Документы и Печать · 10 мин
Как найти доверенность в программе 1С
Где искать доверенность в 1С: поиск через журнал документов, справочник, полнотекстовый поиск. Разбор для разных конфигураций 1С и ответы на частые вопросы.
Доверенность в 1С — это печатная форма, которая формируется на основании документа или хранится как отдельный объект в зависимости от конфигурации. Именно поэтому у пользователей возникает вопрос, где её искать: в одних программах доверенность является самостоятельным документом, в других — вложением к карточке контрагента или сотрудника, а в третьих — просто печатной формой счёта или реализации.
Способ поиска зависит от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии 8, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP и 1С:ЗУП доверенности хранятся по-разному. Ниже разобраны универсальные методы поиска, которые работают практически в любой типовой конфигурации, и особенности конкретных программ.
Как 1С хранит доверенности и почему это важно понять
В типовых конфигурациях 1С доверенность может существовать в трёх видах. Первый — отдельный документ «Доверенность» (или «Доверенность выданная») со своим номером, датой и журналом. Второй — печатная форма по типовой форме М-2, которая формируется из документа «Счёт на оплату покупателю», «Реализация товаров и услуг» или «Поступление товаров». Третий — присоединённый файл (скан) в карточке контрагента или физического лица.
Прежде чем искать, вспомните, как доверенность создавалась. Если её распечатывали из счёта — ищите документ-основание. Если оформляли как отдельный документ — ищите журнал доверенностей. Если это скан бумажной доверенности от поставщика — открывайте карточку контрагента, вкладку с файлами или документы контрагента.
Поиск через журнал документов «Доверенности»
В 1С:Бухгалтерии 8 откройте раздел «Покупки» или «Продажи» — в подменю документов обычно есть пункт «Доверенности». В некоторых релизах журнал находится в разделе «Банк и касса» или доступен через «Все функции» → «Документы» → «Доверенность». В 1С:Управление торговлей журнал выданных доверенностей расположен в разделе «Продажи».
Открыв журнал, используйте отбор: укажите период, организацию, контрагента или сотрудника, на которого выписана доверенность. Если документов много, отсортируйте список по номеру или дате. Учтите, что помеченные на удаление документы по умолчанию могут не отображаться или отображаться с перечёркнутым значком — проверьте и их.
- 1Откройте раздел «Покупки» или «Продажи» и найдите пункт «Доверенности»
- 2Если пункта нет — откройте «Все функции» (через главное меню) и найдите «Доверенность» в списке документов
- 3Установите отбор по периоду, организации или контрагенту
- 4Проверьте документы с пометкой удаления
- 5Откройте найденный документ и при необходимости выведите печатную форму
Полнотекстовый поиск и поиск по номеру
Если вы не знаете, где хранится доверенность, используйте полнотекстовый поиск — значок лупы в правой верхней части окна или сочетание клавиш Ctrl + Shift + F. Введите фамилию сотрудника, наименование контрагента или номер доверенности. Поиск работает по всем объектам базы, включая документы, справочники и присоединённые файлы.
Если известен точный номер документа, быстрее воспользоваться поиском по номеру: в журнале документов нажмите Ctrl + F или используйте команду «Найти по номеру» в меню «Ещё». Учтите, что номер нужно вводить с учётом префикса организации, если он используется.
Поиск доверенности как печатной формы документа
Во многих учётных процессах доверенность не создаётся отдельным документом, а печатается из счёта на оплату или реализации. В этом случае откройте нужный документ-основание и нажмите кнопку «Печать» — в выпадающем списке найдите «Доверенность (М-2)» или «Доверенность».
Чтобы найти сам документ-основание, откройте журнал «Счета на оплату покупателям» или «Реализация (акты, накладные)» в разделе «Продажи» и отфильтруйте по контрагенту и дате. Если доверенность оформлялась на получение товара от поставщика, ищите документ «Поступление (акты, накладные)» в разделе «Покупки».
Поиск сканов доверенностей в карточках контрагентов и сотрудников
Доверенности от контрагентов часто хранят в 1С в виде сканов. Откройте справочник «Контрагенты», найдите нужную организацию и проверьте панель присоединённых файлов (скрепка) или гиперссылку «Файлы». В некоторых конфигурациях есть специальный справочник «Доверенности контрагентов» внутри карточки, где указываются номер, срок действия и ответственное лицо поставщика.
Доверенности, выданные своим сотрудникам, могут храниться в карточке физического лица или сотрудника. В 1С:ЗУП и кадровых учётных системах проверьте раздел документов сотрудника и присоединённые файлы. Также поищите документ «Доверенность» через «Все функции» — в ЗУП он может отсутствовать, и тогда доверенности ведутся только в бухгалтерской программе.
Как выбрать способ поиска
Если доверенность не находится: типичные причины
Самая частая причина — неверный период отбора в журнале. Проверьте, что дата начала отбора раньше предполагаемой даты создания документа. Вторая причина — документ создан от имени другой организации, если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам: снимите отбор по организации и посмотрите весь список.
Третья причина — ограничение прав. Если у вашей роли нет доступа к документам «Доверенность», журнал будет пустым или пункт меню не отобразится. В этом случае обратитесь к администратору для проверки прав. Четвёртая причина — доверенность вообще не вводилась в 1С, а существует только на бумаге: уточните у коллег, как вёлся учёт в нужный период.
Проверка результата и работа с найденной доверенностью
Найдя документ, откройте его и сверьте ключевые реквизиты: номер, дату выдачи, срок действия, сотрудника, контрагента и перечень ценностей. Если нужна бумажная копия, выведите печатную форму через кнопку «Печать» — в типовых конфигурациях доступна форма М-2 или аналогичная.
Если требуется подтвердить, что доверенность не была изменена, проверьте историю изменений объекта (в конфигурациях с включённым версионированием — через меню «Ещё» → «История изменений») или журнал регистрации, доступ к которому есть у администратора. Это важно при внутренних проверках и разбирательствах с контрагентами.
Как проверить, что найдена нужная доверенность
Совпадают с данными из заявки, письма или бумажного оригинала
Номер похож, но дата или организация другая — возможен дубль
Указаны именно те получатель и поставщик, что в задаче
Контрагент совпадает, но сотрудник другой — доверенность выписана на иное лицо
Проведён, без пометки удаления
Помечен на удаление или не проведён — печатная форма может быть недействительной
Доверенность действует на нужную дату
Срок истёк — требуется выпуск новой доверенности
Что важно запомнить
Сначала определите, в каком виде доверенность хранится в вашей конфигурации: отдельный документ, печатная форма или скан. Затем ищите через журнал «Доверенности», полнотекстовый поиск или карточку контрагента, обязательно проверяя отборы по периоду и организации. Если документ не находится — проверьте пометки удаления и права доступа.
Частые вопросы
В каком разделе 1С:Бухгалтерии 8 находятся доверенности?
Чаще всего журнал «Доверенности» находится в разделе «Покупки» или «Продажи» в списке документов. Если пункта нет, откройте главное меню → «Все функции» → «Документы» и найдите «Доверенность» в алфавитном списке — команда доступна даже при нестандартных настройках интерфейса.
Полнотекстовый поиск не находит доверенность, хотя она точно есть. Что делать?
Вероятно, поисковый индекс устарел или полнотекстовый поиск отключён. Попробуйте найти документ вручную через журнал с отбором по периоду и контрагенту, а для обновления индекса обратитесь к администратору — операция выполняется в режиме конфигуратора или через регламентные задания.
Можно ли найти доверенность по фамилии сотрудника?
Да. Введите фамилию в полнотекстовый поиск (Ctrl + Shift + F) — система покажет все объекты, где она встречается, включая доверенности. Альтернатива — открыть журнал доверенностей и установить отбор по полю сотрудника или физического лица.
Доверенность помечена на удаление. Можно ли её восстановить?
Да, если объект ещё не удалён окончательно. Откройте журнал, найдите документ с перечёркнутым значком и снимите пометку удаления через меню «Ещё» или контекстное меню. Если выполнялась операция «Удаление помеченных объектов», восстановление возможно только из резервной копии — обратитесь к администратору.
Где искать доверенность от поставщика, которую прислали сканом?
Откройте карточку контрагента в справочнике «Контрагенты» и проверьте присоединённые файлы (значок скрепки или ссылка «Файлы»). В ряде конфигураций внутри карточки есть отдельный список доверенностей контрагента с номером и сроком действия. Если файлов нет — скан, возможно, не загружали в 1С и он хранится в почте или сетевой папке.
Почему в журнале не видно доверенностей, которые создавали коллеги?
Наиболее вероятные причины: установлен отбор по организации или подразделению, у вашей учётной записи ограничены права на просмотр документов, либо доверенности вводятся в другой информационной базе. Снимите все отборы, а если список по-прежнему пуст — уточните у администратора свои права доступа.