Документы и Печать · 10 мин
Как разделить накладную в 1С: практическая инструкция
Как разделить накладную в 1С: способы разделения реализации и поступления на несколько документов, разделение по складам, договорам и частичной отгрузке.
Разделить накладную в 1С требуется, когда одна поставка или отгрузка должна быть оформлена несколькими документами: товар уходит с разных складов, отгружается частями, относится к разным договорам или покупатель просит отдельные накладные для разных подразделений. В типовых конфигурациях (1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Бухгалтерия) нет единой кнопки «разделить накладную», но задача решается штатными средствами — копированием документа, подбором по заказу или вводом на основании.
Ключевой принцип: в 1С нельзя «разрезать» уже проведённый документ пополам одной операцией. Вместо этого исходную накладную либо корректируют, уменьшая количество, либо отменяют и создают два и более новых документа, которые в сумме дают исходные данные. Выбор способа зависит от того, проведён ли документ, есть ли на него ссылки из других документов (счетов-фактур, платежей) и закрыт ли период.
Перед любыми манипуляциями с проведёнными документами убедитесь, что у вас есть права на изменение, а период не закрыт для редактирования. Если накладная попала в закрытый период или по ней уже сдана отчётность, корректнее работать через документы корректировки, а не через пересоздание.
Когда нужно разделять накладную и какой способ выбрать
Сначала определите причину разделения, потому что от неё зависит правильный механизм. Частичная отгрузка по заказу — штатный сценарий, и система сама предложит создать несколько реализаций. Разделение по складам требует отдельных документов, потому что в одной реализации склад обычно указывается в шапке или по строкам с ограничениями. Разные договоры с одним контрагентом также требуют отдельных накладных, так как договор — реквизит шапки документа.
Если накладная ещё не проведена, проще всего отредактировать её и создать вторую копированием. Если документ проведён, но период открыт и ссылок из других документов нет — допустимо распровести, скопировать и пересоздать. Если есть связанные счета-фактуры, оплаты или документ перешёл в закрытый период, работайте только через корректировки.
Как выбрать действие
Способ 1: разделение копированием документа
Самый универсальный приём — создать копию накладной и в каждом документе оставить только нужные строки. Подходит, когда исходный документ ещё не проведён или его можно распровести без последствий.
Порядок действий в типовых конфигурациях. Откройте исходную накладную, нажмите кнопку «Скопировать» (обычно F9 или пункт меню «Ещё»). В открывшейся копии удалите строки, которые должны остаться в первом документе, при необходимости поменяйте склад, договор или дату. Сохраните копию, затем вернитесь в исходный документ и удалите из него строки, перешедшие в копию. Проведите оба документа и сверьте итоговые суммы с первоначальными.
Если исходная накладная была проведена, перед копированием распроведите её, а после разделения проведите оба документа заново. Проверьте, не образовались ли отрицательные остатки на складе: при разделении по складам товар должен физически числиться на том складе, с которого оформляется отгрузка.
- 1Откройте исходную накладную и при необходимости распроведите её
- 2Нажмите «Скопировать» (F9) — откроется новый документ с теми же строками
- 3В копии удалите строки, которые остаются в первом документе, измените склад или договор
- 4Вернитесь в исходный документ и удалите строки, ушедшие в копию
- 5Проведите оба документа и сверьте суммы и количество с исходными данными
Способ 2: несколько накладных на основании одного заказа или счёта
Если реализация оформляется на основании заказа покупателя или счёта на оплату, частичная отгрузка — штатный сценарий. Создайте первую реализацию командой «Ввести на основании» из заказа, отредактируйте количество в строках под фактическую отгрузку и проведите. Затем снова откройте тот же заказ и введите вторую реализацию: система подставит только неотгруженный остаток.
В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP контроль остатков к отгрузке ведётся автоматически: в форме заказа видно, сколько отгружено и сколько осталось. Это самый безопасный способ разделения, потому что программа не даст отгрузить больше, чем заказано, и сама свяжет документы. В 1С:Бухгалтерии аналогичный механизм работает на основании счёта на оплату покупателю.
Аналогично решается задача на стороне закупок: одно поступление товаров и услуг можно разбить на несколько документов, вводя их на основании заказа поставщику по мере фактического прихода товара. Это корректно отражает ситуацию, когда поставщик привозит партию частями с разными сопроводительными документами.
Разделение накладной по складам и договорам
Разделение по складам нужно, когда товар по одной сделке отгружается с разных складов. В большинстве конфигураций склад указывается в шапке документа, поэтому одна накладная не может списать товар с двух складов. Создайте столько реализаций, сколько складов участвует в отгрузке, в каждой укажите свой склад и только те позиции, которые с него уходят.
Обратите внимание: если в настройках включён ордерный складской учёт, после разделения накладных потребуется оформить расходные ордеры по каждому складу отдельно. Проверьте остатки по отчёту «Остатки товаров на складах» до и после операции — отрицательные остатки означают, что товар списан не с того склада.
С договорами ситуация похожая: договор — реквизит шапки, и смешивать в одной накладной позиции по разным договорам нельзя. Разделите документ по числу договоров. Учтите, что взаиморасчёты и зачёт авансов будут вестись по каждому договору отдельно, поэтому после разделения сверьте расчёты с контрагентом.
Корректировка вместо разделения: закрытый период и счета-фактуры
Когда исходную накладную трогать нельзя, разделение заменяют корректировкой. Документ «Корректировка реализации» создаётся на основании исходной накладной и позволяет уменьшить количество или сумму. Фактически вы «вычитаете» из первой накладной часть товара, а затем оформляете её отдельным новым документом реализации с нужными реквизитами.
После корректировки обязательно перевыпустите счета-фактуры. На уменьшение оформляется корректировочный счёт-фактура, на новую накладную — обычный. Проверьте, что суммы по всем документам в совокупности совпадают с исходными, а в книге покупок и книге продаж нет дублей.
Тот же подход работает для поступления: «Корректировка поступления» позволяет исправить принятое количество, если поставщик прислал раздельные документы на части одной поставки, а вы уже оприходовали всё одним документом.
Проверка результата и типичные ошибки
После разделения выполните контрольную сверку. Сумма и общее количество по всем новым накладным должны равняться исходным значениям. Остатки на складах не должны уйти в минус. Взаиморасчёты с контрагентом не должны измениться — долг покупателя остаётся прежним, просто распределяется между документами. Счета-фактуры выписаны на каждую накладную и не дублируются.
Если документы связаны с заказом, откройте заказ и убедитесь, что статус отгрузки корректен: ничего не «зависло» в неотгруженном остатке и ничего не отгружено сверх заказа.
Как проверить результат
Равна сумме исходного документа
Расхождение в копейках или рублях — где-то строка потеряна или задублирована
Остатки неотрицательные, списание с нужных складов
Минус по складу — товар списан не оттуда или дважды
По одному счёту-фактуре на каждую накладную, номера идут по порядку
Счёт-фактура отсутствует или ссылается на старый документ
Общая задолженность не изменилась
Долг удвоился или исчез — документ проведён по другому договору
Часто задаваемые вопросы
Можно ли разделить проведённую накладную, не распроводя её?
Напрямую — нет, в типовых конфигурациях нет операции разделения проведённого документа. Но можно создать копию (она будет новым непроведённым документом), удалить в ней лишние строки, а исходную накладную скорректировать через «Корректировку реализации». Так исходный документ останется в базе, а регистры изменятся корректно.
Как разделить накладную, если покупатель просит отдельные документы для разных отделов?
Сделайте копии накладной по числу получателей, в каждой оставьте нужные позиции. Если отделы — это обособленные подразделения одного юрлица, контрагент остаётся тем же, меняется только адрес доставки или грузополучатель. Если это разные юрлица, потребуется изменить контрагента в каждой копии и проверить договоры.
Что делать, если после разделения остатки на складе ушли в минус?
Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» и найдите позицию с отрицательным остатком. Обычно причина в том, что одна и та же строка осталась в обеих накладных или товар списан не с того склада. Удалите дублирующую строку или исправьте склад, перепроведите документы и повторите проверку.
Можно ли объединить несколько накладных в одну вместо разделения?
Да, если склад, договор и контрагент совпадают. Создайте новую реализацию, перенесите в неё строки из всех документов (удобно через подбор или копирование табличной части), а старые накладные пометьте на удаление после переноса счетов-фактур и проверки взаиморасчётов.
Как разделить накладную в 1С:Бухгалтерии, если она введена на основании счёта?
Создайте первую реализацию на основании счёта, отредактируйте количество под частичную отгрузку и проведите. Затем снова откройте счёт и введите вторую реализацию — программа подставит оставшееся количество. Оба документа будут связаны со счётом, и оплата зачтётся корректно.
Что важно запомнить
Накладную в 1С делят копированием с удалением лишних строк, вводом нескольких документов на основании заказа или корректировкой — если период закрыт. После разделения обязательно сверьте суммы, остатки на складах, счета-фактуры и взаиморасчёты: все четыре контрольные точки должны сойтись с исходными данными.