображение по контуру и сохраните в формате PNG с прозрачным фоном — так подпись ляжет поверх текста без белого «прямоугольника». Если прозрачность сделать сложно, подойдет JPG на чистом белом фоне, но при наложении на рамки и линии макета будут видны края.
Практические ориентиры по файлам: разрешение 300 dpi достаточно для печати, ширина подписи — примерно 4–6 см, печати — около 4 см в диаметре. Слишком большой файл (несколько мегабайт) будет раздувать размер каждого PDF со счетом, поэтому лишнее разрешение лучше уменьшить. Храните исходники отдельно: при смене руководителя или печати картинку придется заменить во всех местах, где она используется.
Штатная настройка факсимиле в 1С:Бухгалтерии 8
В «1С:Бухгалтерии 8» (редакция 3.0) факсимильная подпись и печать настраиваются в карточке организации. Откройте раздел «Главное» → «Реквизиты организации» (или справочник «Организации») и найдите блок, связанный с печатью документов — в типовой поставке он называется «Логотип и печать» либо находится на отдельной закладке. Там предусмотрены поля для загрузки логотипа, факсимильной подписи и факсимильной печати.
Нажмите на область соответствующего изображения, выберите подготовленный файл с диска и сохраните карточку организации. После этого сформируйте счет на оплату и откройте его печатную форму: если макет счета поддерживает факсимиле, подпись руководителя и печать появятся в подвале документа автоматически. Убедитесь, что в карточке организации заполнены ответственные лица — факсимиле подставляется именно для того руководителя, который указан в документе.
- 1Подготовьте PNG-файлы подписи и печати с прозрачным фоном
- 2Откройте Главное → Реквизиты организации → блок «Логотип и печать»
- 3Загрузите изображения факсимильной подписи и печати, запишите карточку
- 4Проверьте, что в организации указан руководитель в справочнике ответственных лиц
- 5Создайте счет на оплату, нажмите «Печать» и проверьте наличие факсимиле в форме
Факсимиле в 1С:Управление нашей фирмой
В «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) механизм похожий, но настройки вынесены отдельно. Откройте карточку организации (раздел «Компания» → «Организации») и перейдите на закладку, отвечающую за печатные формы — там задаются факсимильные изображения подписи и печати, а также логотип. УНФ активно использует эти картинки в счетах на оплату, коммерческих предложениях и актах.
Дополнительно в УНФ проверьте настройки подписей в самом шаблоне документа: часть печатных форм позволяет выбирать, чьи подписи выводить и выводить ли печать. Если факсимиле загружено, но в счете не появляется, откройте «Еще» → «Изменить форму» печатной формы или настройки шаблона и убедитесь, что вывод подписей включен.
Если штатной настройки нет: доработка макета
В конфигурациях, где макет счета не умеет подставлять картинку (например, в ряде случаев в «1С:Управление торговлей 11» или в старых редакциях), есть два рабочих пути. Первый — без программирования: внешняя печатная форма. Найдите или закажите внешнюю печатную форму счета с факсимиле и подключите её через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Картинки подписи и печати в такой форме обычно хранятся внутри обработки или берутся из дополнительных сведений организации.
Второй путь — доработка макета конфигуратором. В макет печатной формы добавляется область с параметром-картинкой, а в модуле менеджера документа перед выводом области выполняется подстановка изображения. Упрощенно это выглядит так: изображение сохраняют в хранилище значения (например, в дополнительном реквизите организации или в константе), при формировании счета получают картинку и выводят в табличный документ через рисунок области макета.
// Пример: подстановка картинки в табличный документ
Рисунок = ОбластьМакета.Рисунки.Добавить(ТипРисункаТабличногоДокумента.Картинка);
Рисунок.Картинка = Новый Картинка(ДанныеКартинки); // ДанныеКартинки — двоичные данные из хранилища
Рисунок.Верх = 100; Рисунок.Лево = 120; Рисунок.Высота = 12; Рисунок.Ширина = 40;Проверка результата и типичные проблемы
После настройки обязательно проверьте результат на реальном счете, а не только на предпросмотре пустой формы. Сформируйте счет, выведите на печать и оцените: подпись и печать на своих местах, не перекрывают ли суммы и реквизиты, не уехали ли границы таблиц. Затем сохраните счет в PDF — именно в таком виде его чаще всего отправляют контрагенту — и проверьте, что картинки не потеряли качество при экспорте.
Как проверить результат
Подпись и печать видны в подвале счета при предпросмотре
Область пустая — картинка не загружена или макет её не поддерживает
Подпись ложится поверх линий без белых прямоугольников
Вокруг подписи белая подложка, перекрывающая текст
В PDF картинки четкие, расположение совпадает с предпросмотром
Картинки смещены или размыты — проверить разрешение и размеры рисунка
Выводится факсимиле руководителя, указанного в документе
Подпись другого лица — проверить ответственных лиц организации
Частая ситуация: факсимиле загружено, но в счете не появляется. Проверьте по порядку: записана ли карточка организации после загрузки картинок; тот ли это макет (у счета может быть несколько печатных форм — с логотипом и без); не используется ли внешняя печатная форма, которая про картинки «не знает»; есть ли права у пользователя на чтение хранилища изображений. В файловых базах картинки иногда «пропадают» после переноса базы копированием папки — тогда их нужно загрузить заново.
Когда факсимиле уместно, а когда нет
Счет на оплату, коммерческое предложение, письмо, внутренние формы — здесь факсимиле уместно и удобно: эти документы не являются первичными и не требуют собственноручной подписи. Счет становится визуально «завершенным», и покупатель охотнее его принимает.
Товарные накладные, акты, счета-фактуры, договоры — иная категория. Это первичные учетные документы, и их подтверждает собственноручная подпись уполномоченного лица либо электронная подпись при обмене через оператора ЭДО. Подстановка факсимиле в такие документы создает риск: налоговая или контрагент могут оспорить документ. Если обмен первичкой идет электронно, правильное решение — не факсимиле, а подключение ЭДО с квалифицированной электронной подписью.
Как выбрать действие
Отправка счета с факсимиле контрагенту
Когда факсимиле настроено, счет можно отправлять прямо из 1С. Кнопка «Отправить по email» в печатной форме сформирует PDF с уже подставленными подписью и печатью. Убедитесь, что в настройках учетной записи почты в 1С указан корректный адрес отправителя, а в PDF не подтягиваются лишние страницы — иногда длинный счет разбивается, и факсимиле оказывается на отдельном листе.
Если счета выставляются массово (например, ежемесячные счета по абонентским договорам), проверьте групповую печать: сформируйте печатные формы сразу по нескольким документам и убедитесь, что факсимиле выводится в каждом. При обнаружении сбоев в пакетном режиме чаще всего виновата не картинка, а разрыв страниц в макете — его корректируют настройкой высоты областей.
Что важно запомнить
В Бухгалтерии 3.0 и УНФ факсимиле подключается штатно через карточку организации; в остальных случаях — через внешнюю печатную форму или доработку макета. Используйте PNG с прозрачным фоном, проверяйте результат в PDF и не применяйте факсимиле к первичным документам — для них нужен ЭДО.
Частые вопросы
Факсимиле на счете имеет юридическую силу?
Счет на оплату сам по себе не является первичным учетным документом, поэтому вопрос «силы» подписи на нем не стоит — он фиксирует намерение продавца и реквизиты для оплаты. Факсимиле на счете допустимо и широко применяется. А вот для накладных, актов и счетов-фактур факсимиле недостаточно: там нужна собственноручная или квалифицированная электронная подпись.
Загрузил картинку, но в счете её нет. Что проверить в первую очередь?
Сначала убедитесь, что карточка организации записана после загрузки изображения. Затем проверьте, какой именно макет печатается: у счета бывает несколько вариантов форм, и не все выводят факсимиле. Третий шаг — проверить, не подключена ли внешняя печатная форма, которая переопределяет типовую и не содержит картинки.
Можно ли вывести две подписи — руководителя и бухгалтера?
В типовом макете счета обычно предусмотрена одна подпись — исполнителя или руководителя. Если нужно две факсимильные подписи, это решается доработкой макета или внешней печатной формой: в макет добавляется второй рисунок, а изображения хранят отдельно для каждого подписанта. Проверьте, чтобы подписи не перекрывали друг друга и реквизиты.
Пропадут ли картинки при обновлении конфигурации?
Изображения, загруженные в карточку организации, хранятся в данных базы, а не в конфигурации, поэтому при обновлении они сохраняются. Риск потери есть только у доработанных макетов: если типовой макет изменили в конфигураторе, при обновлении изменения могут быть затерты. Внешние печатные формы обновлению не мешают.
Какой формат файла лучше для факсимиле?
Оптимально PNG с прозрачным фоном — подпись аккуратно ложится поверх линий и текста макета. Разрешения около 300 dpi достаточно для четкой печати, а размер файла стоит держать умеренным, чтобы не раздувать итоговые PDF. JPG с белым фоном подходит только если подпись не пересекается с рамками и линиями макета.
Можно ли сделать разные факсимиле для разных организаций в одной базе?
Да. Изображения привязываются к конкретной организации, поэтому в многофирменной базе у каждой организации свои подпись и печать. При формировании счета подставляется факсимиле той организации, которая указана в документе. Проверьте каждую организацию отдельно — настройки не копируются автоматически.