Как оформить ТТН в 1С: пошаговое руководство

Товарно-транспортная накладная (ТТН) нужна, когда перевозку груза выполняет сторонний перевозчик или собственный транспорт компании оформляется как отдельная перевозка. В 1С накладная чаще всего создаётся не «с нуля», а на основании документа реализации — так программа автоматически подтягивает контрагента, адреса и список товаров, а вам остаётся заполнить транспортный раздел.

Точный набор действий зависит от конфигурации: в «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» есть отдельный документ «Товарно-транспортная накладная», а в «1С:Бухгалтерии 8» ТТН обычно печатается из реализации через внешнюю печатную форму. Ниже разобраны оба сценария, а также типовая форма 1-Т, которая применяется, когда сторонняя организация требует классический бланк.

Перед оформлением убедитесь, что в базе корректно заполнены карточки организации, грузополучателя и перевозчика: адреса, ИНН, КПП, банковские реквизиты. Ошибка в карточке автоматически попадёт в каждую печатную форму, и найти её после подписания документов водителем будет сложнее.

Когда нужна ТТН и чем она отличается от ТОРГ-12 и УПД

Товарная накладная (ТОРГ-12) или универсальный передаточный документ подтверждают переход права собственности на товар. ТТН решает другую задачу — она оформляет перевозку и служит основанием для расчётов с перевозчиком. Если товар везёт транспортная компания, одной ТОРГ-12 недостаточно: у водителя должен быть документ, описывающий маршрут, груз и условия перевозки.

ТТН оформляется, когда: перевозку выполняет привлечённый перевозчик; груз перевозится собственным транспортом, но требуется документ для списания ГСМ и учёта работы транспорта; грузополучатель или перевозчик по договору требует именно транспортную накладную. Если покупатель забирает товар самовывозом на своей машине, достаточно ТОРГ-12 или УПД с отметкой о передаче.

Подготовка: что проверить в базе перед оформлением

Откройте карточку собственной организации и проверьте адрес, ИНН, КПП и подписанта. В карточке контрагента-грузополучателя убедитесь, что указан фактический адрес доставки — именно он попадёт в поле «Грузополучатель» с адресом разгрузки. Если адрес доставки отличается от юридического, заведите его в карточке контрагента как адрес доставки, чтобы не править печатную форму вручную.

Если перевозчик — постоянный партнёр, заведите его как контрагента с полными реквизитами. Для разовых перевозок допустимо указывать перевозчика текстом в транспортном разделе, но полноценная карточка удобнее для сверки расчётов. Также проверьте, что в документе реализации заполнены количество, вес и объём товаров — эти данные ТТН подтянет автоматически, если вес и объём заданы в карточках номенклатуры.

Оформление ТТН в 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP

Откройте проведённый документ «Реализация товаров и услуг». В командной панели нажмите «Создать на основании» и выберите «Товарно-транспортная накладная». Программа создаст новый документ и перенесёт в него организацию, грузополучателя, адреса и табличную часть с товарами.

Заполните транспортный раздел: укажите перевозчика, марку и государственный номер автомобиля, данные водителя (ФИО, номер водительского удостоверения), номер путевого листа, если он оформляется. Проверьте количество мест, массу брутто и вид упаковки — при необходимости скорректируйте вручную. После заполнения проведите документ и распечатайте форму через кнопку «Печать».

1. 1
   Проведите документ «Реализация товаров и услуг»
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» → «Товарно-транспортная накладная»
3. 3
   Проверьте грузоотправителя, грузополучателя и адреса доставки
4. 4
   Заполните перевозчика, автомобиль, водителя и путевой лист
5. 5
   Проверьте количество мест, массу и вид упаковки
6. 6
   Проведите документ и распечатайте ТТН в нужном числе экземпляров

Оформление ТТН в 1С:Бухгалтерии 8

В типовой «1С:Бухгалтерии 8» отдельного документа ТТН нет — накладная печатается из реализации. Откройте документ «Реализация (акты, накладные, УПД)», нажмите кнопку «Печать» и выберите «Товарно-транспортная накладная (1-Т)» или «ТТН». Если нужной формы нет в списке, проверьте подключённые дополнительные печатные формы в разделе «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки».

Данные о перевозчике, автомобиле и водителе в бухгалтерской конфигурации обычно не хранятся в документе, поэтому их придётся вписать в печатную форму вручную перед выводом на принтер либо заполнить в открывшемся макете, если форма это позволяет. Альтернатива — подключить внешнюю печатную форму ТТН с полями для транспортного раздела: такие обработки распространяются как дополнения и подключаются через «Дополнительные отчеты и обработки».

Сравнение вариантов

УТ 11 / ERP: документ ТТН

Полноценный документ с хранением данных о перевозке, автоматическим заполнением из реализации. Подходит при регулярных отгрузках с перевозчиком.

Бухгалтерия 8: печатная форма из реализации

Быстро и без дополнительных документов, но транспортный раздел заполняется вручную и данные не сохраняются в базе.

Внешняя печатная форма ТТН

Расширяет возможности Бухгалтерии: поля перевозчика и водителя в макете. Требует подключения обработки и проверки совместимости с релизом.

Печать и количество экземпляров

Классическая ТТН по форме 1-Т оформляется в четырёх экземплярах: один остаётся у грузоотправителя, три уезжают с водителем — для грузополучателя, для перевозчика (основание для оплаты) и для приложения к счёту за перевозку. На практике стороны договором могут сократить число экземпляров, но минимальный рабочий набор — по экземпляру для отправителя, получателя и перевозчика.

В 1С количество копий задаётся в диалоге печати. Проверьте, что на каждом экземпляре есть подписи ответственных лиц и печать организации-грузоотправителя, если организация использует печать. Подпись водителя проставляется при получении груза, а подпись грузополучателя — при сдаче, поэтому окончательно «закрытый» документ появляется только после доставки.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — пустые графы массы и количества мест из-за незаполненных карточек номенклатуры. Вторая типичная ошибка — неверный адрес грузополучателя, когда в карточке контрагента указан юридический адрес вместо адреса склада разгрузки. Третья — оформление ТТН до проведения реализации: при изменении отгрузочного документа накладная окажется неактуальной, и её придётся перепечатывать.

Также проверяйте соответствие номенклатуры в ТТН и ТОРГ-12: перевозчик и получатель сверяют оба документа, и расхождение в наименованиях или количестве — основание для претензий. Если часть товара отгружается позже, оформляйте ТТН только на фактически отгружаемое количество, а не на весь заказ.

Проверка результата

Перед подписанием сверьте печатную форму с документом реализации: контрагенты, адреса, перечень товаров, количество мест и масса должны совпадать. Убедитесь, что заполнен транспортный раздел — перевозчик, автомобиль, водитель, — и что номер и дата ТТН соответствуют вашей нумерации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизиты сторон

Норма

Организация, грузополучатель и перевозчик совпадают с договором и карточками

Тревожный признак

Устаревший адрес или ИНН — форма подтянула старые данные карточки

Товарный раздел

Норма

Позиции, количество и масса совпадают с реализацией

Тревожный признак

Пустые графы веса/мест или лишние позиции

Транспортный раздел

Норма

Указаны перевозчик, автомобиль, водитель, путевой лист

Тревожный признак

Пустые поля — форма напечатана до заполнения раздела

Экземпляры и подписи

Норма

Нужное число экземпляров, подписи и печать на каждом

Тревожный признак

Подпись только на одном экземпляре или нет печати

Частые вопросы

Обязательно ли оформлять ТТН, если есть УПД?

УПД заменяет товарную накладную и счёт-фактуру, но не оформляет перевозку. Если груз везёт сторонний перевозчик, транспортная накладная нужна для расчётов с ним и подтверждения перевозки. При самовывозе покупателем достаточно УПД.

Можно ли оформить ТТН без документа реализации?

В УТ 11 и ERP документ ТТН можно создать вручную и заполнить самостоятельно, но это удобно лишь в исключительных случаях. Создание на основании реализации исключает расхождения в товарах и реквизитах, поэтому ручной ввод используйте только когда отгрузочного документа в базе нет.

Почему в печатной форме ТТН пустые поля веса и объёма?

Форма берёт эти данные из карточек номенклатуры. Откройте справочник «Номенклатура», заполните вес и объём единицы товара или упаковки, затем перепечатайте ТТН. В некоторых конфигурациях массу можно вписать вручную прямо в документе ТТН.

Нужна ли ТТН при доставке собственным транспортом?

Если перевозка оформляется как хозяйственная операция — для списания ГСМ, учёта работы водителя и подтверждения доставки — ТТН или транспортная накладная оформляется. Если доставка вспомогательная и учитывается иначе, достаточно товарной накладной и путевого листа; порядок закрепите в учётной политике.

Сколько экземпляров ТТН печатать?

Классический набор по форме 1-Т — четыре экземпляра: грузоотправителю, грузополучателю и два перевозчику (один для расчётов, один к счёту). На практике стороны могут договориться о трёх экземплярах — по одному каждой стороне. Число копий задаётся в диалоге печати 1С.

Что делать, если в подписанной ТТН нашли ошибку?

Бумажный подписанный экземпляр не исправляют. Сформируйте в 1С исправленную ТТН с новым номером или отметкой об исправлении, распечатайте заново и передайте всем сторонам взамен ошибочной. Исправленный документ подписывают те же лица, что и исходный.