Как из 1С сохранить документ в PDF

Формат PDF стал стандартом обмена документами: счёт на оплату, акт, накладную или отчёт удобно отправить контрагенту именно в таком виде, потому что файл одинаково выглядит на любом устройстве и его сложно случайно изменить. В программах 1С сохранить документ в PDF можно несколькими способами — и выбор зависит от конфигурации, версии платформы и того, нужен один файл или пакет документов.

В современных конфигурациях на управляемых формах (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP и другие) функция сохранения в PDF встроена и доступна прямо из формы документа. В старых конфигурациях на обычных формах прямой выгрузки может не быть, и тогда помогает виртуальный PDF-принтер. Ниже разобраны все рабочие варианты с точными действиями и проверкой результата.

Способ 1: сохранение через печатную форму документа

Это основной и самый надёжный путь для большинства документов — счетов, актов, накладных, УПД. Сначала формируется печатная форма, затем она сохраняется в файл.

1. 1
   Откройте нужный документ в списке или журнале
2. 2
   Нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную печатную форму (например, «Счёт на оплату»)
3. 3
   В открывшемся окне предварительного просмотра нажмите «Файл — Сохранить как» или значок дискеты на панели инструментов
4. 4
   В диалоге сохранения укажите имя файла и в поле «Тип файла» выберите «Документ PDF (*.pdf)»
5. 5
   Откройте сохранённый файл и проверьте, что все страницы и подписи на месте

В поле «Тип файла» также доступны форматы MXL (родной формат табличных документов 1С), Excel, Word, HTML и другие. Именно PDF выбирайте, когда файл пойдёт контрагенту или в архив: такой документ не «поедет» при открытии на другом компьютере и не требует наличия 1С у получателя.

Если печатных форм несколько (например, акт в двух экземплярах или комплект «счёт + накладная»), сохраняйте каждую отдельно либо объединяйте в один PDF позже. Многие конфигурации позволяют вывести несколько форм на один лист предварительного просмотра — тогда они сохранятся одним файлом.

Способ 2: сохранение отчёта в PDF

Отчёты (оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета, отчёт по продажам) сохраняются по той же логике, что и печатные формы, но с одним нюансом: результат отчёта — это табличный документ, и его нужно сначала сформировать.

Откройте отчёт, установите период и отборы, нажмите «Сформировать». Когда результат построен, используйте «Файл — Сохранить как» или кнопку сохранения на командной панели табличного документа и выберите формат PDF. В ряде конфигураций есть отдельная команда «Сохранить» прямо в форме отчёта.

Для широких отчётов полезно заранее открыть настройки страницы (обычно «Файл — Параметры страницы» в окне табличного документа): переключить ориентацию на альбомную, включить автомасштаб или «уместить по ширине». Это избавит от ситуации, когда одна колонка уезжает на отдельный лист.

Способ 3: виртуальный PDF-принтер

Если в вашей версии 1С нет прямого сохранения в PDF (старые конфигурации на обычных формах, некоторые отраслевые решения), сработает универсальный обходной путь — печать на виртуальный принтер, который вместо бумаги создаёт PDF-файл.

В современных версиях Windows такой принтер встроен и называется «Microsoft Print to PDF». Дополнительно существуют сторонние виртуальные принтеры (doPDF, PDFCreator и подобные). Принцип одинаков: в окне печати 1С выбираете этот принтер, нажимаете «Печать», система спрашивает, куда сохранить файл.

Сравнение вариантов сохранения

«Сохранить как» в формате PDF

Штатный способ, сохраняет текст как текст (можно выделять и искать). Подходит всегда, когда опция доступна.

Microsoft Print to PDF

Работает в любой конфигурации, где есть печать. Ограничение: результат зависит от настроек страницы, иногда текст превращается в изображение.

Сторонний PDF-принтер

Гибкие настройки качества и сжатия. Требует установки дополнительного ПО, что не всегда допустимо на рабочем сервере.

Отправка по e-mail из 1С

Во многих конфигурациях письмо формируется с вложением в PDF автоматически. Удобно, если файл сразу нужно отправить контрагенту.

Пакетное сохранение нескольких документов

Когда нужно выгрузить в PDF не один документ, а, например, все акты за месяц, сохранять каждый вручную долго. Во многих конфигурациях есть механизмы групповой печати и отправки.

Типовой путь: в журнале документов выделите нужные строки (с зажатой клавишей Ctrl или Shift), нажмите «Печать» и выберите форму — сформируется общий табличный документ, который сохраняется в PDF одним файлом. Для рассылки контрагентам в типовых конфигурациях есть обработка «Отправка по электронной почте» (раздел «Администрирование» или кнопка «Ещё» в журнале), которая формирует отдельные PDF-вложения для каждого получателя.

Если PDF нужны регулярно и в большом количестве (например, ежедневная выгрузка накладных в папку обмена), имеет смысл попросить специалиста по 1С добавить регламентное задание или обработку: платформа умеет сохранять табличные документы в PDF программно, и процесс станет полностью автоматическим.

Настройка учётной записи почты для отправки PDF

Частая связка «сохранить и отправить» в 1С работает через встроенную почту: документ прикладывается к письму в виде PDF. Чтобы это работало, учётную запись нужно один раз настроить.

Путь в типовых конфигурациях: «Администрирование — Органайзер — Системная учётная запись» (или «Настройка электронной почты»). Укажите параметры SMTP-сервера вашей почты, логин и пароль. После настройки кнопка «Отправить по электронной почте» в форме документа создаст письмо с PDF-вложением без ручного сохранения файла.

Типичные проблемы и их решение

Чаще всего пользователи сталкиваются не с самим сохранением, а с мелкими дефектами результата. Ниже — типовые ситуации и способы их исправить.

Если кнопка сохранения в PDF недоступна (серая или отсутствует), проверьте версию платформы: прямая запись в PDF поддерживается платформой 1С:Предприятие 8.3 и выше. На очень старых релизах остаётся только вариант с виртуальным принтером.

Контрольные точки

Как проверить результат

Открытие файла

Норма

PDF открывается в браузере или просмотрщике, все страницы на месте

Тревожный признак

Файл не открывается, пустой или обрезан — пересохраните с проверкой формы

Текст в документе

Норма

Текст выделяется и ищется через Ctrl+F

Тревожный признак

Текст не выделяется — файл создан как изображение через принтер, для архива это допустимо, для поиска — нет

Подписи и печати

Норма

Факсимиле и логотипы видны и читаемы

Тревожный признак

Картинки отсутствуют — проверьте, что изображения подгружены в базу, и повторите сохранение

Размер и ориентация

Норма

Таблицы умещаются по ширине листа

Тревожный признак

Колонки разорваны по разным листам — настройте параметры страницы и сохраните заново

Частые вопросы

Можно ли сохранить в PDF сразу несколько документов одним файлом?

Да. Выделите несколько документов в журнале, вызовите команду печати — все формы попадут в один табличный документ, который сохраняется в PDF целиком. Порядок страниц соответствует порядку выбранных документов.

Почему в списке типов файлов нет PDF?

Чаще всего причина в устаревшей версии платформы (ниже 8.3) либо в том, что сохранение выполняется не из табличного документа, а из другого окна. Обновите платформу или воспользуйтесь виртуальным принтером Microsoft Print to PDF.

PDF получается слишком большого размера. Что делать?

Размер растёт из-за встроенных изображений (логотипы, факсимиле подписей). Уменьшите разрешение этих картинок в базе или сохраняйте через PDF-принтер с настройкой сжатия. Для отправки по почте обычно достаточно файла в несколько сотен килобайт.

Как сохранить в PDF справку или отчёт, у которого нет кнопки «Печать»?

Любой сформированный табличный документ сохраняется через меню «Файл — Сохранить как» независимо от наличия кнопки печати. Сформируйте результат, затем используйте это меню и выберите формат PDF.

Можно ли автоматизировать сохранение в PDF по расписанию?

Да, средствами платформы: табличный документ сохраняется в PDF программно, поэтому разработчик может создать регламентное задание, которое формирует нужные документы и складывает файлы в указанную папку без участия пользователя.

Контрагент просит PDF с подписью. Достаточно ли файла из 1С?

PDF с факсимиле — это изображение подписи, а не электронная подпись в юридическом смысле. Для юридически значимого обмена используйте системы электронного документооборота, к которым 1С подключается через встроенные механизмы ЭДО.