Как распечатать табель учёта рабочего времени в 1С:ЗУП

Табель учёта рабочего времени — один из основных кадровых документов, который организация обязана вести по каждому сотруднику. В 1С:ЗУП табель формируется автоматически на основании графиков работы, отклонений (отпусков, больничных, командировок) и документов учёта фактически отработанного времени. Распечатать его можно за несколько минут, если данные в программе заполнены корректно.

В программе доступны унифицированные формы Т-12 и Т-13, а также отчёт «Табель учёта рабочего времени» с гибкими настройками. Форма Т-13 используется чаще всего: она компактнее и предназначена именно для автоматизированного учёта. Форма Т-12 дополнительно содержит раздел для расчёта оплаты труда.

Ниже разобраны все способы получения печатного табеля: через отчёты, через документ «Табель учёта рабочего времени», настройка отборов по подразделениям и сотрудникам, проверка данных перед печатью и решение типичных проблем, когда табель формируется пустым или с ошибками.

Что нужно проверить перед печатью табеля

Прежде чем формировать печатную форму, убедитесь, что в базе введены все данные, влияющие на табель. Программа собирает табель не из одного документа, а из совокупности сведений: графиков работы сотрудников, кадровых переводов, отсутствий и введённых документов учёта времени.

Минимальный перечень проверок:

• у всех сотрудников назначены графики работы (плановые графики заполнены в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников»);
• проведены документы отсутствий: отпуска, больничные, командировки, прогулы;
• введён документ «Табель учёта рабочего времени», если учёт ведётся по фактическим данным, а не по графику;
• выполнен расчёт зарплаты за месяц — окончательные данные по времени подтягиваются именно на этапе расчёта.

Если сотрудник принят или уволен в середине месяца, табель сформируется только за период его работы — это нормальное поведение, а не ошибка.

Способ 1: печать через отчёт «Табель учёта рабочего времени»

Это самый быстрый способ получить табель по организации, подразделению или конкретному сотруднику. Отчёт не создаёт документов в базе и подходит для регулярной печати.

Порядок действий:

1. Откройте раздел «Зарплата» и перейдите в «Отчёты по зарплате».
2. В списке отчётов найдите «Табель учёта рабочего времени (Т-13)».
3. Укажите период — обычно календарный месяц.
4. Выберите организацию и при необходимости подразделение или конкретного сотрудника.
5. Нажмите «Сформировать».
6. Проверьте результат на экране и нажмите кнопку печати на панели табличного документа.

Отчёт формируется в виде готового табличного документа, который можно не только распечатать, но и сохранить в файл: через меню «Файл» → «Сохранить как» доступны форматы Excel, PDF и другие. Это удобно, если табель нужно отправить руководителю подразделения на согласование до подписания.

Настройка отборов и вариантов отчёта

Кнопка «Настройки» открывает расширенные параметры: можно добавить группировку по подразделениям, вывести табель по нескольким сотрудникам списком или изменить состав выводимых колонок. Если штатных настроек не хватает, используйте режим «Расширенный» — там доступны произвольные отборы по любым полям.

Способ 2: печать из документа «Табель учёта рабочего времени»

Документный способ применяется, когда организация ведёт учёт фактически отработанного времени вручную — например, при сменных графиках с регулярными отклонениями или когда табель ведёт ответственное лицо по подразделению.

Документ находится в разделе «Зарплата» → «Табели учёта рабочего времени». Создайте новый документ, укажите организацию, подразделение и месяц, затем нажмите «Заполнить» — программа подставит сотрудников и данные по их графикам и отклонениям. При необходимости скорректируйте часы вручную по фактическим данным.

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму: «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» или «Т-12». Печатная форма сформируется по данным именно этого документа, включая ручные корректировки.

Сравнение вариантов

Отчёт Т-13

Подходит для регулярной печати, когда учёт ведётся по графикам и отклонениям. Не требует создания документов, но не сохраняет ручные правки.

Документ «Табель учёта рабочего времени»

Нужен при ручном учёте фактического времени. Позволяет скорректировать часы, но требует ввода и проведения документа каждый месяц.

Универсальный отчёт

Гибкий вариант для нестандартных выборок (по должностям, видам занятости). Требует навыков настройки отчётов.

Выбор формы: Т-13 или Т-12

Обе формы утверждены постановлением Госкомстата и с 2013 года не являются обязательными для коммерческих организаций — компания вправе разработать собственную форму табеля. Однако Т-13 остаётся фактическим стандартом, и в 1С:ЗУП она поддерживается «из коробки».

Выбирайте форму по задаче:

• Т-13 — только учёт рабочего времени: отметки о явках, отсутствиях и часах. Оптимальна для большинства организаций.
• Т-12 — учёт времени плюс раздел расчёта оплаты труда. Используется реже, в основном там, где табель служит одновременно основанием для начисления зарплаты.
• Собственная форма — если у организации утверждён свой бланк, его можно реализовать как внешнюю печатную форму и подключить через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки».

Настройка параметров печати и подписантов

Перед выводом на бумагу проверьте, кто указан в полях подписи табеля. Данные руководителя и ответственного лица подтягиваются из сведений об организации и ответственных лицах (раздел «Настройка» → «Организации» → вкладка с ответственными лицами). Если в подписи выводится уволенный сотрудник, обновите ответственных лиц в карточке организации.

Полезные настройки печатной формы:

• разворот страницы в альбомную ориентацию настраивается через «Файл» → «Параметры страницы» — для табеля по большому подразделению это обязательно;
• масштаб печати можно уменьшить, чтобы табель уместился по ширине листа;
• номенклатура колонок (буквенные и цифровые коды видов времени) формируется автоматически по классификатору видов использования рабочего времени.

Если в организации принято выводить табель в двух экземплярах (для кадровой службы и для бухгалтерии), проще сохранить файл в PDF и распечатать нужное количество копий, чем формировать отчёт повторно.

1. 1
   Проверьте, что все отпуска, больничные и командировки проведены в программе
2. 2
   Выполните расчёт зарплаты за месяц документом «Начисление зарплаты и взносов»
3. 3
   Откройте «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»
4. 4
   Укажите месяц, организацию и подразделение, нажмите «Сформировать»
5. 5
   Сверьте итоговые дни и часы по сотрудникам с первичными данными
6. 6
   Нажмите кнопку печати или сохраните форму в PDF/Excel

Проверка сформированного табеля

После формирования не отправляйте табель на печать вслепую. Сверьте ключевые показатели: количество рабочих дней по производственному календарю, итоговые часы по каждому сотруднику и корректность кодов отсутствий (В — выходные, Б — больничный, ОТ — отпуск, К — командировка).

Особое внимание уделите сотрудникам с нестандартными ситуациями: совместителям, работникам на неполной ставке, принятым или уволенным в середине месяца. Именно в этих случаях чаще всего встречаются расхождения между ожидаемыми и фактическими данными.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговые дни и часы по сотруднику

Норма

Совпадают с графиком работы за вычетом проведённых отсутствий

Тревожный признак

Часы больше нормы по графику или есть пустые дни без кодов

Коды отсутствий

Норма

Отпуск — ОТ, больничный — Б, командировка — К, коды стоят в нужных датах

Тревожный признак

Отсутствие отражено, но в табеле стоит явка или прогул (НН)

Подписанты в форме

Норма

Указаны актуальные руководитель и ответственное лицо

Тревожный признак

Выводится уволенный сотрудник или пустые поля подписи

Типичные проблемы и их решение

Табель формируется пустым. Наиболее частая причина — не заполнен или не назначен сотруднику график работы. Проверьте в карточке сотрудника, какой график ему установлен, и убедитесь, что сам график заполнен на нужный год (раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» → «Заполнить»).

В табеле нет отпуска или больничного. Документ отсутствия введён, но не проведён, либо даты документа не попадают в выбранный период отчёта. Откройте документ, проверьте его проведение и период.

По сотруднику выводятся неверные часы. Если введён документ «Табель учёта рабочего времени», данные для расчёта берутся из него, а не из графика. Либо скорректируйте документ, либо отмените его проведение, чтобы вернуться к учёту по графику.

Форма обрезается при печати. Установите альбомную ориентацию и уменьшите масштаб в параметрах страницы. Для очень больших подразделений выводите табель с отбором по частям.

Выгрузка табеля в Excel и PDF

Если табель нужно передать в электронном виде или доработать оформление, сохраните сформированный отчёт через «Файл» → «Сохранить как». Формат MXL сохраняет исходный табличный документ 1С, XLSX удобен для правок, PDF — для отправки на подпись или в архив.

Учтите: правки, внесённые в Excel-файл, не попадают в базу 1С. Если в выгруженном табеле обнаружена ошибка в данных, исправлять её нужно в программе (график, документ отсутствия или документ табеля), а затем формировать форму заново. Ручная правка файла допустима только для оформительских элементов — например, добавления печати организации или примечаний.

Если табель нужно печатать ежемесячно по одним и тем же подразделениям, сохраните настройки отчёта как отдельный вариант (кнопка «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта»). В следующий раз достаточно будет выбрать сохранённый вариант и поменять только период.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли распечатать табель за период больше месяца?

Типовая форма Т-13 рассчитана на один календарный месяц. Отчёт позволяет указать произвольный период, но печатная форма всё равно строится помесячно. Для сводного анализа за квартал или год используйте отчёт «Анализ отработанного времени» или универсальный отчёт по данным учёта времени.

Почему в табеле у сотрудника стоит код «НН» вместо явки?

Код «НН» (неявка по невыясненным причинам) появляется, когда учёт ведётся по фактическим данным и за день нет ни явки, ни проведённого отсутствия. Проверьте документ табеля по этому сотруднику и внесите фактические данные или оформите соответствующий документ отсутствия.

Как распечатать табель только по одному сотруднику?

В отчёте «Табель учёта рабочего времени» нажмите «Настройки», добавьте отбор по полю «Сотрудник» и укажите нужного человека. После формирования печатная форма будет содержать только его данные. В документе табеля аналогично оставьте в табличной части одного сотрудника.

Обязательно ли использовать форму Т-13?

Для коммерческих организаций унифицированные формы необязательны — можно утвердить собственный бланк локальным актом. Однако форма должна содержать все необходимые реквизиты первичного документа. На практике большинство организаций используют Т-13, так как она поддерживается в 1С:ЗУП без доработок.

Что делать, если кнопка печати неактивна?

Убедитесь, что отчёт сформирован (кнопка печати активна только при открытом табличном документе) и что у пользователя есть права на вывод печатных форм. Если печать недоступна из-за прав, обратитесь к администратору 1С для настройки профиля доступа.

Можно ли автоматизировать ежемесячную печать табеля?

Да: сохраните вариант отчёта с нужными отборами, а при наличии навыков администрирования настройте регламентное задание для рассылки отчёта по электронной почте ответственным лицам. В типовой поставке механизм рассылки отчётов доступен в разделе «Администрирование».