Закрывающие документы в 1С: пошаговая инструкция по созданию

Закрывающие документы — это первичные документы, которыми стороны подтверждают исполнение сделки: акт выполненных работ (оказанных услуг), товарная накладная или универсальный передаточный документ (УПД). Без них контрагент не примет расходы к учёту, а вы рискуете получить претензии при проверке. В 1С такие документы создаются за пару минут, если правильно настроены справочники и выбран верный вид документа.

Принцип один во всех типовых конфигурациях — 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP. Закрывающий документ почти никогда не вводят «с нуля»: его создают на основании счёта, заказа или договора, чтобы позиции, цены и суммы подтянулись автоматически. Это исключает расхождения между тем, что вы выставили, и тем, что закрываете актом.

Ниже разобраны конкретные сценарии: какой документ выбрать под разные ситуации, как создать его на основании исходного, что проверить перед отправкой контрагенту и какие ошибки чаще всего приводят к отказу в принятии документов. Инструкции ориентированы на типовые конфигурации; названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии.

Какой документ считается закрывающим и как его выбрать

К закрывающим относят три основных вида. Акт выполненных работ (оказанных услуг) подтверждает, что работа или услуга выполнена и принята. Товарная накладная (ТОРГ-12 или собственная форма) закрывает поставку товаров. УПД — универсальный документ, который объединяет счёт-фактуру и передаточный документ: он закрывает сделку и одновременно даёт покупателю право на вычет НДС.

Выбор зависит от предмета договора и налогового режима. Если вы оказываете услуги — нужен акт. Отгружаете товар — накладная. Если работаете с НДС и контрагенту нужен вычет, удобнее УПД: не придётся отдельно оформлять счёт-фактуру. Многие покупатели прямо просят УПД, потому что это упрощает им учёт.

Сравнение вариантов

Акт выполненных работ

Подходит для услуг и работ. Не подходит для отгрузки товаров — для них налоговая ждёт товарную накладную.

Товарная накладная (ТОРГ-12)

Для поставки товаров. Если есть НДС, потребуется отдельный счёт-фактура.

УПД

Универсальный вариант: закрывает сделку и заменяет счёт-фактуру. Удобен при НДС, но контрагент должен быть готов принимать УПД.

Подготовка: что должно быть заполнено до создания документа

Закрывающий документ собирается из справочников, поэтому ошибки в них мгновенно переходят в печатную форму. Проверьте карточку контрагента: полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес должны совпадать с актуальными данными. Если реквизиты устарели, контрагент вернёт документ на переделку.

В карточке вашей организации проверьте банковские реквизиты, адрес и подписантов — именно они попадут в подвал акта или УПД. В карточке договора укажите корректный номер и дату: ссылка на договор обязательна в закрывающих документах, и расхождение с реальным договором — частая причина вопросов при проверках.

Номенклатура тоже влияет на результат. Убедитесь, что у позиций заполнены единицы измерения, а для товаров и работ — корректные ставки НДС. Если в карточке услуги стоит ставка, отличная от той, что вы обязаны применять, она подтянется в документ автоматически.

Как создать акт выполненных работ на основании счёта или заказа

Базовый сценарий в 1С:Бухгалтерии и УНФ выглядит так. Откройте исходный документ — счёт на оплату, заказ покупателя или договор. Нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Реализация (акт, накладная, УПД)» или «Акт выполненных работ» — название зависит от конфигурации.

Программа создаст новый документ и перенесёт в него контрагента, договор и табличную часть с позициями, количеством и ценами. Если закрываете не весь счёт, а часть, отредактируйте количество или удалите лишние строки вручную. Суммы пересчитаются автоматически.

Укажите дату акта — она должна соответствовать фактическому завершению работ, а не дате создания документа в программе. Затем нажмите «Провести». После проведения станут доступны печатные формы: кнопка «Печать» предложит акт, а при необходимости — УПД или счёт-фактуру на основании этой же реализации.

1. 1
   Откройте счёт на оплату или заказ покупателя
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» и выберите акт или реализацию
3. 3
   Проверьте табличную часть: позиции, количество, цены, ставки НДС
4. 4
   Установите корректную дату акта
5. 5
   Нажмите «Провести» и откройте печатную форму через кнопку «Печать»
6. 6
   Проверьте печатную форму: реквизиты сторон, суммы, подписанты

Как оформить накладную и УПД при отгрузке товаров

Для товаров логика та же: создавайте отгрузку на основании заказа или счёта. В 1С:Бухгалтерии это документ «Реализация (акт, накладная, УПД)» с видом операции «Товары», в УНФ — «Расходная накладная». Табличная часть заполнится из заказа, включая резервы, если они были установлены.

Чтобы получить УПД, не нужен отдельный документ. В проведённой реализации откройте «Печать» и выберите форму УПД — программа сформирует его со статусом 1 (заменяет счёт-фактуру и передаточный документ). Если контрагент просит классический комплект, печатайте ТОРГ-12 и отдельно счёт-фактуру.

Обратите внимание на грузоотправителя и грузополучателя в накладной. Если отгрузка идёт со склада, отличного от адреса организации, или доставка идёт по адресу филиала покупателя, эти поля нужно заполнить вручную — по умолчанию подставляются адреса из карточек организации и контрагента.

Если по одному заказу отгрузки идут частями, создавайте отдельную накладную на каждую фактическую отгрузку, а не одну на весь заказ. Так складские остатки и закрывающие документы будут совпадать с реальным движением товара.

Как проверить документ перед отправкой контрагенту

Проверка занимает минуту, но спасает от возвратов. Откройте печатную форму и сверьте: наименования и реквизиты обеих сторон, номер и дату договора, наименования позиций (они должны совпадать с формулировками в договоре или спецификации), итоговую сумму и сумму НДС.

Отдельно проверьте нумерацию. 1С присваивает номер автоматически при проведении, и он должен быть уникальным в рамках периода. Если документ создавали, удаляли и создавали заново, в нумерации могут быть пропуски — это не ошибка, но некоторые контрагенты задают вопросы. При необходимости номер можно изменить вручную в шапке документа, соблюдая хронологию.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизиты сторон

Норма

ИНН, КПП, адреса и наименования совпадают с договором

Тревожный признак

Устаревший адрес или старое наименование контрагента

Суммы и НДС

Норма

Итог акта совпадает со счётом, ставка и сумма НДС корректны

Тревожный признак

Сумма отличается от счёта, НДС посчитан по неверной ставке

Позиции

Норма

Формулировки совпадают с договором или спецификацией

Тревожный признак

Внутренние названия номенклатуры вместо понятных контрагенту

Подписанты

Норма

В подвале указан действующий подписант с полномочиями

Тревожный признак

Подписант уволен или не указан вовсе

Отправка через ЭДО и исправление ошибок

Если с контрагентом настроен обмен электронными документами, закрывающий документ отправляется прямо из 1С: в проведённом документе нажмите «ЭДО» или «Отправить по ЭДО». Контрагент подпишет документ со своей стороны, и статус обмена отобразится в журнале. Электронный УПД с подписями обеих сторон юридически равнозначен бумажному.

Если ошибку нашли до подписания контрагентом, исправьте документ и отправьте заново. Если контрагент уже подписал, простое редактирование не подойдёт: для УПД оформляется корректировочный документ (в 1С — «Корректировка реализации» на основании исходной реализации), а для акта — новый исправленный экземпляр с аннулированием прежнего по согласованию с контрагентом.

Типичные ошибки при создании закрывающих документов

Большинство проблем возникает не из-за программы, а из-за исходных данных и последовательности действий. Ниже — ошибки, которые чаще всего приводят к возврату документов и расхождениям в учёте.

Частые вопросы

Можно ли сделать один акт на несколько счетов или заказов?

Да. Создайте акт или реализацию без основания и подберите в табличную часть позиции из нескольких заказов через кнопку подбора, либо в журнале заказов выделите несколько документов и используйте «Создать на основании» — в ряде конфигураций доступно групповое создание. Убедитесь, что все счета относятся к одному контрагенту и договору.

Чем УПД отличается от обычного акта и когда он обязателен?

УПД объединяет передаточный документ и счёт-фактуру. Обязательным он не является — это право, а не обязанность. Использовать его удобно, когда работаете с НДС и контрагент готов принимать универсальную форму: меньше документов и проще сверка.

Как исправить акт, если контрагент его уже подписал?

Редактировать исходный документ нельзя — версии у сторон разойдутся. Для реализаций с НДС создайте «Корректировку реализации» на основании исходного документа. Для простого акта по согласованию с контрагентом оформляют исправленный экземпляр, а прежний аннулируют сопроводительным письмом.

Почему в печатной форме акта нет номера или он не тот?

Номер присваивается при проведении документа. Если печатать форму до проведения, номер будет пустым или временным. Проведите документ и откройте печать заново. Если номер нужно изменить, отредактируйте его в шапке документа с учётом хронологии нумерации.

Нужно ли закрывать актом авансовый счёт?

Нет. Акт или накладная оформляются на фактически выполненные работы или отгруженные товары, а не на оплату. Аванс зачитывается при проведении реализации: программа автоматически свяжет оплату с закрывающим документом, если они созданы по одному договору.