Как согласовать документ в 1С:Предприятие

Согласование документа в 1С — это процедура, при которой документ проходит проверку ответственными лицами до того, как станет основанием для оплаты, отгрузки или проведения по учёту. В типовых конфигурациях (1С:ERP, 1С:Документооборот, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление нашей фирмой) механизм согласования реализован по-разному, но общая логика одинакова: документ получает статус, проходит маршрут согласующих и блокируется от изменений до завершения процесса.

В конфигурациях на базе Библиотеки стандартных подсистем (БСП) используется подсистема «Согласование объектов», в 1С:Документооборот — полноценные бизнес-процессы согласования с параллельными и последовательными маршрутами. Прежде чем настраивать, определите, какая именно конфигурация у вас установлена: путь к настройкам и доступные возможности зависят от этого.

Ниже разобраны оба типовых сценария: простое согласование через статусы (подходит для УНФ, ERP, КА) и процессное согласование в 1С:Документооборот. Также описаны настройка прав, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых документ «зависает» в маршруте.

Как устроено согласование в типовых конфигурациях

Механизм согласования в 1С строится вокруг двух сущностей: статуса документа и роли согласующего. Пока документ находится в статусе «Черновик» или «Подготовлен», его можно свободно редактировать. После отправки на согласование документ обычно блокируется от изменений, а у согласующих появляется задача или запись в списке «Документы на согласование».

В ERP и Комплексной автоматизации согласование настраивается для конкретных видов документов: заказов поставщикам, заявок на расходование денежных средств, коммерческих предложений, внутренних потреблений. Для каждого вида можно задать список согласующих пользователей и условия, при которых согласование требуется — например, только если сумма заявки превышает заданный порог.

В 1С:Документооборот логика другая: там согласование — это экземпляр бизнес-процесса, привязанный к файлу или внутреннему документу. Процесс может включать несколько исполнителей, параллельное или последовательное исполнение, сроки и эскалацию. Такой вариант подходит для договоров, приказов и служебных записок, где важен формальный след: кто, когда и с каким результатом согласовал.

Как проверить и включить механизм согласования

Перед настройкой убедитесь, что функциональность согласования включена в вашей конфигурации. В ERP и КА откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» (или «Закупки», «Казначейство») и найдите флажки вида «Согласование заказов поставщикам», «Согласование заявок на расходование денежных средств». В УНФ аналогичные настройки находятся в разделе «Настройки» → «Еще больше возможностей».

Если флажок согласования недоступен или отсутствует, возможны две причины: у вашего пользователя нет прав администратора, либо в конфигурации для этого вида документов согласование не предусмотрено. Во втором случае потребуется либо использовать 1С:Документооборот, либо доработку конфигурации.

В 1С:Документооборот включать ничего не нужно — процессы согласования доступны сразу, но для корректной работы должны быть заполнены справочники пользователей, ролей и подразделений, а у исполнителей — настроен доступ к документам.

Настройка маршрута и согласующих

В ERP и КА список согласующих задаётся в карточке условия согласования. Откройте «НСИ и администрирование» → соответствующий раздел → «Согласование документов» и создайте правило: укажите вид документа, условия применения (сумма, организация, подразделение) и согласующих пользователей. Один документ может попадать под несколько правил — тогда потребуется утверждение по каждому из них.

В 1С:Документооборот маршрут задаётся при старте процесса или через шаблон процесса. Шаблон удобен для повторяющихся ситуаций: например, «договор с контрагентом» всегда согласует юрист, затем финансист, затем руководитель. Создайте шаблон в разделе «Настройка» → «Шаблоны процессов», добавьте исполнителей, порядок исполнения и сроки, после чего пользователи смогут запускать согласование в два клика.

Учитывайте замещение: если согласующий в отпуске, задача зависнет. В Документообороте настройте заместителей в карточке пользователя, в ERP предусмотрите дублирующих согласующих в правиле или процедуру ручной переадресации администратором.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» и включите флажок согласования для нужного вида документов.
2. 2
   Создайте правило согласования: укажите условия применения (организация, сумма, склад).
3. 3
   Добавьте согласующих пользователей и при необходимости задайте порядок.
4. 4
   Проверьте, что у согласующих есть права на чтение соответствующих документов.
5. 5
   Создайте тестовый документ, отправьте на согласование и убедитесь, что задача появилась у согласующего.

Как отправить документ на согласование: сценарий автора

Автор создаёт документ в обычном порядке, заполняет все обязательные реквизиты и записывает его. Проводить документ до согласования обычно не требуется — во многих конфигурациях проведение заблокировано до утверждения. Проверьте корректность сумм, контрагента и договора заранее: после отправки на согласование редактирование будет недоступно, и исправить ошибку получится только через отзыв документа.

Для отправки используйте команду «Отправить на согласование» в форме документа или установите статус «На согласовании» через кнопку статуса. В ERP статус переключается в панели статусов в шапке документа, в УНФ — через кнопку «Согласование». В Документообороте автор открывает карточку документа и выбирает «Запустить процесс» → «Согласование», при необходимости выбрав шаблон.

После отправки убедитесь, что документ действительно ушёл в маршрут: статус изменился, документ появился в списке «На согласовании», а у первого согласующего появилась задача. Если задача не появилась, чаще всего не заполнены условия правила или у согласующего нет прав на документ.

Как согласовать или отклонить документ: сценарий согласующего

Согласующий узнаёт о задаче одним из способов: через список «Документы на согласовании» в разделе соответствующего учёта, через рабочее место задач, через уведомление по почте (если настроена рассылка) или через список задач в Документообороте. Откройте документ и проверьте содержимое: суммы, контрагента, реквизиты договора, приложенные файлы.

Для утверждения установите статус «Согласовано» или нажмите «Утвердить» в форме задачи. В Документообороте при выполнении задачи выберите результат «Согласовано» и при необходимости добавьте комментарий — он сохранится в истории процесса и будет виден автору и следующим участникам.

Если документ нужно вернуть на доработку, выберите «Не согласовано» / «Отклонить» и обязательно укажите причину в комментарии. Без комментария автор не поймёт, что исправлять, и документ будет ходить по кругу. После отклонения документ возвращается автору, статус сбрасывается, и после исправления его нужно отправить на согласование заново.

Маршрут решения

Как выбрать действие согласующему

Документ заполнен корректно и расходы обоснованыУтвердите документ и при необходимости оставьте поясняющий комментарий

Есть незначительная ошибка, которую автор исправит быстроОтклоните с комментарием, что именно исправить, — не согласовывайте «с оговорками» устно

Документ не в вашей компетенцииПереадресуйте задачу профильному согласующему или сообщите администратору маршрута

Согласующий недоступен, а документ срочныйОбратитесь к администратору для замещения или переадресации задачи, не согласовывайте под чужой учётной записью

Проверка результата и контроль статусов

После завершения маршрута проверьте итоговый статус документа. В ERP и КА согласованный документ получает статус «Согласовано» и становится доступен для проведения и дальнейших операций — оплаты, отгрузки, создания связанных документов. В Документообороте результат виден в карточке документа на закладке «Процессы» и в истории согласования с указанием даты, исполнителя и результата.

Для контроля массовых ситуаций используйте отборы в списках документов по статусу: «На согласовании» старше нескольких дней — признак зависшего маршрута. В Документообороте есть отчёт «Просроченные задачи» и контроль сроков процессов, позволяющие найти зависшие согласования до того, как они сорвут оплату или отгрузку.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус документа

Норма

«Согласовано» или «Утверждено», документ доступен для проведения

Тревожный признак

Статус не изменился или вернулся в «Черновик» без комментария

Задача у согласующего

Норма

Задача появилась в списке задач сразу после отправки

Тревожный признак

Задачи нет — проверяйте правило согласования и права пользователя

История согласования

Норма

Видны все участники, даты и результаты с комментариями

Тревожный признак

Записей нет или процесс завершён без результата

Типичные ошибки и ограничения механизма

Самая частая проблема — документ не уходит на согласование, потому что не выполняются условия правила: например, правило задано для суммы свыше порога, а документ ниже, или указана другая организация. Проверяйте соответствие реквизитов документа условиям правила в первую очередь.

Вторая группа ошибок — права доступа. Согласующий видит задачу, но не может открыть документ: у него нет прав на чтение этого вида документов или на организацию из документа (при разграничении доступа). Настройте роли заранее и проверьте на тестовом примере.

Отдельно учитывайте ограничения типовых механизмов: в ERP и УНФ маршруты жёстко привязаны к виду документа и не поддерживают сложную логику с условными ветвлениями и эскалацией. Если нужны сложные маршруты, параллельное согласование с процентом утверждений или автоматические напоминания — это сценарий для 1С:Документооборота или доработки.

Частые вопросы

Можно ли согласовать документ, если типовое согласование для его вида не предусмотрено?

Да, но не штатными статусами. Варианты: перевести документ в 1С:Документооборот и запустить процесс согласования там (для этого используется интеграция через бесшовное подключение или обмен), либо заказать доработку конфигурации. Простой обходной путь — согласование по почте с прикреплением печатной формы, но контрольного следа в 1С при этом не будет.

Как отозвать документ, отправленный на согласование по ошибке?

В ERP и КА автор или администратор может вернуть статус «Черновик» / «Подготовлен» через панель статусов — маршрут согласования прервётся. В Документообороте автор прерывает процесс кнопкой «Прервать процесс» с указанием причины; прерывание фиксируется в истории. После отзыва документ снова доступен для редактирования.

Почему согласующий не видит документ в списке задач?

Чаще всего причины три: пользователь не указан в правиле согласования, не выполняются условия правила (сумма, организация, вид операции), либо у пользователя нет прав на чтение документов этого вида. Проверьте правило, реквизиты документа и профиль прав пользователя — в этом порядке.

Можно ли настроить согласование только для документов свыше определённой суммы?

Да. В ERP и КА в правиле согласования задаются условия, в том числе по сумме документа: документы ниже порога проводятся без согласования, выше — уходят в маршрут. В Документообороте аналогичную логику реализуют условия маршрутизации в шаблоне процесса.

Что делать, если согласующий в отпуске, а документы срочные?

В Документообороте настройте замещение в карточке пользователя — задачи автоматически уйдут заместителю. В ERP и КА администратор может вручную утвердить документ от имени роли (если это предусмотрено настройками) или добавить в правило дублирующего согласующего. Не передавайте пароль от чужой учётной записи — это нарушает принцип персональной ответственности за утверждение.

Сохраняется ли история, кто и когда согласовал документ?

Да. В Документообороте история процесса хранит всех участников, даты, результаты и комментарии. В ERP и КА факт согласования фиксируется в статусах и протоколе, а при включённом версионировании объектов видны и изменения документа по версиям. Для аудита рекомендуется включить версионирование для согласуемых видов документов.