Как сделать акт на основании счета в 1С

Создание акта на основании счета — одна из самых частых операций в 1С: клиенту выставили счет, он его оплатил, и теперь нужно оформить факт оказания услуг или отгрузки товаров. Механизм «ввод на основании» позволяет сделать это за пару кликов: программа сама перенесет контрагента, договор, номенклатуру и суммы из счета в новый документ, а ручной ввод сведется к проверке и корректировке.

Точный набор действий зависит от конфигурации. В «1С:Бухгалтерии 8» акт оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)», в «Управлении торговлей» и «ERP» — документом «Реализация товаров и услуг». Логика везде одинаковая: открываете счет, выбираете команду создания связанного документа, проверяете перенесенные данные и проводите. Ниже разобран порядок работы, нюансы для разных сценариев и типичные ошибки.

Что понадобится перед созданием акта

Прежде чем вводить акт, убедитесь, что в базе корректно оформлен исходный счет. Документ должен быть проведен (не в статусе черновика и не помечен на удаление), в нем должны быть заполнены контрагент, договор и табличная часть с товарами или услугами. Если счет не проведен, команда «Создать на основании» либо не сработает, либо перенесет неполные данные.

Также проверьте карточку договора: от договора зависят счета учета расчетов, ставка НДС по умолчанию и порядок оформления документов. Если договор в счете указан неверно, акт унаследует эту ошибку, и исправлять придется уже два документа.

Для услуг дополнительно важна номенклатура: у позиции в справочнике должен быть тип «Услуга», иначе программа может не предложить вид операции «Услуги» при создании реализации. Для товаров проверьте остатки на складе — при недостатке документ реализации не проведется при включенном контроле остатков.

Создание акта на основании счета: пошаговый порядок

Основной способ — ввод на основании из формы самого счета. Этот метод гарантирует связь документов: счет попадет в поле «Счет на оплату» или «Документ основание» акта, и в дальнейшем по счету можно будет увидеть всю цепочку — оплату и реализацию.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Счета покупателям» и найдите нужный счет
2. 2
   Откройте счет и нажмите кнопку «Создать на основании» на панели команд
3. 3
   В списке выберите «Реализация (акты, накладные, УПД)» (в УТ/ERP — «Реализация товаров и услуг»)
4. 4
   Проверьте перенесенные данные: контрагента, договор, табличную часть, суммы и НДС
5. 5
   Укажите дату акта — фактическую дату оказания услуг или отгрузки
6. 6
   Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
7. 7
   Распечатайте акт через кнопку «Печать» и выберите нужную форму (акт об оказании услуг, ТОРГ-12, УПД)

После нажатия «Создать на основании» программа откроет новый документ с уже заполненными полями. Не проводите его сразу: сначала сверьте реквизиты. Особое внимание уделите дате — по умолчанию подставляется текущая, а акт должен быть датирован фактическим моментом оказания услуг или передачи товаров. Дата влияет на период признания выручки и на момент начисления НДС.

Если в счете часть позиций уже неактуальна (клиент отказался от услуги или изменил объем), отредактируйте табличную часть акта вручную: удалите лишние строки или измените количество. Связь со счетом при этом сохранится, но суммы разойдутся — это нормально, если расхождение отражает реальную хозяйственную операцию.

Оформление акта на услуги: нюансы

Для услуг в «1С:Бухгалтерии» при создании реализации на основании счета выберите вид операции «Услуги». В этом случае документ не затрагивает складской учет: не списываются остатки и не формируются движения по складам, проводки затрагивают только расчеты с контрагентом, выручку и НДС.

Проверьте счета учета в документе: счет доходов (обычно 90.01), счет расходов и счет учета НДС. Они подставляются из настроек номенклатуры или регистра «Счета учета номенклатуры». Если счета определились неверно, исправьте их вручную в документе — но лучше один раз настроить соответствие в справочнике, чтобы ошибка не повторялась в каждом акте.

Печатная форма акта об оказании услуг доступна по кнопке «Печать». В типовой поставке есть стандартный акт; если у компании свой шаблон с дополнительными реквизитами (номер договора в заголовке, подписи, штамп), он подключается как внешняя печатная форма через раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки».

Оформление накладной на товары на основании счета

Если по счету отгружаются товары, на его основании создается та же реализация, но с видом операции «Товары» (или «Товары, услуги, комиссия»). Главное отличие от услуг — документ спишет товары со склада, поэтому перед проведением убедитесь, что указан правильный склад и остатков достаточно.

Склад подставляется из счета, если он там был указан, либо из настроек по умолчанию. При отрицательных или нулевых остатках программа либо запретит проведение (при включенном контроле), либо проведет документ в минус — это создаст проблемы при расчете себестоимости и в инвентаризации. Перед проведением сверьтесь с отчетом по остаткам.

Для печати товарной накладной используйте форму ТОРГ-12, а если организация работает с УПД — универсальный передаточный документ, который одновременно заменяет накладную и счет-фактуру. Выбор формы зависит от договоренности с контрагентом: многие покупатели принимают УПД, что сокращает документооборот вдвое.

Альтернативные способы создания акта

Ввод на основании — не единственный вариант. Если счетов много, удобнее работать из списка: выделите счет в журнале «Счета покупателям» и нажмите «Создать на основании» прямо в форме списка, не открывая документ. Результат тот же, но экономится одно действие на каждый акт.

Второй способ — создание акта «с нуля» с последующим заполнением по счету. Откройте журнал реализаций, создайте новый документ и воспользуйтесь кнопкой «Заполнить» или подбором по документу-основанию, если такая команда предусмотрена в конфигурации. Этот путь удобен, когда акт объединяет несколько счетов одного контрагента: сначала создается пустой документ, затем в него добавляются позиции из разных счетов.

Способы создания акта

Ввод на основании из счета

Самый быстрый и надежный: сохраняется связь документов, данные переносятся автоматически. Подходит для стандартной цепочки «счет → акт»

Из списка счетов

Тот же результат без открытия формы счета. Удобно при пакетной обработке нескольких счетов подряд

Новый акт с заполнением по счету

Гибкий вариант для объединения нескольких счетов в один акт, но требует ручного контроля связей и сумм

Проверка результата и связанные документы

После проведения акта откройте его движения (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки») и убедитесь, что сформированы ожидаемые записи: дебет 62 — кредит 90.01 на сумму выручки, начисление НДС, а для товаров — списание себестоимости с 41 счета в дебет 90.02. Отсутствие проводок по себестоимости обычно означает, что товар не был оприходован или списан ранее.

Проверьте связь документов через кнопку «Еще» → «Структура подчиненности» (в некоторых конфигурациях — «Связанные документы»). В дереве должны быть видны счет, акт и, после его создания, счет-фактура. Такая цепочка упрощает сверку с контрагентом и поиск документов при закрытии периода.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки по выручке

Норма

Дт 62.01 — Кт 90.01 на сумму акта, НДС выделен отдельной проводкой

Тревожный признак

Проводок нет или суммы не совпадают с табличной частью

Списание себестоимости (для товаров)

Норма

Дт 90.02 — Кт 41 на себестоимость отгруженных товаров

Тревожный признак

Проводка отсутствует — товар не был на остатках

Структура подчиненности

Норма

Видна цепочка: счет → реализация → счет-фактура

Тревожный признак

Акт не связан со счетом — основание не указано

Печатная форма

Норма

В акте корректные реквизиты сторон, номенклатура и итоговая сумма

Тревожный признак

Пустые поля подписантов или устаревшие реквизиты организации

Отдельно сверьте, что оплата по счету и акт относятся к одному договору. Если оплата поступила по одному договору, а акт оформлен по другому, взаиморасчеты не закроются автоматически, и по отчету «Задолженность покупателей» зависнет и аванс, и долг одновременно.

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство ошибок связано не с самой командой «Создать на основании», а с невнимательной проверкой перенесенных данных. Программа механически копирует то, что есть в счете: если там ошибка в договоре или ставке НДС, она благополучно переедет в акт. Поэтому правило простое — сначала проверяем счет, потом создаем акт, потом проверяем акт перед проведением.

Если акт уже проведен с ошибкой, не спешите удалять его. Правильнее распровести документ, исправить данные и провести заново. Если период закрыт или документ ушел контрагенту, оформите корректировку реализации — она создаст корректирующий счет-фактуру и исправит учет без вмешательства в закрытый период.

Частые вопросы

Кнопка «Создать на основании» неактивна или в списке нет реализации. Что делать?

Проверьте три вещи: проведен ли счет, есть ли у пользователя права на создание документов реализации и не отключен ли нужный вид операции в настройках функциональности (раздел «Главное» → «Функциональность», вкладка «Торговля»). Если счет оформлен в другой программе или введен вручную без типового механизма, создайте акт новым документом и укажите счет в поле основания вручную, если такое поле доступно.

Можно ли сделать один акт на основании нескольких счетов?

Да, но не штатной командой из одного счета. Создайте акт на основании первого счета, затем вручную добавьте позиции из остальных счетов в табличную часть. В некоторых конфигурациях доступен подбор по документам-основаниям. Учтите, что связь в структуре подчиненности будет зафиксирована только с первым счетом, поэтому ведите внутренний реестр таких объединенных актов.

Клиент оплатил счет частично. Как оформить акт?

Акт оформляется на фактически оказанный объем, а не на сумму оплаты. Если услуги оказаны в полном объеме — создавайте акт на полную сумму счета, частичная оплата зачтется как аванс. Если оказана только часть, отредактируйте табличную часть акта под фактический объем. Остаток по счету останется открытым до следующего акта.

Чем акт отличается от УПД и что лучше выставлять?

Акт подтверждает факт оказания услуг или передачи товаров, а УПД (универсальный передаточный документ) объединяет передаточный документ и счет-фактуру в одной форме. Если контрагент принимает УПД, выгоднее использовать его: меньше документов на подпись и проще документооборот. В 1С УПД оформляется той же реализацией — достаточно выбрать соответствующий вариант печати и статус.

Счет выставлен в прошлом месяце, а услуги оказаны сейчас. Какие даты ставить?

Дата акта должна соответствовать фактической дате оказания услуг — именно она определяет период признания выручки и начисления НДС. Дата счета при этом не меняется: он остается в своем периоде как основание для оплаты. Разрыв между датами счета и акта — нормальная ситуация, замечаний при проверке она не вызывает.

Как исправить акт, если он уже подписан контрагентом, но в нем ошибка?

Распроводить и перепечатать подписанный документ нельзя — у контрагента останется иная версия. Оформите документ «Корректировка реализации» на основании исходного акта: программа создаст корректирующий счет-фактуру и исправит проводки. Корректировку подписывают обе стороны так же, как первичный акт.