Документы и Печать · 10 мин
Как в 1С ЗУП распечатать штатное расписание на конкретную дату
Пошаговая инструкция, как в 1С ЗУП сформировать и распечатать штатное расписание на конкретную дату: отчет Штатное расписание, настройки, проверка данных и типичные ошибки.
Штатное расписание в 1С:ЗУП — это не отдельный документ, который хранится в одном месте, а результат накопленных изменений: приказов об утверждении штатки, индексаций, изменений позиций и их закрытия. Поэтому распечатать его «на конкретную дату» означает сформировать отчет, который соберет актуальное состояние позиций на выбранный день с учетом всех документов, действовавших к этому моменту.
Для этой задачи в типовой конфигурации предназначен отчет «Штатное расписание» (в разных релизах он может называться «Штатное расписание (Т-3)» или находиться в подсистеме кадровых отчетов). Он позволяет указать дату, организацию, подразделение и вывести как утвержденную форму Т-3, так и расширенный вариант с окладами, надбавками и вакансиями.
Главное условие корректной печати — в программе должен вестись учет по штатному расписанию, а все изменения позиций должны быть оформлены документами, а не ручными правками. Если история ведется неполно, отчет на прошлую дату покажет искаженную картину, и это нужно проверять до отправки документа на печать.
Где находится отчет «Штатное расписание» в 1С ЗУП
В типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 отчет доступен из раздела «Кадры». Перейдите по пути: «Кадры» → «Отчеты, справки» → «Штатное расписание». В некоторых релизах отчет находится в подменю «Кадровые отчеты» или называется «Штатное расписание (Т-3)».
Альтернативный путь — через раздел «Отчеты, справки» на начальной странице или через глобальный поиск: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу и введите «штатное расписание». Система покажет и сам отчет, и связанные документы.
Если отчет не открывается или его нет в списке, проверьте права пользователя: чтение данных штатного расписания доступно ролям кадровика, расчетчика и руководителя. У пользователя с ограниченными правами (например, только табельщика) отчет может быть недоступен — в этом случае доступ настраивает администратор через профили групп доступа.
Как задать конкретную дату для печати
После открытия отчета в верхней части формы находится поле периода. В зависимости от варианта отчета это может быть одно поле «на дату» или период «с… по…». Для получения штатного расписания на конкретный день установите нужную дату в это поле. Если задан диапазон, отчет покажет состояние на конец периода.
Дата может быть любой: текущей, прошлой или будущей. На прошлую дату отчет восстановит состояние штатки по истории изменений — при условии, что изменения оформлялись документами «Изменение штатного расписания», «Утверждение штатного расписания» и аналогичными. На будущую дату попадут позиции, изменения которых уже проведены с будущей датой вступления в силу.
- 1Откройте «Кадры» → «Отчеты, справки» → «Штатное расписание»
- 2Установите в поле периода требуемую дату
- 3При необходимости задайте отбор по организации и подразделению
- 4Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчета
- 5Проверьте состав позиций и итоговые ставки
- 6Нажмите кнопку печати или Ctrl+P, выберите принтер и распечатайте
После установки даты нажмите кнопку «Сформировать». Отчет строится по данным информационной базы и не изменяет никаких документов — формировать и переформировывать его можно сколько угодно раз без риска для учета.
Настройки отчета: организация, подразделения и вариант формы
Через кнопку «Настройки» (или панель отборов, если она отображена) можно ограничить отчет конкретной организацией — это важно, если в базе ведется учет по нескольким юридическим лицам. Без отбора отчет выведет штатное расписание по всем организациям, что редко нужно на практике.
Дополнительно доступны отборы по подразделению, должности и другим полям. Например, чтобы распечатать штатку только производственного цеха, добавьте отбор «Подразделение = Производственный цех» или «Подразделение в иерархии», если нужно включить дочерние подразделения.
В расширенных настройках (вкладка «Вид отчета» или выбор варианта) можно переключиться между формой Т-3 и аналитическим вариантом с колонками окладов, надбавок, занятых и вакантных ставок. Для официальной печати в инспекции обычно используют форму, приближенную к Т-3; для внутреннего анализа удобнее расширенный вариант.
Печать и сохранение результата
Сформированный отчет выводится в виде табличного документа. Для печати нажмите кнопку с изображением принтера на панели инструментов или сочетание Ctrl+P. В диалоге печати выберите принтер, ориентацию (для широкой формы Т-3 обычно альбомная) и масштаб, чтобы колонки помещались на лист.
Перед печатью полезно включить предварительный просмотр: он покажет разбивку на страницы и позволит заметить обрезанные колонки. Если таблица не помещается по ширине, уменьшите масштаб в настройках печати или скройте ненужные колонки через настройки отчета.
Табличный документ можно сохранить в файл: «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию». Доступны форматы MXL, Excel, PDF и другие. Сохранение в PDF удобно, когда штатку нужно передать руководителю или в архив без возможности редактирования.
Как проверить, что данные на дату корректны
Прежде чем печатать штатное расписание на прошлую дату, убедитесь, что история изменений велась документами. Если позиции когда-то правили вручную в справочнике без документов изменения, отчет на старую дату покажет текущие (исправленные) данные, а не те, что действовали тогда.
Сверьте итоговые показатели отчета: количество ставок и фонд оплаты труда на выбранную дату можно сопоставить с расшифровкой — отчет позволяет провалиться в позиции и посмотреть, какие документы сформировали строку. Расхождение с ожиданиями чаще всего означает непроведенный документ изменения или документ, проведенный задним числом уже после формирования предыдущей версии.
Как проверить результат
Совпадает с требуемой датой
Установлен текущий день или пустой период
Совпадает с данными индексирования и приказов на эту дату
Ставки больше или меньше ожидаемых без видимых документов
Соответствуют последней индексации до указанной даты
Видны оклады из более поздней индексации
Закрытые на эту дату позиции отсутствуют
Показаны позиции, закрытые ранее выбранной даты
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — печать отчета без установки даты. Если поле периода оставить пустым, отчет покажет состояние на текущую дату или на весь период ведения учета, и распечатанный документ будет недостоверен для прошлого периода.
Вторая распространенная проблема — отсутствие истории. Если штатное расписание в ЗУП начали вести не с начала работы организации, а исторические данные не переносили, отчет на дату до начала ведения учета будет пустым или неполным. Это ограничение данных, а не неисправность отчета.
Также учитывайте: если в базе ведется несколько организаций и обособленных подразделений, убедитесь, что печатаете штатку именно той организации, для которой она запрошена. ИНН и наименование в шапке формы Т-3 подставляются из карточки организации — ошибки в карточке перейдут в распечатку.
Альтернативные способы получить штатное расписание
Помимо основного отчета, данные о штатном расписании доступны в отчете «Остатки отпусков и штатная расстановка» и в аналитических отчетах «Штатная расстановка» и «Вакантные ставки», если они включены в вашем релизе. Они показывают занятость позиций сотрудниками и подходят, когда нужна не форма Т-3, а анализ укомплектованности.
Из документа «Утверждение штатного расписания» или «Изменение штатного расписания» можно распечатать приказ с приложением — это вариант, когда нужна печатная форма конкретного приказа, а не срез на произвольную дату. Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в форме документа.
Сравнение вариантов
Подходит для печати на любую дату; требует корректной истории изменений
Фиксирует состояние на момент приказа; нельзя получить произвольную дату
Показывает занятые и вакантные ставки; не заменяет форму Т-3
Если типовой отчет не закрывает потребности — например, нужна нестандартная сортировка или дополнительные колонки — внешний отчет или доработку делает специалист по 1С. Самостоятельно менять конфигурацию без резервной копии не стоит.
Что важно запомнить
Штатное расписание на конкретную дату печатается через отчет «Кадры» → «Отчеты, справки» → «Штатное расписание»: установите дату, отбор по организации, сформируйте и проверьте итоги перед печатью. Достоверность отчета на прошлую дату зависит от того, велась ли история изменений документами.
Частые вопросы
Можно ли распечатать штатное расписание на прошлый год?
Да, если в базе сохранена история изменений, оформленная документами. Установите нужную дату в поле периода отчета. Если учет в ЗУП начат позже этой даты или история не переносилась, отчет будет пустым или неполным.
Почему отчет показывает не те оклады, которые были на выбранную дату?
Обычно причина в том, что индексация или изменение условий позиции была проведена задним числом уже после того, как период закрыт, либо изменения вносились вручную в справочник позиций без документов. Проверьте историю изменений конкретной позиции через расшифровку отчета.
Как распечатать штатку только по одному подразделению?
В настройках отчета добавьте отбор «Подразделение» равно нужному подразделению. Если требуется включить вложенные подразделения, используйте вид сравнения «В иерархии». После этого сформируйте отчет заново.
Можно ли сохранить штатное расписание в PDF?
Да. Сформированный табличный документ сохраняется через «Файл» → «Сохранить копию» с выбором формата PDF. Также можно использовать виртуальный PDF-принтер при печати, если формат PDF в списке сохранения недоступен.
Отчет пустой, хотя сотрудники в базе есть. В чем причина?
Проверьте, включено ли ведение штатного расписания в настройках кадрового учета и проведены ли документы утверждения штатки. Если приемы сотрудников оформлены на дату раньше утверждения позиций, на выбранную дату позиций может просто не существовать.
Как вывести форму Т-3 с подписями руководителей?
Выберите вариант отчета с формой Т-3 и убедитесь, что в карточке организации заполнены ответственные лица (руководитель, главный бухгалтер, кадровик) с указанием даты, с которой действуют их полномочия. Подписи в печатную форму подставляются из этих данных на дату формирования отчета.