Как сделать документы на отгрузку в 1С

Отгрузка товара покупателю в 1С оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» в конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление торговлей». На его основании программа списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя, начисляет НДС и позволяет распечатать ТОРГ-12, счёт-фактуру или универсальный передаточный документ (УПД). Один документ закрывает сразу несколько задач учёта, поэтому важно заполнить его корректно с первого раза.

Типовая цепочка выглядит так: счёт покупателю → реализация (накладная) → счёт-фактура или УПД → оплата. Если компания работает по предоплате, порядок меняется, но сам документ отгрузки остаётся тем же. Ниже разобраны подготовительные настройки, пошаговое создание накладной, выписка счёта-фактуры и УПД, печать форм, проверка проводок и типичные ошибки.

Что подготовить перед оформлением отгрузки

Прежде чем создавать накладную, убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники. Контрагент должен быть заведён с ИНН, КПП и адресом — эти данные попадут в печатные формы и счёт-фактуру. У контрагента должен быть создан договор с правильным видом («С покупателем») и корректным порядком расчётов.

Проверьте карточки номенклатуры: у каждой позиции должны быть указаны единица измерения, ставка НДС и, при необходимости, коды ТН ВЭД для экспорта. Если товар учитывается на нескольких складах, заранее определите, с какого склада будет отгрузка, — от этого зависит списание остатков.

Также убедитесь, что на складе есть достаточный остаток товара. Если в учётной политике разрешено списание в минус, программа проведёт документ при отсутствии остатков, но это приведёт к отрицательным остаткам и ошибкам в отчётах. Проверить остатки можно отчётом «Остатки товаров на складах».

Создание документа «Реализация товаров и услуг»

Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Создать» → «Товары (накладная)». В шапке документа укажите дату отгрузки, контрагента, договор и склад. Дата документа должна совпадать с фактической датой передачи товара — именно она попадёт в ТОРГ-12 и определит период начисления НДС.

В табличной части «Товары» добавьте позиции кнопкой «Добавить» или подбором. Для каждой строки проверьте количество, цену, ставку НДС и сумму. Если выставляли счёт покупателю, удобнее создать реализацию на его основании: откройте счёт и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг» — тогда вся номенклатура и цены подтянутся автоматически.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → «Создать» → «Товары (накладная)»
2. 2
   Укажите дату, контрагента, договор и склад отгрузки
3. 3
   Добавьте товары, проверьте количество, цены и ставки НДС
4. 4
   Проверьте итоговую сумму и сумму НДС по документу
5. 5
   Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок
6. 6
   Распечатайте ТОРГ-12 или УПД кнопкой «Печать»

После заполнения нажмите «Провести». Программа сформирует проводки: списание себестоимости товара (Дт 90.02 — Кт 41), признание выручки (Дт 62 — Кт 90.01) и начисление НДС (Дт 90.03 — Кт 68.02). Точный набор проводок зависит от настроек учётной политики и налогообложения организации.

Как оформить счёт-фактуру и УПД

Если организация работает с НДС, после проведения накладной в нижней части документа нажмите «Выписать счёт-фактуру». Программа создаст документ «Счёт-фактура выданный», который автоматически попадёт в книгу продаж. Номер и дата счёта-фактуры обычно совпадают с накладной, но при необходимости их можно изменить.

Универсальный передаточный документ объединяет накладную и счёт-фактуру в одной форме. Чтобы использовать УПД вместо пары «ТОРГ-12 + счёт-фактура», при создании реализации выберите вид операции с УПД или в печатной форме выберите «Универсальный передаточный документ (УПД)». В документе при этом автоматически проставляется статус УПД.

Что выбрать: ТОРГ-12 + счёт-фактура или УПД

ТОРГ-12 и отдельный счёт-фактура

Подходит, если покупатель требует классический комплект документов или работает по устаревшим внутренним регламентам. Два отдельных документа на подпись.

УПД

Один документ вместо двух: содержит и передаточную, и фискальную части. Удобен для ЭДО и сокращает документооборот. Не подходит, если контрагент принципиально требует ТОРГ-12.

Для обмена документами в электронном виде (ЭДО) УПД — стандартный формат. В 1С с подключённым сервисом 1С-ЭДО документ отправляется контрагенту прямо из накладной кнопкой «ЭДО» → «Отправить».

Печать отгрузочных документов

Из проведённого документа реализации доступны печатные формы по кнопке «Печать»: товарная накладная (ТОРГ-12), акт об оказании услуг, счёт-фактура, УПД, а также транспортная накладная и товарно-транспортная накладная (1-Т), если они включены в конфигурации.

Перед печатью проверьте заполнение полей, которые не всегда подтягиваются автоматически: «Грузоотправитель», «Грузополучатель», «Поставщик», «Плательщик», основание отгрузки (номер договора или заказа). Если организация и грузоотправитель совпадают, поле можно оставить с пометкой «он же» — в типовой форме это допустимо.

Подписи в печатной форме формируются из данных ответственных лиц организации. Убедитесь, что в карточке организации указаны актуальные руководитель и главный бухгалтер, а при отгрузке по доверенности — заполнены реквизиты доверенности в документе.

Если печатная форма выводится с пустыми полями или устаревшими подписями, причина почти всегда в карточке организации или контрагента, а не в самом документе. Исправьте данные в справочнике и перепечатайте форму — сам документ перепроводить не требуется.

Проверка результата после проведения

После проведения накладной откройте кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки») и сверьте движения с ожидаемыми. Проверьте, что себестоимость списалась с правильного склада, задолженность покупателя отразилась по договору, а НДС начислен по корректной ставке.

Дополнительно сформируйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62» с отбором по контрагенту — задолженность должна соответствовать сумме накладной. Остатки на складе проверяются отчётом «Остатки товаров на складах»: списанное количество должно уменьшить остаток.

Контрольные точки

Как проверить результат отгрузки

Проводки по документу

Норма

Есть списание себестоимости, выручка и НДС, счета соответствуют учётной политике

Тревожный признак

Нет проводок по себестоимости или НДС начислен по неверной ставке

Остатки на складе

Норма

Остаток уменьшился ровно на отгруженное количество

Тревожный признак

Появились отрицательные остатки или списание с другого склада

Счёт-фактура

Норма

Создан, номер и дата корректны, попал в книгу продаж

Тревожный признак

Счёт-фактура отсутствует или с неверной датой

Печатная форма

Норма

Все поля заполнены, подписи актуальны, суммы совпадают с документом

Тревожный признак

Пустые реквизиты грузополучателя или устаревшие подписи

Редактирование, отмена и типичные ошибки

Если накладную нужно исправить, а покупатель её ещё не получил, документ можно изменить и перепровести. Если документы уже переданы контрагенту или отгрузка попала в закрытый период, корректнее оформить «Корректировку реализации» на основании исходной накладной — она создаст корректировочный счёт-фактуру и не нарушит уже сданную отчётность.

Отмена отгрузки оформляется пометкой на удаление только до передачи документов покупателю. Если товар фактически возвращён, используйте документ «Возврат товаров от покупателя» — он корректно отразит сторно выручки и НДС.

Ответы на частые вопросы

Можно ли оформить отгрузку без счёта покупателю?

Да. Счёт покупателю — необязательный документ, он нужен только для выставления предоплаты. Накладную «Реализация товаров и услуг» можно создать напрямую из раздела «Продажи», заполнив номенклатуру вручную или подбором.

Чем УПД отличается от обычной накладной?

УПД объединяет функции товарной накладной и счёта-фактуры: покупатель принимает товар и заявляет вычет НДС по одному документу. Это сокращает документооборот и упрощает электронный обмен. Юридически УПД полноценно заменяет пару «ТОРГ-12 + счёт-фактура».

Как оформить отгрузку по предоплате?

Сначала зарегистрируйте поступление оплаты документом «Поступление безналичных денег» и выдайте счёт-фактуру на аванс. Затем создайте реализацию — программа автоматически зачтёт аванс при проведении, если в договоре включён автоматический зачёт авансов. Проверить зачёт можно в проводках по счёту 62.

Что делать, если товар отгружается частями по одному счёту?

Создавайте отдельную накладную на каждую частичную отгрузку на основании одного счёта или заказа. В каждой накладной указывайте фактически отгруженное количество. Счёт-фактура выписывается на каждую отгрузку отдельно, а контроль остатка к отгрузке удобно вести через документ «Заказ покупателя».

Как исправить ошибку в накладной, которую уже подписал покупатель?

Саму накладную не редактируйте. Создайте документ «Корректировка реализации» на её основании, укажите исправленные данные — программа сформирует корректировочный счёт-фактуру. Обе стороны отразят корректировку в учёте, а первичный документ останется неизменным.

Почему документ не проводится с ошибкой о нехватке товара?

Программа контролирует остатки на складе: если товара не хватает, проведение блокируется. Проверьте отчёт «Остатки товаров на складах» — возможно, товар оприходован на другой склад, не проведён документ поступления или есть резерв под другой заказ. Устраните причину и проведите накладную повторно.