Как удалить файл в 1С Документооборот

В «1С:Документооборот» файл — это отдельный объект информационной базы, который может быть привязан к документу, задаче, проекту или храниться в папке файлов. Поэтому удаление файла здесь отличается от обычного удаления в проводнике Windows: сначала объект помечается на удаление, а окончательно стирается только после специальной обработки.

Прежде чем удалять файл, важно понять, где он находится и какие объекты на него ссылаются. Если файл приложен к документу, который участвует в процессе согласования или хранится в деле номенклатуры, удаление может нарушить целостность досье и вызвать вопросы при проверке. В ряде организаций удаление файлов из документов вообще запрещено регламентом.

Ниже разобраны основные сценарии: удаление файла из карточки документа, из списка файлов, работа с пометкой на удаление, окончательное удаление и восстановление. Отдельно описаны ограничения по правам и типичные ошибки.

Что нужно проверить перед удалением файла

Сначала определите, к какому объекту привязан файл. В карточке файла есть поле владельца: документ, задача, мероприятие, проект или папка. От владельца зависят права на удаление и последствия для учёта. Файл, приложенный к зарегистрированному входящему документу, обычно трогать нельзя без согласования с делопроизводителем.

Проверьте, не занят ли файл другим пользователем: в списке файлов занятые файлы отмечены специальным значком замка. Занятый файл нельзя удалить, пока пользователь не освободит его командой «Освободить» или не завершит редактирование. Если сотрудник уволился или недоступен, освободить файл может администратор через настройку прав пользователей.

Также убедитесь, что файл не участвует в бизнес-процессе. Если по документу идёт согласование, подписание или исполнение, удаление приложенных файлов может нарушить ход процесса: участники увидят задачи без вложений. В таком случае сначала завершите или прервите процесс.

Как удалить файл из карточки документа

Самый частый сценарий — удаление вложения из документа. Откройте карточку документа и перейдите на вкладку «Файлы» (в некоторых конфигурациях список файлов отображается в нижней части формы или по ссылке «Файлы» на панели навигации).

Выделите нужный файл в списке и нажмите клавишу Delete либо кнопку «Пометить на удаление» в меню «Ещё». Программа попросит подтвердить действие. После подтверждения файл будет помечен на удаление — он визуально останется в списке с перечёркнутым значком или исчезнет, в зависимости от настроек отображения.

Если файл был открыт у вас на редактирование, сначала освободите его командой «Освободить» из контекстного меню, иначе пометка на удаление может не сработать. После пометки сохраните или просто закройте карточку документа — пометка фиксируется сразу.

1. 1
   Откройте карточку документа и перейдите на вкладку «Файлы»
2. 2
   Убедитесь, что файл не занят (нет значка замка) и не участвует в активном процессе
3. 3
   Выделите файл и нажмите Delete или «Ещё» → «Пометить на удаление»
4. 4
   Подтвердите действие в диалоге
5. 5
   Проверьте, что файл помечен на удаление (перечёркнут или скрыт)
6. 6
   При необходимости выполните окончательное удаление через «Удаление помеченных объектов»

Удаление файла из списка файлов и папок

Файлы, не привязанные к документам, хранятся в разделе «Файлы» с иерархией папок. Откройте нужную папку, найдите файл через поиск или отбор и выполните те же действия: Delete или «Пометить на удаление» из меню «Ещё».

Для группового удаления выделите несколько файлов с зажатой клавишей Ctrl или Shift и примените пометку на удаление ко всем выделенным объектам. Это удобно при чистке папок от устаревших версий и дублей.

Обратите внимание: в «1С:Документооборот» файл может иметь несколько версий. Пометка на удаление ставится на файл целиком вместе со всеми версиями. Удалить отдельную версию можно из формы «Версии файла», если это разрешено правами.

Окончательное удаление помеченных файлов

Помеченные на удаление объекты продолжают занимать место в базе и в томах хранения файлов. Чтобы удалить их физически, используется стандартная обработка «Удаление помеченных объектов». Она находится в разделе «Настройка и администрирование» (в некоторых интерфейсах — «Администрирование» → «Обслуживание»).

Запустите обработку, выберите режим «Выборочное удаление», чтобы вручную отметить только нужные файлы, или «Автоматическое удаление» для всех помеченных объектов. Нажмите «Удалить». Программа проверит ссылочную целостность: если на файл ссылаются другие объекты, он не будет удалён, а в отчёте появится список препятствующих ссылок.

Доступ к этой обработке обычно есть только у администраторов и пользователей с соответствующими правами. Если у вас нет такого пункта в меню, обратитесь к администратору системы — самостоятельно обойти ограничение прав не стоит.

Если файлы хранятся в томах на диске, а не в базе, после окончательного удаления проверьте, что размер тома уменьшился. Иногда администраторы настраивают регламентное задание очистки, и физическое удаление из тома происходит с задержкой — это нормально.

Почему файл не удаляется: права и блокировки

Если команда удаления недоступна или завершается ошибкой, причина почти всегда в одном из трёх: нехватка прав, занятость файла или ссылки на объект. Проверяйте их последовательно.

Права на удаление файлов настраиваются через роли и профили групп доступа, а также через права на папки файлов и дескрипторы доступа документов. Если документ находится в состоянии, запрещающем изменение (например, «Подписан» или «Исполнен»), приложенные файлы тоже могут быть защищены от удаления настройками состояний.

Ещё одна причина — файл открыт внешней программой или захвачен при работе через веб-клиент с обрывом соединения. В этом случае помогает завершение сеанса пользователя администратором или ожидание автоматического снятия блокировки.

Как восстановить ошибочно удалённый файл

Если файл только помечен на удаление, восстановление простое: включите отображение помеченных объектов (если они скрыты), выделите файл и выберите «Снять пометку» в меню «Ещё» или нажмите Delete повторно. Файл вернётся в рабочее состояние со всеми версиями.

Если файл удалён окончательно обработкой, штатными средствами восстановить его нельзя. Варианты: восстановление из резервной копии базы (делает администратор, при этом откатятся и другие изменения за период) или повторная загрузка файла из исходного источника — почты, локального диска, тома хранения, если копия сохранилась.

Поэтому перед массовой чисткой файлов имеет смысл запросить у администратора подтверждение наличия свежей резервной копии и выполнять удаление небольшими порциями с проверкой результата.

Контрольные точки

Как проверить результат

Файл после пометки на удаление

Норма

Файл перечёркнут или скрыт из списка, открывается для просмотра

Тревожный признак

Файл выглядит как обычный — пометка не установлена

Окончательное удаление

Норма

В отчёте обработки объект удалён, файла нет в поиске

Тревожный признак

Объект в списке неудалённых — есть ссылки на него

Место в томе хранения

Норма

Размер тома уменьшился после очистки

Тревожный признак

Размер не изменился — проверьте регламентные задания очистки

Часто задаваемые вопросы

Можно ли удалить файл без прав администратора?

Да, пометить файл на удаление может обычный пользователь, если у него есть права на изменение соответствующего документа или папки файлов. Но окончательное (физическое) удаление через обработку «Удаление помеченных объектов» обычно доступно только администратору.

Чем пометка на удаление отличается от окончательного удаления?

Пометка — это обратимый статус: объект остаётся в базе и на диске, его можно восстановить. Окончательное удаление стирает объект физически после проверки ссылочной целостности, и восстановить его можно только из резервной копии.

Почему кнопка удаления неактивна у файла в документе?

Чаще всего документ находится в состоянии, запрещающем изменения (подписан, исполнен, передан в дело), файл занят другим пользователем или у вас нет прав на изменение этого документа. Проверьте состояние документа и значок занятости файла.

Удалятся ли версии файла вместе с файлом?

Да, при пометке на удаление файла помечаются все его версии. Если нужно удалить только одну устаревшую версию, откройте форму «Версии файла» и удалите конкретную версию — при наличии соответствующих прав.

Что делать, если на файл ссылаются другие объекты и он не удаляется?

В отчёте обработки «Удаление помеченных объектов» перечислены объекты, которые ссылаются на файл. Откройте их и уберите ссылки (например, удалите файл из связей или замените вложение), после чего повторите удаление. Если ссылку убрать нельзя, файл придётся оставить.

Освобождается ли место на диске сразу после удаления?

Не всегда. При хранении файлов в томах физическое удаление с диска может выполняться регламентным заданием с задержкой. При хранении в базе место освобождается после окончательного удаления, но размер файла базы данных может уменьшиться только после сжатия средствами СУБД.