Как в 1С распечатать расчетный листок только по одному сотруднику

Расчетный листок — документ, который работодатель обязан выдавать сотруднику при каждой выплате заработной платы. В программах 1С по умолчанию листки формируются сразу по всем сотрудникам организации или подразделения, но на практике часто требуется распечатать документ только по одному человеку: по его запросу, для проверки расчета или предоставления в банк при оформлении кредита.

В типовых конфигурациях 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия предприятия есть штатные механизмы отбора. Пользователю не нужно программировать или изменять конфигурацию — достаточно правильно настроить параметры отчета перед формированием. Ниже разобраны оба варианта: через отчет «Расчетный листок» с отбором по сотруднику и через печать из документа начисления.

Инструкция применима к типовым конфигурациям: 1С:Зарплата и управление персоналом (редакции 3.1) и 1С:Бухгалтерия предприятия (редакция 3.0). В старых версиях (ЗУП 2.5, УПП) логика аналогична, отличается только расположение команд в меню.

Где находится расчетный листок в 1С

В 1С:ЗУП 3.1 отчет расположен в разделе Зарплата → Отчеты, справки по зарплате → Расчетный листок. Также его можно найти через раздел Отчеты, справки в общем меню. В 1С:Бухгалтерии 3.0 путь аналогичный: Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате → Расчетный листок.

По умолчанию отчет формируется по всей организации за выбранный месяц. Если в компании работают десятки или сотни сотрудников, печать всего пакета ради одного листка нерациональна: это расход бумаги и риск разглашения персональных данных других работников.

Расчетный листок содержит персональные данные: суммы начислений, удержаний, долгов. Поэтому доступ к отчету ограничен правами — если отчет не открывается, проверьте, есть ли у пользователя роль расчетчика зарплаты или кадровика-расчетчика.

Печать листка по одному сотруднику через настройку отбора

Основной способ — отбор в настройках отчета. Откройте отчет «Расчетный листок», укажите период (месяц начисления) и организацию. Затем нажмите кнопку «Настройки» или «Показать настройки» в командной панели отчета.

В форме настроек перейдите на закладку «Отбор». Нажмите «Добавить новый элемент», в поле слева выберите «Работник» (или «Сотрудник» — название зависит от редакции), вид сравнения оставьте «Равно», а в правой колонке укажите фамилию нужного сотрудника из справочника. После этого нажмите «Закрыть и сформировать» или «Сформировать».

Отчет построится только по выбранному человеку. Далее используйте стандартную кнопку печати (Ctrl+P или значок принтера) — на принтер уйдет один листок.

1. 1
   Откройте Зарплата → Отчеты по зарплате → Расчетный листок
2. 2
   Укажите месяц начисления и организацию
3. 3
   Нажмите «Настройки» и перейдите на закладку «Отбор»
4. 4
   Добавьте отбор: поле «Работник», вид сравнения «Равно», выберите сотрудника
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте, что в отчете один человек
6. 6
   Отправьте на печать через Ctrl+P или кнопку принтера

Быстрый отбор без входа в настройки

Во многих отчетах 1С на СКД (системе компоновки данных) есть упрощенный режим: поля отбора выводятся прямо в шапку отчета. Если в вашей версии над кнопкой «Сформировать» видна строка отборов, нажмите «+» или «Добавить» и выберите «Работник» — отбор применится без открытия полных настроек.

Еще один быстрый путь — печать из карточки сотрудника. Откройте справочник Сотрудники, найдите нужного человека и в командной панели карточки нажмите «Печать» → «Расчетный листок». Программа сразу сформирует отчет с отбором по этому сотруднику за указанный период.

В 1С:Бухгалтерии аналогичный вариант доступен из документа начисления зарплаты: откройте документ «Начисление зарплаты» за нужный месяц, установите курсор на строку сотрудника и используйте команду печати расчетного листка, если она предусмотрено в форме документа.

Как сохранить настройку, чтобы не настраивать заново

Если листок по конкретному сотруднику нужно печатать регулярно (например, руководителю, который получает бумажную версию), настройку отбора можно сохранить. В форме настроек отчета нажмите «Сохранить вариант» (или «Еще → Сохранить вариант отчета») и задайте понятное имя, например «Листок — Иванов».

Сохраненный вариант появится в списке вариантов отчета и будет открываться одним кликом. Это удобно и снижает риск ошибки при повторной настройке отбора.

Учтите: сохраненные варианты обычно привязаны к пользователю. Если отчетом пользуются несколько расчетчиков, при сохранении отметьте вариант как доступный всем пользователям (при наличии соответствующих прав).

Проверка результата и типичные ошибки

Перед печатью убедитесь, что в сформированном отчете действительно один сотрудник и корректный период. Самая частая ошибка — забытый отбор: пользователь настроил фильтр, но нажал «Сформировать» до применения, и на печать ушел весь коллектив.

Вторая типичная ситуация — пустой листок. Если отчет сформировался без данных, проверьте: проведен ли документ начисления зарплаты за выбранный месяц, правильно ли указана организация (в базе может быть несколько юрлиц), не уволен ли сотрудник раньше выбранного периода.

Третья ошибка — в отборе стоит вид сравнения «В списке» или «Не равно» вместо «Равно». В первом случае отбор может не сработать при неправильно заполненном списке, во втором — в отчет попадут все, кроме нужного человека.

Альтернативы: отправка листка без печати

Если бумажная версия не обязательна, сформированный листок можно сохранить в файл: кнопка «Сохранить» в командной панели табличного документа позволяет выгрузить его в PDF, Excel или MXL. PDF удобен для отправки сотруднику по электронной почте.

В 1С:ЗУП 3.1 также предусмотрена рассылка расчетных листков на электронную почту сотрудников (раздел «Настройка» или команда отправки из отчета, в зависимости от версии). При этом каждый сотрудник получает только свой листок — механизм рассылки автоматически разбивает общий отчет по получателям.

Способы получить листок по одному сотруднику

Отбор в настройках отчета

Универсальный способ, работает в любой типовой конфигурации. Требует ручной настройки при каждом запуске, если вариант не сохранен.

Печать из карточки сотрудника

Самый быстрый путь, но доступен не во всех версиях и не позволяет гибко менять период и состав показателей.

Сохранение в PDF

Подходит, когда нужна электронная копия для отправки. Требует последующей передачи файла сотруднику.

Рассылка по email

Удобна для массовой выдачи, но для одного человека требует предварительной настройки почтового аккаунта в программе.

Если отбор по сотруднику недоступен

В редких случаях поле «Работник» отсутствует в списке доступных полей отбора — это бывает в сильно доработанных конфигурациях или при использовании нестандартного варианта отчета. Проверьте, не выбран ли в настройках другой вариант отчета: переключитесь на типовой вариант «Расчетный листок» через кнопку выбора варианта.

Если конфигурация доработана сторонними программистами и стандартный отбор не работает, обратитесь к специалисту, который сопровождает вашу базу. Самостоятельно изменять настройки отчета на уровне конфигуратора не стоит — это может нарушить работу других отчетов и усложнить обновление.

Частые вопросы

Почему расчетный листок формируется пустым, хотя зарплата начислена?

Чаще всего не совпадает организация или месяц в шапке отчета с данными документа начисления. Также проверьте, что документ «Начисление зарплаты и взносов» проведен, а сотрудник в выбранном периоде числился в этой организации, а не в другом юрлице базы.

Можно ли распечатать листок сразу за несколько месяцев по одному сотруднику?

Да. В настройках отчета укажите период с начала по конец нужного интервала — листок сформируется с разбивкой по месяцам. Отбор по сотруднику при этом сохраняется, на печать выйдут листки только этого человека за каждый месяц периода.

Как распечатать листок по уволенному сотруднику?

Так же, как по действующему: отбор по полю «Работник» работает и для уволенных. Убедитесь, что в шапке отчета не установлен флажок скрывать уволенных, а период соответствует месяцу, когда сотрудник еще работал или получал выплаты.

Нет кнопки «Настройки» в отчете — что делать?

Возможно, у пользователя ограничены права или отчет открыт в упрощенном режиме. Попробуйте команду «Еще → Изменить вариант» или попросите администратора проверить роли: для работы с настройками нужны права расчетчика зарплаты.

Можно ли изменить внешний вид печатной формы листка?

Типовая форма утверждена в конфигурации и меняется только доработкой. Организация вправе утвердить собственную форму расчетного листка, но тогда ее макет должен разработать специалист по 1С. Самостоятельно редактировать типовой макет не рекомендуется — изменения слетят при обновлении.

Листок печатается на двух страницах, как уместить на одну?

В диалоге печати включите масштабирование «Поместить на одной странице» или уменьшите масштаб вручную. Также можно в настройках отчета отключить вывод необязательных колонок (например, детализацию отработанного времени), чтобы сократить объем формы.