Документы и Печать · 10 мин
Как сделать акт приема-передачи в 1С
Как оформить акт приема-передачи в 1С: создание документа, заполнение реквизитов, печать формы, проверка проводок и исправление типичных ошибок.
Акт приема-передачи в 1С оформляется в нескольких ситуациях: при передаче основных средств, материалов, товаров между организациями или подразделениями, при возврате имущества, приеме выполненных работ. В зависимости от хозяйственной операции используются разные документы программы — «Передача ОС», «Реализация товаров и услуг», «Акт выполненных работ» или перемещение между складами.
Универсального документа «Акт приема-передачи» в типовых конфигурациях 1С нет: программа формирует печатную форму акта на основании первичного документа учета. Поэтому задача сводится к тому, чтобы правильно создать исходный документ, заполнить реквизиты и вывести нужную печатную форму — например, ОС-1 для основных средств или произвольный акт для услуг.
Ниже разобран порядок работы на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 — самой распространенной конфигурации. Логика действий в «Управлении торговлей» и «ERP» аналогична, отличаются только названия разделов меню.
Определите, какой документ соответствует вашей операции
Первый шаг — понять, какую хозяйственную операцию вы отражаете. От этого зависит и документ в 1С, и печатная форма акта. Ошибка на этом этапе приводит к тому, что акт распечатается, но проводки в учете будут неверными.
Типовые соответствия выглядят так. Передача основного средства другой организации — документ «Передача ОС» с печатной формой ОС-1 (или ОС-1а, ОС-1б для зданий и групп объектов). Продажа товаров — «Реализация (акты, накладные, УПД)» с формой ТОРГ-12 или УПД. Прием выполненных работ или услуг — «Реализация» с видом «Услуги» и произвольной формой акта. Передача имущества между своими складами или подразделениями — «Перемещение товаров» или «Перемещение ОС».
Как выбрать документ
Создайте документ «Передача ОС» для основных средств
Откройте раздел «ОС и НМА» и выберите «Передача ОС». Нажмите «Создать». В шапке документа укажите контрагента-получателя, договор, организацию-передатчика и дату передачи. Дата документа должна совпадать с фактической датой передачи имущества — именно она попадет в акт.
В табличной части нажмите «Добавить» и выберите основное средство из справочника. Программа автоматически подставит инвентарный номер, первоначальную стоимость и накопленную амортизацию. Укажите цену продажи и ставку НДС, если передача облагается налогом. Проверьте счета учета по ссылке в табличной части — от них зависят проводки.
После заполнения нажмите «Провести». Если документ провелся без ошибок, кнопка «Печать» предложит формы: «Акт о приеме-передаче ОС (ОС-1)», а также ОС-1а и ОС-1б. Выберите нужную, и программа сформирует акт с заполненными разделами — сведениями об объекте, комиссии, стоимости и сроке полезного использования.
- 1Откройте «ОС и НМА» → «Передача ОС» → «Создать»
- 2Заполните контрагента, договор, организацию и дату
- 3Добавьте основное средство в табличную часть
- 4Укажите цену, НДС и проверьте счета учета
- 5Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок
- 6Через «Печать» выберите форму ОС-1 и распечатайте акт
- 7Подпишите акт у обеих сторон и зарегистрируйте счет-фактуру
Оформите акт на товары и услуги через «Реализацию»
Для передачи товаров или материалов откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом операции «Товары (накладная)». Заполните покупателя, договор, склад и добавьте номенклатуру с количеством и ценами. Печатные формы: ТОРГ-12, товарная накладная или УПД — все они выполняют функцию документа о передаче.
Для услуг и работ выберите вид операции «Услуги (акт)». Табличная часть заполняется аналогично, но без склада. По кнопке «Печать» доступна форма «Акт об оказании услуг» — это и есть акт приема-передачи выполненных работ. Если у контрагента принята своя форма акта, ее можно добавить через внешнюю печатную форму или отредактировать макет (для этого нужны права и навыки работы с конфигуратором).
Передача между своими подразделениями
Внутри организации акт приема-передачи оформляется документами «Перемещение товаров» (раздел «Склад») или «Перемещение ОС» (раздел «ОС и НМА»). Укажите отправителя и получателя, перенесите позиции и проведите документ. Для внутренней передачи ОС также доступна печать формы ОС-2 (накладная на внутреннее перемещение).
Заполните обязательные реквизиты акта
Чтобы акт имел юридическую силу, в нем должны быть обязательные реквизиты первичного документа: наименование, дата составления, название организации, содержание операции, количественные и денежные измерители, должности и подписи ответственных лиц. Типовые формы 1С (ОС-1, ТОРГ-12) уже содержат все необходимые поля.
Проверьте перед печатью, что в программе корректно заполнены данные организации: ИНН, КПП, адрес, руководитель и главный бухгалтер. Эти сведения подтягиваются в акт из карточки организации (раздел «Главное» → «Реквизиты организации»). Если подписант действует по доверенности, укажите ее реквизиты в печатной форме — в 1С для этого есть специальные поля в настройках печати или в документе.
Для формы ОС-1 дополнительно проверьте данные о комиссии и сроке полезного использования — они берутся из карточки основного средства и документа принятия к учету. Если объект принимался до внедрения 1С и исторические данные не внесены, часть граф акта окажется пустой.
Напечатайте и проверьте акт
Команда «Печать» находится в верхней части формы документа. Перед выводом на принтер откройте предварительный просмотр и сверьте ключевые данные: стороны сделки, перечень передаваемого имущества, количество, суммы, НДС, даты. Акт печатается минимум в двух экземплярах — по одному для каждой стороны.
Если акт нужно отправить контрагенту в электронном виде, используйте кнопку «Отправить» — программа сформирует PDF. Для юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) в 1С есть встроенный обмен: акт подписывается электронной подписью и передается через оператора ЭДО. Это полноценная замена бумажного документа при наличии подключенного сервиса.
Как проверить результат
Кнопка «Провести» неактивна, документ отмечен в журнале без восклицательного знака
Документ не проводится, программа выводит ошибки по счетам или остаткам
Все поля акта заполнены: стороны, номенклатура, суммы, подписанты
Пустые графы, нулевые суммы, отсутствует руководитель или ИНН
Через «Показать проводки» видны корректные движения по счетам
Проводки отсутствуют или идут по неверным счетам
Переданное имущество списалось со склада или снялось с учета ОС
Остатки не изменились или ушли в минус
Исправьте ошибки и типичные проблемы
Самая частая проблема — документ не проводится из-за нехватки остатков на складе или отрицательных остатков. Проверьте отчет «Остатки товаров на складах» на дату документа: возможно, поступление еще не введено или введено более поздней датой. Вторая причина — не заполнены счета учета номенклатуры или контрагента.
Если акт уже напечатан и подписан, а ошибка обнаружилась позже, не исправляйте проведенный документ «задним числом» без необходимости. В 1С для корректировки есть документ «Корректировка реализации», который формирует исправительный акт и корректирует учет. Прямое изменение закрытого периода может нарушить последовательность документов и отчетность.
Частые вопросы
Можно ли в 1С создать акт приема-передачи по произвольной форме?
Да. Если типовые формы не подходят, есть два пути: подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки», либо доработать макет в конфигураторе. Первый вариант не требует снятия конфигурации с поддержки и доступен пользователю с правами администратора.
Чем акт приема-передачи отличается от УПД?
УПД (универсальный передаточный документ) объединяет функции акта или накладной и счета-фактуры. Если вы выставляете УПД, отдельный акт оформлять не требуется — он сам подтверждает передачу. В 1С УПД печатается из документа «Реализация» по кнопке «Печать».
Как оформить акт приема-передачи при получении, а не передаче?
Используются зеркальные документы: «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе «Покупки» для товаров и услуг, «Принятие к учету ОС» для основных средств. Если поставщик работает в 1С, документ можно загрузить из его базы или получить по ЭДО, что исключает ручной ввод.
Почему в печатной форме ОС-1 пустые графы о стоимости и амортизации?
Данные берутся из учета: если объект введен в программу вводом остатков без детализации или принят к учету в другой программе, регистры не содержат нужных сведений. Проверьте карточку ОС и документ принятия к учету, при необходимости внесите первоначальные данные.
Обязательно ли подписывать акт, если документы переданы по ЭДО?
Нет. Электронный акт, подписанный квалифицированной электронной подписью обеих сторон и переданный через оператора ЭДО, равнозначен бумажному. Дублировать его на бумаге не требуется, если это не предусмотрено договором или внутренними регламентами.
Как распечатать акт задним числом?
Технически можно создать документ прошлой датой, если период не закрыт для редактирования. Однако учтите: проведение документа задним числом изменяет остатки и может нарушить последовательность, а если отчетность сдана — потребовать уточнений. Дата акта должна соответствовать фактической дате передачи имущества.
Что важно запомнить
Акт приема-передачи в 1С печатается из учетного документа: «Передача ОС» (форма ОС-1), «Реализация» (ТОРГ-12, акт услуг, УПД) или «Перемещение» для внутренней передачи. Заполните реквизиты организации и документа, проведите его, проверьте проводки и только затем печатайте акт в двух экземплярах. Ошибки в подписанных документах исправляйте документом корректировки, а не прямым редактированием.