Как сделать счет на оплату в 1С:Розница

Счет на оплату в 1С:Розница нужен, когда покупатель — юридическое лицо или ИП — просит выставить документ для безналичной оплаты до отгрузки товара. В отличие от 1С:Управление торговлей, конфигурация «Розница» ориентирована на кассовую торговлю, поэтому документ «Счет на оплату покупателю» здесь имеет свои особенности и ограничения, о которых важно знать заранее.

Механизм доступен в редакциях 1С:Розница 2.2, 2.3 и 3.0, но расположение команд и состав реквизитов немного отличаются. Ниже разобран полный цикл: от включения функциональности до печати счета, контроля оплаты и оформления последующей реализации.

Проверьте, доступна ли функция счетов в вашей конфигурации

Прежде чем искать документ в меню, убедитесь, что соответствующая функциональность включена. В 1С:Розница многие возможности скрыты функциональными опциями, и счета на оплату — одна из них. Откройте раздел «Администрирование» (в 2.3 — «НСИ и администрирование») и перейдите в настройки торговых операций или продаж.

Найдите опцию, связанную с заказами покупателей и счетами на оплату — обычно она называется «Счета на оплату покупателям» или входит в блок «Заказы покупателей». Установите флажок и сохраните настройки. После этого в разделе «Продажи» появится соответствующий журнал документов.

Если опции нет вовсе, проверьте версию конфигурации: в базовых поставках и старых релизах часть механизмов может отсутствовать. Также убедитесь, что у пользователя есть права на создание документов продажи — при работе под ограниченной ролью кассира счета будут недоступны.

Подготовьте справочники: покупатель, договор, банковские реквизиты

Счет выставляется конкретному контрагенту, поэтому в справочнике «Контрагенты» (или «Партнеры»/«Покупатели» в зависимости от редакции) должна быть карточка покупателя с заполненными ИНН, КПП, наименованием и юридическим адресом. Эти данные попадут в печатную форму, и ошибка в ИНН сделает счет бесполезным для бухгалтерии покупателя.

Отдельно проверьте собственные реквизиты организации. В карточке организации должны быть заполнены ИНН, КПП, адрес, а в разделе банковских счетов — расчетный счет с указанием банка, БИК и корреспондентского счета. Именно эти данные подставляются в блок «Получатель» печатной формы счета.

Если организация работает с НДС, убедитесь, что в учетной политике и карточках номенклатуры корректно настроены ставки НДС. Ставка в счете берется из карточки товара, и если там стоит неверное значение, сумма налога в счете будет ошибочной.

Создайте счет на оплату покупателю

Откройте раздел «Продажи» и найдите журнал «Счета на оплату покупателям» (в некоторых редакциях — «Счета покупателям» или документ доступен из карточки заказа покупателя). Нажмите «Создать» и заполните шапку документа: покупателя, организацию, склад (магазин), с которого планируется отгрузка, и при необходимости срок оплаты.

В табличной части добавьте товары: подберите номенклатуру через подбор или введите артикул/штрихкод. Укажите количество и цену. Цены подставляются автоматически из действующего вида цен магазина, но их можно изменить вручную — тогда проверьте, что итоговая сумма соответствует договоренности с покупателем.

Проверьте итоговую сумму, сумму НДС и ставки налога внизу документа. После этого запишите документ кнопкой «Провести» или «Провести и закрыть». Счет на оплату в 1С:Розница не делает движений по складским остаткам и не резервирует товар — он фиксирует только намерение продажи, поэтому его проведение безопасно для учета.

1. 1
   Включите опцию счетов в настройках продаж, если журнал документов не отображается
2. 2
   Заполните карточку покупателя и банковские реквизиты своей организации
3. 3
   Создайте документ: Продажи → Счета на оплату покупателям → Создать
4. 4
   Укажите покупателя, организацию, склад и добавьте товары с количеством и ценами
5. 5
   Проверьте итоговую сумму и НДС, проведите документ
6. 6
   Распечатайте счет кнопкой «Печать» и отправьте покупателю
7. 7
   После поступления денег оформите реализацию товаров на основании счета или заказа

Настройте и распечатайте печатную форму счета

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели и выберите форму «Счет на оплату». Стандартная форма содержит шапку с реквизитами получателя, номер и дату счета, данные покупателя, таблицу товаров с ценами и суммами, итог с НДС и сумму прописью.

Если требуется логотип, подпись руководителя и печать на форме, проверьте настройки организации: в карточке организации можно указать ответственных лиц, а изображения подписи и печати добавляются через настройки печатных форм (доступность зависит от редакции конфигурации). В простейшем случае факсимиле добавляют уже в распечатанный документ.

Для отправки покупателю по электронной почте используйте кнопку «Отправить» или сохраните форму в PDF через «Файл → Сохранить как» в окне предварительного просмотра. Убедитесь, что в PDF корректно отображаются все колонки и не обрезана сумма прописью — это частая проблема при узких полях печати.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизиты получателя

Норма

Расчетный счет, БИК и ИНН совпадают с данными банка

Тревожный признак

Счет из старого банка или пустое поле — платеж не дойдет

Данные покупателя

Норма

ИНН, наименование и адрес совпадают с выпиской из ЕГРЮЛ

Тревожный признак

Опечатка в ИНН — бухгалтерия покупателя отклонит счет

Итоговая сумма и НДС

Норма

Сумма совпадает с договоренностью, ставка НДС корректна

Тревожный признак

НДС «сверху» вместо «в том числе» или неверная ставка

Номер и дата счета

Норма

Номер уникален, дата актуальна

Тревожный признак

Дубли номеров из-за сброса нумерации

Контролируйте оплату и оформляйте отгрузку

Счет сам по себе не отслеживает оплату автоматически — для контроля поступления денег используйте документы оплаты. Если ведется учет безналичных поступлений, загрузите выписку из банка или создайте документ «Поступление безналичных денежных средств» (в разделе «Финансы») с указанием того же контрагента. Сумму можно распределить по конкретному счету или заказу.

После подтверждения оплаты оформите отгрузку: создайте «Реализацию товаров» на основании счета (кнопка «Создать на основании») или оформите продажу через РМК кассира, если товар выдается в розничной точке. При вводе на основании табличная часть заполнится автоматически — сверьте количество и суммы со счетом.

Если покупатель отказался от оплаты, счет можно просто пометить на удаление или оставить неоплаченным — на учет это не влияет. Но для порядка в журнале документов рекомендуется помечать неактуальные счета, чтобы менеджеры не путались в открытых обязательствах покупателей.

Особенности и ограничения счетов в 1С:Розница

Главное ограничение конфигурации — счет на оплату не резервирует товар на складе. Если между выставлением счета и оплатой прошло несколько дней, товар мог быть продан через кассу. Перед отгрузкой обязательно проверьте остатки отчетом «Остатки товаров» и при необходимости скорректируйте реализацию.

Второй момент — типовая «Розница» не предназначена для полноценного взаиморасчетного учета с юрлицами: отчеты по дебиторской задолженности здесь проще, чем в «Управлении торговлей». Если оптовых продаж по счетам много, рассмотрите обмен данными с 1С:Бухгалтерией, где оплаты и задолженность контролируются полноценно, а «Розница» передает туда реализации и поступления.

Также учтите: печатная форма счета в «Рознице» типовая и меняется только через доработку конфигурации или внешнюю печатную форму. Если покупатели требуют счет по особому шаблону (например, с графой «Договор» или спецификацией), подключите внешнюю печатную форму через «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки».

Сравнение вариантов

Счет напрямую из журнала

Подходит для разовых продаж юрлицам; быстро, но без этапа согласования состава заказа

Счет на основании заказа покупателя

Подходит, когда состав товара согласуется заранее; заказ фиксирует потребность, счет создается одной кнопкой

Обмен с 1С:Бухгалтерией

Подходит при регулярных безналичных продажах: счета и оплаты ведутся в бухгалтерской программе, розница передает реализации; требует настройки синхронизации

Частые вопросы

Нет кнопки «Счета на оплату» в разделе «Продажи» — что делать?

Проверьте функциональные опции в «Администрирование → Настройка продаж»: включите опцию счетов на оплату или заказов покупателей. Если опции нет — обновите релиз конфигурации или проверьте права пользователя: под ролью кассира документы оптовой продажи скрыты.

Резервирует ли счет на оплату товар на складе?

Нет. В 1С:Розница счет фиксирует только намерение продажи и не делает движений по остаткам. Резервирование возможно через заказ покупателя с соответствующим статусом, но и его поведение зависит от настроек. Перед отгрузкой всегда сверяйте фактические остатки.

Как изменить печатную форму счета — добавить логотип или графу «Договор»?

Типовая форма редактируется только доработкой. Практичный путь — подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки». Готовый макет может подготовить специалист по 1С; самостоятельно без навыков встроенного языка менять форму не стоит.

Можно ли выставить счет покупателю-физлицу?

Технически да — создайте контрагента с типом «физическое лицо» и выставьте счет. Но для розничных покупателей это обычно избыточно: физлица оплачивают через кассу по чеку. Счета физлицам имеет смысл выставлять только при дистанционной продаже с оплатой по реквизитам.

Покупатель оплатил, но счет в программе остался «неоплаченным» — это проблема?

Для учета остатков — нет, счет не влияет на склад и финансы. Но для порядка введите документ поступления оплаты и оформите реализацию на основании счета. Тогда цепочка «счет → оплата → отгрузка» будет замкнута, и взаиморасчеты с контрагентом сойдутся.

Можно ли отправить счет покупателю по email прямо из программы?

Да, если в программе настроена учетная запись электронной почты («Администрирование → Органайзер → Электронная почта»). После настройки в окне печатной формы появится кнопка отправки. Альтернатива — сохранить счет в PDF и отправить из обычного почтового клиента.