Как распечатать ведомости на зарплату в 1С

Ведомости на выплату зарплаты — это документы, которые подтверждают начисление и выдачу денег сотрудникам: расчетная ведомость (Т-51), платежная ведомость (Т-53) и расчетные листки. В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии они формируются автоматически на основе проведенных документов начисления и выплаты, поэтому распечатать их можно за пару минут — если документы в базе оформлены корректно.

Главная ошибка при печати — попытка вывести ведомость до того, как проведены документы начисления и выплаты. Программа строит печатные формы только по проведенным данным: если документ «Начисление зарплаты и взносов» или «Ведомость в кассу» не проведен, ведомость получится пустой или неполной.

Ниже разобраны сценарии для 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) и 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0): где находятся печатные формы, как настроить параметры, что проверить перед подписанием ведомостей и как исправить типичные проблемы.

Какие ведомости бывают и какая нужна вам

Прежде чем искать кнопку печати, определите, какой документ требуется. От этого зависит, где его формировать и какие данные он должен содержать.

• Расчетная ведомость (Т-51) — показывает начисления, удержания и суммы к выплате по каждому сотруднику. Используется для расчета и сверки, подписывается бухгалтером.
• Платежная ведомость (Т-53) — применяется при выдаче зарплаты наличными из кассы. Содержит графы для подписей сотрудников и итог по выданной сумме.
• Расчетно-платежная ведомость (Т-49) — объединяет обе функции, подходит небольшим организациям с выдачей через кассу.
• Расчетные листки — персональные документы, которые работодатель обязан выдавать каждому сотруднику при выплате зарплаты (ст. 136 ТК РФ).

Если зарплата перечисляется на карты, платежная ведомость Т-53 не нужна — вместо нее оформляется ведомость в банк с реестром перечислений. Унифицированные формы Т-49, Т-51, Т-53 с 2013 года не обязательны, но остаются самым удобным и привычным вариантом, и в 1С они встроены по умолчанию.

Подготовка: что должно быть проведено до печати

Печатная форма — это только отражение данных учета. Чтобы ведомость вышла корректной, проверьте последовательность документов за период.

В 1С:ЗУП цепочка выглядит так: «Начисление зарплаты и взносов» → документ ведомости («Ведомость в кассу», «Ведомость в банк», «Ведомость через раздатчика» или «Ведомость на счета») → при выплате наличными — связанный расходный кассовый ордер. В 1С:Бухгалтерии аналогично: «Начисление зарплаты», затем ведомость на выплату.

Откройте журнал документов и убедитесь, что у нужных документов нет пометки «не проведен» (зачеркнутый или серый значок). Если ведомость на выплату не проведена, суммы в платежной ведомости Т-53 не попадут в печатную форму либо форма вообще не сформируется.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ «Начисление зарплаты» за нужный месяц

Норма

Проведен, суммы по сотрудникам заполнены

Тревожный признак

Документ не проведен или табличная часть пуста

Ведомость на выплату (в кассу/в банк)

Норма

Проведена, заполнена по кнопке «Заполнить», суммы совпадают с начислением

Тревожный признак

Ведомость пустая или сумма отличается от начисленной

Организация и период в шапке документов

Норма

Совпадают с теми, что нужны на печати

Тревожный признак

Выбрана другая организация или месяц

Печать расчетной ведомости Т-51 и свода в 1С:ЗУП

Расчетная ведомость в ЗУП формируется как отчет, а не из документа. Перейдите в раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» (в ряде версий — «Отчеты, справки» → «Отчеты по зарплате»). В списке найдите «Расчетная ведомость Т-51» — при необходимости воспользуйтесь поиском по названию.

В открывшейся форме укажите период (обычно месяц начисления) и организацию, затем нажмите «Сформировать». Отчет построится по всем сотрудникам, у которых были начисления в этом периоде. Для печати нажмите кнопку с изображением принтера или используйте сочетание Ctrl+P — откроется стандартное окно предварительного просмотра, где можно выбрать принтер, ориентацию и масштаб.

Через кнопку «Еще» → «Настройки» доступны варианты группировки: по подразделениям, по видам начислений. Это удобно, если ведомость нужна отдельно по каждому отделу — не придется формировать отчет несколько раз с отборами вручную.

Печать платежной ведомости Т-53 из документа выплаты

Платежная ведомость печатается непосредственно из документа выплаты. Откройте раздел «Выплаты» → «Ведомости в кассу» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры» → «Ведомости в кассу» (в Бухгалтерии), найдите нужную ведомость по дате и откройте ее.

Нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа и выберите форму: «Платежная ведомость (Т-53)» или «Расчетно-платежная ведомость (Т-49)». Программа сформирует документ с графами для росписи сотрудников, итоговой суммой прописью и строками для подписей руководителя и кассира.

1. 1
   Откройте журнал «Ведомости в кассу» и найдите документ за нужную дату
2. 2
   Проверьте, что ведомость проведена и суммы заполнены
3. 3
   Нажмите «Печать» и выберите форму Т-53 или Т-49
4. 4
   В предварительном просмотре проверьте список сотрудников и итоговую сумму
5. 5
   Отправьте на принтер и передайте документ на подпись

Если в списке печатных форм нужной нет, откройте кнопку «Печать» со стрелкой — там отображаются все доступные формы документа. Набор форм зависит от вида ведомости: для ведомости в банк вместо Т-53 предлагается реестр перечислений.

Печать расчетных листков сотрудникам

Расчетные листки формируются массово — по всем сотрудникам сразу. В 1С:ЗУП откройте «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетный листок», укажите месяц и организацию, нажмите «Сформировать». Программа выведет листки по каждому сотруднику на отдельных страницах: начисления, удержания, НДФЛ, выплаченные суммы и долг на конец месяца.

В 1С:Бухгалтерии путь аналогичный: «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетные листки». В настройках отчета можно включить детализацию по видам расчета и вывод информации о налоговых вычетах.

Если в организации принята электронная выдача, листки можно не печатать: в ЗУП доступна отправка по email (кнопка «Отправить» в форме отчета) при настроенной учетной записи почты и заполненных адресах сотрудников. Порядок выдачи — бумажный или электронный — должен быть закреплен в локальных нормативных актах организации.

Особенности печати в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 набор форм скромнее, чем в ЗУП, но основные ведомости доступны. Расчетная ведомость Т-51 и расчетные листки находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате». Платежная ведомость Т-53 печатается из документа «Ведомость в кассу» кнопкой «Печать».

Если зарплата выдается через кассу, после проведения ведомости создайте на ее основании документ «Выдача наличных» (расходный кассовый ордер) — он закроет задолженность перед сотрудниками в учете. Печатная форма РКО также доступна из документа.

Обратите внимание: если в базе ведется несколько организаций, в отчетах всегда проверяйте поле «Организация» перед формированием. Ведомость, сформированная без отбора, объединит сотрудников всех организаций, что недопустимо для подписного документа.

Сравнение вариантов

Расчетная ведомость Т-51

Подходит для сверки начислений и выплат через банк. Не содержит граф для подписей сотрудников, не заменяет платежный документ при выдаче наличными.

Платежная ведомость Т-53

Обязательный удобный формат при выдаче из кассы: есть графы для росписей и итог для кассира. Не показывает состав начислений.

Расчетно-платежная Т-49

Объединяет расчет и выдачу — экономит бумагу в небольших компаниях. При большой численности получается громоздкой.

Типичные проблемы и их решение

Чаще всего пользователи сталкиваются с пустой ведомостью, неполным списком сотрудников или расхождением сумм. Большинство причин — в данных, а не в печатной форме.

Если сотрудник не попал в ведомость, проверьте: был ли он принят на дату выплаты, есть ли у него начисления за период, не уволен ли он раньше даты ведомости. Долги прошлых месяцев подтягиваются в ведомость автоматически только если в настройках выплаты не ограничена сумма к выплате.

Проблемы с самой печатью (обрезанные поля, мелкий шрифт) решаются в окне предварительного просмотра: измените масштаб, переключите ориентацию на альбомную для широких таблиц или включите режим «Вписать в страницу» в настройках принтера.

Как проверить результат перед подписанием

Перед тем как отдать ведомость на подпись руководителю и кассиру, выполните короткую сверку. Итоговая сумма платежной ведомости должна совпадать с суммой документа «Ведомость в кассу» и с остатком задолженности по зарплате за период — это видно в отчете «Свод начислений и удержаний» или «Расчетная ведомость Т-51».

Проверьте, что в ведомости указаны: наименование организации, период выплаты, номер и дата документа, подписи ответственных лиц с расшифровкой. В Т-53 обязательна строка с итоговой суммой прописью и срок, в течение которого производится выплата (по правилам — не более пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке).

После завершения выдачи кассир отмечает в ведомости фактически выплаченные суммы, а невыплаченное депонируется. В 1С это отражается документом «Депонирование зарплаты» (в ЗУП) или возвратом не выданных сумм в банк — ведомость с подписями хранится вместе с кассовыми документами.

Частые вопросы

Можно ли распечатать ведомость за прошлый месяц?

Да. Откройте отчет или документ за нужный период и сформируйте печатную форму — данные хранятся в базе. Если за прошлый месяц уже сдана отчетность, не перепроводите документы без необходимости: печать сама по себе данные не меняет.

Почему в платежной ведомости нет сотрудника, хотя зарплата ему начислена?

Скорее всего, ведомость заполнялась вручную или сумма к выплате по сотруднику равна нулю (например, весь доход ушел на удержания). Откройте ведомость, нажмите «Заполнить» заново и проверьте документ начисления по этому сотруднику.

Как распечатать ведомость только по одному подразделению?

В отчетах (Т-51, расчетные листки) откройте «Настройки» и добавьте отбор по подразделению. Для платежной ведомости создайте отдельный документ ведомости и заполните его с отбором по подразделению — кнопка «Подбор» или настройка заполнения в документе.

Обязательно ли печатать расчетные листки на бумаге?

Нет. Трудовой кодекс требует извещать сотрудника о составе зарплаты, но допускает электронную форму, если она предусмотрена локальными актами, коллективным или трудовым договором. В 1С:ЗУП листки можно отправлять по email прямо из отчета.

Что делать, если печатная форма не соответствует утвержденной в организации?

Если организация использует собственную форму ведомости, ее добавляют как внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Разработку макета лучше поручить специалисту по 1С.

Можно ли выгрузить ведомость в Excel или PDF вместо печати?

Да. В окне сформированного отчета или печатной формы используйте «Файл» → «Сохранить» (или кнопку сохранения на панели) и выберите формат: табличный документ, Excel или PDF. Это удобно для отправки на согласование или архивного хранения.