Как сделать акт сверки с контрагентом в 1С Бухгалтерия 8.3

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов между вашей организацией и контрагентом на определённую дату. В 1С Бухгалтерии 8.3 он формируется автоматически на основе проведённых документов, поэтому основная задача пользователя — правильно задать период, выбрать контрагента и проверить данные перед печатью.

Документ находится в разделе «Продажи» или «Покупки» и называется «Акт сверки расчётов с контрагентом» (в некоторых релизах — «Сверка взаиморасчётов»). Форма одинаковая для покупателей и поставщиков, различается только состав счетов учёта, которые участвуют в сверке.

Перед формированием акта убедитесь, что все первичные документы за сверяемый период введены и проведены: реализации, поступления, счета-фактуры, платёжные поручения. Если часть документов не проведена, акт покажет расхождения, которых на самом деле нет, и контрагент вернёт его с замечаниями.

Где находится документ и как его создать

Откройте раздел «Продажи» → «Акты сверки расчётов» либо «Покупки» → «Акты сверки расчётов» — это один и тот же журнал, доступный из двух мест. Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа с полями шапки и табличной частью.

В шапке обязательно заполните: организацию (если в базе их несколько), контрагента, договор и период сверки. Поле «Договор» можно оставить пустым — тогда в акт попадут расчёты по всем договорам с этим контрагентом. Это удобно для общей сверки, но контрагенты часто просят сверку по конкретному договору, поэтому уточните требования заранее.

Период сверки задаётся датами «с» и «по». Стандартная практика — сверка за квартал, полугодие или год, но можно выбрать любой интервал. Дата окончания определяет, на какое число будет рассчитано конечное сальдо.

1. 1
   Откройте «Продажи» или «Покупки» → «Акты сверки расчётов» → «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и период сверки
3. 3
   На закладке «Счета учёта расчётов» проверьте список счетов
4. 4
   Нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учёта»
5. 5
   Проверьте табличную часть и итоговое сальдо
6. 6
   Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Акт сверки расчётов»

Настройка счетов учёта расчётов

На закладке «Счета учёта расчётов» программа по умолчанию подставляет стандартный набор: 60, 62, 66, 67, 76 и их субсчета. Этот перечень определяет, какие обороты попадут в акт. Если расчёты с контрагентом ведутся на нестандартных счетах (например, 76.АВ или 76.ВА по авансам НДС), добавьте их вручную через кнопку «Добавить».

Ошибка на этом этапе — частая причина расхождений. Например, если авансы учитываются на 62.02, а в списке указан только 62.01, акт покажет неполную картину. Сверьте список счетов с тем, как реально ведётся учёт по этому контрагенту: проще всего открыть оборотно-сальдовую ведомость по контрагенту и посмотреть, на каких счетах есть остатки и обороты.

Заполнение табличной части и проверка сальдо

Нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учёта». Программа сформирует таблицу операций: в левой части — документы вашей организации, в правой останется пустая колонка для данных контрагента, которую он заполнит при сверке. Каждая строка содержит дату, документ и сумму по дебету или кредиту.

Внизу формы отображается сальдо на начало периода, обороты и сальдо на конец. Сравните конечное сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60/62/76 в разрезе этого контрагента — цифры должны совпадать. Если не совпадают, проверьте, все ли счета включены в настройки и нет ли непроведённых документов.

Обратите внимание на знак сальдо: «в нашу пользу» означает дебиторскую задолженность контрагента, «в пользу контрагента» — вашу кредиторскую задолженность. Формулировка в печатной форме формируется автоматически.

Контрольные точки

Как проверить акт перед отправкой

Конечное сальдо в акте

Норма

Совпадает с ОСВ по счетам расчётов по этому контрагенту

Тревожный признак

Сальдо отличается — не все счета включены или есть непроведённые документы

Состав операций

Норма

Есть все реализации/поступления и оплаты за период

Тревожный признак

Отсутствуют документы — проверьте период и договор в шапке

Сальдо на начало периода

Норма

Равно конечному сальдо предыдущего подписанного акта

Тревожный признак

Начальное сальдо «съехало» — были исправления задним числом

Печать и оформление акта

После проведения документа нажмите «Печать» → «Акт сверки расчётов». Сформируется стандартная печатная форма с шапкой, таблицей операций, итоговым сальдо и местами для подписей и печатей обеих сторон. Форму можно отправить контрагенту на бумаге или в электронном виде (PDF через «Сохранить»).

Подписывает акт обычно руководитель или уполномоченное лицо. Если в вашей организации применяется электронный документооборот, акт можно передать через оператора ЭДО — в типовой конфигурации акт сверки поддерживает обмен в электронном виде, что ускоряет подписание.

Что делать при расхождениях с контрагентом

Если контрагент вернул акт с расхождениями, не спешите менять учётные данные. Сначала локализуйте разницу: попросите указать конкретные документы, по которым не сходятся суммы. Типичные причины — неотфактурованные поставки, платежи в пути, разные даты отражения одного документа у двух сторон.

Для анализа используйте отчёт «Анализ субконто» или карточку счёта по контрагенту за период сверки. Сравните свой документооборот с данными контрагента построчно. Если расхождение подтверждается (например, оплата не дошла до вас или документ не введён), внесите корректировку в учёт и сформируйте акт заново.

Особенности и ограничения

Акт сверки формируется только по данным бухгалтерского учёта текущей информационной базы. Если организация ведёт учёт в нескольких базах или часть расчётов проходит через другую систему, акт покажет неполную картину — такие расчёты сверяют отдельно.

Документ не влияет на учёт: его проведение не формирует проводок. Это чисто справочная форма, поэтому ошибку в акте можно исправить в любой момент — откройте документ, измените данные и перепроведите. Исключение — если период закрыт для редактирования датой запрета изменения данных.

Если с контрагентом есть расчёты в валюте, акт формируется в валюте регламентированного учёта (рублях). Для сверки в валюте договора используйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с настройкой по валютам или сторонние печатные формы.

Перед массовой сверкой по итогам года сформируйте сначала ОСВ по счетам 60, 62 и 76 в разрезе контрагентов. Контрагенты с нулевым сальдо и без оборотов за период обычно не требуют акта — это заметно сокращает объём работы.

FAQ: частые вопросы по акту сверки в 1С 8.3

Почему в акте пустая табличная часть, хотя расчёты были?

Чаще всего причина в том, что в шапке выбран конкретный договор, а документы введены без договора или по другому договору. Очистите поле «Договор» и заполните акт заново. Также проверьте период сверки и то, что документы проведены, а не просто записаны.

Можно ли сделать акт сверки сразу по всем контрагентам?

Типовой документ создаётся по одному контрагенту. Для массовой подготовки используют внешние обработки группового формирования актов или формируют акты последовательно по списку из оборотно-сальдовой ведомости. Сам список должников удобно получить отчётом «Задолженность покупателей» или «Задолженность поставщикам».

Как отразить в акте данные контрагента для двусторонней сверки?

На закладке «По данным контрагента» (или в правой части таблицы, в зависимости от релиза) можно вручную внести операции по данным второй стороны. Тогда печатная форма покажет расхождения построчно. На практике чаще отправляют акт со своими данными, а контрагент сам отмечает расхождения и возвращает документ.

Нужно ли где-то регистрировать подписанный акт в программе?

Обязательной регистрации нет, но принято прикреплять скан подписанного акта к документу через механизм присоединённых файлов (скрепка в форме документа). Так акт всегда доступен из базы и не теряется при передаче дел.

Акт сверки прерывает срок исковой давности?

Подписание акта сверки, в котором контрагент признаёт задолженность, может расцениваться как признание долга и прерывать течение срока исковой давности. Однако многое зависит от формулировок и полномочий подписанта, поэтому в спорных ситуациях ориентируйтесь на позицию юриста вашей организации.