Документы и Печать · 11 мин
Как сделать номенклатуру дел в 1С
Пошаговая инструкция по созданию номенклатуры дел в 1С:Документооборот: структура разделов, индексация, сроки хранения, типовые ошибки и проверка результата.
Номенклатура дел — это систематизированный перечень дел, которые формируются в организации, с указанием их индексов, заголовков и сроков хранения. В 1С:Документооборот номенклатура дел реализована как отдельный справочник, который связывает дела с подразделениями, видами документов и правилами архивного хранения. Без корректно заполненной номенклатуры невозможно правильно распределять документы по делам и передавать их в архив.
Работа с номенклатурой дел ведётся в разделе «Настройка и администрирование» или через специализированный раздел «Дела (хранение документов)» в зависимости от редакции конфигурации. Перед началом заполнения нужно определить, какая структура организации будет отражена в номенклатуре: единая для всей компании или отдельная для каждого подразделения. От этого решения зависит порядок индексации и права доступа пользователей.
Материал ориентирован на пользователей 1С:Документооборот 8, где механизм номенклатуры дел реализован наиболее полно. В других конфигурациях (например, 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерия) полноценной номенклатуры дел нет, и задачу приходится решать через дополнительные справочники или внешние средства.
Что такое номенклатура дел и зачем она нужна в 1С
Номенклатура дел — обязательный документ делопроизводства, который фиксирует, какие дела заводятся в организации, как они индексируются и сколько хранятся. В бумажном виде её составляет служба делопроизводства и утверждает руководитель. В 1С номенклатура дел автоматизирует эту работу: программа сама подставляет индекс дела в регистрационный номер документа, контролирует сроки хранения и формирует описи при передаче дел в архив.
Без заполненной номенклатуры документы в 1С можно регистрировать, но распределять их по делам и готовить к архивному хранению не получится. Кроме того, номенклатура используется при формировании регистрационных номеров, если в настройках нумерации предусмотрен индекс дела. Поэтому заполнять её нужно до начала массовой регистрации документов, а не после.
Подготовка: права, настройки и исходные данные
Перед созданием номенклатуры проверьте, что у вашей учётной записи есть права на работу с делопроизводством. Обычно это роль «Делопроизводитель» или «Полные права». Если справочник «Номенклатура дел» не отображается в интерфейсе, вероятнее всего, дело в ограничении прав, а не в настройках программы.
Далее подготовьте исходные данные: утверждённую или проектную бумажную номенклатуру, перечень подразделений, участвующих в делопроизводстве, и сведения о сроках хранения по каждому делу. Сроки хранения определяются по действующим перечням типовых документов — самостоятельно их назначать нельзя, это частая ошибка начинающих делопроизводителей.
Проверьте также, что в справочнике «Структура предприятия» (или «Подразделения») заведены все подразделения, для которых будут создаваться разделы номенклатуры. Если подразделения нет в справочнике, создать для него раздел номенклатуры не получится.
Создание разделов номенклатуры дел
Откройте раздел «Дела (хранение документов)» и перейдите в справочник «Номенклатура дел». Создайте новый элемент и укажите в нём подразделение и год. Каждый элемент справочника — это, по сути, раздел номенклатуры для конкретного подразделения на конкретный год. Для центрального аппарата обычно создают общий раздел.
Если организация небольшая и делопроизводство централизованное, достаточно одной номенклатуры на всю организацию без разбивки по подразделениям. Если подразделения формируют дела самостоятельно, создайте отдельный раздел для каждого из них — тогда индексы дел будут включать индекс подразделения, и по номеру документа будет видно, откуда он поступил.
Варианты структуры номенклатуры
Подходит для небольших компаний с централизованным делопроизводством. Ограничение: по индексу дела нельзя определить подразделение-источник.
Подходит для организаций с распределённым делопроизводством. Ограничение: больше разделов для ведения, сложнее контролировать единообразие индексации.
Заполнение дел: индексы, заголовки и сроки хранения
Внутри созданного раздела перейдите на вкладку со списком дел и добавьте дела по одному. Для каждого дела укажите индекс (например, 01, 02, 03), заголовок дела в соответствии с правилами делопроизводства и срок хранения. Заголовок должен отражать содержание дела: «Приказы по основной деятельности», «Договоры с поставщиками» и так далее.
Срок хранения выбирается из классификатора сроков, который предустановлен в конфигурации, или вводится вручную. Обратите внимание на отметку ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) — она означает, что судьбу дела по истечении срока хранения определяет комиссия, а не автоматическое уничтожение или передача в архив.
Заполняйте также поля категории дела и при необходимости — примечания. Если дело переходящее (например, договор действует несколько лет), отметьте это, чтобы при формировании номенклатуры на следующий год дело не потерялось.
- 1Откройте справочник «Номенклатура дел» и создайте раздел: укажите подразделение и год
- 2Добавьте дела в раздел: индекс, заголовок, срок хранения
- 3Проверьте индексы на уникальность внутри раздела
- 4Проведите (утвердите) номенклатуру — после этого дела станут доступны для работы
- 5Зарегистрируйте тестовый документ и убедитесь, что дело подставляется и индекс участвует в номере
Утверждение номенклатуры и начало работы
Пока номенклатура не проведена (не утверждена), дела из неё нельзя использовать в документах. После заполнения всех разделов нажмите кнопку проведения. Программа проверит корректность заполнения: уникальность индексов, наличие сроков хранения и другие обязательные реквизиты. Если проверка выявит ошибки, исправьте их и проведите снова.
После утверждения проверьте настройки нумерации документов: если в нумераторе предусмотрен индекс дела, убедитесь, что при регистрации документа номер формируется так, как ожидается. Зарегистрируйте один-два тестовых документа, поместите их в дела и проверьте формирование описи.
Как проверить результат
Номенклатура проведена без сообщений об ошибках, дела доступны в документах
Программа сообщает о дублях индексов или пустых сроках хранения
В карточке документа можно выбрать дело из утверждённой номенклатуры
Список дел пуст или показывает дела прошлых лет
Индекс дела корректно включается в регистрационный номер
Номер формируется без индекса дела или с индексом другого подразделения
Типовые ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — попытка редактировать утверждённую номенклатуру в середине года. В реальном делопроизводстве номенклатура утверждается один раз, и в 1С изменение проведённой номенклатуры тоже ограничено. Если нужно добавить дело, которое не было предусмотрено, делайте это аккуратно и фиксируйте изменение внутренним распорядительным документом.
Вторая ошибка — несогласованность индексации между подразделениями. Если каждое подразделение придумывает индексы самостоятельно, в сводной номенклатуре возникают дубли и конфликты. Назначьте ответственного за методологию индексации до начала заполнения.
Учтите ограничение: номенклатура дел в 1С:Документооборот работает только с документами, зарегистрированными в системе. Бумажные документы, которые не отражены в программе, в описи дел не попадут. Если учёт ведётся параллельно в бумажном и электронном виде, синхронизируйте оба контура.
Перенос номенклатуры на следующий год
Номенклатура дел действует один календарный год. В начале нового года создайте номенклатуру заново: в 1С:Документооборот есть возможность скопировать структуру прошлогодней номенклатуры, что существенно экономит время. После копирования обязательно пересмотрите перечень дел: закрытые направления удалите, новые добавьте, переходящие дела перенесите.
Дела прошлого года, по которым не истёк срок хранения, остаются в системе и доступны для просмотра и формирования описей. Не удаляйте старые номенклатуры — они нужны для архивной работы и проверок.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Номенклатура дел в 1С создаётся на год по подразделениям, заполняется индексами, заголовками и сроками хранения, затем утверждается. Работать с делами можно только после проведения номенклатуры, а менять утверждённые дела без необходимости нельзя.
Частые вопросы
Можно ли вести номенклатуру дел в 1С:Бухгалтерии или 1С:ЗУП?
Полноценного механизма номенклатуры дел в этих конфигурациях нет — он реализован в 1С:Документооборот. В ЗУП частично решают задачу кадрового архива через сроки хранения кадровых документов, но для системного делопроизводства нужен именно Документооборот или внешнее решение.
Что делать, если дело нужно добавить в середине года?
Технически новое дело можно добавить в раздел, но для этого номенклатуру придётся распровести, добавить дело и провести заново. Согласуйте изменение с руководителем и зафиксируйте его, поскольку утверждённая номенклатура — официальный документ организации.
Откуда брать сроки хранения для дел?
Сроки хранения определяются по действующим перечням типовых управленческих и архивных документов, а для отдельных видов документов — отраслевыми нормативными актами. Назначать сроки самостоятельно нельзя: при проверке это будет расценено как нарушение.
Почему при регистрации документа список дел пуст?
Чаще всего причина в том, что номенклатура на текущий год не создана или не проведена. Реже — документ относится к подразделению, для которого раздел номенклатуры не заведён. Проверьте год, подразделение в карточке документа и статус проведения номенклатуры.
Можно ли удалить старую номенклатуру прошлых лет?
Не рекомендуется. Старые номенклатуры связаны с делами и документами, находящимися на хранении, и нужны для формирования описей и архивной работы. Удаление может нарушить целостность данных и привести к потере сведений о сроках хранения.
Как связать номенклатуру дел с регистрационным номером документа?
Через настройку нумераторов: в нумераторе соответствующего вида документов укажите, что в номер включается индекс дела. После этого при регистрации документа с заполненным полем «Дело» индекс автоматически попадёт в регистрационный номер.