Как выставить счет в 1С Комплексная автоматизация

Выставление счета покупателю — одна из самых частых операций в 1С: Комплексная автоматизация. Документ «Счет на оплату покупателю» фиксирует намерение продать товары или услуги, формирует печатную форму для клиента и служит основой для последующей реализации и контроля оплаты. При этом сам счет не создает проводок по учету — он нужен для согласования и оплаты.

Типовой механизм позволяет выставить счет несколькими способами: вручную из списка документов, на основании заказа клиента или соглашения с контрагентом, а также пакетно через обработки. Выбор способа зависит от того, как построены продажи в вашей компании — от заказа или напрямую.

Ниже разобран полный цикл работы со счетом: подготовка данных, создание документа, печать и отправка клиенту, контроль оплаты и типовые ошибки. Инструкция применима к конфигурации «1С: Комплексная автоматизация 2» с включенным разделом продаж.

Подготовка: что проверить перед выставлением счета

Прежде чем создавать счет, убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники. Контрагент должен быть заведен в справочнике «Контрагенты» с актуальными реквизитами: ИНН, КПП, юридический адрес. Если реквизиты устарели, они попадут в печатную форму счета, и клиент может отказаться принимать документ.

Проверьте карточку организации в разделе «НСИ и администрирование» — «Организации». Там должны быть указаны расчетный счет, банк, БИК и корреспондентский счет. Именно эти данные подставляются в счет как реквизиты получателя платежа. Ошибка в номере счета приведет к тому, что деньги от клиента не поступят.

Номенклатура должна содержать правильные ставки НДС и цены. Если в компании действуют соглашения с клиентами или виды цен, убедитесь, что они настроены — тогда цены подставятся в счет автоматически, и риск ошибки в сумме снизится.

Контрольные точки

Что проверить до создания счета

Реквизиты организации

Норма

Расчетный счет и банк актуальны

Тревожный признак

В счете устаревшие или пустые банковские данные

Карточка контрагента

Норма

ИНН, КПП и адрес заполнены

Тревожный признак

Контрагент создан наспех, реквизиты пустые

Цены номенклатуры

Норма

Настроены виды цен или соглашения

Тревожный признак

Цены приходится вводить вручную каждый раз

Создание счета на оплату с нуля

Откройте раздел «Продажи» и выберите журнал «Счета на оплату покупателям». Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа, где нужно последовательно заполнить ключевые поля.

Укажите организацию-продавца и контрагента-покупателя. Если с клиентом заключено соглашение об условиях продаж, выберите его — программа подставит валюту, условия оплаты и цены. Затем перейдите на вкладку «Товары» и добавьте позиции: номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма по строке и итог по документу рассчитаются автоматически.

При необходимости заполните этапы оплаты на соответствующей вкладке: например, 100% предоплата или график «30% аванс, 70% по факту отгрузки». Это важно для последующего контроля оплат. После заполнения нажмите «Провести» — счет получит номер и станет доступен для печати и отправки.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Счета на оплату покупателям» → «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента и при необходимости соглашение
3. 3
   Добавьте товары или услуги на вкладке «Товары», проверьте цены и НДС
4. 4
   Укажите этапы оплаты, если оплата не единовременная
5. 5
   Нажмите «Провести» и проверьте итоговую сумму документа

Выставление счета на основании заказа клиента

Если продажи ведутся через заказы, счет удобнее создавать на основании заказа клиента. Откройте нужный заказ в журнале «Заказы клиентов», нажмите «Создать на основании» и выберите «Счет на оплату покупателю». Программа перенесет в счет контрагента, состав товаров, цены и этапы оплаты из заказа.

Такой способ исключает расхождения между тем, что согласовано с клиентом, и тем, что выставлено к оплате. Кроме того, сохраняется связь документов: по заказу всегда видно, какие счета выставлены и какие из них оплачены.

Если по одному заказу нужно выставить несколько счетов (например, на аванс и на окончательный расчет), создавайте каждый счет на основании того же заказа и корректируйте состав и суммы вручную. Программа позволяет выставлять счет на часть суммы заказа.

Печать и отправка счета клиенту

Из формы проведенного счета нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму — обычно это «Счет на оплату». Откроется предварительный просмотр, где можно проверить реквизиты, суммы прописью и подписи. Если в компании используется факсимиле, настройте его в параметрах печати.

Отправить счет клиенту можно напрямую из программы: нажмите кнопку отправки по электронной почте (конверт на панели), укажите адрес получателя — программа сформирует письмо с вложением в формате PDF. Для этого должна быть настроена учетная запись электронной почты в разделе «НСИ и администрирование» — «Органайзер».

Если требуется счет-фактура или УПД, помните: это отдельные документы, которые оформляются при реализации, а не при выставлении счета на оплату. Счет на оплату — это лишь предложение оплатить, он не заменяет отгрузочные документы.

Контроль оплаты по выставленным счетам

После отправки счета важно отслеживать его оплату. В журнале счетов у каждого документа отображается состояние: «Ожидается оплата», «Оплачен частично», «Оплачен». Состояние обновляется автоматически при поступлении денег — при условии, что платежи загружаются из банка через обмен с клиент-банком или вводятся вручную документом «Поступление безналичных денежных средств».

Для анализа задолженности используйте отчеты раздела «Продажи» — например, «Задолженность клиентов» или «Состояние расчетов с клиентами». Они покажут, какие счета просрочены и на какие суммы. По просроченным счетам можно сформировать напоминание клиенту.

Если оплата поступила, но состояние счета не изменилось, проверьте, правильно ли в платежном документе указаны контрагент и счет на оплату. Оплата, не связанная со счетом, не закроет его автоматически.

Исправление и аннулирование счета

Если в счете обнаружена ошибка до его отправки клиенту, просто откройте документ, внесите изменения и перепроведите. Номер счета при этом не изменится, никаких дополнительных действий не требуется.

Если счет уже отправлен, а состав или сумма изменились, исправьте документ и обязательно отправьте клиенту актуальную версию с пояснением. Оплата по устаревшей версии приведет к расхождениям в расчетах.

Когда счет больше не нужен (клиент отказался от покупки), пометьте его на удаление или используйте команду аннулирования. Аннулированный счет остается в базе для истории, но исключается из контроля оплат. Удалять проведенные документы без крайней необходимости не стоит — это нарушает последовательность нумерации и историю взаиморасчетов.

Частые вопросы

Можно ли выставить счет без заказа клиента?

Да, документ «Счет на оплату покупателю» самостоятелен и не требует заказа. Создайте его напрямую из журнала счетов, заполнив контрагента и товары вручную. Заказ нужен только если в компании принят процесс согласования продаж через заказы.

Почему счет не меняет состояние на «Оплачен»?

Чаще всего платежный документ не связан со счетом: в «Поступлении безналичных денежных средств» не указан счет на оплату или выбран другой контрагент. Откройте документ оплаты и проверьте поля основания. Также убедитесь, что сумма оплаты совпадает с суммой счета или этапа оплаты.

Как выставить счет в валюте?

Выберите в счете соглашение или договор с валютой расчетов, отличной от рубля. Валюта документа подставится автоматически, цены можно указать в валюте. Оплата при этом обычно контролируется по курсу на дату платежа.

Чем счет на оплату отличается от счета-фактуры?

Счет на оплату — коммерческий документ, предложение оплатить товары или услуги, он не влияет на учет. Счет-фактура — налоговый документ для НДС, оформляется при реализации или получении аванса. Это разные документы с разным назначением.

Как выставить счета сразу нескольким клиентам?

Используйте пакетное создание на основании заказов: выделите несколько заказов в журнале и выполните команду создания счетов. Программа сформирует отдельный счет по каждому заказу. Для рассылки можно воспользоваться групповой отправкой печатных форм по email.

Можно ли изменить номер счета вручную?

Технически номер документа редактируется, но делать это не рекомендуется: нарушается автоматическая нумерация, возможны дубли номеров. Если требуется особый префикс или формат номера, настройте нумерацию в параметрах документа через администратора или разработчика.