Как ввести номер ГТД в 1С

Номер ГТД (грузовой таможенной декларации) обязателен при учёте импортных товаров: без него нельзя корректно оформить поступление, реализацию и счёт-фактуру, а налоговая может отказать в вычете НДС по импортной операции. В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия) для этого предусмотрен отдельный справочник «Номера ГТД» и специальные поля в документах.

Механика везде схожая: сначала номер декларации заносится в справочник (вручную или автоматически из документа поступления), затем указывается в строках товаров и подставляется в отгрузочные документы и счета-фактуры. Отличия касаются в основном расположения полей и названий команд в разных конфигурациях.

Ниже разобран порядок ввода номера ГТД в наиболее распространённых сценариях: поступление импортного товара, указание ГТД при продаже, работа комиссионера и исправление ошибок. Инструкции ориентированы на типовые релизы; в доработанных конфигурациях названия команд могут отличаться.

Что такое номер ГТД и где он хранится в 1С

Номер ГТД — это регистрационный номер декларации на товары, который присваивает таможня при ввозе. Он состоит из трёх групп цифр, разделённых слэшами: код таможни, дата подачи декларации и порядковый номер. Для товаров из стран ЕАЭС вместо ГТД используется номер заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, но в 1С он учитывается через тот же механизм.

В типовых конфигурациях номера хранятся в справочнике «Номера ГТД» (в Бухгалтерии — «ГТД по импорту» в некоторых релизах). Найти его можно через раздел «Справочники» или «НСИ и администрирование → Номенклатура». Элемент справочника содержит сам номер и, в зависимости от конфигурации, страну происхождения и комментарий.

Важно понимать связку: номер ГТД привязан не к карточке номенклатуры в целом, а к конкретной партии поступления. Один и тот же товар, ввезённый разными партиями, будет иметь разные номера ГТД — и при продаже нужно указывать номер той партии, которая реально отгружается.

Как ввести номер ГТД при поступлении импортного товара

Основной сценарий — заполнение документа «Поступление товаров и услуг» (в УТ и ERP) или «Поступление (акты, накладные, УПД)» в Бухгалтерии. Создайте документ стандартно: поставщик, договор, склад, затем заполните табличную часть товарами.

В строке товара найдите колонку «Номер ГТД». Если колонки не видно, включите её через меню «Ещё → Изменить форму» и отметьте нужный реквизит. Нажмите в ячейке кнопку выбора — откроется справочник номеров ГТД. Если нужного номера нет, создайте новый элемент кнопкой «Создать» и введите номер в формате с разделителями, например 10130010/150324/0001234. Программа обычно проверяет формат автоматически.

1. 1
   Создайте документ поступления и заполните шапку: контрагент, договор, склад
2. 2
   Добавьте товары в табличную часть и укажите количество, цену, ставку НДС
3. 3
   В колонке «Номер ГТД» каждой строки выберите или создайте номер декларации
4. 4
   Укажите страну происхождения, если конфигурация требует её отдельно
5. 5
   Проведите документ и проверьте, что номер попал в движения по партиям

Если товаров много и у всех один номер ГТД, не обязательно заполнять каждую строку вручную: в большинстве конфигураций можно выделить все строки табличной части и использовать команду «Заполнить» или скопировать значение ячейки на выделенные строки через контекстное меню.

После проведения убедитесь, что номер сохранился в партии товара. Откройте движения документа по регистру партий (кнопка «Ещё → Движения документа» или отчёт «Ведомость по товарам на складах» с группировкой по ГТД): в строках должна быть видна связь партии с номером декларации.

Как указать ГТД при продаже и в счёте-фактуре

При оформлении «Реализации товаров и услуг» номер ГТД подставляется в строки автоматически из партии, которая списывается по FIFO. Если на складе одна партия товара — проблем обычно нет: документ сам заполнит колонку «Номер ГТД», и значение уйдёт в печатную форму счёта-фактуры и УПД.

Если партий несколько и важно отгрузить конкретную, проверьте колонку «Номер ГТД» в табличной части реализации до проведения. При необходимости замените значение вручную, выбрав нужный номер из справочника. Учтите: ручная замена меняет только отображение в документе, а списание по партиям всё равно пойдёт по настройкам учётной политики — для точного совпадения может потребоваться подбор конкретной серии или отдельный склад.

Для прослеживаемых товаров действуют расширенные требования: в документах указывается РНПТ (регистрационный номер партии товара), который формируется на основании данных ГТД. В свежих релизах типовых конфигураций для этого есть отдельный механизм прослеживаемости — убедитесь, что он включён в настройках учёта, если ваш товар входит в перечень прослеживаемых.

Ввод ГТД в 1С:Бухгалтерии и для товаров из ЕАЭС

В «1С:Бухгалтерия 8» номер ГТД указывается в документе «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары». В табличной части есть колонки «Страна происхождения» и «Номер ГТД» — заполняются обе, поскольку они вместе идентифицируют импортную партию. Справочник номеров ГТД доступен из ячейки по кнопке выбора.

Для товаров, ввезённых из Беларуси, Казахстана, Армении или Киргизии, таможенная декларация не оформляется. Вместо номера ГТД в учётных документах указывают реквизиты заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов. В 1С такой номер вводится в тот же справочник «Номера ГТД» — это нормальная практика, механизм учёта при этом не меняется.

Сравнение вариантов ввода

Ввод в документе поступления

Основной способ: номер сразу привязывается к партии. Подходит всегда, когда товар приходуется как импортный.

Ввод напрямую в справочнике

Можно заранее создать номера в справочнике «Номера ГТД». Удобно при подготовке данных, но привязку к партиям всё равно нужно делать в документе.

Загрузка из файла или ЭДО

При получении электронных накладных номера ГТД могут подставиться автоматически. Требует настроенного обмена и проверки корректности распознанных данных.

ГТД у комиссионера и агента

Отдельный случай — торговля через посредника. Комитент передаёт импортный товар комиссиону, и при продаже комиссионер обязан указать в своём счёте-фактуре покупателю номер ГТД. Для этого номер должен быть корректно введён в базе комиссионера в документе поступления на комиссию.

В документе «Поступление товаров и услуг» с видом операции «Прием на комиссию» колонка «Номер ГТД» заполняется так же, как при обычной закупке. Данные берутся из первичных документов комитента — запросите у него отгрузочные документы с указанием номеров деклараций до оприходования товара.

Частая проблема: комитент передал товар без номеров ГТД, а комиссионер уже оформил продажи. В этом случае номера вводятся задним числом в документ поступления, после чего отчёты комиссионера и счета-фактуры переформируются. Делать это нужно аккуратно, если период уже закрыт, — возможно, потребуется корректировка, а не редактирование исходного документа.

Перед массовым вводом номеров ГТД сверьте их с бумажными декларациями или выпиской из личного кабинета таможни. Одна перепутанная цифра в номере формально означает, что в счёте-фактуре указана несуществующая декларация, а исправлять это после выставления документов покупателям заметно сложнее.

Проверка результата и типичные ошибки

После ввода номеров проверьте результат несколькими способами. Во-первых, откройте печатную форму счёта-фактуры или УПД на продажу: графа с номером таможенной декларации должна быть заполнена для каждой импортной позиции. Во-вторых, сформируйте отчёт по остаткам склада с детализацией по ГТД (в УТ/ERP — «Ведомость по товарам на складах» с соответствующими настройками группировок) и убедитесь, что партии разнесены по номерам деклараций.

Контрольные точки

Как проверить результат

Колонка «Номер ГТД» в проведённом поступлении

Норма

В каждой строке с импортным товаром указан номер

Тревожный признак

Пустые ячейки или прочерки в части строк

Печатная форма счёта-фактуры на реализацию

Норма

Графа с номером декларации заполнена по каждой импортной позиции

Тревожный признак

Графа пустая или содержит номер не той партии

Отчёт по остаткам с группировкой по ГТД

Норма

Остатки распределены по конкретным номерам деклараций

Тревожный признак

Остаток висит на пустом номере ГТД

Типичные ошибки при вводе: неверный формат номера (пропущены слэши или части номера), указание номера ГТД от другой партии товара, пропуск колонки в части строк документа и ввод номера только в справочник без привязки к поступлению. Ещё одна распространённая ситуация — товар оприходован как отечественный без ГТД, а при продаже выясняется, что он импортный: тогда поступление нужно исправить или оформить корректировку.

Если ошибка обнаружена до отгрузки — просто исправьте номер в документе поступления и перепроведите зависимые документы. Если счета-фактуры уже выставлены покупателям, потребуется исправительный счёт-фактура; редактировать «молча» исходный документ закрытого периода не стоит.

Частые вопросы

Где в 1С находится справочник номеров ГТД?

В УТ, КА и ERP — в разделе «НСИ и администрирование» или «Справочники», пункт «Номера ГТД». В Бухгалтерии — через «Справочники → Товары и услуги → Номера ГТД». Быстрее всего найти его через строку поиска в меню «Все функции».

Какой формат номера ГТД принимает программа?

Стандартный формат — три группы цифр через слэш: код таможни, дата (ДДММГГ), порядковый номер декларации, например 10130010/150324/0001234. Для товаров из ЕАЭС вводится номер заявления о ввозе — его формат отличается, программа обычно принимает его без жёсткой проверки маски.

Почему в счёте-фактуре пустая графа с номером ГТД?

Чаще всего в документе реализации не заполнена колонка «Номер ГТД» в табличной части — например, товар был оприходован без номера или партия списалась с остатка, где ГТД не указан. Заполните номер в поступлении, перепроведите реализацию и перевыпустите счёт-фактуру.

Нужно ли указывать ГТД для товара, купленного у российского поставщика?

Если поставщик сам импортировал товар и передал вам номер декларации в своих документах, при перепродаже вы указываете этот номер в своих счетах-фактурах. Если товар произведён в России, графа с номером ГТД просто не заполняется.

Можно ли загрузить номера ГТД массово, а не вводить вручную?

Да. При обмене электронными документами номера подставляются из входящего УПД автоматически. Также можно использовать обработки загрузки табличных частей из Excel или встроенную групповую обработку строк документа. После любой массовой загрузки сверьте выборочно несколько позиций с первичными документами.

Что делать, если в одном поступлении товары из разных деклараций?

Это штатная ситуация: в каждой строке табличной части укажите свой номер ГТД. Программа сформирует отдельные партии по каждому номеру, и при дальнейших продажах номера будут подставляться корректно по каждой позиции.