Документы и Печать · 11 мин
Как вывести на печать документы и отчёты в 1С
Как вывести на печать документы, отчёты и списки в 1С: кнопка Печать, предварительный просмотр, настройка макета, печать без принтера в PDF и решение типичных проблем.
Вывод на печать — одна из самых частых операций в 1С: счета, накладные, акты, приказы и отчёты ежедневно отправляются на принтер или сохраняются в PDF. В типовых конфигурациях (Бухгалтерия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом) механизм печати устроен одинаково, поэтому освоив его один раз, вы сможете работать в любой программе линейки.
Печатная форма — это готовый шаблон документа, который 1С заполняет данными из базы: реквизитами организации, таблицей товаров, суммами и подписями. Пользователю не нужно ничего рисовать вручную — достаточно выбрать нужную форму из списка и нажать кнопку печати. Если стандартного шаблона не хватает, форму можно отредактировать или подключить внешнюю.
Ниже разобраны все рабочие способы: от печати одного документа до пакетного вывода комплекта, сохранения в PDF и исправления типичных проблем с макетами и принтером.
Базовая печать документа через кнопку «Печать»
Самый простой сценарий — печать открытого документа. Откройте нужный документ (например, «Реализация товаров и услуг» или «Счёт на оплату») и найдите кнопку Печать в командной панели формы. Обычно она расположена вверху окна рядом с кнопками «Провести» и «Записать».
При нажатии на стрелку рядом с кнопкой открывается список доступных печатных форм: для реализации это могут быть «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Счёт-фактура», «Акт об оказании услуг», «Универсальный передаточный документ (УПД)» и другие. Состав списка зависит от вида документа и настроек конфигурации.
После выбора формы 1С формирует табличный документ и открывает окно предварительного просмотра. Здесь можно оценить, как документ будет выглядеть на бумаге, изменить масштаб, переключить ориентацию листа и только потом отправить на принтер кнопкой с изображением принтера или сочетанием клавиш Ctrl+P.
- 1Откройте документ и проверьте, что он проведён и заполнен корректно
- 2Нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму из списка
- 3В окне предварительного просмотра проверьте данные, ориентацию и масштаб
- 4Нажмите кнопку принтера или Ctrl+P, выберите принтер и число копий
- 5Убедитесь, что на бумаге все поля читаемы и ничего не обрезано
Печать из списка и пакетный вывод нескольких документов
Когда нужно распечатать не один документ, а целый комплект — например, все накладные за день, — открывать каждый по очереди нерационально. В журнале документов выделите нужные строки мышью с зажатой клавишей Ctrl (или Shift для диапазона) и нажмите кнопку Печать в командной панели списка.
1С предложит выбрать форму, которая будет сформирована для каждого выделенного документа. Результат откроется либо одним общим табличным документом, либо несколькими — в зависимости от настроек конфигурации. Далее всё отправляется на принтер одним заданием печати.
В некоторых конфигурациях есть готовые «комплекты печати»: например, одна кнопка формирует сразу счёт, накладную и счёт-фактуру по одной реализации. Ищите такой вариант в подменю «Печать» — он экономит время при оформлении отгрузок.
Предварительный просмотр и настройка параметров страницы
Окно предварительного просмотра — не просто картинка, а полноценный табличный документ. В нём доступны настройки через меню Файл → Параметры страницы или кнопку на панели: размер бумаги (A4, A5), ориентация (книжная или альбомная), поля, масштаб и режим «вписать в ширину страницы».
Если таблица документа не помещается по ширине и обрезается, включите автоподбор ширины или уменьшите масштаб до 80–90%. Для широких форм вроде инвентаризационных описей часто помогает альбомная ориентация.
Полезная возможность — разбиение на страницы: в предварительном просмотре видны пунктирные линии разрыва. Если заголовок таблицы отрывается от данных или подписи «повисают» на отдельном листе, это повод скорректировать макет или масштаб до отправки на принтер.
Как проверить результат перед печатью
Все колонки видны целиком в пределах листа
Правые колонки обрезаны или перенесены на отдельную страницу
Строки подписей и место для печати на последней странице документа
Подписи оказались на отдельном листе без содержимого
Суммы прописью и реквизиты сторон заполнены
Пустые поля, «<Объект не найден>» или нулевые суммы
Сохранение в PDF и печать без принтера
Если принтера нет или документ нужно отправить контрагенту по электронной почте, используйте сохранение в файл. В окне предварительного просмотра нажмите Файл → Сохранить (или кнопку с дискетой) и выберите формат PDF. Также доступны форматы Excel (XLSX), табличный документ 1С (MXL), HTML и другие.
PDF-файл сохраняет форматирование точно так, как документ выглядел на экране, и одинаково открывается на любом устройстве. Это стандартный способ обмена первичными документами, если электронный документооборот (ЭДО) не подключён.
Во многих конфигурациях есть кнопка Отправить прямо из формы печати — она прикрепляет PDF к письму через настроенную почтовую учётную запись. Если кнопка не работает, проверьте настройки системной учётной записи в разделе администрирования.
Сохраняйте печатные формы в PDF сразу при выставлении документов контрагенту: если потом в базе изменятся реквизиты или курс валюты, вы всегда сможете показать, какая версия документа была направлена.
Изменение печатной формы и подключение внешних макетов
Стандартные формы не всегда подходят: нужно добавить логотип, изменить формулировку, убрать лишнюю колонку. В конфигурациях на управляемых формах откройте печатную форму и выберите Ещё → Изменить макет. Откроется редактор табличного макета, где можно править ячейки, шрифты, рамки и вставлять картинки.
Изменённый макет сохраняется как пользовательский и применяется вместо поставляемого. Чтобы вернуть стандартный вид, в том же меню есть команда возврата к типовому макету. Учтите: при обновлении конфигурации пользовательские макеты обычно сохраняются, но стоит проверять их после каждого обновления.
Для сложных доработок — новых форм, нестандартных комплектов — используются внешние печатные формы (файлы EPF), которые подключаются через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки. Такие файлы разрабатываются программистом 1С и не требуют изменения самой конфигурации.
Печать отчётов, справочников и других объектов
Печать работает не только для документов. Любой отчёт (оборотно-сальдовая ведомость, анализ продаж, карточка счёта) формируется в виде табличного документа и выводится через ту же кнопку с принтером или Ctrl+P. Перед печатью отчёта полезно настроить в его параметрах вывод заголовка и отборов — тогда на бумаге будет видно, по каким условиям сформированы данные.
Списки справочников и документов тоже можно вывести на печать: в меню Ещё формы списка есть команды «Вывести список» или «Печать» — 1С сформирует табличный документ с текущими колонками списка. Это удобно для быстрых реестров без настройки отчёта.
Для кадровых приказов, доверенностей и других форм с жёстким бланком проверяйте, чтобы в макете были заполнены все реквизиты организации (ИНН, ОГРН, адрес, руководитель). Пустые поля в юридически значимых документах делают их недействительными.
Что делать, если печать не работает или форма выводится с ошибками
Если кнопка «Печать» неактивна, чаще всего причина в правах пользователя или в том, что документ не записан. Запишите документ и проверьте права доступа у администратора. Если кнопка активна, но список форм пуст — в конфигурации для этого вида документа не предусмотрены печатные формы, и их нужно добавлять внешней обработкой.
Проблемы вида «принтер не найден» или пустые листы обычно относятся не к 1С, а к операционной системе: проверьте, что принтер установлен по умолчанию, доступен по сети и печатает тестовую страницу из любой другой программы. При работе через терминальный сервер убедитесь, что принтер проброшен в сессию.
Если форма открывается, но данные в ней неверные (старые реквизиты, пустые суммы), причина в данных, а не в печати: проверьте карточку организации, договор с контрагентом и заполнение самого документа. Печатная форма лишь отображает то, что записано в базе.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Печать в 1С строится по единой схеме: документ → кнопка «Печать» → выбор формы → предварительный просмотр → принтер или PDF. Проверяйте макет в просмотре перед выводом на бумагу, правьте формы через пользовательский макет, а перед доработками делайте резервную копию базы.
Частые вопросы о печати в 1С
Как распечатать документ в два экземпляра сразу?
В диалоге печати (после нажатия Ctrl+P) укажите нужное число копий в поле «Копии». Если экземпляры должны отличаться надписью — например, «экземпляр покупателя», — проверьте, есть ли в конфигурации соответствующая печатная форма или настройка комплекта.
Можно ли напечатать документ, который удалён или не проведён?
Непроведённый документ печатается, но форма может содержать пометку о том, что документ не проведён, и неполные данные — лучше сначала провести. Удалённый физически документ распечатать нельзя: восстановите его из архивной копии или создайте заново.
Почему на печати обрезается правая часть таблицы?
Ширина таблицы превышает ширину листа при текущем масштабе. В предварительном просмотре уменьшите масштаб, включите режим вписывания в ширину страницы или переключите ориентацию на альбомную в параметрах страницы.
Как добавить логотип компании на печатную форму?
Откройте печатную форму, выберите «Ещё → Изменить макет», вставьте картинку в нужную область макета и сохраните. Логотип будет выводиться на всех документах, использующих этот макет. Проверьте, что изображение не сдвигает подписи и таблицу.
Чем печать в 1С:Бухгалтерии отличается от печати в 1С:Управление торговлей?
Механизм одинаков: кнопка «Печать», список форм, предварительный просмотр, сохранение в PDF. Различается только состав печатных форм, привязанных к видам документов каждой конфигурации.
Как распечатать документ, если нет доступа к принтеру из терминальной сессии?
Сохраните форму в PDF, скопируйте файл на локальный компьютер и распечатайте его там. Либо попросите администратора настроить проброс локального принтера в RDP-сессию — тогда принтер появится в списке устройств 1С.